vragen Wij zijn Someren VVD beschikbaar stellen krediet voor implementatie diverse informatiewetten
Een raadslid stelde op 4 juli 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Someren.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Beantwoording vragen Fractie
Wij zijn Someren/VVD
Onderwerp
Krediet voor implementatie diverse informatiewetten
Datum vraag Datum antwoord
11 juni 2024 17 juni 2024
Vragen
1. Implementatie is een langer traject. Wat is de huidige stand van zaken met betrekking tot de extern en intern gespendeerde uren, m.a.w. hoeveel kosten en uren zijn er op dit moment reeds gemaakt.
2. Heeft de impactanalyse een duidelijke scheidslijn getrokken tussen wat het aan extra inspanningen en kosten betekend voor de interne organisatie enerzijds, en de binnen gemeenschappelijke regelingen aan werkzaamheden en inspanningen anderzijds. Dit mede uit het oogpunt dat binnen Gemeenschappelijk Regelingen informatiewetten al actief gemonitord worden, en ook vanuit de gemeentelijke organisatie al eerder op onderliggend onderwerp is geanticipeerd door organisatieverbeteringen middels extra gelduitvraag en/of uitbreiding van FTE's binnen deze gemeentelijke organisatie.
3. Wat heeft deze impactanalyse gekost?
4. Hoeveel was het subsidiebedrag welke vanuit het gemeentefonds beschikbaar is gesteld voor de Wet Open Overheid en waarom is dit, gezien de opmerking dat kosten voor implementatie zoveel mogelijk worden bekostigd uit deze pot, onvoldoende.
5. Onvoldoende middelen zou kunnen leiden tot ongewenste risico's. Termen als imagoschade, afnemend vertrouwen en nadelige gevolgen voor dienstverlening zijn hierin vage begrippen die vaak geopperd worden vanuit verschillende invalshoeken en die bij elke besluitvorming als risico kunnen worden bestempeld. Graag nadere duiding, ook gezien de term ‘zou kunnen’.
6. Hoeveel en op wat voor termijn komt er zicht op meer bijdrages vanuit de landelijke overheid, op meer subsidies.
7. In hoeverre is het bij de mobilisatieontwikkeling (nemen aan dat hier bedoeld is de organisatieontwikkeling?) binnen onze eigen gemeentelijke organisatie rekening gehouden, of had er rekening gehouden moeten worden met de aankomende implementaties. Dit ook vanuit het oogpunt dat er het zeker niet uitsluitend nieuwe vraagstukken zijn.
8. Graag een gedetailleerd overzicht voor de gevraagde 250K incidenteel. (in bedragen, FTE en wetten).
9. Binnen het hoofdstuk financiën wordt gesproken over een totaal financieel benodigde middelen van 659K. Zoals ook al in de commissievergadering aangegeven zoeken we ook hier naar onderliggende informatie over de opbouw van dit bedrag en nadere specificatie en de tijdsspanne waarbinnen dit geld ter beschikking zou moeten zijn.
10. Verwijzend naar Informatiewetten: strategisch vraagstuk met impact op hele organisatie Native Consulting proberen wij aansluiting te zoeken naar het zoals in dit artikel omschreven item;
“In een traject van 5 maanden kreeg de gemeente Someren weer grip op de informatiehuishouding. Projectmanager Marc Dieteren: “We hadden geen controle op alle informatiewetgeving. We wisten niet goed hoe we onderlinge verbanden konden leggen en wat de gevolgen zouden zijn voor onze organisatie. Dat is inmiddels heel anders.”
11. We werken veel samen met andere gemeentes, Hoe verhouden genoemde kosten en werkzaamheden zich met vergelijkbare gemeentes.
12. We spreken in het raadsvoorstel uitsluitend over incidentele middelen. Wat is er te zeggen over een toekomstige vraagstelling voor structurele middelen.
13. Is er een limitatieve opsomming te maken van de op dit moment bekende informatiewetten die dit plan raken.
14. Refererend aan het raadsvoorstel van augustus 2023 waarin een krediet beschikbaar gesteld werd van Personeel voor opruimen dossiers € 528.000,00 Digitaal maken / vervangen dossiers € 150.000,00 Totaal € 678.000,00. Ook ligt hier een samenwerking met RhE. Dit had alles te maken met de Archiefwet. Toch worden wij een half jaar na datum weer geconfronteerd met kosten om aan de informatiewet te kunnen voldoen.
Waarom komt dit nu pas naar voren en waarom zijn er toen geen nadere signalen opgepakt die implementatiekosten van deze informatiewet inzichtelijk had kunnen maken.
15. In het organisatieplan "Voor Elkaar” is de onderstaand ambitie neergezet:
Met het inzetten van deze organisatieontwikkeling is de ambitie om straks een gemeente te zijn met een dienstverlening:
- waarvan de basis straks optimaal op orde is;
- die toegankelijk is en in verbinding staat met haar omgeving;
- die simpel, gemakkelijk en optimaal digitaal is;
- en die transparant en uitlegbaar is.
