Schriftelijke beantwoording vragen Radenbijeenkomst Streekarchief

Vraag 1

Er wordt een financiële doorrekening gemaakt in Q4. Wat kunnen wij hierin verwachten?

Antwoord van het college

Gaat dat inzage geven in de uiteindelijke begroting van de GR?

Wordt dan de verdeelsleutel per gemeente bekend? Inclusief financiële bijdrage?

In de bijlage van deze rapportage is een detaillering van de kosten opgenomen. Er is een meerjarenbegroting opgesteld, die als basis dient om de ontwerpbegroting voor 2026 en 2027 op te stellen.

Vraag 2

Er zijn een aantal mogelijkheden, waaronder doorgaan ongewijzigd, opheffen GR of uitbreiden GR. Welke alternatieven zijn er en waaruit is gekozen?

Antwoord van het college

De verschillende noodzakelijke ontwikkelingen (digitalisering en nieuwe huisvesting) vragen de komende jaren flinke investeringen. Door de krachten te bundelen is de meest efficiënte aanpak om dit in gezamenlijkheid te doen. Dit wordt overigens onderschreven door de provincie Zuid-Holland. “In de afgelopen decennia zijn alle archiefdiensten in ons land geconfronteerd met nieuwe uitdagingen rond beheer, behoud en beschikbaarstelling van digitale documenten aan overheden en publiek.

Vooral kleine archiefdiensten zijn door hun lage budgetten niet of nauwelijks in staat in te spelen op de noodzakelijke digitalisering van hun archieven dan wel de dienstverlening aan het publiek. Ook bij de archiefdienst van uw gemeente is dit het geval”. De varianten van opheffen GR of ongewijzigd doorgaan bleken in de verkennende fase inefficiënt en veelal extra investeringen vragen. Deze investeringen zouden individueel of in de huidige GR gedragen moeten worden. Denk hierbij aan investeringen ten aan zien van kluizen, digitalisering en klimaatsystemen.

Vraag 3

Hoe groot zijn de 3 archieven in vergelijking met elkaar?

Antwoord van het college

Voorne-Putten In depot momenteel totaal ca. 3.800 meter In afwachting van overdracht: Nissewaard (655 meter) Voorne aan Zee (820 meter) Op den duur van Stadsarchief Rotterdam over te nemen Waterschapsarchieven met betrekking tot Voorne-Putten: Brielse Dijkring en voorgangers (330 meter) N.B.: exclusief overbrenging vanuit Nationaal Archief en acquisitie Particuliere archieven.

Goeree-Overflakkee In depot momenteel totaal ca. 3.400 meter, dit is inclusief 300 meter waterschapsarchieven van het waterschap Goeree-Overflakkee en voorgangers.

Nog over te brengen nog zo’n 250 meter van de voormalige eilandelijke gemeentes.

Het nieuwe archief zal 10.000 m1 archief tellen (uitgaande van het Programma van Eisen uit 2023, de herijking van dit Programma van Eisen ronden we in september 2025 af).

Vraag 4

Kunnen de verschillende systemen van GO en GR samen?

Antwoord van het college

Ja, we werken beide met collectiebeheersysteem MAIS-Flexis. Hierin zijn de archieftoegangen vrij eenvoudig te harmoniseren (ca. 50 uur). Harmonisatie van nadere toegangen kost meer tijd (geschat ca. 6 maanden). Verder zullen netwerkschijven, software en hardware samengevoegd worden.

Vraag 5

De huurlasten zijn verdeeld naar 50% VaZ en 25% NSW en 25% GO. Waarom deze verdeling en hoe is dit berekend?

Antwoord van het college

Er zijn afspraken gemaakt over de verdeling van de huurlasten. De gemeente Voorne aan Zee is bouwheer en eigenaar van het pand en draagt hiermee een groter deel van de kosten. Daarnaast heeft gemeente Voorne aan Zee als enige in potentie de mogelijkheid om als pandeigenaar inkomsten te genereren middels een optopping van het gebouw om de hogere huur te compenseren.

Vraag 6

Wie financiert de investering van het gebouw?

Antwoord van het college

De gemeente VaZ financiert als bouwheer de investering voor het gebouw. Hiervoor volgt nog een apart besluitvormingstraject richting de raad van Voorne aan Zee.

