organisatieontwikkeling

Vraag 1

De aangehaalde definitie van organisatieontwikkeling in bovenstaande aanleiding is geciteerd uit uw document “voorbereiding opiniërende vergadering” d.d. 9 januari 2024. Het is het antwoord op een door onze collegae van de VVD gestelde vraag. Wij hebben onderzoek gedaan naar de herkomst van deze definitie, maar we konden de bron daarvan niet vinden. Wanneer is deze definitie voor het college leidend geworden en in welk (project- of beslis-)document kunnen we hierover meer lezen ?

Antwoord van het college

In het kader van als mede op basis van de uitgangspunten van het zogenoemde Baardatraject is gekozen voor de kernwaarden: vitaliteit, resultaatgerichtheid en samenwerking.

Dit zijn voor de organisatie de kernwaarden.

Deze kernwaarden zijn in een interactief proces met leidinggevenden en medewerkers ontwikkeld.

Het college herkent zich goed in deze kernwaarden, omdat deze positief en actief bijdragen aan een goede, adequate dienstverlening aan inwoners en ondernemers in de gemeente Loon op Zand.

Vraag 2

Wij hebben bij eerder schriftelijk verzoek gevraagd om alle documenten, welke zijn opgemaakt sinds de aanvang van het project organisatie ontwikkeling (2019), met ons te Anton Pieckplein 1 5171 CV Kaatsheuvel Postbus 7 5170 AA Kaatsheuvel telefoon 0416-289111 IBAN NL95 BNGH 028.50.05.111 E-mail: [email protected] delen. We kregen een zevental documenten, waaronder NIET het Organisatieplan Loon op Zand, januari 2023. a) Waarom deelde u dat document NIET met alle fracties in de raad ?

Antwoord van het college

Dit document was reeds in het bezit van de raad. Op 26 april 2023 deelde het college dit met de raad als bijlage bij de beantwoording van schriftelijke vragen van uw fractie over het uitvoeringsbudget organisatieontwikkeling.

b) Bent u bereid - in het kader van de volledigheid- dit document alsnog als onderdeel van ons verzoek aan de gehele raad toe te zenden ? Zo neen, waarom niet?

Zoals onder a) omgeschreven is dit document reeds in uw bezit. U kunt het raadplegen via deze hyperlink.

c) Bent u er zeker van dat u nu alle documenten, (programma’s, onderzoeken, rapporten, plannen, visies, road maps, etc. hoe ook verder genaamd) die betrekking hebben op organisatieontwikkeling en sinds 20i9 zijn opgemaakt met de gehele raad heeft gedeeld ?

Bij het beantwoorden van deze vraag stelt u ons voor een dilemma. We hebben u naar ons beste weten en met maximale transparantie als uitgangspunt de gevraagde documenten ter beschikking gesteld. Tegelijkertijd is de organisatieontwikkeling een omvangrijk proces met diverse afgeleide projecten, waardoor een simpel “ja” als antwoord op uw vraag niet gegeven kan worden

3) In de begrotingen 2020 tot en met de vigerende begroting (2024) is ten minste € 5 miljoen door de raad beschikbaar gesteld ten behoeve van de ontwikkeling van de organisatie. Dit is ook zo in de verhandelingen op 1 februari jl. door onze fractie naar voren gebracht en noch door enig raadslid, noch door het college weersproken. Graag ontvangen wij van u een verantwoording en toelichting per begrotingsjaar waaraan deze middelen zijn besteed en wel zodanig dat de verantwoorde bedragen gespecificeerd kunnen worden getoetst aan de gevraagde voorzieningen, zoals verwoord in de begroting va n het corresponderende jaar.

In de paragraaf Bedrijfsvoering van iedere gemeentebegroting is helder aangegeven waarop de organisatieontwikkeling zich (dat jaar) richt, zijn de concrete acties benoemd als mede ook aangegeven welke middelen beschikbaar zijn (gesteld).

In de begrotingen 2022, 2023 en 2024 is voor in totaal een bedrag van 2.5 miljoen euro structureel opgenomen voor personeel en organisatieontwikkeling.

Dit bedrag van 2.5 miljoen euro in voornoemde periode is op hoofdlijnen als volgt te specificeren: 0.8 miljoen voor het nieuwe functiegebouw (Baarda), 0.2 miljoen voor het project trainees, 0.2 miljoen voor versterken management binnen de domeinen, 1.3 mil joen euro voor versterken formatie (waaronder organisatieadviseur, procesregisseur sociaal domein, consulent statushouders, databeheerder, uitbreiding juridische capaciteit, WOO functionaris, contractmanagement, bemensing omgevingstafels in het kader van d e Omgevingswet); nogmaals: wij verwijzen u terzake naar de jaarbegrotingen.

Daarnaast is een incidenteel bedrag van 1.1 miljoen euro in de begrotingen 2022 en 2023 beschikbaar gesteld.