Ook hier voelen toch duidelijk ambitiewaardes die ook buiten dit plan naar voren gehaald worden als argument om dit pas te kunnen waarmaken als er weer extra geld aan besteed wordt.
16. Is dit laatste facet zonder meer door onze organisatie uit te sluiten?
17. Gezien de uitvoerkalender van de benodigde implementatie in samenhang met de nog vele onduidelijke facetten, ligt het wat ons betreft voor de hand dat duidelijkheid en impact op onze kadernota en begroting een veiligere optie zou zijn die niet onmiddellijk tot aanzienlijke risico's zal leiden.
Antwoorden
1. Er is al het een en ander aan implementatie gedaan. Door een toename van het aantal wetgeving op dit gebied is nu sprake van een piek. Dit vraagt om extra capaciteit en middelen. De interne inzet tot nog toe is niet te kwantificeren omdat er niet specifiek op implementatie van wetgeving wordt geschreven binnen onze organisatie.
2. In de impactanalyse is gekeken naar wat wij als Someren moeten doen voor deze
wetgeving en wat daarvoor nodig is. Sommige verplichtingen gelden ook voor anderen, waaronder gemeenschappelijke regelingen, die daarvoor eigen activiteiten moeten ondernemen. Daar is in de impactanalyse niet naar gekeken.
3. De kosten voor externe inhuur (Native) bedroegen € 20.756,4. Antwoord 10 juni : Er zijn enkel voor de WOO gelden ter beschikking gesteld. Voor overige informatiewetten is dit niet het geval. De ter beschikking gestelde gelden zijn opgenomen in onze exploitatie waardoor eventuele restanten jaarlijks (zijn) komen te vervallen. De Rijksoverheid keert voor de WOO incidenteel (tot en met 2026) en structureel een bedrag uit aan Gemeenten. Dit gebeurt via de algemene middelen binnen het Gemeentefonds. Via de jaarlijkse meicirculaire wordt het landelijke uit te keren bedrag hieraan gekoppeld. In
het verleden zijn structureel middelen opgenomen in onze begroting voor de WOO. • In 2023 was het beschikbare budget voor de WOO € 74.000, realisatie hiervan was € 71.000.
• In 2024 is het beschikbare budget 119.000. • Voor 2025 komt nog 131.000 beschikbaar Aanvullend antwoord De voor de Woo beschikbare gelden worden specifiek voor de implementatie van die wet ingezet. Daarom dat de Woo niet is meegenomen in het gevraagde krediet van 250K. De conclusie dat de Woo gelden onvoldoende zijn herkennen wij dan ook niet.
5. Deze risico’s zijn niet te kwantificeren, maar niemand zal willen dat gegevens van onze inwoners op straat komen te liggen of in de handen van criminelen komt. Someren heeft transparantie hoog in het vaandel staan. Veel wetgeving heeft hier betrekking op. Niet voldoen aan deze wetgeving is tegenstrijdig aan onze eigen ambities.
Maatregelen zoals onder toezicht komen te staan zal impact hebben op de organisatie. Tijd die de organisatie kwijt is aan verantwoording afleggen, branden blussen en/of imagoschade te beperken is tijd die niet besteed kan worden aan dienstverlening aan onze inwoners.
6. Hier is niets over te zeggen. Vanuit de VNG wordt druk op de regering uitgevoerd, maar er is nog niets toegezegd dan wel opgenomen in het coalitieakkoord.
7. De impactanalyse heeft plaatsgevonden ten tijde van de organisatieontwikkeling. Het eindrapport van de impactanalyse geeft een beeld van wat er nodig is, maar we willen ook kritisch zijn op de benodigde middelen. We vragen daarom nu een startbudget, waarmee we de komende twee jaar vooruit kunnen zodat we daarna beter onderbouwd kunnen aangeven of en zo ja wat er aanvullend incidenteel of structureel nodig is. Daarom is de impactanalyse ook niet meegenomen in de organisatieontwikkeling.
8. Zie beantwoording van vraag 6 van de fractie LSH.
9. De 659K is gebaseerd op doorrekening van de uitkomsten in het eindrapport van de impactanalyse. Met dit bedrag is niet ingestemd door het college. We vragen nu een startbudget van 250K waarmee we de komende twee jaar vooruit kunnen.
Zie aanvullend ook het antwoord bij vraag 7.
10. Wat in het artikel beschreven is, heeft betrekking op het doel van de impactanalyse.
Namelijk om inzicht en grip te krijgen op wat er moet gebeuren en welke samenhang er is tussen de diverse wetten om de implementatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Het artikel ziet niet op het vervolg van de impactanalyse, oftewel de daadwerkelijke uitvoering van wat er moet gebeuren (de implementatie van de wettelijke verplichtingen).
11. Zie antwoord op vraag 3 van de fractie LSH.
12. Hier is nu nog niets concreet over te zeggen. Kosten zullen toenemen door inflatie, indexeringen en toename van de inzet van automatisering en informatisering.
13. Zie antwoord op vraag 2 van de fractie LSH. 14.…
Bron: raadsinformatie van de gemeente Someren (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.