RN 060 Beantwoording vragen Ondernemeringsraad
Een raadslid stelde op 31 oktober 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Helmond.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Graag merken wij het volgende op De verordening dient te worden gelezen in het licht van het recht van de burger. Een klacht gaat over de wijze waarop een bestuursorgaan, een lid daarvan of een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan in bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijke persoon of rechtspersoon heeft gedragen.
Ten overvloede merken wij op dat het begrip klacht uiteen valt in 4 verschillende categorieën:
- Bejegening;
- Verkeerd geïnformeerd;
- Uitblijven reactie / toezegging;
- Onzorgvuldigheid.
De klachtbehandeling is gericht op:
- het herstel van vertrouwen van inwoners van de gemeente Helmond in de lokale overheid;
- het leren van klachten door de organisatie en de bestuursorganen.
Tot slot merken wij graag op dat naar onze opvatting er een verschil bestaat tussen het begrip zoals opgenomen in de Algemene wet bestuursrecht en de Wet op ondernemingsraden.
Uw vragen beantwoorden wij als volgt:
De belangrijkste vraag is hier:
- Verandert met de aanpassing van de verordening, ook de klachtenprocedure? De gemeentelijke werkwijze?
Met de aanpassing van de verordening wordt uitvoering gegeven aan de actualisering van de geldende verordening. Deze stamt uit 2009 met een toevoeging van een bepaling in 2013. Er is geen sprake van een verandering of van een nieuwe werkwijze.
-
Is dat het geval, dan hebben we met elkaar afgesproken dat er een risico analyse wordt uitgevoerd op de werkwijzen, zodat kan worden bepaald welke maatregelen er noodzakelijk zijn. Voor het uitvoeren van een dergelijke analyse kan men de hulp inroepen van het SPO team en is een advies van FG en CISO verplicht.
Zie antwoord hierboven.
-
Hoe wordt de vertrouwelijkheid geborgd (wordt de klacht gedeeld via het zaaksysteem of via mail. Indien via mail hoe wordt geborgd dat mail niet wordt ingezien, verder gestuurd, bewaard)
De vertrouwelijkheid wordt geborgd door middel van het gebruik van het zaaksysteem Djuma. In de verordening is opgenomen dat de klacht wordt doorgeleid naar de afdelingshoofd/teammanager, met het verzoek om de klacht in behandeling te nemen. Dat houdt in dat de manager de klacht in kennis brengt van de betrokken medewerker. In de praktijk wordt hier uitvoering gegeven door de manager aan de zaak toe te voegen als behandelaar.
In de verordening is een termijn opgenomen om de klacht te behandelen. Om deze reden wordt er ook een mail gestuurd naar de betreffende manager.
N.B. Enkel toegevoegde medewerkers aan de zaak, kunnen de zaak inzien.
-
Zijn er instructies ,zo nee hoe borgen we dan o dat medewerkers en behandelaars de zaak vertrouwelijk behandelen o de belangen van onze medewerkers goed geborgd worden Er is een handleiding opgemaakt voor de klachtbehandelaar. Hierin is opgenomen wat de essentie is.
Wij sturen u de handleiding als bijlage mee. -
Welke gevolgen kunnen een gegrond geachte klacht voor onze medewerkers hebben. (noot; deze vraag is voor de transparantie, niet omdat het geen gevolgen zou mogen hebben)
In de geldende verordening is een bepaling (artikel 13) is een vergaande bepaling opgenomen.
Namelijk indien een klacht over een ambtenaar gegrond wordt verklaard, onderzoekt de afdelingsmanager P.O.I. of naar aanleiding van het gegrond verklaren van de klacht rechtspositionele maatregelen tegen ambtenaar vereist zijn. Afgezien van de verkeerde benaming, van afdelingsmanager AOG, kan dan de klachtenbehandeling onderdeel worden van de rechtspositie van ambtenaren. Dat kan bedreigend zijn. Voorts is de vraag of de klachtbehandeling hiervoor is bedoeld. Een klachtbehandeling heeft onder meer tot doel het geven van een gratis advies over de dienstverlening en is in eerste instantie niet bedoeld als een rechtspositionele maatregel. Om die reden is deze bepaling in de nieuwe verordening geheel geschrapt.
-
Wie is de klachtenbehandelaar, als dit de manager is, waarom is hier voor gekozen? Kan dit betekenen dat ingediende klachten een onderdeel zijn van de wijze waarop een medeweker wordt beoordeeld? (deze vraag is voor de transparantie, niet omdat het niet zou mogen)
In Helmond is sinds de inwerking van de geldende verordening gekozen om een klacht te laten behandelen door een manager. De reden hiervoor is dat de manager op de hoogte dient te zijn en kan ingrijpen.
De verordening is niet bedoeld als een rechtspositionele maatregel.
-
De ombudsman heeft volgens het raadsvoorstel waardevolle suggesties gedaan, heeft men die overgenomen? Waarom wel/niet?
De vraag doet zich voor of de verordening daadwerkelijk kan worden ingetrokken of dat de verordening (deels) in stand kan blijven. Voor het antwoord op die vraag is het zaak om te bezien wat de mogelijke meerwaarde is van de verordening ten opzichte van de Awb. Hierbij geldt als uitgangspunt dat de hogere wet, de Awb, niet onnodig dient te worden gedoubleerd in een (lagere) verordening, maar een bestuursorgaan heeft naast de in hoofdstuk 9 opgenomen bepalingen de mogelijkheid een aanvullende regeling te treffen. Indien er bijvoorbeeld behoefte bestaat om de behandeling van klachten op een bepaalde wijze te organiseren en te concentreren bij een bepaalde medewerker.
Er is contact opgenomen met de Nationale Ombudsman voor advies. De Nationale Ombudsman heeft de Verordening klachtenregeling Helmond 2009 gespiegeld aan de Awb. Hieruit kwam naar voren dat voor de Nationale Ombudsman geen aanleiding is om naast het bepaalde in hoofdstuk 9 Awb een gemeentelijke klachtregeling aan te houden waarin dezelfde bepalingen staan opgenomen, mits voorzien is van een eenduidige procesbeschrijving binnen de gemeente.
De Nationale Ombudsman heeft nog een aantal betekenisvolle adviezen gegeven over de wijze waarop de klachtenbehandeling verder kan worden verbeterd. Het is zinvol om vast te leggen hoe klachten binnenkomen, worden geregistreerd, uitgezet en behandeld. De beste manier waarop dat kan gebeuren, in de ogen van de Nationale ombudsman, is in de vorm van een stroomschema.
De aanbeveling van de Nationale Ombudsman is ter harte genomen. Hier is uitvoering aangegeven door middel van het proces onder de loep te nemen tezamen met een procesadviseur. Hier zijn wij nog steeds mee bezig. Dit is terug te zien in het proces.
Bijlage: -
Handleiding Schematische overzicht Proces
Bekijk de brief: RN 060 Beantwoording vragen Ondernemeringsraad
Bron: raadsinformatie van de gemeente Helmond (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.