schriftelijke vraag Schoenmakers (GB) - Goed beheer belangrijke overheidsinformatie
Een raadslid stelde op 23 maart 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Borger-Odoorn (5 vragen).
In het kort
5 vragen en wat het college antwoordt
- Hoe is het beheer van overheidsinformatie (chat- sms- en onlineberichten) op dit moment geregeld binnen BO? → Welke beheer- en bewaarstrategie is er?
- Kunnen personen in sleutelfuncties hun werkgerelateerde chatberichten op dit moment zelf wissen? → Ja, deze mogelijkheid is er.
- Hebben deze personen een scheiding aangebracht tussen privé- partijpolitieke en werkgerelateerde chatconversaties? → Zo ja, op welke manier?
- Neemt u de kern van het advies ACOI over? → Ja, het college erkent het belang van het goed beheren en toegankelijk maken van alle overheidsinformatie.
- Is aanpassing van de huidige beheer- en bewaarstrategie nodig n.a.v. het advies ACOI? → Het advies van ACOI wordt meegenomen in het huidig te ontwikkelen beleid.
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Hoe is het beheer van overheidsinformatie (chat- sms- en onlineberichten) op dit moment geregeld binnen BO?
Antwoord van het college
Welke beheer- en bewaarstrategie is er? Antwoord: Eén van de onderdelen van het lopende project Wet open overheid is het formuleren van beleid over het omgaan met communicatiemiddelen. Wij volgen hierbij de handreiking die door de VNG is opgesteld. Het beleid zal antwoord geven op vragen zoals: - Wanneer gebruiken we welk communicatiemiddel? - Welke documenten komen voor openbaarmaking in aanmerking als er een Wooverzoek wordt ingediend? 2 - Hoe gaan we ermee om als gevraagd wordt om appjes/smsjes/chatberichten/emails openbaar te maken? - Wanneer moeten berichten uit de verschillende communicatiekanalen gearchiveerd worden en hoe doen we dat? Het beleid is nu nog in ontwikkeling, daarbij worden de landelijke richtlijnen gevolgd.
Vraag 2
Kunnen personen in sleutelfuncties hun werkgerelateerde chatberichten op dit moment zelf wissen?
Antwoord van het college
Ja, deze mogelijkheid is er. Dat neemt niet weg dat alle personen in sleutelfuncties van de gemeente ervan op de hoogte zijn dat zij alle informatie die van toepassing is op een zaak moet vastleggen in de daarvoor bestemde applicatie. Daarbij maakt het niet uit of het gaat om een brief, e-mail of chatbericht.
Vraag 3
Hebben deze personen een scheiding aangebracht tussen privé- partijpolitieke en werkgerelateerde chatconversaties?
Antwoord van het college
Zo ja, op welke manier? Antwoord: Elke sleutelfunctionaris is gefaciliteerd met een zakelijke telefoon en laptop en/of ipad. Het is dus goed mogelijk om een scheiding aan te brengen tussen privé/partijpolitiek en werkgerelateerde berichten. Omdat er nog geen beleid is vastgesteld is het aan de sleutelfunctionaris zelf hoe precies zij hiermee omgaan.
Vraag 4
Neemt u de kern van het advies ACOI over?
Antwoord van het college
Ja, het college erkent het belang van het goed beheren en toegankelijk maken van alle overheidsinformatie. Daarom is het college in 2022 bijvoorbeeld ook akkoord gegaan met de nieuwe selectielijst voor e-mailarchivering. Die is ook gebaseerd op de sleutelfunctionarismethode. Dat er een soortgelijke selectielijst zal volgen voor chatberichten is zeer wenselijk, zodat ook deze berichten structureel goed beheerd kunnen worden. 3
Vraag 5
Is aanpassing van de huidige beheer- en bewaarstrategie nodig n.a.v. het advies ACOI?
Antwoord van het college
Het advies van ACOI wordt meegenomen in het huidig te ontwikkelen beleid. Daarnaast worden de ontwikkelingen ten aanzien van de te verwachten nieuwe selectielijst voor chatberichten op de voet gevolgd, de gemeente sluit hiervoor aan bij de VNG. De werkwijze op basis van de sleutelfunctionarismethode kan pas worden uitgevoerd als hier een selectielijst aan ten grondslag ligt. Tot die tijd moeten chatberichten via de proces- of zaakgerichte wijze worden vastgelegd.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Borger-Odoorn (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.