COMM Beantwoording vragen lid Koppert (OGP).docx
Een raadslid (OGP) stelde op 20 december 2022 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Midden-Delfland.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Beantwoording vragen vanuit fracties Fractie
OGP
Agendapunt
Agendapunt 11 Roadmap transitie Office 365
Inbreng OGP Technische vragen commissie 6 december 2022, Agendapunt 11 In de komende raadsvergadering ligt het voorstel er om in te stemmen met de roadmap transitie Office 365. Ten aanzien van deze transitie heeft de fractie OGP nog een aantal technische vragen.
Afgelopen week kwam in het nieuws dat Microsoft-diensten niet veilig genoeg zijn voor overheid en onderwijs (https://www.rtlnieuws.nl/tech/artikel/5290072/microsoft-teams-onedrive-avg-privacyonderwijs-overheid).
Vraag: is de gemeente zich bewust van de risico’s zoals genoemd in bijgevoegd artikel? En zo ja, welke maatregelen gaat de gemeente hiertegen nemen? En heeft dit onderzoek nog gevolgen voor de transitie naar office 365?
Antwoord Ja, we zijn bewust van de risico’s.
Dat is een van de voornaamste redenen dat we de gehele transitie in projecten hebben opgedeeld. Per project, per fase krijgen we een goed beeld van de risico’s op detailniveau en de maatregelen, die daarvoor genomen moeten worden. En beoordelen we de risico’s van hetgeen we in gebruik nemen.
Ons toetsingskader is naast landelijke wet- en regelgeving ons Beveiligingsbeleid, Privacybeleid en de andere regels en uitgangspunten zoals opgenomen in ons Informatiebeleidsplan 2022-2026.
Tevens is er in bijlage 5 een overzicht van de kosten bijgevoegd. Hierin staan onder meer de FTE kosten beschreven (vanaf 2025 €195.000,- per jaar, gebaseerd op 3 FTE).
Vraag: wat zijn gangbare kosten (bij andere gemeentes/organisatie) qua kosten FTE? Graag zien wij hier voorbeelden van. En met de komst van deze extra kosten, welke kosten worden lager op de begroting door de komst van Office 365? En kan de wethouder aangeven wat de kosten per gebruiker per maand zijn? En waar deze extra kosten te vinden zijn?
Wat zijn gangbare kosten (bij andere gemeentes/organisatie) qua kosten FTE? Graag zien wij hier voorbeelden van.
Er zijn grofweg twee keuzes te maken: zelf invulling geven en uitbesteden. Bij uitbesteden moet de uitbestedende organisatie ook ingericht zijn hierop (regie op dienstverlening en contract en schakel tussen gebruikersorganisatie en dienstverlener).
Vaste componenten voor iedere organisatie zijn – kort door de bocht – technisch beheer, functioneel beheer, gebruikersondersteuning en adoptiebegeleiding. Hierbij is het technisch beheer vrijwel voor iedere organisatie gelijk en zitten de verschillen in de gebruikersondersteuning, adoptiebegeleiding en functioneel beheer.
Voor ons is een mix het best passend. Dit willen we vormgeven binnen de dienstverlening met WL. Zo kunnen we fte voor gebruikersondersteuning relatief laag houden. De technische fte zijn in de basis 2 fte ongeacht de schaalgrootte. Naar wens kan dit uitgebreid worden voor breder gebruik van de Office applicaties. Wij hebben gekozen voor de basis.
Voorbeeld van de structurele kosten van de gemeente Leidschendam-Voorburg:
• Eerstelijnsvragen: 1,5 fte, verdeeld over 8 mensen van hun interne servicedesk
• Adoptie: 1 fte in dienst
• Tweede en derdelijnsvragen: extern belegd, jaarlijks € 350.000,• 4 x per jaar inhuur enterprise architect (dit is voor strategische ondersteuning) + ondersteuning binnen de grote projecten ivm relatie tot de strategische keuzes. Ca. €20.000,-
En met de komst van deze extra kosten, welke kosten worden lager op de begroting door de komst van Office 365?
Het is ons niet helemaal duidelijk of met deze vraag wordt gedoeld op de return on investment of op het uitfaseren van andere applicaties. Op beide gaan we daarom kort in.
De gemeente werkt met de kantoorapplicaties van Microsoft, deze zijn ook verbonden met allerlei andere applicaties die nodig zijn voor de dienstverlening. Microsoft heeft deze koers ingezet om efficienter te kunnen samenwerken. Het is dus nodig om een flexibele, stabiele, moderne (én veilige) informatiehuishouding te hebben voor zowel medewerkers als voor de dienstverlening aan inwoners en ondernemers. Bij dit soort trajecten is het niet mogelijk om een concrete ROI te geven.
Bij aanschaf van nieuwe software of bij grote transities als deze, is ons uitgangspunt of er mogelijkheden zijn voor applicatie rationalisatie. Dat betekent dat we kijken of andere applicaties kunnen komen te vervallen met ingebruikname van nieuwe software, of zoals hier aan de orde: bij de transitie naar Office365. Wij verwachten door het opnemen van sommige software in de Microsoft abonnementen op andere producten te kunnen besparen. Dit wordt per project duidelijk. We hebben toegezegd de raad periodiek te informeren en nemen dan ook deze informatie mee.
En kan de wethouder aangeven wat de kosten per gebruiker per maand zijn? En waar deze extra kosten te vinden zijn?
We kunnen u de totale kosten geven. En deze kosten zijn te delen door het aantal gebruikers. Niet alle kosten hangen echter 1-op-1 samen met het aantal gebruikers. We geven u hieronder een overzicht.
Gebruikerslicenties en technische licenties Microsoft: €148.000,- / 200 = €740,- per gebruiker/per jaar Beheer €65.000,- / 200 = € 325 + €740 = €1065,- in 2023 per gebruiker/per jaar €130.000,- / 200 = € 650,- + €740 = €1390,- in 2024 per gebruiker/per jaar €195.000,- / 200 = € 975,- + €740 = €1715,- in 2025 per gebruiker/per jaar Implementatie + consult: €264.250,- is eenmalig. Dit is wel te verrekenen over de 200 gebruikers, maar heeft verder geen meerwaarde.
Begroting Informatievoorziening is niet gespecificeerd uitgewerkt in de begroting. Dit valt onder het kopje overhead. Dit is als apart Raadsvoorstel aangeboden, omdat dit niet is opgenomen in de meerjarenbegroting.
2
Bekijk de brief: COMM Beantwoording vragen lid Koppert (OGP).docx
Bron: raadsinformatie van de gemeente Midden-Delfland (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.