Memo - beantwoording vragen vernieuwing website
Een raadslid stelde op 18 oktober 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Laren.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
MEMO Onderwerp: Beantwoording vragen over raadsvoorstel vernieuwing website Aan: Gemeenteraad Van: B&W Datum: 18 oktober 2023
De gemeenteraad heeft tijdens de commissie van 11 oktober een aantal vragen gesteld over het voorstel ‘Beschikbaar stellen budget voor vernieuwing gemeentelijke websites’. In dit memo beantwoorden we die vragen. De hoofdvragen waren:
- Uit welke fases bestaat het project en wat krijgen we voor dit budget?
- Waaruit worden de kosten gedekt die nog niet voorzien zijn?
Antwoord:
Voor dit budget (vanuit elke gemeente €95.500) krijgen we een website die qua inhoud en uiterlijk voor bezoekers vernieuwd is: de teksten zijn aangepast en beter leesbaar, verouderde pagina’s zijn verwijderd en er is een verbetering in de vindbaarheid en navigatie.
Tegelijkertijd bereiden we een nieuwe uitvraag voor het beheer van de ‘achterkant’ (CMS) van de website voor: het ‘programma van eisen’. Ook kosten van het opstellen van een kwalitatief goed programma van eisen zijn gedekt met dit voorstel.
In dit voorstel zitten niet de reguliere, jaarlijks terugkerende kosten van het beheer en de contracten die daarbij horen. Die kosten hebben we nu ook en zijn regulier onderdeel van de BEL-begroting. Of dit in de toekomst hoger of later uitvalt weten we nog niet. Dat hangt zowel van de eisen af als van de marktontwikkelingen. Er is geen aanleiding om hele grote afwijkingen te verwachten of daar nu al budgettair op vooruit te lopen.
Hieronder leest u een uitgebreide beschrijving van het project en de verschillende fases daarin.
Aanleiding en doel van het project om te komen tot een nieuwe website Laren.nl De websites zijn voor veel inwoners en ondernemers het belangrijkste contactkanaal en startpunt in het contact met de gemeente.
De huidige websites van de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren zijn sterk verouderd, zowel qua inhoud, uitstraling en gebruiksgemak. De websites bestaan uit meer dan 1.500 pagina’s en bestanden per site. De beheerorganisatie is te klein om al die pagina’s en bestanden goed te kunnen beheren, mede daardoor is de inhoud van deze pagina’s veelal verouderd en achterhaald. Ook maakt de hoeveelheid pagina’s het voor bezoekers lastig om snel de juiste informatie te vinden.
Daarnaast eindigt het contract met de websiteleverancier (CMS) per 1 januari 2025 en zal een nieuwe partij moeten worden gekozen door middel van een aanbesteding.
Dit is vervat in het project om te komen tot nieuwe websites in 5 fases:
Fase 1: “Schoon door de poort” Deze fase bestaat uit de volgende activiteiten:
-
-
De grote aantallen webpagina’s en documenten worden opgeschoond tot een beheersbaar aantal waar de meest gezochte informatie toegankelijk en met vernieuwde structuur raadpleegbaar is.
De uiteindelijk overgebleven ca. 200 pagina’s worden herschreven naar B1 niveau. Met 200 pagina’s dekken we 95,6% van het totaal aantal bezoeken aan Laren.nl het uiterlijk van de huidige website wordt binnen de bestaande mogelijkheden van de huidige leverancier aangepast tot een dienstverlenende toptakenwebsite.
De informatiearchitectuur wordt verbeterd o.b.v. onderzoek en gebruik, waardoor bezoekers straks makkelijker de informatie vinden die ze nodig hebben.
Het kennisniveau van medewerkers van het webteam wordt verhoogd door ze te trainen in het schrijven (bijhouden) van teksten en beheren van content (actuele inhoud) om zo het nieuwe kwaliteitsniveau te behouden.
De planning zier er als volgt uit: o Gereed: onderzoek naar gebruik ten behoeve van nieuwe informatiearchitectuur. o Maart/april 2024: de eerste 100 herschreven pagina’s woorden gepubliceerd. o Maart/april 2024: uiterlijk van de website is aangepast tot een dienstverlenende toptakensite. o Vanaf april 2024: continu toevoegen van herschreven pagina’s tot en met de top 200. o Oktober 2024: alle 200 herschreven pagina’s zijn gepubliceerd. o < Oktober 2024: training webteam afgerond.
Om deze activiteiten uit te voeren is gebleken dat er onvoldoende expertise en tijd beschikbaar is binnen de BEL combinatie. Om deze reden is besloten om de expertise en capaciteit extern in te huren. Aan expertises en budget is benodigd:
Expertise Inhuren van een projectleider Inhuren van een ervaren webredacteur Training Schrijven voor het Web Laten aanpassen van de vormgeving van de huidige website door de leverancier Uitvoeren van diverse specialistische website onderzoeken Totalen
Benodigd budget voor 3 gemeenten € 44.160
Benodigd budget per gemeente € 14.720
€ 150.000
€ 50.000
Gedekt door opleidingsbudget
-
€ 5.540
€ 1.846,67
€ 31.640
€ 10.546,67
€ 231.340
€ 77.113,34
Fase 2: Voorbereiden aanbesteding (nieuwe) CMS leverancier Vanaf januari 2024 starten we met het aanbestedingstraject voor de nieuwe CMS leverancier door:
- Op basis van de wensen en eisen van de drie gemeenten waaronder griffies en BEL organisatie te komen tot een programma van eisen.
- Zo nodig een marktverkenning uit te voeren.
- CMS leveranciers te vragen in te schrijven op de aanbesteding.
Om deze activiteiten uit te voeren is gebleken dat er onvoldoende expertise en tijd beschikbaar is binnen de BEL combinatie. Om deze reden is besloten om de expertise en capaciteit extern in te huren. Aan expertises en budget is benodigd:
Expertise Inhuren van een projectleider Totalen
Benodigd budget voor 3 gemeenten € 53.760 € 53.760
Benodigd budget per gemeente € 17.920 € 17.920
Fasen 3 t/m 5 Fase 3 t/m 5 betreffen de volgende fasen:
3. Aanbestedingstraject doorlopen van openzetten uitvraag tot en met gunning
4. Inrichten (nieuw) CMS + bouwen & migreren nieuwe websites BEL-gemeenten
5. Beheer en doorontwikkeling komende jaren Fasen 3 t/m 5 zijn geen onderdeel van de huidige scope van de projectleider en het projectteam.
Fase 3 loopt tot medio tweede kwartaal 2023 en hiervoor zijn nu geen extra middelen verwacht of gevraagd.
Voor fasen 4 en 5 kan mogelijk een extra investering noodzakelijk zijn. Dit is mede afhankelijk van de geformuleerde eisen aan het nieuwe CMS pakket en de ambities die gesteld worden op het gebied van (online) dienstverlening door de drie gemeenten.
De huidige kosten voor dit contract zitten ‘regulier’ in de BEL-begroting. Indien de raad dat wenst kunnen we daar nader inzicht in geven. Omwille van de marktpositie in de komende aanbestedingen willen we de huidige contractvoorwaarden niet openbaar delen.
De kosten op dit moment betreffen nagenoeg volledig ondersteuning, advisering en beheer. Het financiële beleid van de gemeente en hogere regelgeving geven geen aanleiding om te kiezen voor activering en afschrijven.
Bekijk de brief: Memo - beantwoording vragen vernieuwing website
Bron: raadsinformatie van de gemeente Laren (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.