Vragen beeldvormende vergadering onderzoek cultuur en veiligheid ChristenUnie

Vraag 1

De aanleiding waren meldingen bij de huidige burgemeester over onveilige werksituaties. Om hoeveel meldingen gaat het, en over welke periode gaan deze meldingen?

Antwoord van het college

Beantwoording door BM.

Vraag 2

Er is door de onderzoekers gekozen voor anonimiteit van de gesprekspartners. Hebben de onderzoekers overwogen om die keuze bij de gesprekspartners te laten?

Antwoord van het college

Wat is het motief geweest om dit wel of niet te doen?

Wij verwijzen hiervoor naar de literatuur over onderzoek naar onveiligheid en angst in organisaties. Een zorgvuldig proces en borging vertrouwelijkheid bij gesprekspartners komt daarin als rode draad naar voren, in dit geval is zelfs de optie tot een anonieme locatie geboden.

Ook los van de voorgenoemde overweging hebben wij als onderzoekers vertrouwelijkheid van gesprekspartners als gebruikelijke conditie vooraf, zowel richting opdrachtgever, organisatie als andere betrokkenen. De ervaring leert, dat er alleen op deze manier een zinvolle uitwisseling mogelijk is.

Vraag 3

Er zijn meer dan 100 mensen gesproken. Wat is het exacte aantal?

Antwoord van het college

Betreft dit ook voormalige werknemers / bestuurders, ofwel mensen die bij de start van het onderzoek niet meer in dienst waren van de gemeente?

Zie apart overzicht.

Vraag 4

De gemeenteraad is geen onderdeel van het onderzoek geweest. Wel zijn er tijdens het onderzoek raadsleden gesproken. Wat is de reden dat de gemeenteraad geen onderdeel is van het onderzoek?

Antwoord van het college

Zijn de raadsleden die zijn gesproken op initiatief van de onderzoekers benaderd of was dit eigen initiatief? Om hoeveel raadsleden gaat het?

Behoudens de bestuurlijke en ambtelijke top hebben alle gesprekspartners zich persoonlijk gemeld bij de gemeentelijke contactpersoon of onderzoekers. Voor de aantallen verwijzen wij naar het overzicht.

Vraag 5

Zijn de onderzoekers bereid om een duiding te geven over de ruim 100 mensen die zijn gesproken?

Antwoord van het college

Te denken valt aan het categoriseren van groepen mensen zoals bestuurders, teammanagers, uitvoerende medewerkers, ex-medewerkers, inwoners, raadsleden enzovoort.

Zie overzicht en typering van informanten in paragraaf 2.2.

Vraag 6

Op 16 juni kregen de onderzoekers de melding dat de GS/AD de werkzaamheden tijdelijk niet zou uitvoeren. Dit gaf onrust lezen we in het rapport. In hoeverre heeft deze onrust meegespeeld in de beeldvorming in dit onderzoek over de cultuur en de samenwerking binnen de gemeente?

Antwoord van het college

In paragraaf 2.3 is te lezen, dat het voor ons als onderzoekers gezien wordt als een onverwachte gebeurtenis. Door het open karakter van de gesprekken bestond er volop gelegenheid om deze gebeurtenis te bespreken en is het op die manier aan de orde geweest. Voor zover er conclusies uit zijn getrokken staan die in paragraaf 4.3.4.

Er valt te constateren, dat sommigen zich daardoor hebben gemeld om met ons als onderzoekers in gesprek te gaan, of een 2e gesprek te vragen. Voor zover deze aanleiding om zich uit te spreken bestond, is er volop gelegenheid voor geboden in de strikt vertrouwelijke setting.

 We zijn als onderzoekers waakzaam geweest op een bias hierdoor. Gezien de diversiteit van de geluiden omtrent de onverwachte gebeurtenis achten wij het risico niet aanwezig.

De inhoud van het rapport

Vraag 7

Signalen van onveiligheid worden door de onderzoekers gekoppeld aan angstcultuur. Vanwaar deze koppeling?

Antwoord van het college

Hier is sprake van een misverstand. Tijdens de gesprekken is ingegaan op alle signalen van onzekerheid, onveiligheid en angstgevoelens in relatie tot de samenwerking en cultuur in de gemeente HW. Ze zijn dus niet aan elkaar gekoppeld, maar zijn afzonderlijk gesignaleerd, en vervolgens gewogen en gerapporteerd.

