vragen Burgerbelangen gemeente Kerkrade commissievergadering 26-06-2023_def.pdf
Een raadslid stelde op 26 juni 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Kerkrade (10 vragen).
In het kort
10 vragen en wat het college antwoordt
- Wat zijn de mogelijke oorzaken voor vertraging in de levering van de maatwerkprogrammatuur door de so�wareleverancier? → Begin 2023 is BsGW, samen met de leverancier, gestart met de implementa�e van de nieuwe belas�ngapplica�e.
- Hee� de offerte specifieke termijnen of deadlines vastgelegd voor de levering van de maatwerkprogrammatuur? → Zie hierboven; 1 september 2023 is de kri�eke datum.
- Wat zijn de gevolgen voor de BsGW als de maatwerkprogrammatuur niet op �jd wordt geleverd? → Dan zullen er naar alterna�even moeten worden gekeken.
- Is er een alterna�ef plan of oplossing voorzien in het geval van vertraging in de levering van de maatwerkprogrammatuur? → Op dit moment verwacht BsGW dat de leverancier al het maatwerk kan implementeren, mits de deelnemers in BsGW hier ook opdracht voor geven voor 1 september 2023!
- Zijn er compensa�emogelijkheden voor de klant als de maatwerkprogrammatuur niet op �jd wordt geleverd? → Nee.
- Wordt er van de klant verwacht om een deel van de betaling uit te stellen totdat de maatwerkprogrammatuur is geleverd? → Eenmalige kosten worden in onderling overleg door BsGW gefactureerd ofwel aan het eind van 2023, ofwel begin 2024, als de aanslagoplegging hee� plaatsgevonden.
- Welke maatregelen worden genomen om het risico van vertraging in de levering van de maatwerkprogrammatuur te minimaliseren? → Zie antwoord vraag 4.
- Is er een communica�eplan tussen de so�wareleverancier en de BsGW om eventuele vertragingen �jdig te signaleren en aan te pakken? → BsGW en de so�ware leverancier staan in zeer nauw contact met elkaar.
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Harmonisa�e BSGW Citaat nota van toelich�ng In de offerte benoemt de BsGW het risico, dat de so�wareleverancier de maatwerkprogrammatuur niet op �jd kan leveren voor de aanslagoplegging 2024. Wanneer dit risico zich voordoet behoudt de BsGW zich het recht voor om eventuele (meer) kosten, die dan optreden op basis van nacalcula�e door te berekenen.
Antwoord BsGW:
Een belangrijk uitgangspunt is dat de standaard belas�ngsoorten en voorkeursvarianten te allen �jden voorrang hebben op alle maatwerkvarianten gedurende het implementa�etraject van de nieuwe belas�ngapplica�e. Wel is het zo dat hoe eerder BsGW een defini�ef besluit ontvangt vanuit de deelnemer over het al dan niet kiezen voor maatwerkvarianten, des te kleiner het risico wordt dat de leverancier van de nieuwe belas�ngapplica�e dit maatwerk niet kan realiseren voor de aanslagoplegging van 2024. De uiterlijke deadline voor het aan BsGW doorgeven van de keuze voor ofwel voorkeursvarianten, ofwel maatwerkvarianten is 1 september 2023. Besluitvorming na 1 september a.s. vergroot uiteraard het risico.
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Wat zijn de mogelijke oorzaken voor vertraging in de levering van de maatwerkprogrammatuur door de so�wareleverancier?
Antwoord van het college
Begin 2023 is BsGW, samen met de leverancier, gestart met de implementa�e van de nieuwe belas�ngapplica�e. Dit betre� de standaard en in het verlengde daarvan de voorkeursvarianten. Een belangrijk uitgangspunt is dat de standaard belas�ngsoorten en voorkeursvarianten te allen �jden voorrang hebben op alle maatwerkvarianten gedurende het implementa�etraject van de nieuwe belas�ngapplica�e. Mogelijke oorzaken van vertraging in de levering van maatwerkprogrammatuur kan -naast te late besluitvorming in dezen- zijn dat de implementa�e van de standaard onvoorziene uitdagingen met zich mee brengt. Denk hierbij aan conversies die niet goed zijn verlopen, problemen met het realiseren van koppelingen met andere applica�es etc.
