Beantwoording raadsvragen rekenkameraanbevelingen.pdf
Een raadslid stelde op 5 april 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Terschelling.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Memo Aan
:
Gemeenteraad
Datum
:
4 april 2023
Afzender
:
Het college van burgemeester en wethouders
Onderwerp
:
Aanbevelingen rekenkamer
Bijlage(n)
:
Tabel beantwoording vragen rekenkamer
In de Raadscommissie van 21 maart 2023 zijn verduidelijkende vragen gesteld over de vervolg processtappen in het kader van de rapporten van de rekenkamer.
Rapport externe inhuur (2019)
3. Raad, zorg op korte termijn ervoor dat u:
a) aangeeft welke informatie u van het college wilt ontvangen ten aanzien van: i. externe inhuur; ii. uitbesteding; iii. inhuur bij andere gemeenten (dvo’s/inbesteding); iv. een vergelijking van de eigen inhuur met die bij andere gemeenten;
b) afspraken over informatieverstrekking vastlegt, bijvoorbeeld in de financiële verordening, zodanig dat u ook goed kunt controleren op het nakomen ervan.
Antwoord: Voordat tot inhuur wordt overgegaan, wordt afgewogen of eigen personeel ingezet kan worden door middel van:
• overwerk, tijdelijke urenuitbreiding
• taakroulatie
• uitbreiding via tijdelijk dienstverband/tijdelijke urenuitbreiding
• regionale samenwerkingsvormen (andere eilanden/ samenwerkingsverbanden)
• opleidingen/trainee Als dit niet tot de mogelijkheden behoort, dan wordt een oplossing gezocht in het inhuren van personeel van derden, uitbesteding of samenwerking. Reden voor het uitbesteden van taken kunnen o.a. zijn:
a) versterken van de slagkracht en verminderen van de kwetsbaarheid door samenwerking
b) het niet beschikbaar hebben van specialistische kennis
c) het niet hebben van voldoende lokale capaciteit Daar waar sprake is van het niet zelf uit kunnen voeren van taken wordt ingeval van intergemeentelijke samenwerking of uitbesteding, in samenwerking met de Ondernemingsraad, gekeken naar beschikbare alternatieven (3.a).
2
In 2021/2022 heeft conform het geldende inkoop- en aanbestedingsbeleid een Europese aanbesteding plaats gevonden op het vlak van inhuur derden voor zowel payroll als detachering. Deze aanbesteding is geslaagd en met alle partijen zijn raamovereenkomsten afgesloten voor een periode van 4 jaar. Door de uitkomsten van deze aanbesteding zijn de aanbevelingen van de accountant opgevolgd en zijn de nog lopende (verouderde) overeenkomsten beëindigd. Inhuur die buiten de scope van de Europese aanbesteding valt wordt aanbesteed door middel van een DAS-procedure (Dynamisch Aankoopsysteem) waarmee aan alle voorwaarden van inkoop- en aanbesteding wordt voldaan (3.b).
Via de begroting, bestuursrapportage, jaarrekening en het sociaal jaarverslag wordt aandacht besteed aan de inhuur van andere gemeenten, de uitleen van gemeentelijk personeel aan andere partijen en een vergelijking met andere jaren/andere partijen (3.a. en 3.b).
7. Raad, scherp de actieve informatieplicht van het college aan door:
a) met het college af te spreken dat u wordt geïnformeerd over afwijkingen van verordeningen ten opzichte van de modelverordening van de VNG en de redenen daarvoor;
b) met het college af te spreken dat u wordt geïnformeerd over afwijkingen van de informatieverstrekking in begroting en/of jaarrekening ten opzichte van de vereisten van de BBV en de redenen daarvoor.
Antwoord: In de P&C cyclus documenten wordt niet afgeweken van de modelverordeningen van de VNG (7.a). Wel wordt met redenen omkleed aangegeven waar en waarom afgeweken wordt van de vereisten van de het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Om de leesbaarheid te vergroten, wordt bij de opbouw van de P&C cyclus afgeweken van de volgorde zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Deze werkwijze is afgestemd met de provincie en is toegestaan (7.b).
De begroting is als voorbeeld als volgt opgedeeld: -Financiële begroting -Beleidsbegroting (de programma’s) -Paragrafen -Bijlagen
8. Raad, zorg dat u zo volledig en actueel mogelijk geïnformeerd bent over externe inhuur, door:
a) afspraken over informatieverstrekking te controleren op het nakomen ervan;
b) naar de gevolgen te vragen ten aanzien van externe inhuur, uitbesteding en inbesteding bij wijzigingen in organisatievisie of besturingsfilosofie;
c) er voor te zorgen dat een systematische vergelijking door de jaren heen mogelijk wordt;
d) regelmatig, bijvoorbeeld eens in de vier jaar, (het beleid rond) inhuur te (laten) evalueren.
