rvs Vaststellen evenementenbeleid gemeente Middelburg 2025-2028 - Rob van Eijkelenburg (D66)
Een raadslid (D66) stelde op 25 februari 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Middelburg.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Commissie
Algemeen Bestuur – 25 februari 2025
Agendapunt
5
Onderwerp
Vaststellen evenementenbeleid gemeente Middelburg 2025-2028 (25-024 AB)
Vragensteller
Rob van Eijkelenburg (D66)
Datum ingediend
20 februari 2025
Datum beantwoording
25 februari 2025
Vraag 1
Bij het vaststellen van de kadernota 2025 werd “met potlood” een bedrag van 50 mille genoteerd voor een herkenbaar aanspreekpunt bij evenementen. In aansluiting daarop is in de begroting voor 2025 voorgesteld om “te bezien of een evenementencoördinator aangesteld kan worden als aanspreekpunt voor inwoners en organisatoren. Het raadsvoorstel nu spreekt over het borgen van de kwaliteit van dienstverlening naar evenementenorganisatoren waarbij het College o.a kiest voor een nieuwe functie in de organisatie: evenementencoördinator. Over wat de functie gaat inhouden moet dit jaar onderzoek worden gedaan en blijft de Gemeenteraad nog in het ongewisse terwijl zij niettemin wél wordt uitgenodigd akkoord te gaan met per saldo 90 mille voor die functie (vanaf 2026). Kan het College aangeven welke alternatieven (het eerder genoemde “bezien”) zij heeft overwogen heeft voorafgaand aan die keuze voor een nieuwe functie?
Antwoord
Het bedrag dat voor 2025 staat begroot wordt ingezet om een projectleider te financieren. De definitieve functie zal in de loop van dit jaar worden ingevuld. De coördinator wordt het centraal aanspreekpunt voor organisatoren en andere betrokken partijen bij het aanvragen van vergunningen en subsidies. De coördinator speelt een belangrijke rol bij een professionaliseringsslag voor het ondersteunen van evenementen, waaronder het opstellen van locatieprofielen. Overwogen is met de huidige betrokken ambtenaren bij evenementen de coördinatie verder te ontwikkelen. Dit is binnen hun huidige functieomvang niet mogelijk.
Vraag 2
D66 deed ter voorbereiding op dit raadsvoorstel navraag bij evenementenorganisatoren in de stad ( zie bijlage 1). M.b.t coördinatie van evenementen spreekt uit deze navraag de redelijk eenduidige wens voor een aanspraakpunt binnen het stadskantoor die het proces naar vergunningverlening en afstemming tussen verschillende afdelingen organiseert. Meerdere organisatoren geven aan tevreden te zijn met hun huidig aanspreekpunt op het stadskantoor en spreken geen voorkeur uit in de keus voor een nieuwe functie óf een toegevoegde ( coördinerende) rol bij bestaande ambtenaren, kortom, het maakt hen niet uit. In dat licht beschouwd: is het naar inzicht van het College denkbaar dat in het te maken Plan van Aanpak in 1e instantie gekeken wordt naar een kwalitatieve borging van evenementencoördinatie via een adoptiemodel, waarbij vanuit elke betrokken afdeling een huidige medewerker een aantal evenementen adopteert in de zin van aanspreekpunt , intern regelaar en communicator naar initiatiefnemers?
Antwoord
Ten aanzien van de integraliteit acht het college het van groot belang dat er een overzicht is van de evenementenkalender en dat dit eenduidig opgepakt wordt door een centraal aanspreekpunt, natuurlijk in samenspraak met de betrokken afdelingen. Dit is niet mogelijk binnen de huidige functieomvang van de betrokken ambtenaren.
Vraag 3
Het lijkt erop dat huidige initiatiefnemers van evenementen redelijk hun weg vinden in het stadskantoor.
Tegelijk spreken zij zorgen uit wanneer het om nieuwe initiatiefnemers gaat: het aantal verplichtingen en contacten om een nieuw evenement te organiseren kan sterk demotiverend werken. Welke mogelijkheden ziet het College op korte termijn om nieuwe initiatiefnemers te helpen naar realisatie van hun initiatief?
Antwoord
De evenementencoördinator heeft juist hier een centrale rol. De coördinator helpt bij het aanvragen van vergunningen en subsidies, en geeft advies over de mogelijkheden die er zijn voor nieuwe initiatieven.
Vraag 4
Tot slot: in de relevante beleidsstukken tot nu wordt er niet eenduidig gesproken over het aanspreekpunt voor evenementen. Soms wordt de term coördinatie gebezigd, andere keren coördinator. Waar de Raad besloten
heeft op beide termen zien we in het huidige raadsvoorstel nu dat het gereserveerde geld naar een “projectleider” zou moeten gaan. Dat is niet door de Raad besloten.
