proces aanbesteding van groen en de bestrijding van onkruid op verharding
Een raadslid stelde op 19 december 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Amstelveen (10 vragen).
In het kort
10 vragen en wat het college antwoordt
- Is het college het met bbA eens dat de raad in het gehele proces onvolledig en niet tijdig is geïnformeerd? → Nee, de raad is op 16 juli 2024 geïnformeerd over de vertraging en financiële bijstelling van de aanbesteding van deze bestekken.
- Kan het college aangeven wat de resultaten waren van de in de raadsbrief van 16 juli toegezegde nadere analyse en aanpassingen aan de groenbestekken om het dreigende… → Ja, in deze bijstelling is bij 3 van de 5 Groenbestekken door de gemeente de aanvankelijke integrale opzet (naast onderhoud plantvakken ook zwerfvuilbestrijding, grasmaaien en kantensteken…
- Kan het college aangeven wanneer de aanbestedingen hebben plaats gevonden? → Ja, na de nodige bijstellingen en doorrekeningen in de zomerperiode, is op 2 september gepubliceerd op Tenderned.
- Kan het college aangeven waarom de raad in oktober niet is geïnformeerd ondanks de toezegging in de raadsbrief van 16 juli? → Ja, in de brief van 16 juli staat dat de raad medio oktober zou worden geïnformeerd op basis van de inschrijvingen.
- Is het college het met bbA eens dat de raad op z’n minst voor het vaststellen van de programma begroting 2025 op 13 november over het driegende tekort c.q. dreigende… → Nee, wij waren hier ten tijde van de behandeling van de programmabegroting niet van op de hoogte.
- Kan het college toelichten hoe deze omissie heeft kunnen gebeuren? → Er is geen sprake van een omissie.
- Kan het college de raad een voorstel doen om de informatie richting de raad te verbeteren/optimaliseren en herhaling in de toekomst wordt voorkomen? → Ja, wij hebben inmiddels met de gemeenteraad afgesproken dat wij komende periode elk kwartaal met u in gesprek gaan over o.a. het gewenste toekomstige kwaliteitsniveau van het…
- Is het college het met bbA eens dat het op z'n minst naïef te noemen is dat de dreigende overschrijding pas vlak voor de aanbesteding naar voren kwam? → Nee, de raming was immers gebaseerd op normbedragen en lopende marktprijzen, waarbij voorzien was dat het meer integraal aanbesteden in de komende jaren zou leiden tot een afname…
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Is het college het met bbA eens dat de raad in het gehele proces onvolledig en niet tijdig is geïnformeerd?
Antwoord van het college
Nee, de raad is op 16 juli 2024 geïnformeerd over de vertraging en financiële bijstelling van de aanbesteding van deze bestekken. Vervolgens is de Europese aanbestedingsprocedure volgens planning verlopen, behalve het feit dat er vanwege extra vragen van inschrijvers een extra 3e nota van inlichtingen nodig was. Op 18 november is de kluis geopend en zijn vervolgens de consequenties t.a.v. de begroting berekend en deze Raadhuis Laan Nieuwer Amstel 1 Route per bus (overdag ma t/m vrij) 1182 JR Amstelveen Lijn 174, halte Raadhuis T Lijn 186, halte Dorpsstraat + 5 min. (020) 540 49 11 www.amstelveen.nl Plan uw reis via www.9292ov.nl IBAN NL22 BNGH 0285 0003 14 101/F091 [] Pagina 2 van 3 waren op 25 november intern bekend. Een tussenbericht naar de raad in oktober was achteraf nuttig geweest, maar had op dat moment geen enkele inhoudelijke nieuwswaarde. Een Europese aanbesteding van deze omvang heeft -in dit geval- een doorlooptijd van bijna 3 maanden.
Vraag 2
Kan het college aangeven wat de resultaten waren van de in de raadsbrief van 16 juli toegezegde nadere analyse en aanpassingen aan de groenbestekken om het dreigende tekort terug te dringen?
Antwoord van het college
Ja, in deze bijstelling is bij 3 van de 5 Groenbestekken door de gemeente de aanvankelijke integrale opzet (naast onderhoud plantvakken ook zwerfvuilbestrijding, grasmaaien en kantensteken door de aannemer) losgelaten. Deze taken blijven door de eigen dienst uitgevoerd. Hierdoor paste de directie-raming (minder taken) weer binnen de productbegroting.
