Memo bij proces m.b.t. beantwoording raadsvragen
Een raadslid stelde op 1 juli 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Memo Behandeld door Telefoonnummer Datum Bijeenkomst Onderwerp
Griffie 277243 26 juni 2024 Presidium 1 juli Beantwoording vragen van de gemeenteraad
Status
- Ter bespreking
Geachte leden van het presidium, Naar aanleiding van bespreking in de werkgroep doorontwikkeling vergadermodel is het gehele proces m.b.t. de onderlinge contacten van gemeenteraad, college en organisatie besproken. Hieruit is gebleken dat de procedures met betrekking tot de beantwoording van diverse categorieën vragen en de reactie op andere documenten vanuit de raad, zoals de technische toetsing van moties en reacties op initiatiefvoorstellen een aanpassing behoeven om een efficiënter proces te doorlopen. In de bijlage wordt niet alleen het proces op de griffie, maar ook dat binnen de organisatie geschetst.
De belangrijkste verandering is het aanbieden van al uw vragen aan de griffie, in plaats van dat de gemeenteraadsleden deze direct via de contactpersonenlijst op het raadsinformatiesysteem naar de medewerker in de organisatie verzenden. Op de griffie worden de vragen doorgeleid naar de juiste manager. De griffie communiceert dan met de manager over de inhoud en afhandeling van de vraag. De e-maillijst op het raadsinformatiesysteem met vertegenwoordigers vanuit de organisatie komt daarmee te vervallen.
Uit de inventarisatie van de huidige werkwijze is ook gebleken dat de reactietermijn voor het college van 14 dagen bij het indienen van een initiatiefvoorstel erg kort is. Deze termijn is echter vastgelegd in het reglement van orde. Een voorstel voor de wijziging van het reglement kunt u in Q4 tegemoet zien.
Tot slot zijn de telefonische contacten van de gemeenteraad met de gemeente niet in kaart gebracht. Dit wordt nog nader uitgewerkt en deze uitwerking kunt u later dit jaar in het presidium verwachten.
Aan het presidium wordt gevraagd of er nog opmerkingen of vragen zijn over bijgevoegde procesbeschrijving.
Bekijk de brief: Memo bij proces m.b.t. beantwoording raadsvragen
Bron: raadsinformatie van de gemeente Bergen op Zoom (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.