230525 Schriftelijke vragen CDA en VoorBaarn Afgelasting avondvierdaagse (770547) BEANTWOORDING
Een raadslid stelde op 31 mei 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Baarn (6 vragen).
In het kort
6 vragen en wat het college antwoordt
- Herkent u zich in de beschrijving van de organisatie ‘avondvierdaagse Baarn’ (verder te noemen: ‘de organisatie’) wat betreft de reden voor de afgelasting en de… → Ja wij herkennen als gemeente de reden voor de afgelasting en de gezamenlijke conclusie dat de avondvierdaagse in de huidige vorm 2023 niet haalbaar is. 1
- Sinds wanneer zijn de gesprekken hierover tussen de organisatie en de gemeente gaande? → Wilt u schetsen hoe dit verloop is geweest?
- In heel Nederland worden avondvierdaagsen gehouden. → Binnen de landelijke wetgeving kan er een avondvierdaagse plaatsvinden.
- Heeft er, naar aanleiding van de gesignaleerde knelpunten, overleg met de politie plaatsgevonden over het vinden van een gezamenlijke oplossing? → De politie wordt altijd betrokken bij grotere evenementen door middel van een adviesaanvraag.
- Heeft u overwogen, of bent u bereid, vrijwilligers op te leiden tot gecertificeerd verkeersregelaar, zodat deze vrijwilligers bij meerdere evenementen ingezet kunnen… → Organisatoren van evenementen hebben de taak om zelf vrijwilligers te werven die de rol van evenementenverkeersregelaar kunnen vervullen.
- Vindt er al overleg plaats met de organisatie hoe het evenement in de toekomst wèl plaats kan vinden? → Zo ja, kunt u aangeven aan wat voor soort oplossingen gedacht wordt?
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
inlichtingen bij
Mandy Vons
doorkiesnummer
(035) 548 16 11
uw kenmerk ons kenmerk
datum Portefeuillehouder(s) onderwerp
778468
De heer R. van Hardeveld Fractie CDA Baarn De heer T. Schouten Fractie Voor Baarn
25 mei 2023 Burgemeester Röell Beantwoording schriftelijke vragen afgelasting avondvierdaagse
Geachte heer Van Hardeveld en heer Schouten,, Per brief van 10 mei 2023 heeft u zes vragen gesteld over de afgelasting avondvierdaagse in Baarn.
In deze brief kunt u de antwoorden op de door u gestelde vragen lezen.
Inleiding Het is een algemene maatschappelijke trend dat er steeds minder mensen zijn die zich als vrijwilliger voor een organisatie willen inzetten. De afgelopen vijf jaar is die trend nog eens versterkt door de diverse coronamaatregelen waardoor activiteiten tijdelijk werden gestaakt. Afname van het aantal vrijwilligers heeft vooral een groot effect als het gaat om de personen op de sleutelposities binnen een organisatie. Hun taken worden steeds complexer. Sommigen vrijwilligers haken af door deze toenemende complexiteit. En voor een potentiële opvolger zijn de uitdagingen nog groter.
Dat juist in deze tijd één vrijwilliger de totale organisatie / voorbereiding van een maatschappelijk evenement als de avondvierdaagse heeft overgenomen is zeer te prijzen. Nog meer lef heeft de organisatie getoond om het besluit te nemen dat het evenement in de huidige vorm geen doorgang kon vinden. Samen met de organisatie kijken we hoe dit mooie evenement volgend jaar wel kan plaatsvinden.
Daarbij ook de hoop uitsprekend dat nog meer vrijwilligers opstaan die dit soort prachtige evenementen helpen organiseren, want zonder vrijwilligers zullen sommige evenementen ophouden te bestaan.
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Herkent u zich in de beschrijving van de organisatie ‘avondvierdaagse Baarn’ (verder te noemen: ‘de organisatie’) wat betreft de reden voor de afgelasting en de gezamenlijke conclusie (organisatie en gemeente) dat organisatie in de huidige vorm in 2023 niet haalbaar is?
Antwoord van het college
Ja wij herkennen als gemeente de reden voor de afgelasting en de gezamenlijke conclusie dat de avondvierdaagse in de huidige vorm 2023 niet haalbaar is.
1
Vraag 2
Sinds wanneer zijn de gesprekken hierover tussen de organisatie en de gemeente gaande?
Antwoord van het college
Wilt u schetsen hoe dit verloop is geweest?
Op 16 maart 2023 heeft de organisatie de aanvraag voor de evenementenvergunning voor de avondvierdaagse ingediend.
Op 25 maart 2023 heeft de organisatie de gemeente gevraagd om het evenement aan te maken op de website voor de verkeersregelaars, zodat de organisatie de code op kan vragen voor vrijwilligers die de cursus moeten doen.
Vanaf 30 maart 2023 is de aanvraag in behandeling genomen en is er diverse keren over en weer gemaild om de documenten compleet te krijgen. 20 april 2023 heeft de organisatie een mail gestuurd waarin ze aangeeft dat ze recent naar de mogelijkheden van evenementenverkeersregelaars heeft gekeken en verschillende vragen hierover heeft. Vervolgens is er meerdere keren mail en telefonisch contact geweest.