Vraag 8

De onderzoekers relativeren hun verhandeling over angst en onveiligheid. Hen bekroop het gevoel van woordinflatie. Als de onderzoekers een cijfer zouden moeten geven aan de angst en onveiligheid tussen 0 en 10, waarbij 0 geen angst en onveiligheid is en 10 maximaal, welk cijfer zouden de onderzoekers dan geven?

Antwoord van het college

In plaats van een rapportcijfer geven wij als onderzoekers de voorkeur aan de conclusies zoals die in Hoofdstuk 5 zijn geformuleerd.

Vraag 9

Van ‘nogal wat kanten’ hebben de onderzoekers signalen gekregen dat dit onderzoek zelf tot onzekerheid en onveiligheid leidt of zou kunnen leiden. De reactie van de onderzoekers daarop is een procesmatige: “borging van de condities van een zorgvuldig en onafhankelijk uitgevoerd onderzoeksproces.” Wat maakt dat de onderzoekers niet op een meer meta niveau hierover een analyse heeft gemaakt in het rapport?

Antwoord van het college

Als reflectie het volgende , zoals ook in beantwoording van vragen vanuit de PvdA is te lezen:

Personele wisselingen aan de top, zoals t.a.v de burgemeester en de publiciteit er omheen waren op zichzelf al een aanleiding tot onrust. Het besluit tot een onderzoek kwam daar nog bovenop, viel te signaleren. De sfeer typeren wij in 2.2 als “bezorgde betrokkenheid”. Het feit dat - in reactie daarop met meer dan 100 betrokkenen bij de HW uitvoerig en openhartig van gedachten kon worden gewisseld over heel veel onderwerpen beschouwen wij als positief.

Vraag 10

Los van het feit dat het team Strategie een cruciale rol speelt in de ontwikkeling van de organisatiebeginselen, wordt dit specifieke team en de teammanager eruit gelicht. Wat is de reden hiervoor?

Antwoord van het college

Het team speelt een cruciale rol in het bevorderen van het strategisch vermogen en dorps- en opgavegericht werken in de HW; dichtbij het bestuur en vaak in een bijzondere positie rond de meest complexe onderwerpen. Daar speelt ook de kwestie van opgave versus lijn, waar spanningen zijn te signaleren. Er is met veel leden van het team gesproken over een scala van onderwerpen.

En hoe duiden de onderzoekers hierin de signalen binnen het onderzoek zoals verwoord in de vorige vraag? Ofwel, vergroten de onderzoekers niet de onveiligheid door dit team er zo specifiek uit te lichten?

Het team behoeft afzonderlijke aandacht in het onderzoek door signalen vanuit het team, mede in relatie tot bestuurders als in de lijn. Zie ook de aanbeveling in het tekstkader in Hoofdstuk 6.

Vraag 11

De opgelegde fusie in 2018 heeft effect op de organisatie. De onderzoekers stellen: “Gesignaleerd wordt, dat de voorhoede de weg snel wist te vinden, maar dat een te groot deel van de mensen het ingewikkeld vond.” Wat verstaan de onderzoekers onder ‘de voorhoede’ en wat verstaan ze onder een ‘te groot deel’?

Antwoord van het college

De fusie en daarmee verbonden schaalsprong zagen medewerkers soms als kans, soms als dreiging. Door personele wisselingen aan de top, Corona lock downs, en andere bijzondere

 omstandigheden kon niet iedereen de aansluiting vinden. Het door OR en GO (LO) bepleite cultuurprogramma kwam onder deze bijzondere omstandigheden niet goed van de grond.

Ongewild en onbedoeld raakten mensen achterop, zo was te signaleren. Tijdens inloopgesprekken over het onderzoek op de gemeentewerf kwam bijvoorbeeld uitgebreid aan de orde, dat er een (informatie- en communicatie-) kloof bestaat. Dit beeld bevestigde de eerdere signalen.

Vraag 12

Gedurende het onderzoek werd de onderzoekers helder dat aan het concept van zelforganisatie van teams gesleuteld gaat worden. In hoeverre is dit meegenomen in dit onderzoek?

Antwoord van het college

Een aantal organisatiebeginselen staat op de agenda om te herijken, zo ook zelforganisatie (zie ook misverstand met zelfsturing). Die herijking is zeer recent gestart.

