schriftelijke vragen communicatie, vastleggen, delen en bewaren
Een raadslid stelde op 12 november 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Almelo (2 vragen).
In het kort
2 vragen en wat het college antwoordt
- Hoe worden belangrijke bijeenkomsten in de gemeente Almelo vastgelegd, gedeeld en bewaard? → Over bijeenkomsten die wij als gemeente organiseren voor inwoners, ondernemers of andere maatschappelijke partners vindt in principe altijd communicatie plaats.
- Pagina 1 van 2 101 0509.1 Bank: BNG Bank, Den Haag NL56 BNGH 028 50 00 187 BIC Code: BNGHNL2G BTWnr. → Dit is afhankelijk van de aard en het doel van de bijeenkomst. 5.
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Hoe worden belangrijke bijeenkomsten in de gemeente Almelo vastgelegd, gedeeld en bewaard?
Antwoord van het college
Over bijeenkomsten die wij als gemeente organiseren voor inwoners, ondernemers of andere maatschappelijke partners vindt in principe altijd communicatie plaats. Afhankelijk van de aard van de bijeenkomst vindt deze communicatie bijvoorbeeld plaats via de website, sociale media en/of gerichte uitnodiging. Deze bijeenkomsten worden niet altijd vastgelegd en bewaard. Het is voor ons het overwegen waard om voor aantal bijzondere bijeenkomsten zoals bijvoorbeeld de uitreiking van de Koninklijke Onderscheidingen deze live uit te zenden en deze uitzending daarna te bewaren. Wie bepaalt wanneer bijeenkomsten wel of niet vastgelegd, gedeeld en bewaard worden? Niet elke bijeenkomst die georganiseerd wordt, wordt georganiseerd door de gemeente. Voor bijeenkomsten die wel door de gemeente worden georganiseerd geldt dat dit afhankelijk is van de aard en het doel van de betreffende bijeenkomst. Hoe denkt het college er over om dit soort zaken zelf te regelen of eventueel door externen te laten verzorgen? Zie beantwoording van vraag 1 en
Vraag 2
Pagina 1 van 2 101 0509.1 Bank: BNG Bank, Den Haag NL56 BNGH 028 50 00 187 BIC Code: BNGHNL2G BTWnr. NL 0015 84 108 B 01 4. Hoe denkt het college en de raad over de meerwaarde van alles goed vastleggen, delen en bewaren?
Antwoord van het college
Dit is afhankelijk van de aard en het doel van de bijeenkomst. 5. Welke bezwaren kunnen er zijn mbt alles vastleggen, delen en bewaren? Persoonsgegevens van deelnemers aan bijeenkomsten (ambtsdragers uitgezonderd) kunnen niet zomaar worden vastgelegd of gedeeld. Hoewel het registreren van deelnemers voor het doel van het organiseren van een bijeenkomst rechtmatig kan zijn, mogen die gegevens niet langer bewaard worden dan strikt noodzakelijk voor het doel. Vastleggingen van bijeenkomsten in het bezit van de gemeente zijn archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet, en het op een juiste manier bewaren en vernietigen van deze bescheiden is een wettelijke plicht. 6. Op welke wijze wordt de raad verder betrokken bij het vervolg? Voor het college is het uitgangspunt dat voor elke bijeenkomst wordt afgewogen op welke wijze communicatie plaatsvindt. Naar de mening van het college is er geen sprake van een vervolg.
Bekijk de brief: Beantwoording schriftelijke vragen communicatie, vastleggen, delen en bewaren
Bron: raadsinformatie van de gemeente Almelo (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.