Vraag 7

De financiële consequenties zijn bekend pas na 1-1-26. Hoe kan de raad besluiten als per september hier niets over bekend is?

Antwoord van het college

Hiervoor verwijzen we naar de beantwoording bij vraag 2. Er is door de werkgroep Financiën een meerjarenbegroting opgesteld. Die dient als basis om in 2026 een ontwerpbegroting 2026 en 2027 op te stellen.

Vraag 8

Wat is de financiële consequentie voor de huidige GR als GO niet toetreedt?

Antwoord van het college

Het aandeel van GO is op dit moment geraamd op € 529K inclusief huisvestingskosten € 100K. Inbegrepen in deze kosten is een groot deel van de personeelslasten. Wanneer we deze buiten beschouwing laten zal een groot deel van deze kosten alsnog ten laste komen van de huidige GR. Een groot deel van de geraamde bijdrage zal (indien geen toetreding) ten laste komen van de huidige GR. Grofweg ramen we de extra last voor de huidige GR op 200K - 300K. Hierbij houden we geen rekening met efficiëntie voordelen die ontstaan door taken gezamenlijk op te pakken. Indien er geen toetreding plaatsvindt heeft dit impact op de keuze voor de nieuwbouw. Er zal naar een alternatieve oplossing moeten worden gezocht, wat extra tijd en kosten zal vragen. Wat wel bekend is, is dat de huidige locaties van zowel GO als VaZ niet voldoen aan de vereisten volgens de archiefwet. Het voordeligste scenario is om de nodige investeringen met z’n drieën te bekostigen.

Vraag 9

Hoe ziet de toegang er in de toekomst uit voor de inwoners van GO?

Antwoord van het college

(laagdrempeligheid) Het ontwerp van de toegang wordt nog nader uitgewerkt. In het programma van eisen is rekening gehouden met de laagdrempeligheid van de locatie. Voor Goeree-Overflakkee is de aansluiting op goed openbaar vervoer een vereiste. Wat betreft het Genealogisch Centrum Goeree-Overflakkee, wat op dit moment bij het Streekarchief GoereeOverflakkee is gevestigd: dit krijgt een ruimte op het nieuw te bouwen gemeentehuis van Goeree-Overflakkee. De wensen van het Genealogisch Centrum hiervoor zijn door de projectleider huisvesting opgenomen in het Programma van Eisen voor het nieuwe gemeentehuis.

Vraag 10

Waarom is er gekozen voor de locatie Kickersbloem 3?

Antwoord van het college

Wat is er gebeurd met de alternatieven Stadhuis Spijkenisse, Arsenaal Brielle?

De locatie Kickersbloem3 is gekozen omdat deze voldoet aan de afwegingscriteria die waren gesteld door de GR en de eindgebruiker. Deze criteria waren (op korte termijn beschikbaar), Financiën (sober en doelmatig), Zichtbaarheid (eindgebruiker wilde een locatie in het zicht) en tot slot bereikbaarheid (een locatie die voor alle drie de deelnemende gemeenten in de GR centraal ligt). In VaZ en Nissewaard is gekeken naar diverse locaties: de eerste berekeningen n.a.v. het programma van eisen lieten zien dat de verbouwing van deze locaties veel meer zou gaan kosten. En ook de doorlooptijd zou langer zijn dan nieuwbouw op locatie Kickersbloem.

Vraag 11

Waarom geen update van de huidige locaties / gebouwen?

Antwoord van het college

Wat is de capaciteit van de huidige en van de nieuwe locatie?

Het huidige Streekarchief telt 3750m1, hierbij moet echter gezegd worden dat er veel archiefmateriaal op andere, vaak ondoelmatige, plekken is opgeslagen omdat er al tijden geen ruimte meer beschikbaar is in het huidige Streekarchief. Dit onderstreept de absolute urgentie voor een nieuw toekomstbestendig pand. Het nieuwe archief zal 10.000 m1 archief tellen (uitgaande van het Programma van Eisen uit 2023, de herijking van dit Programma van Eisen ronden we in september 2025 af). Daarnaast zou een update op de huidige locatie in Brielle een forse beperking vormen voor de vastgestelde ambitie in de Rickse Boomgaert.

