vragen fracties jaarstukken-begroting ABG-organisatie

Vraag 1

Technische vraag: als de cao harder stijgt dan 2%, dan krijgen we dit (deels) gecompenseerd via het gemeentefonds. Klopt dat? Als dit slechts deels is, hoe groot is de financiële impact als de CAO met 4% stijgt en niet met 2%. Als niet exact te berekenen is, dan graag een inschatting.

Antwoord van het college

In de meicirculaire, die nog moet verschijnen, wordt waarschijnlijk een indicatie gegeven voor de algemene loon- en prijscompensatie binnen het gemeentefonds voor 2023.

De groeisystematiek van het gemeentefonds kent echter geen rechtstreekse koppeling met de loonontwikkeling bij gemeenten. De mate van 'compensatie’ is daardoor niet precies vast te stellen.

Een indicatie van de impact van een loonstijging an sich is wel te geven. De begrote loonsom voor 2023 in de ABG-begroting bedraagt ruim € 27 miljoen, zodat een (verdere) stijging met bijvoorbeeld 1% gelijkstaat aan ongeveer € 270.000 aan hogere lasten voor de ABG-organisatie als geheel.

Vraag 2

Op basis van welke criteria is deze € 500.000-, ziektevervangingsbudget bepaald? Ligt hier een onderbouwing onder en kan deze gedeeld worden?

Antwoord van het college

Zoals in het raadsvoorstel is aangegeven, is het bedrag van € 500.000 gebaseerd op het lang en extra lang ziekteverzuim de afgelopen jaren (3,8% vertegenwoordigt een bedrag van € 1,03 miljoen) en de mate waarin hiervoor vervanging door inhuur noodzakelijk is. Bovendien is rekening gehouden met het budget dat structureel al in de begroting is opgenomen voor ziektevervanging (€ 240.000).

Vraag 3

In de paragraaf 2.2 over het weerstandsvermogen wordt gesproken over een 30% kans op een ICT-risico. a. Hebben er zich in het verleden incidenten voorgedaan? b. Gaan er maatregelen worden genomen om dit risico te verlagen en zo ja op welke termijn en welke?

Antwoord van het college

Er zijn geen majeure incidenten geweest. Door de opzet van de ICT in gezamenlijkheid met Equalit te organiseren, beperken we de risico's. Voortdurend worden technische en niet-technische maatregelen genomen om risico's te beperken.

Vraag 4

In het accountantsrapport wordt gesproken over de verbetering in het doorbelasten, hetgeen tot een betere aansluiting aan de werkelijke besteding heeft geleid. Toch heeft de accountant nog de opmerking dat het aanbeveling verdient de rekenregels in detail vast te leggen. Waarom is dit nog nodig? Wat ging er nog niet goed?

Antwoord van het college

De accountant heeft geen fouten of onzekerheden geconstateerd bij de toepassing van de rekenregels. Bij de controle is echter opgevallen dat de rekenregels op dit moment slechts impliciet terug te vinden zijn in (de rekenformules van) een spreadsheet, die behalve heel omvangrijk ook zeer gedetailleerd is. Het advies van de accountant heeft tot doel tot een expliciet overzicht te komen waarin de toegepaste regels gemakkelijker te raadplegen zijn.

VVD 5.

Is 500.000 euro genoeg om de gehele ziekteverzuimproblematiek binnen de ABG het hoofd te bieden?

Antwoord:

Zoals in het raadsvoorstel is aangegeven biedt het verhogen van het ziekteverzuimbudget geen garantie voor het oplossen van (alle) personele knelpunten. Het gevraagde bedrag richt zich uitsluitend op het lang en extreem lang verzuim (3,8% over afgelopen 3 jaar) en voorziet dus niet in het gehele ziekteverzuim dat schommelt rond 5,5%. Bovendien wordt uit dit budget ook ingehuurd voor collega's die met zwangerschapsverlof gaan, aangezien de UWV gelden niet toereikend zijn. 6.

