Fout bij betaling: Dubbele betaling aan leveranciers
Een raadslid stelde op 18 februari 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Lansingerland (7 vragen).
In het kort
7 vragen en wat het college antwoordt
- Waarom twee weken na dato pas gemeld aan de raad? → Op vrijdag 31 januari is geconstateerd dat er een dubbele betaling heeft plaatsgevonden.
- Het blijft onduidelijk wat er precies is misgegaan bij de aanmaak van het betaalbestand. → Wat zou er mank zijn gelopen?
- Vier ogen principe, wie heeft er goedkeuring gegeven op de batchbetaling, waarop is gecontroleerd en waar is dit in vastgelegd? → Welke automatisering ondervangt en markeert opvallende afwijkingen?
- Waarom is er geen automatisch betaalsuggestiesysteem dat op basis van vervaldata posten voorschrijft en wegschrijft in een betaalbatch toegepast? → Betalingen worden automatisch gegenereerd in key2financien op basis van vervaldatum van de factuur, mits de facturen digitaal door de verschillende goedkeuringsroutes zijn gegaan en daarmee…
- Hoe heeft het kunnen gebeuren dat er posten dubbel in betaalbatches zijn opgenomen? → Wordt dit elektro nisch ondervangen door terugkoppeling op basis van hashes via de bank?
- Bij alle banken blijven de lopende verwerkingsopdrachten (batch/incasso), in your face, staan totdat ze verwerkt zijn. → De batch die ‘in annulering’ stond was niet ‘in your face’ te zien, maar was opgenomen op de pagina “opdrachten beheren” onder tabblad “wijzigen”.
- De afgelopen periode hebben we meerdere keren vernomen dat de werkwijze op administratief vlak is aan gepast n.a.v. aanbevelingen door accountant. → Heeft de gemeente orde op zaken of is het slim een extern bureau onderzoek te laten doen naar de staat van de automatisering, rechten en verantwoordelijkheden en daar ook korte termijn…
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Waarom twee weken na dato pas gemeld aan de raad?
Antwoord van het college
Op vrijdag 31 januari is geconstateerd dat er een dubbele betaling heeft plaatsgevonden. Op dinsdag 11 februari, (7 werkdagen later) is uw raad geïnformeerd. In deze periode is informatie verzameld en is een bestuurlijk proces doorlopen. Vraag
Vraag 2
Het blijft onduidelijk wat er precies is misgegaan bij de aanmaak van het betaalbestand. Als er een verkeerde opdrachtdatum is verstrekt, waarom nog ingrijpen als er extra kosten aan annulering zitten?
Antwoord van het college
Wat zou er mank zijn gelopen? Antwoord Er zijn geen extra kosten voor annuleren van betaalbestand. Met het aanmaken van de batch is een verkeerde uitvoerdatum geselecteerd, die te ver in de toekomst lag. Bij niet ingrijpen werden er diverse vervaldata van crediteuren overschreden. 1/3 Vraag
Vraag 3
Vier ogen principe, wie heeft er goedkeuring gegeven op de batchbetaling, waarop is gecontroleerd en waar is dit in vastgelegd?
Antwoord van het college
Welke automatisering ondervangt en markeert opvallende afwijkingen? Wie controleert de stamgegevensinvoer op de crediteuren t.b.v. de berekening van vervaldata n.a.v. gemaakte afspraken? Antwoord De werkwijze ligt vast in interne controle protocollen die bekend zijn en gecontroleerd worden door de accountant. Er zijn geen bevindingen opgenomen in de Boardletter van de accountant ten aanzien van het betalen van betaal batches. Er wordt standaard een ‘acht ogen’-principe toegepast bij het uitvoeren van een batchbetaling. Het dubbel uitvoeren van de betaling is niet het gevolg van een tekortkoming in het (controle)proces rondom batchbetalingen. Het is misgegaan bij het proces rondom het annuleren van een betaalbatch. Het annuleringsproces is wel in gang gezet, maar niet volledig doorlopen. Vraag
Vraag 4
Waarom is er geen automatisch betaalsuggestiesysteem dat op basis van vervaldata posten voorschrijft en wegschrijft in een betaalbatch toegepast?