Hoe kijkt het College aan tegen deze verwarrende terminologie of, anders gesteld, houden de eerdere besluiten van de Raad ( coördinatie e/o coördinator) stand nu geld gevraagd wordt voor een heel andere functie. En daarnaast: is het implementeren van (nieuw) beleid niet te vatten onder de reguliere activiteiten van een afdelingshoofd binnen de gemeentelijke organisatie?
Antwoord
De projectleider is degene die in 2025 de verdere uitwerking van het plan van aanpak gaat trekken, waarna de evenementencoördinator op een goede manier aan de slag kan. Onze verontschuldiging als de terminologie tot verwarring heeft geleid.
Bijlage 1 Reacties op vragen bij Evenementenbeleid 21 evenementenorganisaties die in Middelburg evenementen organiseren zijn benaderd. Tot en met 19 febr. hebben 12 van hen gereageerd, 10 via antwoorden per mail, 1 vanuit fysieke afspraak op stadskantoor.
Gereageerd hebben: City of Dance, Middelburg Volkoren, Cultuurpunt Walcheren, HZ Cult, Wijnfestival, Nacht van de Nacht, Middelburg Winterstad, Erfgoed Zeeland, Zeeuws Orkest, De Spot. Cultuurpodium Oostkerk/Parkconcerten en Zeeuws Museum Er zijn 3 vragen gesteld na een toelichting bij raadsvoorstel. De vragen en antwoorden staan hieronder vermeld. Met afspraak over vertrouwelijkheid zijn de afzonderlijke reacties bij mij ter inzage.
1) Welke voorkeur heeft u m.b.t. één contactpersoon: één (nieuwe)functie óf een rol die ingevuld wordt door een van de huidige ambtenaren bij afdelingen die betrokken zijn bij evenementen.
Antwoorden:
• Rol bij de bestaande medewerker
• Persoon die die functie nu al vervult ( rol dus)
• Hoeft niet persé meteen functie te zijn
• Voorkeur voor rol die vervuld wordt door een huidige medewerk(st)er
• Voorkeur voor rol zoals die nu door medewerker vervuld wordt
• Huidige medewerker
• Prima vanuit bestaande functie een rol toe te voegen als aanspreekpunt
• Maakt niet uit. Belangrijkste is: één aanspreekpunt
• Maakt niet uit, wél doorzettingskracht nodig 3 organisaties geven aan geen evenementen te organiseren binnen het evenementenbeleid.
2) Hoe kan de gemeente uw werk komend jaar makkelijker maken? ( los van subsidies) Antwoorden:
• Wij hebben vrij makkelijk toegang bij verschillende ambtenaren. Oké voor dit moment
• Na 25 jaar samen evenementen organiseren zijn er voor ons geen hobbels meer
• Door één persoon aan te wijzen wordt het voor ons makkelijker. Dus niet: voor een kenteken de ene ambtenaar en voor dranghekken weer een ander
• Niet van die belachelijke formulieren uit het jaar 0 die gedigitaliseerd ingevuld moeten worden. Elk jaar weer hetzelfde circus. Geef organisaties bijv. 3 jaar perspectief en subsidie
• Zoals de contacten nu met de gemeente lopen gaat het goed
• Één aanspreekpunt zal zeker helpen
• Meegroeien van vergunningverlening met de ontwikkelingen in de sector. Er wordt puur op regelgeving gestuurd en daardoor kansen gemist. Oplossingsgericht meewerken. Huidige werkwijze ontmoedigt jonge initiatiefnemers
• Checklists, draaiboeken en heldere afwegingskaders kunnen het organiseren van een evenement makkelijker maken
•
Prikkel aanvragers om verbindingen te leggen, bijv. naar sociaal domein. Biedt nieuwe initiatiefnemers stappenplan aan
3 organisaties geven aan op dit vlak nauwelijks met de gemeente van doen te hebben
3) Heeft u nog aanbevelingen/hartenwensen bij het Evenementen beleid en zo ja , welke?
Antwoorden :
•
•
•
•
•
•
•
•
Geef meerjarige duidelijkheid m.b.t .evenementenbeleid en betrek organisatoren bij verdere uitwerking ( bijv. afwegingskader) Een passende, hedendaagse vorm van vergunningverlening is nodig. Op dit moment krijgen nieuwe initiatieven te weinig ruimte.
Het mag allemaal wel wat spannender en innovatiever Iets meer coöperatief gevoel bij vergunningverleners. Wij weten inmiddels de weg maar voor nieuwe initiatiefnemers is dat moeilijk. Niet kijken wat past ( door ambtenaar) maar wat mogelijk is Abdijplein inrichten als verblijfslocatie waar ook indien gewenst, evenementen kunnen plaatsvinden.
Graag bericht van wethouder/ambtenaar op ons ingediend plan voor nieuw evenemententerrein Zuinig zijn op wat er is en koppelen aan transparant subsidiebeleid.
Behoud , versterking en verbindingskracht van evenementen, maak ze meer zichtbaar
3 organisaties hebben geen aanbevelingen/hartenwensen 19 febr. 2025
Bron: raadsinformatie van de gemeente Middelburg (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.