dataveiligheid en -verwerking in enquête evenement

Vraag 1

Inhoudelijke uiteenzetting 1. Kan het college toelichten waarom is gekozen om Event Safety Institute als extern bureau om deze enquête over evenementenbeleid te laten uitvoeren?

Antwoord van het college

De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft ESI ingeschakeld vanwege hun specifieke expertise op het gebied van evenementenveiligheid en beleidsvorming rond evenementen. ESI ondersteunt meerdere gemeenten bij de opzet van evenementenbeleid en bijbehorende participatieprocessen.

2. Hoe is geborgd dat ESI bij het verwerken van de enquêtegegevens volledig voldoet aan de AVG en de wettelijke, gemeentelijke eisen voor dataveiligheid en privacy?

Antwoord: De gemeente Leidschendam-Voorburg heeft haar eigen algemene inkoopvoorwaarden (Inkoop- en Contractmanagementbeleid 2024–2027) aan deze opdracht verbonden. Ook is binnen de privacy statement van ESI opgenomen dat e-mailadressen maximaal 7 jaar kunnen worden bewaard. Aanvullend heeft de gemeente mondeling afgesproken dat ESI de gegevens na éen jaar zal vernietigen. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het ophalen van de ervaringen van omwonenden, de gedeelde persoonlijke informatie beperkt zich slechts tot het emailadres en de woonplaats.

 Datum 27 januari 2026 Nummer 4604 Pagina 2/4

Vraag 2

Heeft de gemeente beoordeeld of Google Forms (inclusief de mogelijke opslag en verwerking van deze gegevens buiten de EU) geschikt en proportioneel is voor een gemeentelijke enquête, en kan deze beoordeling worden toegelicht?

Antwoord van het college

ESI heeft in overleg met de gemeente Leidschendam-Voorburg gekozen voor Google Forms, een tool die ESI vaker inzet bij vergelijkbare trajecten. Google Forms kan persoonsgegevens buiten de EU verwerken; Google gebruikt hiervoor Standard Contractual Clauses (SCC’s) en aanvullende waarborgen. De gemeente heeft beoordeeld dat de in deze enquête verzamelde gegevens beperkt gevoelig zijn en dat de verwerking tijdelijk en afgebakend is. Alternatieve platforms zijn in dit traject niet betrokken; dit wordt bij toekomstige trajecten nadrukkelijker meegenomen.

Vraag 3

Is het college ervan op de hoogte dat Google Forms gegevens opslaat in de Google-omgeving a. b. van de maker?

Antwoord van het college

Is de maker van de enquête op Google Forms ESI of Gemeente LV?

Indien ESI maker (en dus eigenaar) is van de Google Form en de ingevulde gegevens,

c. d.

wanneer wordt dit eigenaarschap overgeheveld naar Gemeente Leidschendam-Voorburg?

Welke toegangsrechten hebben ESI en Google tot de ingevulde antwoorden?

Hoe lang blijft ESI toegang houden tot de ingevulde gegevens, inclusief de verplicht ingevulde e-mailadressen van onze inwoners?

Antwoord 4a t/m d: De maker van het formulier is ESI. Daarmee worden de gegevens in eerste instantie opgeslagen in de Google-omgeving van ESI, onder de voorwaarden van de eerdergenoemde privacy statement van ESI. ESI heeft toegang tot de in de enquête opgehaalde informatie (meningen). Deze gegevens worden gebruikt ten behoeve van het ophalen van de ervaringen met evenementen in onze gemeente. Na afronding van de opdracht zal alle verzamelde data en documenten (binnen een jaar) uit hun systemen worden verwijderd.

Vraag 4

Is het college ervan op de hoogte dat het door ESI gebruikte Google Formulier inwoners verplicht om in te loggen met een Google-account, en dat dit voor sommige inwoners een drempel kan vormen om deel te nemen? a. Is het college het met Aandacht-LV eens dat het onwenselijk is om een Google-account verplicht te stellen om burgerparticipatie mogelijk te maken? Hoe is geborgd dat inwoners zonder Google-account ook kunnen deelnemen aan de enquête? Antwoord 5 & 5a: Voor dit specifieke traject is door ESI gebruikgemaakt van een Google Formulier waarvoor een Google-account nodig was. Het college is op de hoogte van de gebruikte tool en de voorwaarden voor deelname. Voor grotere, gemeentelijk beheerde onderzoeken, zoals de tweejaarlijkse bewonersenquête voor de Wijkatlas, maakt de gemeente gebruik van het eigen onderzoeksplatform Enalyzer, waarin is geborgd dat deelname veilig en toegankelijk is voor alle inwoners. Datum 27 januari 2026 Nummer 4604 Pagina 3/4 6. Welke afspraken en waarborgen zijn vastgelegd in de verwerkersovereenkomst met ESI om te voorkomen dat er meer persoonsgegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk is?