Waarom zijn de extra middelen voor ziekteverzuim geen integraal onderdeel van de ontwerpbegroting? Betreft het hier een voorgenomen begrotingswijziging? Is het de bedoeling dit bedrag al in 2022 beschikbaar te stellen?

Antwoord:

De ontwerpbegroting is gebaseerd op de vastgestelde kaders. Daarin was dit bedrag niet opgenomen. Vanwege de zekerheid dat het oorspronkelijk bedrag onvoldoende zou zijn, heeft het ABG-bestuur bij de behandeling van de ontwerpbegroting voorgesteld om € 500.000 extra op te nemen voor ziektevervanging. Omdat het een substantiële afwijking betreft van de kaders, wordt deze voorgenomen wijziging via een afzonderlijk beslispunt eerst voor zienswijzen voorgelegd aan de drie gemeenteraden.

Indien het ABG-bestuur in juli 2022 de begroting definitief vaststelt met inbegrip van de € 500.000, dan zal dit bedrag verwerkt worden als 1e begrotingswijziging 2023. Het is niet de bedoeling met dit voorstel het bedrag van € 500.000 ook voor het lopende begrotingsjaar (2022) al beschikbaar te krijgen. Bij de 1e tussentijdse rapportage 2022 van de ABG wordt beoordeeld of en, zo ja, in welke omvang een extra bedrag voor dit jaar nodig zal zijn. 7.

Is aan te geven hoeveel personele capaciteit (uren en euro's) de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne tot op heden heeft gekost? Welke andere prioriteiten verschuiven daardoor in de tijd?

Antwoord:

In de afgelopen 2 maanden heeft de inzet over de beleidsvelden Dienstverlening, Veiligheid en Handhaving, Sociaal beleid en uitvoering bij elkaar 1.200 uur gekost. Zou je dit over een jaar bezien, betekent dat een inzet van 7.200 uur en zijn daar 4,9 fte permanent mee bezig. Dit wordt vooralsnog opgevangen door het stellen van prioriteiten, zoals het vertragen van beleidsontwikkeling. Ruwweg zijn de kosten € 500.000 op jaarbasis. 8.

Jaarrekening 2021, pagina 11: Hoeveel procent van de formatie is in 2021 ingevuld met eigen medewerkers?

Antwoord:

 Op 31-12-2021 was circa 93% van de formatie bezet met medewerkers in dienst. In de loop van het jaar heeft dit percentage wel gefluctueerd. Hiernaast waren enkele formatieplaatsen bezet met medewerkers die uit dienst traden maar bijv. nog gespaard verlof opnamen en waarvan vervanging dus al eerder gestart is (tijdelijk dubbele bezetting op 1 formatieplaats). 9.

Heeft de ABG-organisatie op basis van deze ontwerp-begroting voldoende middelen om alle personele knelpunten op te lossen? Zo nee, welke additionele middelen zijn er dan nodig voor welke concrete acties en inzet?

Antwoord:

Los van het ziekteverzuim wordt de ABG-organisatie geconfronteerd met de overspannen arbeids- en inhuurmarkt, dat een kostenverhogend effect met zich mee brengt doordat inhuur hogere prijzen hanteert en sollicitanten vragen om een hoger schaalniveau dan wel arbeidsmarkttoelage. Deze ontwikkeling wordt op de voet gevolgd en hierover wordt zo nodig bij de jaarrekening teruggekoppeld. Daarnaast onderzoeken we op dit moment op welke wijze de ABG-organisatie in structurele zin hier mee om moeten gaan. Indien dit leidt tot (financiële) gevolgen zullen wij u vanzelfsprekend informeren.

GGR

10. Bij programma verantwoording blz. 10 ambitiedoelstellingen. Is het mogelijk om de nulmetingen van 2020 inzichtelijk te maken?

Antwoord:

Er zijn geen nulmetingen gehouden, maar er zijn wel resultaten geboekt en die zijn toegelicht.

