Verlenen van evenementenvergunningen

Vraag 1

Is het college het met ons eens dat een vergunning die voor meerdere jaren wordt verleend een besparing op ambtelijke uren oplevert ?

Antwoord van het college

Zo nee, waarom niet?

Vraag 2

Is het college het met ons eens dat een vergunning die voor meerdere jaren wordt verleend voor de aanvragers (veelal vrijwilligers) een forse besparing op vrijwilligersuren oplevert ?

Antwoord van het college

Zo ja, kan het college ook een inschatting maken van de besparing op vrijwilligersuren. Zo nee, vind het college de huidige manier van vergunning aanvragen zeer klantvriendelijk?

adres Harlingerweg 18 8801 PA Franeker

postadres Postbus 58 8800 AB Franeker

online www.waadhoeke.nl [email protected]

telefoon (0517) 380 380

Vraag 3

Is het college het met ons eens dat een vergunning meestal wordt aangevraagd door een organisatie of vereniging die het (financieel) niet gemakkelijk heeft?

Antwoord van het college

Zo nee, hoe ziet het college dit dan?

Vraag 4

Is het college het met ons eens dat een vergunningsaanvraag voor langere duur tot de groep ruimtebiedende maatregel (term uit de Kadernota) kan behoren?

Antwoord van het college

Zo nee waarom niet?

Vraag 5

Hoe staat het college er tegenover om jaarlijkse kleinschalige evenementen een vergunning te verstrekken voor een periode van drie jaar?

Antwoord van het college

Welke mogelijkheden ziet het college daartoe? Ziet het college ook onmogelijkheden, zo ja welke?

Reactie college 04-11-25

1. Is het college het met ons eens dat een vergunning die voor meerdere jaren wordt verleend een besparing op ambtelijke uren oplevert ? Zo nee, waarom niet?

Nee we zijn het niet met u eens. Een meerjarige vergunning lijkt op het eerste gezicht tijd te besparen. In de praktijk verandert echter regelmatig de wet- en regelgeving of de feitelijke situatie rondom een evenement. Denk aan gewijzigde verkeerssituaties, natuurwaarden, veiligheidsinstructies, samenstelling organisatie of draagvlak omwonenden. Deze moeten jaarlijks opnieuw worden beoordeeld.

Verder geldt dat in een meerjarenvergunning de voorwaarde wordt opgenomen dat de vergunninghouder verplicht wordt om wijzigingen door te geven. De praktijk leert dat een dergelijke voorwaarde niet wordt nageleefd en de gemeente alsnog contact moet leggen om de wijzigingen door te krijgen. Daardoor levert een meerjarige vergunning in de praktijk nauwelijks tijdwinst op. Bovendien blijft de gemeente verplicht om elk jaar te controleren of aan de voorwaarden wordt voldaan.

2. Is het college het met ons eens dat een vergunning die voor meerdere jaren wordt verleend voor de aanvragers (veelal vrijwilligers) een forse besparing op vrijwilligersuren oplevert ? Zo ja, kan het college ook een inschatting maken van de besparing op vrijwilligersuren. Zo nee, vind het college de huidige manier van vergunning aanvragen zeer klantvriendelijk?

Nee we zijn het niet met u eens. Er is de afgelopen jaren veel tijd gestoken in het klantvriendelijker maken van het aanvragen van een evenementenvergunning. Het aanvraagformulier op de website is fors verkort en we werken met een draaiboek. In dit draaiboek staan alle aspecten die van belang zijn om een evenement veilig te organiseren.

Feitelijk vragen we organisaties om jaarlijks het draaiboek te actualiseren en deze op te sturen. Dit is de basis waarop de vergunning al dan niet wordt verleend.

 Tevens is op initiatief van de raad 2,5 jaar geleden de functie van evenementencoördinator ingesteld. Deze rol heeft inmiddels veel opgeleverd: organisatoren worden beter begeleid, de afstemming met interne en externe partijen verloopt soepeler, en de kwaliteit en veiligheid van evenementen zijn verbeterd. De functie werpt duidelijk zijn vruchten af en bespaart de organisatie bovendien tijd, doordat processen efficiënter verlopen en vragen sneller worden opgepakt.

3. Is het college het met ons eens dat een vergunning meestal wordt aangevraagd door een organisatie of vereniging die het (financieel) niet gemakkelijk heeft? Zo nee, hoe ziet het college dit dan?

Dat beeld herkennen we niet. De meeste organisaties zitten niet in acute financiële nood, maar hebben wel te maken met stijgende kosten en een toenemende regeldruk.

Veel evenementen in Waadhoeke worden georganiseerd door vrijwilligers, verenigingen en stichtingen met beperkte middelen. Om hen tegemoet te komen en het organiseren van evenementen blijvend mogelijk te maken, heeft de gemeente begin 2025 een subsidieregeling voor evenementen ingevoerd.

4. Is het college het met ons eens dat een vergunningsaanvraag voor langere duur tot de groep ruimtebiedende maatregel (term uit de Kadernota) kan behoren? Zo nee waarom niet?

Het college vindt het belangrijk om ruimte te bieden waar dat kan, maar alleen als dat past binnen de kaders van veiligheid, leefbaarheid en wetgeving. Een meerjarige vergunning beperkt juist de mogelijkheid om jaarlijks bij te sturen en maatwerk te leveren. Daarom ziet het college dit niet als een ruimte biedende maatregel.

5. Hoe staat het college er tegenover om jaarlijkse kleinschalige evenementen een vergunning te verstrekken voor een periode van drie jaar? Welke mogelijkheden ziet het college daartoe? Ziet het college ook onmogelijkheden, zo ja welke?

Het college staat terughoudend tegenover het verstrekken van een driejarige vergunning voor kleinschalige, jaarlijks terugkerende evenementen. Hoewel het administratieve voordelen kan bieden, zijn er risico’s bij veranderende omstandigheden, wet -en regelgeving of impact op de omgeving. Daarnaast leert de praktijk dat een voorwaarde in een meerjarenvergunning om wijzigingen door te geven nauwelijks wordt nageleefd. Jaarlijkse toetsing blijft belangrijk voor veiligheid en openbare

 orde en uiteraard om in contact te blijven met organisaties.

Het college deelt de wens om de administratieve lasten voor vrijwilligers te beperken, maar kiest voor jaarlijkse vergunningverlening als middel om veiligheid, actualiteit en rechtszekerheid te waarborgen.

Wel is de grens voor meldingsplichtige evenementen verhoogd, hierdoor vallen meer evenementen onder de meldingsplicht waarmee de administratieve last voor kleine evenementen is afgenomen.

Het college blijft bereid mee te denken over verdere vereenvoudiging van de aanvraagprocedure. Op dit moment beschouwt het echter de jaarlijkse vergunningverlening als de meest zorgvuldige aanpak, de nadelen van een meerjarige vergunning wegen zwaarder dan de voordelen.