[BS2500008] Raadsvragen van de fractie van D66 betreffende ''Fout bij betaling - Dubbele betaling aan leveranciers''
Een raadslid stelde op 18 februari 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Lansingerland (4 vragen).
In het kort
4 vragen en wat het college antwoordt
- Het blijft onduidelijk wat er precies is misgegaan bij de aanmaak van het betaalbestand. → Wat zou er mank zijn gelopen?
- Vier ogen principe, wie heeft er goedkeuring gegeven op de batchbetaling, waarop is gecontroleerd en waar is dit in vastgelegd? → Welke automatisering ondervangt en markeert opvallende afwijkingen?
- Hoe heeft het kunnen gebeuren dat er posten dubbel in betaalbatches zijn opgenomen? → Wordt dit elektronisch ondervangen door terugkoppeling op basis van hashes via de bank?
- De afgelopen periode hebben we meerdere keren vernomen dat de werkwijze op administratief vlak is aangepast n.a.v. aanbevelingen door accountant. → Heeft de gemeente orde op zaken of is het slim een extern bureau onderzoek te laten doen naar de staat van de automatisering, rechten en verantwoordelijkheden en daar ook korte termijn…
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
SCHRIFTELIJKE VRAGEN AAN HET COLLEGE Datum: 18-2-2025 Aan de voorzitter van de raad
Namen en fracties steller(s) van de vragen: Ronald van der Stad, D66 Lansingerland Onderwerp:
Fout bij betaling: Dubbele betaling aan leveranciers Het college wordt verzocht de volgende vragen schriftelijk te beantwoorden:
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Het blijft onduidelijk wat er precies is misgegaan bij de aanmaak van het betaalbestand. Als er een verkeerde opdrachtdatum is verstrekt, waarom nog ingrijpen als er extra kosten aan annulering zitten?
Antwoord van het college
Wat zou er mank zijn gelopen?
Vraag 2
Vier ogen principe, wie heeft er goedkeuring gegeven op de batchbetaling, waarop is gecontroleerd en waar is dit in vastgelegd?
Antwoord van het college
Welke automatisering ondervangt en markeert opvallende afwijkingen?
Wie controleert de stamgegevensinvoer op de crediteuren t.b.v. de berekening van vervaldata n.a.v. gemaakte afspraken?
Vraag 3
Hoe heeft het kunnen gebeuren dat er posten dubbel in betaalbatches zijn opgenomen?
Antwoord van het college
Wordt dit elektronisch ondervangen door terugkoppeling op basis van hashes via de bank? Of hebben er handmatige overrule acties plaatsgevonden?
Vraag 4
De afgelopen periode hebben we meerdere keren vernomen dat de werkwijze op administratief vlak is aangepast n.a.v. aanbevelingen door accountant. Het beeld dat geschetst wordt door accountant en de gedane dubbele betalingen is dat de boekhouding een aantal decennia achterloopt op hedendaagse factuurverwerking. Klopt dit beeld?
Antwoord van het college
Heeft de gemeente orde op zaken of is het slim een extern bureau onderzoek te laten doen naar de staat van de automatisering, rechten en verantwoordelijkheden en daar ook korte termijn beslissingen uit voort te laten komen?
Bron: raadsinformatie van de gemeente Lansingerland (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.