Vraag 2
Hee� de offerte specifieke termijnen of deadlines vastgelegd voor de levering van de maatwerkprogrammatuur?
Antwoord van het college
Zie hierboven; 1 september 2023 is de kri�eke datum.
Vraag 3
Wat zijn de gevolgen voor de BsGW als de maatwerkprogrammatuur niet op �jd wordt geleverd?
Antwoord van het college
Dan zullen er naar alterna�even moeten worden gekeken. Dat kan betekenen dat i.p.v. geautoma�seerd, de specifieke maatwerkvariant(en) (vooralsnog) handma�g moeten worden opgelegd. Ook zou een alterna�ef kunnen zijn dat bepaalde maatwerkvarianten later worden opgelegd in de �jd. Uiteraard zal BsGW al�jd in samenspraak met de betreffende opdrachtgever naar de juiste oplossing zoeken.
Vraag 4
Is er een alterna�ef plan of oplossing voorzien in het geval van vertraging in de levering van de maatwerkprogrammatuur?
Antwoord van het college
Op dit moment verwacht BsGW dat de leverancier al het maatwerk kan implementeren, mits de deelnemers in BsGW hier ook opdracht voor geven voor 1 september 2023! In geval van onvoorziene vertraging zullen we samen met de betreffende opdrachtgever naar een passende oplossing zoeken.
Vraag 5
Zijn er compensa�emogelijkheden voor de klant als de maatwerkprogrammatuur niet op �jd wordt geleverd?
Antwoord van het college
Nee. BsGW doet -rekening houdend met besluitvorming inzake maatwerkvarianten door de betreffende deelnemers voor 1 september a.s.- haar uiterste best om alle maatwerkprogrammatuur voor de aanslagoplegging van 2024 gerealiseerd te krijgen in samenwerking met de leverancier van de belas�ngapplica�e. BsGW is hiervoor uiteraard a�ankelijk van de leverancier.
Vraag 6
Wordt er van de klant verwacht om een deel van de betaling uit te stellen totdat de maatwerkprogrammatuur is geleverd?
Antwoord van het college
Eenmalige kosten worden in onderling overleg door BsGW gefactureerd ofwel aan het eind van 2023, ofwel begin 2024, als de aanslagoplegging hee� plaatsgevonden. Jaarlijks terugkerende kosten worden vanaf het jaar 2024 gefactureerd (t/m 2026). De kosten m.b.t. de gerealiseerde maatwerkprogrammaturen wordt uiteraard volledig in rekening gebracht bij de betreffende deelnemer. Bij maatwerkprogrammatuur waarbij het eerder benoemde risico zich voordoet dat het wellicht niet op �jd af zal zijn, zal gekeken moeten worden welke kosten al gemaakt zijn en welke eventuele aanvullende kosten nog zullen volgen. Hier zal uiteraard nader over gecommuniceerd worden.
Vraag 7
Welke maatregelen worden genomen om het risico van vertraging in de levering van de maatwerkprogrammatuur te minimaliseren?
Antwoord van het college
Zie antwoord vraag 4.
Vraag 8
Is er een communica�eplan tussen de so�wareleverancier en de BsGW om eventuele vertragingen �jdig te signaleren en aan te pakken?
Antwoord van het college
BsGW en de so�ware leverancier staan in zeer nauw contact met elkaar. Wekelijks vinden er updates plaats over de vorderingen van het implementa�etraject. Wanneer een vertraging zich voordoet, zal BsGW hier direct van op de hoogte worden gebracht en dit op haar beurt direct communiceren met de betreffende opdrachtgever van het maatwerk.
Vraag 9
Wat zijn de mogelijke gevolgen voor de klant als de maatwerkprogrammatuur niet op �jd wordt geleverd voor de aanslagoplegging in 2024?
Antwoord van het college
Zie antwoord vraag 3.
Vraag 10
Zijn er boetes of contractuele sanc�es voorzien als de so�wareleverancier de maatwerkprogrammatuur niet op �jd kan leveren?
Antwoord van het college
Nee. De aanbesteding van de belas�ngapplica�e hee� op basis van processen plaatsgevonden. Maatwerkopdrachten staan hier los van. Met betrekking tot specifieke maatwerkvarianten kan BsGW derhalve geen contractuele sanc�es opleggen aan de so�wareleverancier.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Kerkrade (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.