Vraag 12

Zijn verschillende opties onderzocht en gedeeld met de raden?

Antwoord van het college

waaronder VaZ en NSW gaan door op huidige voet met evt nieuwbouw, VaZ gaat alleen verder met huidige voorstel.

Er zijn verschillende opties onderzocht, zie hiervoor ook de beantwoording van vraag 2.

De locatie Kickersbloem 3 is de enige locatie die op korte termijn beschikbaar is en aansluit op de planologische mogelijkheden.

Vraag 13

Hoe hoog is de investering voor de nieuwbouw en wat doet dit met de solvabiliteit van VaZ?

Antwoord van het college

De investeringskosten van de nieuwbouw zijn nog niet exact in beeld. Doordat we een herijking van het Programma van Eisen hebben doorlopen zal mogelijk op verschillende meters een 'plus' worden toegevoegd. Denk dan met name aan kantoormeters voor medewerkers die overkomen vanuit Goeree-Overflakkee en een definitief aantal vierkante meters voor archief. Voor de investering van de nieuwbouw locatie wordt separaat de raad van VaZ gevraagd in te stemmen Hierbij zal ook ingegaan worden op de wijze van bekostiging en impact op de solvabiliteit.

Vraag 14

Hoe wordt de nieuwbouw financieel gedekt?

Antwoord van het college

Wordt dit nog voorgelegd aan de gemeenteraden?

De financiële dekking zal nog worden uitgewerkt. Deze uitwerking zal worden voorgelegd aan de gemeenteraad van VaZ.

Vraag 15

Kunnen we straks een werkbezoek organiseren?

Antwoord van het college

Er is ruimte om een werkbezoek te organiseren.

Vraag 16

Is er aandacht voor duidelijke communicatie naar de inwoners?

Antwoord van het college

Er is aandacht voor duidelijke communicatie. Zowel tijdens de bouwfase, de oplevering van het pand als de ingebruikname zal hier voldoende aandacht aan worden besteed.

Vraag 17

In het nationaal archief staat data die niet te vinden is in het Streekarchief. Er zijn kerken die hun archief zelf beheren. Klopt het dat er veel nog niet is gedigitaliseerd?

Antwoord van het college

In het nationaal archief staat data die niet te vinden is in het Streekarchief.

Worden hiermee archieven bedoeld die bovenregionaal zijn, zoals dat van de Heren van Voorne en de rechtbankarchieven? Als de nieuwe instelling het grondgebied van de regio bestrijkt, komen we in aanmerking dergelijke archieven over te nemen. Archieven die onderdeel zijn van rijksinstellingen, zoals de Rijks-HBS, marinewerf, e.d. zullen daar niet toe behoren, deze archieven blijven in beheer bij het Nationaal Archief.

Er zijn kerken die hun archief zelf beheren.

Dat is een korte-termijn oplossing en wij raden dat af: vooral wanneer het oude archieven betreft is het depot van het Streekarchief de veiligste bergplaats. De ervaring leert dat helaas veel documenten en zelfs hele archieven verloren zijn gegaan door deze ‘op zolder’ te bewaren. Overigens komt het zelden voor dat kerken hun oud archief zelf beheren. Een goed en ordentelijk archiefbeheer voldoet aan verschillende voorgeschreven regels vanuit het Rijk en aan wetgeving.

In verband hiermee: door Goeree-Overflakkee zijn alle archiefvormers waarvan het archief bij het Streekarchief Goeree-Overflakkee in bruikleen is gegeven (dus waarvan het eigendom van het archief nog bij de archiefvormer ligt, veelal zijn dit kerken) aangeschreven om hen op de hoogte te brengen van de plannen. In de brief is aangegeven dat de archiefvormers uiteindelijk zelf beslissen of zij hun archief bij de nieuwe archiefdienst onder willen brengen. Mochten zij dit niet willen dan betekent dit dat ze het archief terug in eigen beheer nemen. De meeste archiefvormers hebben de brief voor kennisgeving aangenomen, er zijn slechts twee reacties binnengekomen, beide van kerkgenootschappen. Eén hiervan gaf aan niet mee te willen naar de nieuwe archiefdienst, de andere was juist positief over de plannen.

Klopt het dat er veel (nog) niet is gedigitaliseerd?

