rvs Samenwerkmodel ontmoetingsgericht (24-168 AB) - Marc Overbeeke (SGP)
Een raadslid stelde op 10 december 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Middelburg.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Commissie
Algemeen Bestuur – 10 december 2024
Agendapunt
5
Onderwerp
Samenwerkmodel ontmoetingsgericht (24-168 AB)
Vragensteller
Marc Overbeeke (SGP)
Datum ingediend
6 december 2024
Datum beantwoording
10 december 2024
In de memo actieve informatie van 19 maart 2024 hebben we als raad informatie ontvangen mbt het Project Visie op Werken. Deze memo is in april niet opgevraagd of besproken. Prima, de organisatie gaat wellicht wat anders werken en indien van toepassing, dan wordt de Raad informatief of met een vraag om een besluit te nemen weer betrokken …. Of als er (extra?) budget nodig is.
Nu ligt er ineens een raadsvoorstel wat een beslissing vraag mbt Kiezen voor ‘ontmoetingsgericht gaan samenwerken’ een verkenningsopdracht aan het college : verbouwen of verhuizen binnen een half jaar een scenario voorleggen Het geheel komt op ons over als een enorme opschaling van dit project: van een visie op werken tot verbouwen of misschien wel verhuizen Vraag 1
Wat is nu de echte aanleiding van dit project?
Vooral ook van de enorme, opschaling, vergroting ervan (van een visie … tot wellicht verbouwen … tot misschien wel verhuizen …) ?
Antwoord
Aanleiding: * Om de goede dienstverlening aan onze inwoners te versterken en het zijn van een betrouwbare en behulpzame overheid is het belangrijk dat onze medewerkers goed worden gefaciliteerd om hun werk te kunnen doen; * Er komen steeds grotere en ingewikkeldere maatschappelijke opgaven richting de gemeente, die een integrale samenwerking vragen (bv het AZC, de klimaatopgave/energietransitie, de woonopgave); * De veranderende manier van werken na de coronapandemie; * De gemeente Middelburg wil in een krappe en veranderende arbeidsmarkt een aantrekkelijkere werkgever zijn voor medewerkers, nu en in de toekomst; * De huisvesting van de gemeente Middelburg zo (kosten) efficiënt en duurzaam mogelijk inzetten.
Dit zorgt ervoor dat het huidige kantoorconcept niet meer aansluit bij de manier waarop wij onze inwoners zo goed mogelijk van dienst willen zijn, de opgaven waar de gemeente voor staat en de behoefte van onze huidige en toekomstige medewerkers.
De naam van het project is wellicht verwarrend maar het project is er vanaf het begin onder andere op gericht om te bezien of het stadskantoor voldoende toekomstgericht is. Daarnaast staat het stadskantoor de komende jaren voor grote investeringen voor verduurzaming en een nieuwe energievoorziening.
Vraag 2
Het lijkt wel heel hard gegaan, in het afgelopen jaar. Hebben we als raad iets gemist? Kunt u ons wat uitgebreider meenemen in allerlei keuzes die gemaakt zijn?
Antwoord
Het afgelopen jaar heeft de projectgroep onderzoeken uitgevoerd om de huidige werkstijlen in kaart te brengen en de behoeften van de medewerkers beter te begrijpen. Hoe kunnen we met het kantoor inspelen op de ontwikkeling van het hybride werken. Een beslissing die daaruit voorkomt is het samenwerkmodel ontmoetingsgericht en dat is wat nu voorligt. Tot op heden zijn er geen andere beslissingen genomen.
Vraag 3
In het raadsvoorstel zet u behoorlijk in op het hybride werken. Merkt u niet dat het enthousiasme (overal in ons land) hiervoor steeds meer afneemt?
Antwoord
Dit merken wij niet. Hybride werken sluit goed aan op de opgaven waar de gemeente voor gesteld staat en bij de behoefte vanuit de huidige en toekomstige medewerkers.