Antwoord van het college

Voor de verwerking van persoonsgegevens in dit traject heeft ESI gewerkt binnen de kaders van hun eigen privacy statement. Daarin zijn onder andere bewaartermijnen opgenomen en is vastgelegd hoe persoonsgegevens worden gebruikt. Daarnaast zijn er mondelinge afspraken met ESI gemaakt over de vernietiging van de gegevens na één jaar. Gezien deze bestaande afspraken en waarborgen is er geen formele verwerkersovereenkomst afgesloten. De gegevens worden uitsluitend gebruikt voor het ophalen van ervaringen van omwonenden en zijn beperkt tot e-mailadres en woonplaats, waardoor het principe van gegevensminimalisatie en proportionaliteit is gewaarborgd. 7.

Welke alternatieve enquête-platforms zonder accountverplichting zijn overwogen, zoals SURF-oplossingen, Onderzoekdoen.nl (wat ook door de Rijksoverheid wordt gebruikt), OpenForms, gemeentelijke tools, of andere privacy/AVG-vriendelijke alternatieven?

a. Waarom is er ondanks goede, privacy-vriendelijke alternatieven toch specifiek gekozen om Google Forms te gebruiken?

Antwoord 7 & 7a: Het eigen onderzoeksplatform Enalyzer is hiervoor overwogen. Gezien de aard en beperkte gevoeligheid van de gegevens is gekozen voor een onderzoeksplatform dat bekend was bij de externe projectleider.

8. Hoe wordt gewaarborgd dat inwoners die geen Google-account hebben of die om privacy redenen terughoudend zijn met Google, tóch volledig kunnen deelnemen aan dit onderzoek?

In de uitnodiging tot deelname van de enquête kon men voor vragen direct contact opnemen met de projectleider, 13 personen hebben hier gebruik van gemaakt.

9. Op welke wijze zijn inwoners geïnformeerd over welke persoonsgegevens via Google Forms worden verzameld, door wie deze worden beheerd, voor welke doeleinden, en hoelang deze worden bewaard, zodat zij volledig transparant inzicht hebben zoals de AVG vereist?

Antwoord: In de uitnodiging en toelichting op de enquête is aangegeven dat Event Safety Institute in opdracht van de gemeente het evenementenbeleid herziet en dat het emailadres van deelnemers wordt gevraagd voor de terugkoppeling van de resultaten. Bij de terugkoppeling van de resultaten zal de gemeente inwoners aanvullend informeren over het gebruik en de vernietiging van hun gegevens en benadrukken dat deze informatie door de gemeente noch door ESI op enige andere wijze zal worden gebruikt.

10. Is het college bereid om in toekomstige onderzoeken met externe bureaus vooraf duidelijke voorwaarden (eisen) te stellen, zoals het verplicht gebruik van anonieme, privacy-vriendelijke en

 Datum 27 januari 2026 Nummer 4604 Pagina 4/4

laagdrempelige enquête-instrumenten, zodat iedereen kan deelnemen zonder digitale privacydrempels?

Antwoord: De gemeente hanteert bij onderzoeken standaard duidelijke voorwaarden voor de omgang met persoonsgegevens en zal dat in de toekomst ook blijven doen. Voor gemeentelijke onderzoeken wordt gebruikgemaakt van het eigen platform Enalyzer, waarin privacy- en beveiligingseisen zijn geborgd. Bij inzet van andere platforms wordt vooraf getoetst op naleving van deze eisen én op mogelijke veiligheidsrisico’s.

burgemeester en wethouders van Leidschendam-Voorburg,

R.J. den Haan secretaris

M.W. Vroom burgemeester

Bijlage behorende bij deze raadsbrief: 4604 Schriftelijke vragen fractie Aandacht LV inzake dataveiligheid en -verwerking in enquête evenementenbeleid.