het Dienstencentrum

Vraag 1

Wat heeft de griffier gedaan als hoeder van de belangen van alle raadsleden, het dienen van de lokale democratie en het bedienen van de pers en inwoners?

Antwoord van het college

De griffier heeft steeds het belang van een goed besluitvormingsproces benadrukt en heeft actief bewaakt dat de gemeenteraad een gedegen proces kon inrichten. Daarmee kwam de raad in de positie om invloed uit te oefenen op dit belangrijke onderwerp.

Begin maart 2025 deed het college het verzoek om het seniorenconvent in vertrouwen te informeren over het Dienstencentrum. Omdat schriftelijke informatie conform de gemeentewet direct voor de gehele raad (inclusief fractievertegenwoordigers) beschikbaar moet zijn, heeft de griffier uitdrukkelijk aangegeven dat in het seniorenconvent uitsluitend een korte mondelinge toelichting gegeven kan worden. In het seniorenconvent van 10 maart bleek het om een (te) lange inhoudelijke bijdrage te gaan. De griffier heeft daarop het verzoek gedaan om de verstrekte informatie om te zetten naar een memo. Hiermee verzekerden we ons er van dat álle raadsleden en fractievertegenwoordigers, onder geheimhouding, een week later inzage kregen in de gedeelde informatie.

Om de raad in de positie te brengen om invloed uit te kunnen oefenen op dit belangrijke onderwerp voor gemeente en inwoners, heeft de griffier aangedrongen op besluitvorming door de gemeenteraad. Daartoe moest het college de raad een ontwerp besluit voorleggen.

Waar eerst alleen oordeelsvorming (geen besluitvorming) door de raad was voorzien, heeft het college de raad uiteindelijk een voorstel voor besluitvorming voorgelegd. Daarmee werd geborgd dat de raad mogelijkheden had om invloed uit te oefenen op het besluit.

Op 6 mei werd een collegebesluit genomen, gevolgd door openbaarmaking, huisbezoeken en uitnodigingen aan direct omwonenden. Bij betrokken inwoners is toen het beeld ontstaan dat het besluit van de gemeente al vaststond. In werkelijkheid begon toen pas het besluitvormingstraject van de raad.

In samenspraak met het Presidium (de agendacommissie van de raad) is door de griffie(r) een besluitvormingstraject vormgegeven. Hierdoor heeft de raad zich in twee sessies een beeld kunnen vormen over het onderwerp. Daarnaast is de oordeelsvorming in twee delen opgeknipt, waardoor het spreekrecht voor de inwoners een volledige avond kon beslaan. Hierdoor hebben alle belangstellenden die zich hebben gemeld voor het spreekrecht (25) de mogelijkheid gehad de raad in kennis te stellen van hun zienswijze op het dienstencentrum.

Na het besluit van het college (en het Presidium over het besluitvormingsproces van de raad) heeft de griffie ervoor gezorgd dat op de website van de gemeente een informatieve pagina beschikbaar kwam. Op deze pagina wordt het besluitvormingstraject van de gemeenteraad uitgelegd en de mogelijkheden voor inwoners om invloed uit te oefenen (spreekrecht, brieven/emails insturen, vergaderingen bijwonen en bekijken). Via andere media (contact, facebook, raadswebsite) is deze pagina verder verspreid. Deze pagina wordt goed gevonden (inmiddels ruim 1.000 keer bezocht) en volop gedeeld door onze inwoners.

De griffie heeft inmiddels honderden contacten gehad met inwoners, met name via e-mail en telefoon. We doen, zoals altijd, ons best alle inwoners zo goed mogelijk te informeren en te adviseren over de mogelijkheden die er zijn om kennis te nemen van vergaderingen, raadsleden te bereiken en besluitvorming te beïnvloeden. Ook de lokale pers weet de griffie te vinden. Onze

 communicatieadviseur pakt dit op, in goede samenwerking met de woordvoerders van de gemeente.

Op 26 juni staat deel twee van de oordeelsvorming gepland, het onderlinge gesprek tussen de raadsfracties en het college. Dit is een bepalend moment voor de voortgang van de besluitvorming. De raad is in de gelegenheid politieke vragen te stellen aan het college en (ideeën voor) wensen en bedenkingen in te brengen en elkaar daarop te bevragen. Zoals bij elke stap in het besluitvormingstraject van de raad, bepaalt de raad zelf of een volgende stap gezet kan worden en hoe. Wanneer het voorstel naar het oordeel van de raad voldoende is behandeld om tot besluitvorming over wensen en bedenkingen en het mandaat van het college over te gaan, kan dat in de raad van 11 juli gebeuren.

Vraag 2

Heeft de griffier signalen afgegeven over de gehanteerde langdurige geheime informatievoorziening richting het seniorenconvent c.q. een deel van de raadsleden, zo ja richting wie en welke reactie heeft hij daarop ontvangen?

Antwoord van het college

Zoals in antwoord op vraag 1 aangegeven, is het seniorenconvent uitsluitend bedoelt om een (korte) mondelinge toelichting te geven op een zeer gevoelig onderwerp. Toen bleek dat er inhoudelijke informatie werd gedeeld, is aangedrongen op het informeren van de gehele raad.

Deze zienswijze werd gedeeld door de andere leden van de driehoek (burgemeester en gemeentesecretaris). Kort daarna kwam het memo (onder geheimhouding) beschikbaar voor de gehele raad, inclusief fractievertegenwoordigers.

Vraag 3

Zijn de griffier meer dossiers bekend waar maar een deel van de raadsleden van op de hoogte is?

Antwoord van het college

Nee.

Vraag 4

Hoe gaat de griffier ervoor zorgen/bevorderen dat in de toekomst transparant (en wettelijk juist) gehandeld wordt?

Antwoord van het college

Wat heeft hij daarvoor van de raad nodig?

Transparantie en het werken vanuit het wettelijk kader zijn belangrijke kernwaarden voor de griffie. De basis is daarbij op orde en zullen wij ook blijven bewaken. Wel liggen er wensen vanuit de griffie om onze dienstverlening richting de gemeenteraad en de inwoners verder te verbeteren. Vanwege de hoge werkdruk op de griffie, kunnen we op dit moment veel van deze extra werkzaamheden niet oppakken. Het is uiteindelijk aan de gemeenteraad om hierin duidelijk richting te geven en keuzes te maken. Afgesproken is om na het zomerreces de ambities van de raad in relatie tot de mogelijkheden bij de griffie in kaart te brengen en daarop (desgewenst) te acteren.

Voor wat betreft dit onderdeel van de werkzaamheden, zijn voorbeelden van wensen die er vanuit de griffie liggen onder meer: -

Het opstellen van een register van geheime stukken – zodat we beter kunnen bewaken dat geheime informatie niet onnodig lang geheim blijft; (Geanonimiseerd) beschikbaar stellen van brieven aan de raad (nu alleen beschikbaar voor raadsleden, fractievertegenwoordigers, college);

Het verbeteren van de toegankelijkheid van de lange termijnagenda, zodat voor raad én inwoners beter inzichtelijk is wanneer onderwerpen aan bod komen;

 -

Ook willen we inwoners structureel beter informeren over hun mogelijkheden om invloed uit te oefenen op de besluitvorming van de gemeenteraad. Via de nieuwe raadswebsite die later dit jaar online komt, maar ook door te evalueren wat de manieren zijn waarop inwoners ons nu bereiken en hoe we hen het beste kunnen ondersteunen om hun punt bij de raad over het voetlicht te brengen.