Hybride werken bevat meer dan de keuze thuis- en op kantoorwerken. Het gaat over de keuze waar en met wie je (samen)werkt op welk moment. Dit vraagt om goede afspraken binnen onze organisatie.
Vraag 4
Of is er daarom juist gekozen voor ‘ontmoetingsgericht’ meer gericht op ontmoeting van medewerkers met inwoners en tussen medewerkers ?
Dit lijkt immers niet erg te passen bij ‘hybride werken’… graag een toelichting
Antwoord
Het samenwerkmodel ontmoetingsgericht moet een positieve impuls geven aan snellere en passende dienstverlening en kwalitatief hogere en meer integraal afgestemde besluiten en adviezen. Een hybride manier van werken zal dit ondersteunen.
Het samenwerkmodel ontmoetingsgericht is er op gericht om integraal samenwerken te stimuleren, zodat de organisatie in staat is om te focussen op maatschappelijke opgaves en projecten. Waarbij het steeds belangrijker is deze multidisciplinair aan te pakken. Het ontmoetingsgerichte samenwerkmodel sluit hierop aan. Wanneer medewerkers op kantoor zijn willen we dus de ontmoeting met collega’s en met buiten (inwoners, bedrijven en partners) bevorderen. Ook een goede digitale samenwerkingsomgeving is een voorwaarde.
Vraag 5
Is het wel aan de raad om zo nadrukkelijk te besluiten hoe de organisatie moet gaan werken (besluit 1)?
Antwoord
Goede dienstverlening aan onze inwoners willen wij versterken en staat voorop. Dit vraagt dat medewerkers elkaar makkelijk kunnen vinden in het kader van stimuleren integrale samenwerking.
Dit betekent dat er moet worden geïnvesteerd in de werkomgeving van de organisatie, zodat het kantoor de ontmoeting tussen collega’s en met buiten (inwoners en maatschappelijke organisaties) stimuleert. Dit kan financiële consequenties hebben die vooralsnog niet zijn opgenomen in de begroting. De keuze voor het ontmoetingsgerichte model is een basis om op verder te bouwen hetgeen een raadsbesluit rechtvaardigt.
Vraag 6
Voordat de raad u een verkenningsopdracht geeft van deze mogelijk enorme omvang zou het goed zijn op z’n minst een idee te hebben welke kosten er gemoeid zouden kunnen zijn bij de verschillende scenario’s.
Kunt u ons een globale kostenraming overleggen waar we aan moeten denken?
Antwoord
De verkenningsopdracht naar verbouwen en verhuizen moet juist inzicht geven in deze kostenraming.
Vraag 7
Kunt u ons een klein beetje inzicht geven in de planning van het komende half jaar?
Antwoord
Als de raad aan het college de opdracht geeft om de huisvesting van de gemeente Middelburg te onderzoeken wordt hiermee in Q1 2025 gestart. Wanneer de onderzoeken in Q1/Q2 zijn uitgevoerd geeft de projectgroep een advies in Q2. De verwachting is dat op basis van het advies in Q2 van 2025 (voor de zomer) de raad een besluit kan nemen.
Vraag 8
We lezen ook verschillende opmerkingen mbt de verbouwing van de raadszaal, waar we al zo veel jaren over bezig zijn.
In de memo actieve informatie van 19 maart 2024, de Visie op Werken: de modernisering van de raadszaal wordt niet meegenomen in het project.
In het raadsvoorstel bij de kanttekeningen: eerst een soortgelijke opmerking, daarna de opmerking dat dit verder uitgewerkt/voorbereid wordt tot de aanbesteding Kan de vrees dat dit (de aanpak/het moderniseren van de raadszaal) nog jaren uitgesteld wordt, worden weggenomen?
Is er wat meer te melden over de voortgang mbt deze verbouwing van de raadszaal?
Antwoord
Indien de raad besluit dat er niet verhuisd gaat worden (Q2 2025), ligt voor de herinrichting van de raadzaal alles klaar om de aanbesteding op te starten. Hier wordt de raad ter zijne tijd in een apart voorstel over geïnformeerd.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Middelburg (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.