Antwoord: Door verregaande decentralisatie van taken richting gemeenten, de huidige arbeidsmarkt en vanwege het
3
•
versterken van de slagkracht en verminderen van de kwetsbaarheid door samenwerking
• het niet beschikbaar hebben van specialistische kennis
• het niet hebben van voldoende lokale capaciteit kiest de gemeente Terschelling voor uit- of inbesteding. Dit kan in de vorm van een DVO, resultaatopdrachten waarbij specifieke opdrachten met een resultaatafspraak wordt uitgezet of bijvoorbeeld detachering.
Via de begroting, jaarrekening en het sociaal jaarverslag worden de gevolgen van deze keuzes inzichtelijk gemaakt (8.b).
De Europese aanbesteding heeft ervoor gezorgd dat met de winnende partijen raamovereenkomsten zijn afgesloten voor de duur van 4 jaar (8.d). Hierna zal, indien nog van toepassing, een nieuwe Europese aanbesteding plaats gaan vinden. Na een jaar (medio 2023) zal een eerste evaluatie plaats vinden die inzichtelijk gaat maken: a: hoeveel procedures uitgezet zijn binnen de raamovereenkomsten b: in hoeveel gevallen dit tot een succesvolle aanbieding heeft geleid c: in hoeveel gevallen alsnog een DAS-procedure noodzakelijk was Dit zal een jaarlijks terugkerende vergelijking worden die opgenomen zal worden in het sociaal jaarverslag (8.c).
Samengevat vindt er een jaarlijkse evaluatie plaats met betrekking tot de Europese aanbesteding inhuur derden (na 1e semester). Na 3 jaar zal de balans opgemaakt worden of een nieuwe Europese aanbesteding van toepassing is (medio 2025) en deze worden voorbereid (eind 2025/begin 2026) zodat na afloop van de raamovereenkomsten (juni 2026) overgegaan kan worden op de uitkomsten van de nieuwe aanbesteding. Per jaar wordt tevens door middel van de P&C cyclus aandacht besteed aan de vormen van uit- en inbesteding (8.a).
onderzoek VN-verdrag Handicap (2019)
1. Gemeenteraden verzoek uw college om voorafgaand aan de volgende verkiezingen aan u kenbaar te maken op welke wijze de verbeterpunten uit het enquête onderzoek zijn opgepakt.
Antwoord: Er is een SWOT-analyse uitgevoerd met betrekking tot lokale inclusie. De uitkomsten hiervan en de door de Rekenkamercommissie aangedragen verbeterpunten worden meegenomen in de nog op te stellen Lokale Inclusie Agenda (LIA)
2. Gemeenteraden verzoek uw college om een stappenplan met tijdsplanning op te stellen met de acties die het college gaat ondernemen om ten aanzien van Inclusiviteit te gaan voldoen aan de ratificatie van het VN-verdrag Handicap.
Antwoord: Een stappenplan incl. tijdspad maken onderdeel uit van de Lokale Inclusie Agenda.
3. Gemeenteraden leg de afspraken (van aanbevelingen 1 en 2 ) vast in een lange termijn agenda van de raad.
Antwoord: De LIA wordt in 2024-Q1 voorgelegd aan de Raad.
4
Quick scan zwembaden (2021)
1. Raad, vraag het college om een actueel kader met expliciete doelen voor zwembaden (alle eilanden) De aanbevelingen, die voor de gemeente Terschelling zijn opgenomen, over te nemen en het college te vragen op welke wijze uitvoering hieraan kan worden gegeven.
Antwoord: De nota sportbeleid wordt najaar 2023 geactualiseerd (Raad 2023-Q4). De doelen worden hierin opgenomen. Tot die tijd is het huidige sportbeleid (Lokaal Sportakkoord) nog actueel en geldig.
2. Raad, vraag het college om in nieuwe exploitatieovereenkomsten voorwaarden vast te leggen die zowel met beheersmatige als met kaderstellende zaken te maken hebben (Schiermonnikoog, Terschelling en Vlieland) Antwoord: De huidige exploitatieovereenkomst is geldig van 1 juli 2017 tot en met 31 december 2032. Daarna kunnen voorwaarden met betrekking tot beheersmatige en kaderstellende zaken in een nieuwe exploitatieovereenkomst worden meegenomen.
3. Raad, vraag het college om in de reguliere planning- en controlcyclus de uitvoering van de exploitatieovereenkomst en het beleid duidelijker te koppelen aan de doelrealisatie (Schiermonnikoog, Terschelling, Texel, en Vlieland) Antwoord: Na vaststelling van de nieuwe nota sportbeleid (2023-Q4) word doelrealisatie meegenomen in de reguliere P&C cyclus.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Terschelling (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.