Digitalisering wordt toegepast om veel geraadpleegde archieven eenvoudiger te kunnen aanbieden (en gebruiksschade aan de originelen te beperken). Zowel in het Streekarchief Voorne-Putten als in het Streekarchief Goeree-Overflakkee is ca. 300 meter gedigitaliseerd. Het is enerzijds niet zinvol alles te scannen, anderzijds is het simpelweg een kwestie van investeringskosten om materiaal te laten scannen. Bij andere archiefdiensten in Nederland wordt veel ingezet op ‘scanning on demand’ om op die manier, vraag gestuurd, de digitalisering stapsgewijs uit te breiden.

Vraag 18

De invlechting is per 1-1-26 afgerond. De nieuwbouw loopt in 2027. Blijven mensen van GO in de periode tot oplevering nieuwbouw werkzaam op de huidige locatie?

Antwoord van het college

De medewerkers blijven inderdaad werkzaam op hun huidige locatie.

Vraag 19

Wat als de gemeenteraad niet instemt met de wijziging of toetreding tot de GR?

Antwoord van het college

Indien de gemeenteraad niet instemt zal er geen toetreding tot de GR plaatsvinden. Er zal dan naar alternatieve oplossingen moeten worden gezocht om te kunnen voldoen aan de vereisten van de Archiefwet en de toekomstige ontwikkelingen (digitalisering) en huisvestingvraagstuk.

Vraag 20

Op welke wijze wordt eenieders unieke identiteit geborgd?

Antwoord van het college

De unieke identiteit blijft geborgd door betrokkenheid vanuit de 3 deelnemende gemeenten, de archieven per gemeente en de medewerkers die hier dagelijks mee aan het werk zijn.

Vraag 21

Waarom wordt er niet pas een nieuwe GR opgericht als de nieuwbouw gereed is?

Antwoord van het college

Verschillende investeringen en ontwikkelingen kunnen worden opgestart na de formele nieuwe samenwerking. Bijvoorbeeld de ontwikkeling van de huisvesting, maar ook de digitalisering en afstemmen van verschillende werkprocessen.

Vraag 22

Kan u nog iets zeggen over de financiën?

Antwoord van het college

Zie hiervoor de beantwoording bij vraag 1 en de bijlage die hiervoor is opgenomen. Er is door de werkgroep Financiën een meerjarenbegroting opgesteld. Die dient als basis om in 2026 een ontwerpbegroting 2026 en 2027 op te stellen.

Vraag 23

Wat is de rol van de gemeenteraad in het proces?

Antwoord van het college

De gemeenteraden worden gevraagd een zienswijze te geven op de GR wijziging. Vanuit de Wet gemeenschappelijke regelingen hebben uw raden hiervoor acht weken de tijd.

De eventuele zienswijzen kunnen aanleiding geven tot het afzien van toetreding dan wel aanpassing van de wijziging van de regeling. De definitieve tekst wordt vervolgens aan de gemeenteraden voorgelegd met het verzoek om toestemming te geven voor het wijzigen van of, in het geval van Goeree-Overflakkee, het toetreden tot de GR. De gemeenteraad van VaZ zal in een latere fase een besluit nemen over het krediet voor de nieuwbouwlocatie.

Vraag 24

Wat is de meerwaarde van deze samenwerking?

Antwoord van het college

En waarom doet niet iedereen dit voor zichzelf?

De meerwaarde van de samenwerking is vooral te vinden in het bundelen van de krachten en gezamenlijk dragen van een groot deel van de kosten. Er zijn schaalvoordelen mogelijk (lagere kosten) maar ook door ontwikkelmogelijkheden.

Iedere gemeente afzonderlijk zal kosten moeten maken voor bijvoorbeeld een kluis om klimaatsysteem. Veel van deze vaste kosten kunnen in de toekomst met elkaar worden gedragen.

Vraag 25

Hoe organiseert men deze taak elders in de regio?

Antwoord van het college

In de regio zijn verschillende voorbeelden van samenwerkingen in GR verband.

Bijvoorbeeld samenwerking in de Drechtsteden, Regionaal Archief Rivierenland of Regionaal Archief Zuid-Utrecht. Vanuit de provincie wordt het bundelen van de krachten sterk geadviseerd.