Dit incidentele bedrag is benut voor het transformeren van de “oude” na ar de nieuwe, huidige organisatie(structuur), waarvan de indeling in drie domeinen de kern vormt.

4) Uw college bevestigde onze fractie eerder dat het rapport “Organisatieplan Loon op Zand” van januari 2023 onder verantwoordelijkheid van de (voormalige) gem eentesecretaris is 2

 geschreven. Het rapport heeft dus wel degelijk status, nu bekend is dat het van de hand of onder regie van de hoogste ambtenaar is geredigeerd. Als college bent u derhalve politiek verantwoordelijk voor de inhoud van dit document.

Op bladzijde 5 citeren wij als volgt: “Er is in de afgelopen jaren veel geschreven en besproken over de ontwikkeling van de organisatie. Er werd onderzoek gedaan. Er werden rapporten geschreven Er werden plannen gemaakt. De organisatie werd in omvang uitgebreid. Maar doorpakken om echt in beweging te komen, blijft eigenlijk uit. Gevoelsmatig zijn wij hard aan het werk, pakken we zaken op die op zichzelf zinvol zijn, maar komen niet verder. “ [ einde citaat ] Andermaal hebben wij de portefeuillehouder om inhoudelijk commentaar gevraagd op dit citaat. Hierop is niet inhoudelijk gereageerd. Wij verlangen hierop thans uw ondubbelzinnige toelichting op:

a) Hoe en in welke vorm heeft behandeling van dit belangrijke rapport en dit citaat binnen de organisatie plaatsgevonden ?

Het rapport van de toenmalige gemeentesecretaris is in werksessies binnen de ambtelijke organisatie besproken. De inhoud daarvan is ook op hoofdlijnen gedeeld met het college.

b) Wat heeft het college (direct of indirect) besloten n.a.v. dit rapport ?

Het college heeft het organisatieplan op 7 februari 2023 vastgesteld. Het college heeft de (toenmalige) gemeentesecretaris uitgenodigd om de organisatie door te ontwikkelen, op basis van hetgeen is beschreven in het organisatieplan van januari 2023 en het daarbij (mondeling) geschetste perspectief.

c) Welke wending heeft de (project-)opdracht n.a.v. dit rapport gekregen ? Heeft de gemeentesecretaris een andere opdracht gekregen ?

De gemeentesecretaris heeft geen andere opdracht gekregen, de opdracht is altijd geweest om een passende organisatiestructuur te ontwikkelen en implementeren en daarbij nadrukkelijk oog te houden voor de culturele aspecten.

d) Naar welk(e) onderzoek, rapporten en plannen wordt verwezen in dit citaat ?

Dit gaat om de stukken die we u eerder toegezonden hebben en gesprekken die hierover in het management gevoerd zijn.

e) Welke inspanningen hiervan zijn nutteloos dan wel bij nader inzien niet bruikbaar gebleken ? Welk bedrag is hiermee gemoeid ?

Er is niet gebleken van nutteloosheid en/of onbruikbaarheid aan ideeën en/of voorstellen. Integendeel. Op grond van de vele goede suggesties die in de werksessies is gedaan zijn keuzen gemaakt op grond van de criteria: kwaliteit in bestuurlijke besluitvorming (inhoud en processen), robuustheid/stevigheid van de organisatie, (het waarborgen van) continuïteit, strategisch vermogen.

Dit heeft ten grondslag gelegen aan het uiteindelijke, definitieve ontwerp van de organisatie.

Een goed voorbeeld hiervan is het vormen van de bedrijfsbureaus binnen de domeinen, waardoor het nu mogelijk is de primaire processen adequaat te koppelen aan bedrijfsvoering(sfuncties).

3

 f)

De signalen van de gemeentesecretaris moeten ten tijde van de begrotingsbehandeling 2023 in november 2022 bekend zijn geweest. Toch is hiervan niets opgenomen in de begroting, noch is er door het college (aanvullend) informatie verschaft over dit kritische signaal. Waarom heeft uw college van dit alles geen (actieve) melding gedaan aan de raad ?

Het college heeft in de jaarbegroting 2023 nadrukkelijk melding gemaakt, en ook expliciet benoemd, wat voor versterking in aanmerking komt.

Wij verwijzen in dit verband naar paragraaf 4 over bedrijfsvoering in de begroting 2023, in het bijzonder naar de teksten op de pagina’s 49-51. Ook in de jaarrekeningen is het steeds gemeld als er bijzonderheden waren op het gebied van bedrijfsvoering.

g) Zelfs in het geval dat uw college ten tijde van de begrotingsbehandeling 2023 geen signaal van het nakende rapport zou hebben opgevangen, dan nog zou direct na het verschijnen van het rapport in januari 2023 voldoende aanleiding moeten zijn geweest om de raad te informeren over de belangrijke bevinding van de hoogste ambtenaar.

Waarom was dat moment nog steeds geen aanleiding voor uw college om de raad (proactief) te informeren ?

Zie vraag f)