CDA

11. Kunt u aangeven of de reden van het hoge ziekteverzuim met name werk gerelateerd is of andere oorzaken heeft?

Antwoord:

Er is geen sprake van een hoog ziekteverzuim. Het ziekteverzuim is gedaald van 5,5% in 2020 naar 4,12% in 2021 en ligt hiermee zelfs ver onder het landelijke gemiddelde van 5,8% in 2021. Het lang en extreem lang verzuim maakt een belangrijk deel uit van het verzuim en dat is verzuim wat niet werk-gerelateerd is en slecht beïnvloedbaar is. U kunt dan denken aan zwaardere ziektegevallen.

12. Welke maatregelen worden ondernomen om het ziekteverzuim terug te dringen?

Antwoord:

Huidig verzuimbeleid en aanpak volstaat en de verzuimcijfers geven niet direct aanleiding tot extra maatregelen.

13. In de ontwerpbegroting ABG 2023 wordt aangegeven dat er wordt geïnvesteerd in het verder ontwikkelen van de medewerkers. De post “personeel gerelateerde kosten” (waar de opleidingskosten deel van uitmaken) daalt echter in de jaren vanaf 2022 ten opzichte van 2021.

Hoe is deze daling te verklaren?

Antwoord:

Er is geen sprake van een daling. De begrote uitgaven voor personeel-gerelateerde kosten zijn voor de jaren 2021 tot en met 2026 nagenoeg constant (€ 672.000 in 2021 en € 683.000 vanaf 2022). De werkelijke kosten in 2021 waren daarentegen wel hoger. Enerzijds doordat er in 2021 thuiswerkmiddelen zijn vergoed, anderzijds doordat er, ondanks corona, meer opleidingen zijn doorgegaan dan verwacht.

PvdA

 Begroting 2023 ABG-organisatie

14. Op pagina 2 van het Raadsvoorstel staat de volgende zin. ‘We constateren dat de druk op de arbeids- en inhuurmarkt een volledig beslag legt op de beschikbare loonsom. Hierdoor blijft er geen ruimte meer over voor ziektevervanging.’ Deze zin is lastig te interpreteren. Wilt u toelichten wat dit betekent als reactie op de volgende interpretatie van de zin?

Er is druk op de arbeids- en inhuurmarkt. Die druk zal tot effect hebben dat zowel werven als inhuren moeilijk is. Dit leidt onverwijld tot capaciteitsproblemen en tevens blijft er budget over.

Als deze interpretatie correct is, dan conflicteert dit met de laatste zin uit het aangehaalde citaat.

Kennelijk is er dus iets meer aan de hand.

Antwoord:

Uw interpretatie is niet juist. Vanwege de krapte op de arbeids- en inhuurmarkt is het duurder om de bezetting op orde te houden. Dit betekent dat een groter deel van de vacaturegelden nodig is om (duurdere) inhuur te bekostigen en dus niet ingezet kan worden voor ziektevervanging. Zie ook het antwoord op vraag 9 en 15.

Jaarstukken 2021 en indienen zienswijzen 2023 ABG-organisatie Pr 2, 2e alinea Verhoging ziekteverzuimbudget Citaat Tussen de totstandkoming van de kadernota 2023 medio november 2021 en het opstellen van de begroting 2023 medio mei 2022 zijn we geconfronteerd met de steeds verder toegenomen druk op de arbeidsmarkt. We constateren dat de druk op de arbeids- en inhuurmarkt een volledig beslag legt op de beschikbare loonsom. Hierdoor blijft er geen ruimte meer over voor ziektevervanging.

15. waarom is ervoor gekozen om het onder een andere post weg te zetten, namelijk ziekteverzuim terwijl het een arbeids- en inhuurmarkt probleem betreft.