Vraag 3
Kan het college aangeven wanneer de aanbestedingen hebben plaats gevonden?
Antwoord van het college
Ja, na de nodige bijstellingen en doorrekeningen in de zomerperiode, is op 2 september gepubliceerd op Tenderned. Normaliter had op 1 november (na de 2e nota van inlichtingen) de kluis zijn geopend. Vanwege aanvullende vragen uit de markt was een 3e nota van inlichtingen nodig. Deze nam een kleine 3 weken extra in beslag. Hierop was de planning van gunning en startdatum van 1 januari 2025 nog steeds haalbaar, hetgeen om die reden niet heeft geleid tot bijstelling of melding aan de Raad.
Vraag 4
Kan het college aangeven waarom de raad in oktober niet is geïnformeerd ondanks de toezegging in de raadsbrief van 16 juli?
Antwoord van het college
Ja, in de brief van 16 juli staat dat de raad medio oktober zou worden geïnformeerd op basis van de inschrijvingen. In oktober was er vanwege de 3e nota van inlichtingen niets te melden behalve dat de kluis 3 weken later zou worden geopend.
Vraag 5
Is het college het met bbA eens dat de raad op z’n minst voor het vaststellen van de programma begroting 2025 op 13 november over het driegende tekort c.q. dreigende overschrijding geïnformeerd had moeten worden?
Antwoord van het college
Nee, wij waren hier ten tijde van de behandeling van de programmabegroting niet van op de hoogte. De aanbestedingsstukken pasten immers in de directie-raming, die op basis van recente normbedragen en marktbedragen is gebaseerd. Op 13 november waren de bedragen van de aanbesteding nog niet bekend.
Vraag 6
Kan het college toelichten hoe deze omissie heeft kunnen gebeuren?
Antwoord van het college
Er is geen sprake van een omissie. Zie hiertoe antwoorden bij voorgaande vragen.
Vraag 7
Kan het college de raad een voorstel doen om de informatie richting de raad te verbeteren/optimaliseren en herhaling in de toekomst wordt voorkomen?
Antwoord van het college
Ja, wij hebben inmiddels met de gemeenteraad afgesproken dat wij komende periode elk kwartaal met u in gesprek gaan over o.a. het gewenste toekomstige kwaliteitsniveau van het groenonderhoud en de wijze van uitvoering. Pagina 3 van 3 Wat betreft de gestegen prijzen: landelijk en over alle sectoren heen constateren we al ruim een jaar dat ondernemers inflatie en onzekerheden verdisconteren in hun prijzen, waardoor prijzen sky high gestegen zijn.
Vraag 8
Is het college het met bbA eens dat het op z'n minst naïef te noemen is dat de dreigende overschrijding pas vlak voor de aanbesteding naar voren kwam?
Antwoord van het college
Nee, de raming was immers gebaseerd op normbedragen en lopende marktprijzen, waarbij voorzien was dat het meer integraal aanbesteden in de komende jaren zou leiden tot een afname (natuurlijke uitgroei) van een deel van het eigen personeel.
Vraag 9
Kan het college toelichten hoe deze omissie heeft kunnen gebeuren?
Antwoord van het college
Er is geen sprake van een omissie. Zie hiertoe de antwoorden op voorgaande vragen. Daarnaast horen we van collega-gemeenten vergelijkbare recente ervaringen/geluiden. Er lijkt sprake van een markt-boeggolf door een combinatie aan factoren zoals genoemd in de raadsstukken.
Vraag 10
Welke maatregelen zijn/worden er door het college en de directie genomen om voor de toekomst beter voorbereid te zijn op aanbestedingen en een herhaling van deze situatie wordt voorkomen?
Antwoord van het college
Een zorgvuldige voorbereiding van de aanbesteding gebaseerd op rationele data en inhoudelijke gegevens, marktconsultatie maken deel uit van de standaardprocedure. De reactie van de markt is een gegeven waar de gemeente geen invloed op heeft. Zo kan het ook in de toekomst voorkomen dat er geen enkele marktpartij bereid is om de dienst uit te voeren of dat er onwaarschijnlijke bedragen worden gevraagd. Met het hebben van een eigen grote uitvoeringsdienst is dit risico al voor een deel verkleind. Zoals afgesproken met de gemeenteraad zal de Raad zeer nauw bij te maken uitvoeringskeuzes in de toekomst worden betrokken. Wij gaan ervan uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Amstelveen (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.