02 Memo aan de raad n.a.v. schriftelijke vragen VVD vragenuurtje raad 14 maart 2024

Vraag 1

Kunt u aangeven hoe volgens u nu de juridische situatie is?

Antwoord van het college

Welk bestemmingsplan is van toepassing?

Moet het besluit van 14 december 2023 worden ingetrokken? Deelt de eigenaar van het perceel uw analyse of interpreteert hij de gevolgen van de uitspraak van de Afdeling anders?

Antwoord Het is nu nog niet helemaal duidelijk wat de juridische situatie is. Door de uitspraak van de Raad van State waarin het besluit van 15 oktober 2020 is vernietigd is, is nu het bestemmingsplan Buitengebied 2014 van toepassing op deze locatie. Deze vraag is bij onze jurist in behandeling. Zodra hier meer over bekend is informeren wij u hier nog over.

Vraag 2

Bent u het met ons eens dat deze zaak hoe dan ook op korte termijn moet worden afgewikkeld, zodat de betrokken eigenaar eindelijk duidelijkheid heeft en een einde komt aan de juridische strijd?

Antwoord van het college

Antwoord Wij zijn het met u eens dat deze casus spoedig moet worden afgewikkeld. Wij hebben de adviseur van de betrokken eigenaar van de locatie laten weten, dat zodra wij duidelijkheid hebben over de juridische status

 van de verschillende besluiten wij contact opnemen om in overleg te gaan op welke wijze alsnog een differentiatievlak kan worden toegekend en er duidelijkheid komt voor betrokkene.

Vraag 3

Hoeveel hebben de opvolgende procedures aan kosten opgeleverd voor de gemeente?

Antwoord van het college

Antwoord Op basis van de uitspraak moeten wij aan [appellant] het door hem voor de behandeling van het beroep betaalde griffierecht ten bedrage van € 178,00 vergoeden.

Daarnaast zijn wij in de uitspraak veroordeeld tot vergoeding van de proceskosten tot een bedrag van € 1.750,00 aan appellant van de door een derde beroepsmatig verleende rechtsbijstand.

Vraag 4

We moeten helaas vaststellen dat de gemeenteraad niet heeft voldaan aan een duidelijk geformuleerde opdracht van de Afdeling, zelfs niet na een royale verlenging van de gestelde termijn. Deelt u onze mening dat deze gang van zaken, behalve erg vervelend voor de betrokken inwoner, ook ronduit beschamend is voor de gemeente en de gemeenteraad?

Antwoord van het college

Welk signaal geeft de gemeente af als we geen gehoor geven aan een glasheldere uitspraak van de Raad van State?

Antwoord Ja, dat klopt.

Er is gedurende het proces om het besluit voor de bestuurlijke lus voor te bereiden op ambtelijk niveau via mail en telefonisch op verschillende momenten contact geweest met de Raad van State over de termijnagenda van uw raad.

- Op 4 juli 2023 is schriftelijk uitstel gevraagd aan de Raad van State om de termijn voor het herstellen van het gebrek in het besluit van 15 oktober 2020 te herstellen.

- Op 8 september 2023 is door de Afdeling BRS besloten de termijn voor het herstellen van het gebrek in het besluit van 15 oktober 2020 te verlengen tot 1 december 2023.

- Op 17 oktober 2024 is per email aan de ABRS aangegeven dat de raad op 14 december 2023 een besluit neemt. In deze email is het volgende vermeld. “Op basis van de respectievelijke uitspraken d.d. 30 augustus 2023, nummer 202007156/1/R2 en d.d. 5 april 2023 nummer 202007156/2/R2 hebben wij ambtelijk een raadsvoorstel en besluit voorbereid voor de vergadering van 14 december 2023.

Gezien de vergadercycli van onze gemeenteraad is de vergadering van 14 december 2023 de eerstvolgende mogelijkheid dat de raad dit voorstel kan behandelen.

Door de Griffie en het Presidium is de uitdrukkelijke wens uitgesproken om dit voorstel voor de eerstvolgende vergadering in 2024 te agenderen gezien de volle agenda voor deze vergadering van 14 december 2023 in verband met onder andere diverse besluiten die nodig zijn als gevolg van de inwerkingtreding van de Omgevingswet per 1 januari 2024.