Antwoord:

Hiervoor is gekozen omdat de eigenlijke aanleiding is dat de ABG-organisatie een ziektevervangingsbudget heeft dat in geen verhouding staat tot het daadwerkelijke ziekteverzuim. In het verleden kon dat nog worden opgevangen binnen de loonsom, maar die tijd is voorbij.

16. waarom moet het een open einde regeling zijn, terwijl je mag hopen dat de druk op de arbeidsmarkt tijdelijk is en daarmee deze regeling ook tijdelijk zou moeten zijn. bijvoorbeeld een termijn van enkele jaren.

Antwoord:

Er zal te allen tijde sprake zijn van ziekteverzuim. De ABG-organisatie heeft een ziekteverzuim dat lager is dan het landelijke gemiddelde. Dat neemt niet weg dat een realistisch budget, om in geval van ziekte te kunnen vervangen, wenselijk is.

D66 Jaarstukken 2021

17. (p. 9) We hadden eerder begrepen dat het Kwaliteitshandvest niet meer gebruikt werd, maar dat blijkt nu toch het geval. We willen graag de gehele rapportage van normen met bijbehorende metingen ontvangen Antwoord:

 Het Kwaliteitshandsvest wordt niet meer gebruikt nu de servicenormen zijn besproken en vastgesteld. Het in 2019 geselecteerde meetinstrument gaf geen goed inzicht in de gestelde servicenormen. Daarom is het Dashboard NVVB beëindigd en een nieuw instrument aangeschaft dat op dit moment wordt ingericht: KlantContactMonitor (KCM).

18. (p. 10) Waardering raads- en collegeleden: waarom is deze meting niet uitgevoerd Antwoord:

In 2020 was er sprake van diverse wisselingen van de wacht in het management waardoor de nulmeting niet is geborgd. Als er geen nulmeting uitgevoerd is, kan er ook niet over gerapporteerd worden.

19. (p.10) Waardering bedrijven en instellingen is niet af te leiden uit de Burgerpeiling. Welke inspanningen zijn er tot op heden verricht om ook deze waardering te meten? Wanneer gaat deze meting plaats vinden, en hoe?

Antwoord:

Het uitvoeren van een peiling onder ondernemers was in 2021 niet opgenomen in de begroting.

Daarnaast is – gezien de omstandigheden in 2021 (impact corona op ondernemers) – aangegeven op dat moment geen extra vragenlijsten uit te doen naar deze doelgroep. Ook in 2022 staat hiervoor geen budget gereserveerd. In 2023 willen we – uitgaande van voldoende middelen en een geharmoniseerde aanpak – een onderzoek uitvoeren onder ondernemers.

20. (p. 10) Doel: personeelskosten ABG nemen niet toe, bij dezelfde opgave. Het antwoord erop (harmonisatie) is geen antwoord op het doel. Is het doel gehaald?

Antwoord:

Ja, het doel is gehaald. Er zijn geen extra personeelskosten gemaakt, tenzij deze rechtstreeks te relateren zijn aan extra opdrachten vanuit de gemeenten.

21. (p. 10) Afhandeling producten binnen termijn zou met 20% stijgen. Wordt dit gemeten? Zo ja, wat is het resultaat? Zo nee, waarom niet?

Antwoord:

Bij nader inzien was sprake van een onuitvoerbare meting, omdat projectmatig werken nog ingebed moet worden en deze meting veel registratie en administratie vraagt waar gezien de beschikbare capaciteit geen uitvoering aan gegeven kon worden.

22. (p.12) Waren er geen onrechtmatige inkoop en aanbestedingen? (de toelichting geeft geen antwoord hierop) Antwoord:

Zoals vermeld in het accountantsrapport zijn er geen onrechtmatige inkoop en aanbestedingen geweest in 2021.

23. (p.13) De apparaatskosten zijn fors gestegen. Als verklaring wordt gegeven dat maatwerkuren en speciale verzoektaken geen deel uitmaakten van de realisatiekosten. Waarvan maakten deze kosten dan wel deel uit, want ze werden toch door de ABG gemaakt?

