250521 Raadsinformatiebrief - Beantwoording schriftelijke vragen inkoopbeleid, verplichtingenadministratie, budgettering en majeure projecten
Een raadslid stelde op 25 april 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Noardeast-Fryslân.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Aan de leden van de raad van de gemeente Noardeast-Fryslân Postbus 1 9100 AA Dokkum
Ons kenmerk:
2025-114807
Behandeld door:
E-mailadres:
H.J. Scholtens h.scholtens@noardeast -fryslan.nl 20 mei 2025
Datum:
Onderwerp: Beantwoording vragen inkoopbeleid Geachte raad, Op 25 april 2025 heeft raadslid K. de Jager (voorzitter Auditcommissie), op grond van art. 52 Reglement van Orde, schriftelijk vragen gesteld over inkoopbeleid, autorisatie, verplichtingenregistratie, budgettering en majeure projecten. In deze brief geven wij antwoord op die vragen.
Vraag 1: Hoeveel ambtenaren zijn bevoegd om verplichtingen aan te gaan?
De bevoegdheden om verplichtingen aan te gaan vloeien voort uit de budgethoudersregeling en de mandaatregeling. Volgens die regelingen zijn de clusterhoofden en directieleden, onder eindverantwoordelijkheid van de directeur. Deze bevoegdheden kunnen in sommige gevallen doorgemandateerd worden, maar uiteindelijk zijn de 9 clusterhoofden en 3 directieleden formeel bevoegd.
Vraag 2: Hoe (met welke instrumenten/tools) worden op dit moment verplichtingen (opdrachten) verstrekt?
Antwoord: er is op dit moment geen bruikbaar registratiesysteem. Verplichtingen worden voornamelijk bijgehouden in Excel-bestanden. Onder het budgetbeheer wordt tevens het beheer van verplichtingen begrepen, als vanzelfsprekend onderdeel van deze verantwoordelijkheid. De manier waarop budgethouders dat doen, is op dit moment vormvrij, er is geen centraal instrumentarium of tool voor, Vraag 3: Worden verplichtingen centraal geregistreerd i.v.m. budgetten?
Zie het antwoord op vraag 2: verplichtingen worden niet centraal geregistreerd.
Vraag 4: In hoeverre wordt contractmanagement in verplichtingenregistratie meegenomen?
Onder contractmanagement wordt in onze organisatie verstaan het beheer van contracten waaruit herhaaldelijk uitgaven of claims worden gedaan. Denkt u aan het contractbeheer van (jeugd)zorginstellingen of leveranciers van ICT systemen. Het beheer van de verplichtingen die uit lopende contracten voortvloeien zien wij als onderdeel van het reguliere budgetbeheer.
Vraag 5: Waarom is er nog steeds geen volledige verplichtingenregistratie?
Antwoord: Naar aanleiding van onze continue evaluaties van de financiële beheerprocessen is de afgelopen tijd gebleken dat de tot nu toe bestaande vormvrijheid van het bijhouden van verplichtingen verbetering behoeft. In eerdere jaren waren deze signalen in die omvang nog niet bekend en is prioriteit gegeven aan
andere belangrijke organisatieontwikkelingen zoals de ambtelijke fusie, de herindeling met daarbij behorende harmonisatieactiviteiten en de daarop volgende ontvlechting.
Vraag 6: Hoe worden op dit moment verplichtingen in de budgetten verwerkt?
Antwoord: Verplichtingen worden niet in de budgetten verwerkt, als daarmee bedoeld wordt in het financiële systeem. Slechts de beschikbare budgetten en de feitelijke uitgaven worden verwerkt.
Vraag 7: Waarom worden aangegane verplichtingen niet in de majeure projecten verwerkt zodat deze up-to-date zijn?
Antwoord: Ondanks dat er (nog) geen eenduidige methode van het bijhouden van aangegane verplichtingen bestaat, mag u ervan uitgaan dat het college bij de rapportage over majeure projecten wel degelijk de aangegane verplichtingen en toekomstige ramingen van uitgaven betrekt.
Vraag 8: Wordt nut en noodzaak van een verplichtingenregistratie, gekoppeld aan budgettering en majeure projecten ingezien?
Antwoord: Zoals u uit het antwoord op vraag 5 kunt lezen is de nut en noodzaak van een ondersteunende, eenduidige vorm van registratie van verplichtingen volstrekt duidelijk. Stapsgewijs en met tussentijdse evaluatiemomenten wordt aan de invoering daarvan nu gewerkt.
Vraag 9: Wat is het tijdpad m.b.t. de verwachte invoering van een verplichtingenregistratie?
Antwoord: De eerste stappen richting de invoering van een verplichtingenadministratie zijn of worden voor de zomer van 2025 gezet. Er is nog geen concreet plan van aanpak voor de concern brede implementatie, omdat die afhangt van tussentijdse evaluatie van de eerste pilots.
Vraag 10: Mocht dit (zoals ons uitgelegd) gefaseerd gaan, op welke gebieden wordt er dan begonnen en hoe is de prioritering?
Antwoord: We starten bij de clusters die te maken hebben met bedrijfsvoering en het majeure project Harddraverspark. Daarna vindt de verdere uitrol plaats.
Vraag 11: Wanneer werkt de hele organisatie met een verplichtingenregistratie, wat is de planning en hoe ziet het implementatieschema eruit?
Antwoord: Zie het antwoord op vraag 9.
Vraag 12: Daar er nu geen verplichtingenregistratie bestaat, is de vraag of onze gemeente momenteel dan hierin ook risico’s loopt?
Antwoord: De aanwezigheid van een systeem voor een verplichtingenadministratie is voor het college geen garantie voor minder risico’s. Evenmin is de afwezigheid van een systeem een extra risico. De risico’s hebben betrekking op de mate van professionaliteit van het budgetbeheer en het bevorderen en verbeteren daarvan heeft dan ook onze hoogste prioriteit. Het goed faciliteren hiervan met een systeem voor het registreren van verplichtingen is daarbij een vitaal onderdeel.
Hoogachtend, Namens het college van burgemeester en wethouders van Noardeast-Fryslân,
H.J.C.M. Verbunt, MBA Secretaris
mr. J.G. Kramer Burgemeester
–2–
Bron: raadsinformatie van de gemeente Noardeast-Fryslân (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.