De eerste vergadering van de gemeenteraad in 2024 staat gepland op 1 februari.” 1

- Op 9 november 2023 is opnieuw een email gezonden aan de ABRS met de email van 17 oktober 2023;

Hierin is het volgende aangegeven: “Op basis van de respectievelijke uitspraken d.d. 30 augustus 2023, nummer 202007156/1/R2 en d.d. 5 april 2023 nummer 202007156/2/R2 hebben wij ambtelijk een raadsvoorstel en besluit voorbereid voor de vergadering van 14 december 2023.

Gezien de vergadercycli van onze gemeenteraad is de vergadering van 14 december 2023 de eerstvolgende mogelijkheid dat de raad dit voorstel kan behandelen.

1

Noot griffier 15/03/2024: De hier genoemde uitdrukkelijke wens van de griffie en het presidium is een interpretatie van een informatieve vraag van de griffier of een latere behandeling eventueel mogelijk is. Dit ter voorbereiding van het maken van een termijnplanning die in de vergadering van het presidium van 30 oktober 2023 aan de zou komen. Van een feitelijk nadrukkelijke wens was derhalve geen sprake.

 -

-

-

-

-

Het voorstel staat desondanks nu toch nu voor vanavond op de raadsagenda. Als gevolg van een verzoek van appellanten om bij de raad in te spreken over het voorliggende voorstel voor de bestuurlijke lus is het mogelijk dat de raad beslist om dit onderwerp van de agenda af te halen.

In dat geval zou pas op 14 december 2023 een besluit kunnen vallen zoals al in de eerste alinea is aangegeven. Onderstaande email is hierover is al op 17 oktober 2023 verzonden. Hierop hebben wij echter niets vernomen. Graag ontvangen wij alsnog een rectie van u op ons verzoek”.

Aan de commissie is ook meegedeeld dat uitstel is aangevraagd bij de ABRS.

Raadsvoorstel op 23 en 30 november 2023 in de commissie Ruimte besproken Op 28 november 2023 is heeft de Afdeling in een brief meegedeeld dat geen uitstel wordt verleend voor het herstellen van het gebrek in de besluitvorming t.a.v. Spaaneindsestraat 45. Dit bericht is op 29 november 2023 binnengekomen. Deze brief is niet teruggevonden in de zaak in het gemeentelijke digitale zaaksysteem. Uit nader onderzoek door de betreffende medewerker is het volgende gebleken.

Deze brief is op 5 december 2024 via juridische zaken per email bij de behandelend ambtenaar terechtgekomen. Deze email stond nog als ongelezen in zijn mailbox. Deze relevante informatie had dus eerder bij ons college kunnen zijn dan u het geval was. De interne communicatie hierover is spijtig genoeg niet goed gelopen.

Op 12 december 2023 heeft de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State besloten het onderzoek voor wat betreft de zaak Spaaneindsestraat 45 te sluiten en binnen een termijn van 6 weken uitspraak te doen. De betreffende brief van de Raad van State is pas na de raadsvergadering bij de betreffende medewerker terechtgekomen.

Op 13 december 2023 is op ambtelijk niveau nog telefonisch contact geweest met de Raad van State om te informeren dat de raad de volgende dag een besluit neemt. Deze informatie zou worden doorgeven aan de jurist die het plan behandelt. Op basis van dit gesprek was er ambtelijk nog steeds de overtuiging dat er een besluit door de raad kon worden genomen. Dit is ook zo naar de verantwoordelijke bestuurder gecommuniceerd.

Op 13 december 2023 heeft de adviseur van de locatie eigenaar een email gestuurd naar aanleiding van een ambtelijke email diezelfde dag aan hem, waarin hem het eindvoorstel voor de raadsvergadering van 14 december 2024 is toegezonden, dat op 12 december 2024 door ons college is vrijgegeven. Op deze email is ambtelijk verder geen actie ondernomen.

In het bericht van de betreffende adviseur is het volgende aangegeven: “Raad van State gaat overigens gewoon uitspraak doen, schrijven ze omdat jullie de termijn hebben overschreden. Ik neem aan dat jullie de brief van de Raad van State ook delen met de raad. Wellicht verstandiger om alles van de agenda te halen, om nog meer vreemde voortgang te voorkomen als de Raad van State uitspraak gaat doen in deze.” Op 13 december 2023 kwam telefonisch vanuit de VVD de vraag aan de verantwoordelijk bestuurder die in lijn was met de inbreng van de adviseur van de locatie eigenaar. Deze vraag is ambtelijk uitgezet, maar deze email is door de betreffende ambtenaar niet meer gelezen in de periode tot en met de raadsvergadering.