Op 30 april 2023 is er een mail vanuit de organisatie ontvangen waarin wordt aangegeven dat de rol van evenementenverkeersregelaars is veranderd en haar dat tot 2 mogelijkheden brengt: o Een additionele subsidie op korte termijn (indien er een bedrijf is wat op korte termijn nog zoveel beroepsverkeersregelaars kan leveren) o Dit jaar de avondvierdaagse annuleren en voor volgend jaar alternatieve routes met elke avond een ander vertrekpunt (route door het Baarnsche bos / route Groeneveld / route polder / en laatste dag door het dorp met beroepsverkeersregelaars) Op 1 mei 2023 is op bovenstaande mail gereageerd met een advies vanuit verkeer. Vervolgens is er op 1 mei 2023 ook een reactie gekomen vanuit de organisator wederom over verkeersregelaars Op 2 mei 2023 is er een telefonisch overleg geweest met de organisatie, vergunningverlening en medewerker verkeer. Tijdens dit gesprek werd duidelijk dat de deelnemers de gehele route over de weg lopen. Gezamenlijk is de gemeente met de organisatie tot de conclusie gekomen dat dan beroepsverkeersregelaars ingezet moeten worden. De vrijwillige evenementenverkeersregelaars hebben bij wet niet de bevoegdheid om het verkeer zodanig te regelen zoals noodzakelijk is bij de avondvierdaagse. Denk hierbij aan wegafsluitingen, regelen van kruisingen en meerdere rijrichtingen welke is voorbehouden aan beroepsverkeersregelaars, politie en marechaussee.
De conclusie is dat de huidige routes daardoor alleen door beroepsverkeersregelaars kunnen worden geregeld, wat budgettair en op deze korte termijn organisatorisch niet meer mogelijk is.
Ook vereist dit wijzigingen door middel van officiële wegafsluitingen en omleiding van aanrijdroutes voor ambulance / politie en brandweer.
Na goed overleg met de organisatie over de mogelijkheden, delen gemeente en organisatie de conclusie dat de avondvierdaagse in de huidige vorm voor 2023 niet haalbaar is.
2
De organisatie en de gemeente hebben afgesproken om op korte termijn samen te komen om te kijken naar de toekomst.
Vraag 3
In heel Nederland worden avondvierdaagsen gehouden. Heeft u, al dan niet samen met de organisatie, uw licht opgestoken bij andere gemeenten, waar men de organisatie van de avondvierdaagse binnen wet- en regelgeving wèl mogelijk acht?
Antwoord van het college
Binnen de landelijke wetgeving kan er een avondvierdaagse plaatsvinden. De huidige vorm van de avondvierdaagse past hier helaas niet onder. Samen met de organisatie zal gekeken worden hoe dit volgend jaar vorm gegeven kan worden. Hierbij zal indien nodig ook gekeken worden naar andere gemeenten.
Vraag 4
Heeft er, naar aanleiding van de gesignaleerde knelpunten, overleg met de politie plaatsgevonden over het vinden van een gezamenlijke oplossing?
Antwoord van het college
De politie wordt altijd betrokken bij grotere evenementen door middel van een adviesaanvraag.
Hierbij wordt door de politie uitgegaan dat een evenement zelfvoorzienend is en geen extra capaciteit van de politie nodig heeft. Nadat bekend was geworden dat de huidige vorm van de avondvierdaagse geen doorgang kan hebben is door de gemeente niet extra contact geweest om gezamenlijk met de politie een oplossing te vinden.
Vraag 5
Heeft u overwogen, of bent u bereid, vrijwilligers op te leiden tot gecertificeerd verkeersregelaar, zodat deze vrijwilligers bij meerdere evenementen ingezet kunnen worden?
Antwoord van het college
Organisatoren van evenementen hebben de taak om zelf vrijwilligers te werven die de rol van evenementenverkeersregelaar kunnen vervullen. Wanneer zij geen verkeersregelaars in hun eigen netwerk hebben, kunnen zij gebruik maken een voorkeurspool van de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SNVL). Deze organisatie faciliteert ook in het opleiden van personen tot verkeersregelaars. De gemeente stelt alleen verkeersregelaars aan die de vereiste (online) training gevolgd hebben. Tot op heden zijn er geen signalen dat dit systeem tekort schiet. De gemeente heeft daarom ook eerder niet overwogen om zelf vrijwilligers op te leiden tot gecertificeerd evenementenverkeersregelaar. De organisatie van de avondvierdaagse had overigens zelf ook geen tekort aan vrijwilligers die opgeleid zijn tot evenementenverkeersregelaars.
3
Vraag 6
Vindt er al overleg plaats met de organisatie hoe het evenement in de toekomst wèl plaats kan vinden?
Antwoord van het college
Zo ja, kunt u aangeven aan wat voor soort oplossingen gedacht wordt?
Zoals reeds vermeld is met de organisatie afgesproken om samen naar de toekomst te kijken.
Hiervoor is een datum voorgesteld. De overleggen hierover moeten nog plaatsvinden.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Baarn (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.