Vraag 26

Hoe zit het straks met de in bruikleen gegeven archieven?

Antwoord van het college

De in bruikleen gegeven archieven blijven in beheer van het Streekarchief

Vraag 27

Hoe gaat de studiezaal er fysiek uitzien?

Antwoord van het college

Mogelijkheid tot thuis inloggen?

Eventueel op afspraak?

Het ontwerp van de toegang wordt nog nader uitgewerkt. In het programma van eisen is rekening gehouden met de laagdrempeligheid van de locatie.

Vraag 28

Is er in het formele traject en bij de uitvoering, voldoende aandacht voor het ontstaan van een nieuwe cultuur?

Antwoord van het college

Ja er zal voldoende aandacht zijn voor de manier van samenwerking en cultuur van de organisatie.

 Bijlage: Financiële uitwerking Projectrapportage werkgroepen tbv raadsadvisering Conform de uitspraak van het bestuur van het Streekarchief VP (10/04/25) wordt ervan uitgegaan dat de kosten worden verdeeld op basis van gelijke delen. Dus 1:1:1. (met uitzondering van de huisvestingskosten).

Bijdrage X € 1.000

Begroting GR SA Inschatting reële VP & kosten 2026 kostenopgave zonder GO 2026 huisvestings- & advieskosten (100.000)

Kosten meerjaren begroting zonder huisvestingskosten (400.000)

Kosten meerjaren begroting met deel nieuwe huisvestingskosten

Eenmalige toetredingskosten

totaal

1237

1244

1287

1687

G-O

305

428

429

529

50

NW

466

415

429

529

-

VaZ

466

415

429

629

-

Op basis van bovenstaand overzicht worden gesteld dat een toetreding van de gemeenten GO tot de GR SA VP een beperkt kostenverhogend effect (< € 45.000) heeft op de structurele begroting van het streekarchief na uitbreiding. De verhoging van de kosten wordt veroorzaakt door de uitbreiding van structurele werkzaamheden e-depot (betekent verhoging salariskosten van € 75.000) door toetreding van de gemeente GO.

De verhoging van kosten wordt deels gedempt door een relatieve verlaging (€ 30.000) van de uitvoerings- en automatiseringskosten.

De individuele bijdrage per gemeente wordt naar verwachting € 429.000,-. Dit betekent voor de gemeenten GO een vergelijkbare bijdrage t.o.v. de inschatting o.b.v. reële kosten 2026 (428). Voor de individuele bijdrage van de gemeenten NW en VaZ betekent het een beperkte stijging (415 – 429) van € 14.000 t.o.v. de reële kosten 2026. Een eventuele verlaging van kosten is naar verwachting pas op middellange termijn te verwachten als gevolg van een verlaging van personeelskosten door natuurlijk personeelsverloop. Eventuele structurele opbrengsten kunnen de individuele bijdrage van de gemeenten nog wel verlagen. Hier is in deze opsomming geen rekening mee gehouden omdat deze onbekend zijn.

In de bestaande GR SA VP is in de loop der jaren een forse reserve ontstaan. Er is door de huidige deelnemers gemeente Nissewaard en gemeenten Voorne aan Zee afgesproken dat deze reserve voorafgaand aan de toetreding door de gemeente Goeree-Overflakkee wordt uitgekeerd aan de twee huidige deelnemers.

 Na de toetreding wordt een nieuwe reserve gevormd waarbij alle drie de deelnemende gemeenten een gelijk bedrag in de reserve storten. In de huidige gemeenschappelijke regeling SA VP staat over toevoeging aan de reserves dat er een maximum plafonds is van 10% van de jaaromzet. Uitgaande van 10% van de jaaromzet (o.b.v. kosten) van de concept meerjarenbegroting wordt de maximale reserve: 1687 * 10% = € 168.700 Per gemeente zou dit dan maximaal € 56.233,- qua inleg betekenen. Er zal bij de start van nieuwe GR per individuele gemeente 75% van het maximale bedrag worden ingelegd.

Een reserve is met name bedoeld om incidentele tekorten op te kunnen vangen, i.p.v. de deelnemers de deelnemers een extra financiële bijdrage te vragen. Een inleg op het maximumniveau van de reserve is niet nodig.