vooruitschuiven gereed-datums moties en toezeggingen

Vraag 1

Vraag: Waarom heeft het college tot op heden nog geen verklaring gegeven? Indien het college meer tijd nodig had, waarom heeft het college er niet voor gekozen ons daarover te informeren?

Antwoord van het college

Er moest het een en ander intern worden uitgezocht hetgeen helaas meer tijd vergde dan voorzien. Het was beter geweest u hierover een tussenbericht te sturen.

 2

Vraag 2

Vraag: Wanneer verwacht het college dat er alsnog uitleg hierover komt?

Antwoord van het college

Hieronder geven wij een nadere toelichting waarom naar onze mening verwachte afhandelingsdatums zijn verschoven zonder dat uw raad daar afzonderlijk over is geïnformeerd.

Overzicht moties en toezeggingen oorspronkelijk een intern document Oorspronkelijk (vanaf 2018) was het overzicht moties en toezeggingen een intern beheersysteem van de gemeentelijke organisatie (en daarmee ambtelijk). Het doel ervan was om zicht te blijven houden op de aangenomen moties en toezeggingen, en op de afhandeling ervan. Voor 2018 bestond daartoe geen beheersysteem. Specifieke medewerkers, regisseurs genaamd, werden geacht een aantal onderdelen in IBAS in te vullen. Daaronder viel ook de verwachte afhandelingsdatum.

Aangezien het een intern systeem was kon de regisseur vrij eenvoudig de verwachte afhandelingsdatum aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer er vertraging optrad binnen of buiten de organisatie. Afstemming vond plaats in de portefeuillehouders overleggen. De afhandeling van moties en toezeggingen vond plaats via de communicatie tussen college en raad. De regisseur werd geacht om na afloop van de bijbehorende raadsvergadering een vinkje te zetten waarna de motie of toezegging in IBABS als afgehandeld werd beschouwd.

Met ingang van januari 2023 een ander gebruik van IBABS In januari 2023 is IBABS voor de overzichten moties en toezeggingen op bepaalde onderdelen opengesteld voor raadsleden. Raadsleden kregen met name inzicht in de verwachte afhandelingsdatum. Daarbij is IBABS feitelijk een systeem geworden waarin twee doelstellingen samenkomen: interne bewaking, maar tevens een controle instrument voor raadsleden. Sindsdien zet de griffie na afloop van de bijbehorende raadsvergadering een vinkje waarna de motie of toezegging als afgehandeld werd beschouwd.

Overlap in doelstelling, onduidelijkheid voor de gebruikers

 3 Beide doelstellingen kennen daarmee veel overlap, maar lopen niet geheel parallel. Hetgeen onduidelijkheid schept.

Als intern beheersysteem gebruiken regisseurs IBABS nog steeds het overzicht om op praktische manier het overzicht bij te houden, maar dit roept begrijpelijkerwijs vragen op bij de leden van uw raad. Deze zien zonder verklaring de verwachte afhandelingsdatum veranderen.

Vraag 3

Vraag: Hoe gaat het college voorkomen dat er nogmaals gereed-datums in IBABS worden aangepast zonder dat de raad hierover geïnformeerd wordt?

Antwoord van het college

Gelet op het voorgaande zien we dat er meer coördinatie en sturing nodig is op de beantwoording of afhandeling van moties en toezeggingen. We zullen het proces daartoe gaan aanscherpen.

Daarbij richten we ons vooral op de bewustwording bij (of instructie aan) de medewerkers, dat bij wijzigingen deze dienen te worden besproken in de portefeuillehouders overleggen en moeten worden gecommuniceerd met uw raad.

We vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.