Vraag 13

Al eerder hebben we gememoreerd dat de rol van de raad niet is meegenomen in het onderzoek. Vinden de onderzoekers in het kader van werkdruk, prioriteiten, inhuur en strategische personeelsplanning dit achteraf een juiste keuze?

Antwoord van het college

De raad heeft hier namelijk ook een rol in.

Het is geenszins de bedoeling om de rol van de Raad te mitigeren. Onderzoek naar het functioneren van de Raad maakte echter geen deel uit van de opdracht. Voor zover er signalen zijn, dat hier oorzaken liggen voor het ontstaan van onzekerheid, onveiligheid of angst, is dat gerapporteerd. Dat bleek maar in zeer beperkte mate het geval.

Vraag 14

Welk antwoord geven de onderzoekers op de door hen zelf gestelde vraag op pagina 18 daar waar het gaat om het proces van de uitwerking van nieuwe beleidsvoornemens en de prioritering?

Antwoord van het college

Ze stellen daar: “De vraag is of er bij de hoofdrolspelers ruimte en energie is om zo’n route te kiezen.” Ook in de aanbevelingen komt deze vraag terug.

Na afronding van de rapportage en tijdens presentaties/inloopbijeenkomsten bereikten ons bemoedigende signalen. Die moeten wel praktisch waargemaakt worden.

Vraag 15

De onderzoekers doen de constatering dat inhuur wordt gebruikt om om mensen heen te werken die niet voldoende functioneren en om risico’s af te wentelen op externen. Kunnen de onderzoekers aangeven in welke mate beide genoemde constateringen zich hebben voorgedaan?

Antwoord van het college

Het tekstkader in Hoofdstuk 6 bevat op enkele punten aanbevelingen om teammanagers hier nadrukkelijk naar te laten kijken en het als fenomeen in kaart te brengen, zowel met betrokkenen zelf als met de ambtelijke leiding.

Vraag 16

Het vertrek van de kroonbenoemde burgemeester wordt in dit onderzoek relatief uitgebreid genoemd. Andere zogenoemde onrustmakers zoals bijvoorbeeld Corona, opvang van Oekrainers worden niet uitgewerkt. Wat maakt dat de onderzoekers deze keuze hebben gemaakt?

Antwoord van het college

Naar onze mening wordt in paragraaf 4.2.1 en 4.2.2 uitgebreid ingegaan op de bijzondere omstandigheden, sturing, organisatie en knelpunten als triggers voor onzekerheid en onveiligheid.

Vraag 17

Het vertrek van de kroonbenoemde burgemeester is volgens de onderzoekers nog steeds een open wond. Wat maakt dat de onderzoekers het gebrek aan communicatie hierover niet verder in hun onderzoek hebben uitgewerkt?

Antwoord van het college

Binnen de grenzen van de borging van vertrouwelijkheid is het onderwerp toegelicht. De aandacht gaat vooral uit naar de effecten die het heeft op organisatie en individuele

 medewerkers.

Vraag 18

Tijdens het onderzoek merken de onderzoekers dat er ook sprake is van onveiligheid die te maken heeft met (voormalige) bestuurders. Dit zijn andere signalen dan die de reden waren van dit onderzoek. Hoe duiden de onderzoekers deze nieuwe signalen ten opzichte van de signalen die de reden waren van het onderzoek?

Antwoord van het college

Zie Hoofdstuk 5 Conclusies en Hoofdstuk 6 Aanbevelingen.

Vraag 19

Wat maakt dat de onderzoekers de typering van de GS/AD als ‘vaste waarde’ in alle turbulente tijden tussen aanhalingstekens plaatst?

Antwoord van het college

De haakjes hebben de bedoeling om het nadrukkelijk als begrip te laten landen bij de lezer. Zo is betrokkene door gesprekspartners een aantal keren omschreven.

Vraag 20

Volgens de onderzoekers haalde de GS/AD niet de ‘gun-factor’ binnen in de breedte van de organisatie. Wat verstaan de onderzoekers onder de ‘gun-factor’?

Antwoord van het college

Over welke breedte van de organisatie gaat dit volgens de onderzoekers?

Door de bijzondere rol van de gemeentesecretaris tijdens de opbouwfase van de gemeente HW in zeer bijzondere omstandigheden zou je krediet verwachten voor betrokkene (de ‘gunfactor’). Door de in 4.3.1 en 4.3.4 in het rapport – relatief – uitgebreid beschreven spanningen, die ontstonden tussen de voormalige kroonbenoemde burgemeester en de gemeentesecretaris (met effecten op bestuur en organisatie) leek dat krediet bij personen op invloedrijke posities kort na het vertrek van Van Hemmen snel op; er was in bredere kring sprake van onbegrip.

