van de schriftelijke vragen fractie PDvZ - Administratieve organisatie bij de gemeente Zoetermeer
Een raadslid stelde op 2 juli 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Zoetermeer.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Aan De gemeenteraad van Zoetermeer
Zaakid 2025-098645
Van Het college/ Wethouder Blansjaar / Wethouder Iedema
Datum 17 juli 2025
Onderwerp Beantwoording van de schriftelijke vragen van de fractie van PDvZ van 2 juli 2025 over de Administratieve Organisatie
Bijlagen Schriftelijke vragen
Vraag 1 Zijn de kritische bedrijfsprocessen beschreven?
Antwoord 1 Ja.
Vraag 2 Zo ja, welke processen zijn dat?
Antwoord 2 Bedrijfsprocessen zijn kritisch als ze wettelijk verplicht zijn, een grote financiële of maatschappelijke impact hebben, direct effect hebben op de dienstverlening aan burgers, kwetsbaar zijn voor fouten of uitval, of afhankelijk zijn van externe ketenpartners en systemen. Ook niet-kritische processen zijn beschreven; deze processen zijn makkelijker op te vangen bij uitval.
Onderstaand een opsomming van de belangrijkste kritische bedrijfsprocessen die zijn beschreven:
Bedrijfsvoering
- Inkoop en aanbesteding
- Algemene uitkering
- Betalingsverkeer
- Garantiestellingen
- Salarissen en vergoedingen
- Beloning en vergoedingen bestuur
- Treasury
- Debiteurenbeheer
- Reserves en voorzieningen
- Leningen
- BTW-gegevens
- Verbonden partijen
- Subsidieverstrekkingen 1
-
IT-processen
Dienstverlening
- Gemeentelijke belastingen, heffingen en leges
- Basisregistratie personen
- Rampenbestrijding Sociaal domein
- Jeugdzorg
- Re-integratie
- Uitkeringen
- Wmo Fysiek domein
- Grondexploitaties
- Omgevingsvergunningen
- Parkeeropbrengsten
- Toezicht en handhaving Vastgoedbedrijf
- Opbrengsten
- Huren en pachten
- Verhuur
Vraag 3 Voldoen de beschrijvingen qua beheersing (risicoanalyse/ beheersingsmaatregelen/ interne controlemaatregelen) aan de daaraan te stellen eisen?
Antwoord 3 Ja. De accountant beoordeelt onafhankelijk van de organisatie jaarlijks de processen en ziet de organisatie als een positief-kritische gemeente met een professionele instelling die de basis op orde heeft (wat te lezen is in de managementsamenvatting). De voornaamste bevindingen qua beheersing brengt de accountant onder de aandacht.
De rechtmatigheidsfouten door het niet naleven van EU-aanbestedingsregels hebben voor het overgrote deel betrekking op fouten in de naleving van de aanbestedingsregels die in voorgaande jaren zijn gemaakt en waarvan de bestedingen nog doorliepen in het boekjaar 2024 (zie ook het Accountantsverslag jaarrekening 2024, blz.19).
Vraag 4 Is managementinformatie binnen de processen dusdanig vormgegeven dat de voor het procesverloop verantwoordelijke ambtenaar/ wethouder indien nodig adequaat kan handelen?
Antwoord 4 Ja. Het afdelingshoofd houdt als proceseigenaar toezicht op de voortgang en kwaliteit van processen en legt hierover verantwoording af en escaleert naar directie en bestuur wanneer nodig. De gemeente heeft twee
vaste adviseurs procesmanagement om het overzicht te houden. Deze adviseurs zorgen in samenwerking met de afdelingen blijvend voor procesoptimalisatie.
Om adequaat handelen te bevorderen is bijvoorbeeld naar aanleiding van de evaluatie Mandelabrug een Leeragenda opgesteld die zich richt op risicomanagement en tijdige bestuurlijke escalatie.
Risicomanagement en escalatie is van toepassing op zowel processen, projecten als op andere gebeurtenissen. De Leeragenda bevat verbeteracties in het kader van cultuur, houding en gedrag, opleiding en training.
Voor technische vragen kunt u zich wenden tot:
Naam : Evelien Ording Telefoon : +31793469037 E-mailadres : [email protected]
Bron: raadsinformatie van de gemeente Zoetermeer (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.