Antwoord van het college
Betalingen worden automatisch gegenereerd in key2financien op basis van vervaldatum van de factuur, mits de facturen digitaal door de verschillende goedkeuringsroutes zijn gegaan en daarmee betaald mogen wor den. De betaalbatch wordt daarna in zijn geheel handmatig ingelezen in de bankapplicatie. Vraag
Vraag 5
Hoe heeft het kunnen gebeuren dat er posten dubbel in betaalbatches zijn opgenomen?
Antwoord van het college
Wordt dit elektro nisch ondervangen door terugkoppeling op basis van hashes via de bank? Of hebben er handmatige overrule acties plaatsgevonden? Antwoord Er zijn geen posten dubbel in de batch opgenomen, de betaalbatch is dubbel uitgevoerd. De eerste betaal batch had de verkeerde (te late) betaaldatum en is in annulering gezet waarna een nieuwe betaalbatch is ingelezen en betaald is op de juiste datum. De bankapplicatie heeft een melding gegeven dat de betaalbatch voor de tweede keer aangeboden werd, maar daarmee waren wij akkoord in de veronderstelling dat de betaalbatch met de verkeerde datum geannuleerd was. We hebben verder geen melding gehad. De bank heeft ook bevestigd dat dit de enige controle en melding is die de bank uitvoert en meldt aan de gebruiker. Vraag
Vraag 6
Bij alle banken blijven de lopende verwerkingsopdrachten (batch/incasso), in your face, staan totdat ze verwerkt zijn. Hoe kan de ingeplande opdracht gedurende twee weken niet zijn opgevallen?
Antwoord van het college
De batch die ‘in annulering’ stond was niet ‘in your face’ te zien, maar was opgenomen op de pagina “opdrachten beheren” onder tabblad “wijzigen”. De status was in annulering. In dit tabblad is gekozen voor verwijderen. Bij verwijderen is de ‘in annulering’ betaling niet meer zichtbaar in dit tabblad. Naar aanlei ding van het gesprek met de BNG bank gaat de bank onderzoeken of ze een melding hiervoor kunnen inrichten. 2/3 Vraag
Vraag 7
De afgelopen periode hebben we meerdere keren vernomen dat de werkwijze op administratief vlak is aan gepast n.a.v. aanbevelingen door accountant. Het beeld dat geschetst wordt door accountant en de gedane dubbele betalingen is dat de boekhouding een aantal decennia achterloopt op hedendaagse factuurverwerking. Klopt dit beeld?
Antwoord van het college
Heeft de gemeente orde op zaken of is het slim een extern bureau onderzoek te laten doen naar de staat van de automatisering, rechten en verantwoordelijkheden en daar ook korte termijn beslis singen uit voort te laten komen? Antwoord Wij herkennen ons niet in het geschetste beeld. De gemeente voert meerdere keren per jaar een verbijzon derde interne controle (VIC) uit. Het college rapporteert de bevindingen uit deze controle aan de BAC. Werkzaamheden van de VIC worden tevens getoetst door de accountant en ook aan de BAC gerapporteerd middels Boardletter. De accountant constateerde in de Boardletter 2024 dat de interne beheersing van voldoende niveau is. Tevens werken wij met dezelfde systemen als menig andere gemeenten. De BNG bank heeft bevestigd dat het systeem goed is ingericht. Wij verwachten dat wij met deze brief antwoord hebben gegeven op uw raadsvragen. Met een vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Lansingerland Mickel Beckers Gemeentesecretaris Jules Bijl Burgemeester 3/3
Bekijk de brief: [U25.00900] Raadsvragen inzake Fout bij betaling: Dubbele betaling aan leveranciers
Bron: raadsinformatie van de gemeente Lansingerland (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.