Ten aanzien van het proces m.b.t. het besluit van uw raad van 14 december 2023 ziet u onderstaand een overzicht van bepalende momenten.

- Op 20 oktober 2023 ontving de Griffie de stukken voor de besluitvorming in de raad.

- Op 30 oktober 2023 besloot het Presidium om het onderwerp rechtstreeks als hamerstuk op de voorlopige agenda van de raad van 14 december te plaatsen.

- Op 2 november 2023 is via de gemeentesecretaris verzocht om dit onderwerp rechtstreeks als hamerstuk op de voorlopige agenda van uw raad van 9 november 2023 te plaatsen (zo kon in ieder geval tijdig, i.c. voor 1 december 2023, een besluit worden genomen).

 Uw raad besloot voorafgaand aan de vergadering van 9 november 2023 het onderwerp af te voeren van de agenda en het door te zetten naar de volgende raadsvergadering (op 14 december 2023).

Aanleiding hiervoor was dat een van de betrokken eigenaren van de locaties die in het betreffende raadsvoorstel opgenomen waren zich overvallen voelde dat het voorstel die dag aan de orde zou komen.

Ook had uw raad toen behoefte aan meer informatie over dit onderwerp.

- Op 14 november 2023 heeft de griffier het presidium geïnformeerd dat hij naar aanleiding van de raadsvergadering van 9 november, het betreffende onderwerp heeft toegevoegd aan de agenda van de commissie Ruimte van 23 november (beeldvormen) en 30 november (oordeelsvormen). Dit ter voorbereiding van de raad van 14 december 2023.

- Op 23 en 30 november 2023 is het raadsvoorstel aan de orde gekomen in de commissie Ruimte.

- Op 14 december 2023 is het onderwerp als bespreekstuk in uw raad aan de orde gesteld. Via een amendement is het voorgestelde besluit voor de locatie Spaaneindsestraat 45 nog gewijzigd.

Aangezien op het moment van de besluitvorming door uw raad nog geen uitspraak was gedaan in deze zaak is het raadsbesluit toch aan de Raad van State gezonden. De betreffende medewerker was hierbij in de veronderstelling dat het besluit van uw raad alsnog kon worden meegevlogen in de uitspraak. Dit is kennelijk een verkeerde inschatting geweest.

In het bovengenoemde proces in de besluitvormingscyclus is op verschillende momenten gecommuniceerd met de Raad van State zoals u hierboven hebt kunnen lezen. Wij delen uw mening dat het vooral voor de betrokken inwoner erg vervelend is dat er nu nog steeds geen duidelijkheid is. Dat de besluitvorming door uw raad niet vóór 1 december 2023 ten aanzien van deze locatie heeft plaatsvinden is het gevolg van een samenloop van omstandigheden.

Wij betreuren het ten zeerste dat door de verwarring rond de besluitvorming en de (mis)communicatie over dit dossier bij zowel uw raad als bij de betreffende locatie eigenaar onduidelijkheid is ontstaan.

De voorbereiding van de besluitvorming ten behoeve van uw raad door de betreffende medewerker(s) en ons college is met goede intenties gedaan. Uiteraard zijn alle interne handelingen met betrekking tot dit dossier voor de verantwoordelijkheid van het college.

Vraag 5

Hoe gaat uw college dit in de toekomst voorkomen?

Antwoord van het college

Antwoord Wij zullen in de toekomst in voorkomende gevallen bij de voorbereiding binnen organisatie en college beter rekening houden met de vergadercycli van uw raad. Indien nodig stemmen wij in een voorkomend geval tijdig af met het Presidium als er een extra besluitmoment van uw raad noodzakelijk is.

Wij zullen ook het interne (registratie)proces en de afspraken met betrekking tot het doorsturen van ingekomen post van de Raad van State waar nodig verbeteren.

Piet Machielsen|wethouder Ruimtelijke ontwikkeling, wonen, economie & financiën Vrijthof 10 | 5081 CA Hilvarenbeek Postbus 3 | 5080 AA Hilvarenbeek (013) 505 83 00 | www.hilvarenbeek.nl | @gemeenteHbeek