Antwoord:

Het kengetal “apparaatskosten” is gestegen. Dit vindt zijn oorsprong niet in de ontwikkeling van de werkelijke kosten, maar in de wijziging van de berekening. Voorheen werd een deel van de kosten gesaldeerd met inkomsten (zie onderdeel G op pag.34) en vanaf realisatie 2021 (nieuwe kostenverdeelmodel Betalen en Genieten) doen we dat niet meer.

24. (p.17) Staatje van risico’s. Hoeveel van deze risico’s (en met welke financiele gevolgen) hebben zich (per categorie) in 2021 voorgedaan?

 Antwoord:

Alle effecten die zich eventueel in 2021 hebben voorgedaan, zijn financieel vertaald en verwerkt in de cijfers van de jaarrekening. begroting 2023

25. Er wordt in het raadsvoorstel gewag gemakt van een hoger budget voor ziekteverzuim

a. Waarom is dit voorstel niet verder uitgewerkt en verwerkt in de concept begroting 2023?

Antwoord:

Zie het antwoord op vraag 6.

b. waarom een extra bedrag van € 500.000, terwijl het gemiddelde van de afgelopen 3 jaar € 343.000 is Antwoord:

Zie het antwoord op vraag 2.

N.B. Het genoemde gemiddelde van € 343.000 hebben wij niet kunnen herleiden.

26. (p. 9-10) Waarom wijken de (te meten) doelstellingen voor de organisatie zo sterk af van de tot op heden gehanteerde doelen? En waarom zijn ze niet meetbaar, qua bereikt effect?

Antwoord:

Op dit moment staat het borgen van de continuïteit van de dienstverlening centraal en is er geen capaciteit beschikbaar om kwaliteitsmanagement goed in te regelen en in te bedden. Er zijn inmiddels wel diverse dashboards ontwikkeld om sturingsinformatie te produceren en naar de toekomst toe willen we kwaliteitsmanagement ook graag verder vorm gaan gegeven.

27. 3. (p. 9) Bij de meting van de kwaliteit van de dienstverlening, wordt toch uitgegaan van een vergelijking met andere gemeenten uit onze inwonersklasse( ipv landelijk beeld)?

Antwoord:

Voor KCM (KlantcontactMonitor) maken we een algemene vergelijking met andere gemeenten. Voor de Burgerpeiling vindt de benchmark plaats met gemeenten van gelijke omvang.

28. 4. (p. 9) Hoe gaat tevredenheid van organisaties (en bedrijven) gemeten worden?

Antwoord:

Onder verenigingen en instellingen vinden met regelmaat metingen plaats. Voor bedrijven zullen we een meting inrichten.

29. 5. (p. 24) Kan toegelicht worden bij Apparaatskosten dat na forse verhoging tussen realisatie in 2020 en 2021 er in 2022 weer een veel lager bedrag verwacht wordt? Welke kosten gaan dan niet meer gemaakt worden?

Antwoord:

De kengetallen voor de begroting zijn berekend op basis van de primaire begroting. Door vaststelling van de gemeentebegrotingen en gaandeweg het jaar komt er extra werk naar ABG, wat leidt tot meer kosten en inkomsten (= bijdragen van gemeenten). Door begrotingswijzigingen en in de realisatie zal dit bedrag ook voor 2022 in werkelijkheid hoger uitvallen.

30. 6.(p. 25). Kan bij Overhead uitgelegd worden waarom de kosten (in %) van 31,7% volgens verwachting gaan stijgen naar 38,6%?

Antwoord:

In de begroting 2022 (pagina 13) is hierover onderstaande toelichting gegeven: “De stijging in 2022 t.o.v. voorgaande jaren wordt veroorzaakt door de gewijzigde methodiek van tijd verantwoorden en toedelen van de afdelingen. Dankzij de nieuwe opzet van “betalen en genieten” zijn we beter in staat te sturen op de ureninzet per gemeente.“