Vraag 21

De onderzoekers constateren dat de GS/AD intervenieerde naar medewerkers in hun contacten met de burgemeester. Hoe verhoudt zich dat tot de opdracht van de GS/AD zoals omschreven in artikel 7.1a en 7.2 van de organisatieregeling van de Hoeksche Waard?

Antwoord van het college

Daar staat: De GS is verantwoordelijk voor de kwaliteit, onafhankelijkheid en tijdigheid van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuurders. En: “De gemeentesecretaris heeft de bevoegdheid om in bijzondere situaties rechtstreeks instructies en aanwijzingen te geven aan medewerkers.” Het 2e tekstkader in paragraaf 4.3.4 heeft een andere strekking dan de vraagsteller stelt.

Vraag 22

De onderzoekers schrijven dat de GS/AD op verzoek een schriftelijke bijdrage geleverd over het functioneren van de burgemeester. Op wiens verzoek is dit gedaan en hoe gebruikelijk is dit verzoek?

Antwoord van het college

Zijn er ook andere gremia gevraagd een bijdrage te leveren? Zo ja, welke? Zo nee, waarom niet?

Deze vraag raakt de vertrouwelijkheid, die wij als onderzoekers hebben te respecteren.

Vraag 23

Het is overduidelijk in het rapport dat de onderzoekers de rol van de GS/AD in de specifieke casus van het vertrek van de kroonbenoemde burgemeester hebben onderzocht. De rol en positie van de kroonbenoemde burgemeester hierin wordt echter niet specifiek benoemd. Wat maakt dat deze niet in het rapport wordt genoemd?

Antwoord van het college

Is hier wel of niet door de onderzoekers naar gekeken, en wat is de reden daarvan?

Wij willen de vraagsteller nadrukkelijk wijzen op de voorlaatste en laatste alinea van 4.3.1.

Vraag 24

Meerder malen noemen de onderzoekers dat bij het vertrek van de kroonbenoemde burgemeester niet goed is gecommuniceerd. Ook is het nog een open wond. Wat maakt dat de onderzoekers in hun aanbevelingen hier niets over zeggen?

Antwoord van het college

De aanbeveling is om als bestuur en ambtelijke top een campagne van werkbezoeken te

 organiseren, veel zichtbaarder te zijn voor de teams en de werkvloer, goed te luisteren en signalen op te halen wat er niet lekker loopt.

Bij een inloopbijeenkomst bleek dat dan ook de confronterende vragen aan bod komen en beantwoord kunnen worden.

De opvolging van het rapport

Vraag 25

Op pagina 10 beloven de onderzoekers ons dat ze uit zijn “op het breed ontvangen van signalen in de context van samenwerking en cultuur van de gemeente.” Incidentele signalen of wanneer iets uit 1 bron komt zou dit worden vermeld. Klopt het dat we dit in het rapport niet zo terug vinden?

Antwoord van het college

De vertrouwelijke verwerking van informatie brengt met zich mee, dat er uiterst terughoudend is gerapporteerd over individuele incidenten.

Ons valt op dat er geen aantallen worden genoemd, maar dat het blijft bij zachte omschrijvingen zoals: ‘niet iedereen’, ‘er worden signalen gegeven dat’, ‘soms’, ‘stuiten op meerdere signalen’, ‘misschien’ enzovoort. De duiding voor ons als raad is hiermee wel lastig gezien ook het feit dat niet omschreven staat wie er gesproken zijn. Deze zachte omschrijvingen vinden plaats in een organisatie van circa 800 medewerkers exclusief inhuur in een gemeente van bijna 89.000 inwoners. Graag een reflectie vanuit de onderzoekers hierop.

Voor een deel zou het opgelost moeten zijn met het overzicht van de informanten, dat apart is opgesteld.

Voor een ander deel is het ook onoplosbaar in verband met de bijzondere condities en waarborgen, waarmee wij als onderzoekers hebben gewerkt. Dit type onderzoek is ook niet kwantitatief te duiden: als wij op slechts één zeer ernstig feit waren gestuit, dan had het onderzoek in een totaal ander daglicht gestaan. Dit was nergens het geval.