het datalek TOZO
Een raadslid stelde op 17 januari 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Leeuwarden (1 vragen).
In het kort
1 vragen en wat het college antwoordt
- Hoe is het datalek ontdekt? → Heeft een van de drie ondernemers die het Excel-bestand hebben ontvangen het gemeld of is het ontdekt door een medewerker van de gemeente?
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Zaaknummer: 2022-268367 Antwoord van burgemeester en wethouders op schriftelijke vragen als bedoeld in artikel 41, eerste lid, van het Reglement van Orde voor de vergaderingen van de raad der gemeente Leeuwarden, ingediend op 8 december 2022. De vragen zijn afkomstig van de VVD en gaan over het datalek TOZO.
Vragen
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Hoe is het datalek ontdekt?
Antwoord van het college
Heeft een van de drie ondernemers die het Excel-bestand hebben ontvangen het gemeld of is het ontdekt door een medewerker van de gemeente?
Antwoorden Het datalek is na een interne controle door een medewerker van de gemeente ontdekt. Geen van de drie betrokken ondernemers hebben het datalek zelf ontdekt of gemeld.
2.
Hoeveel tijd zat er tussen het verzenden van de Excel-bestanden en het ontdekken van het datalek?
Er zijn 3 bestanden verzonden. Het eerste bestand is verzonden op 22-02-2022, het tweede bestand op 11-03-2022 en het derde bestand op 24-08-2022.
Het datalek is ontdekt en vastgesteld op 27-102022.
3.
Zijn de Excel-bestanden op een veilige manier verstuurd? Zo ja, met wat voor beveiliging?
Deze drie bestanden zijn niet beveiligd verstuurd.
4.
Is het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens binnen de daarvoor geldende termijn? Zo nee, waarom niet?
Ja, het datalek is gemeld binnen de geldende termijnen die daarvoor zijn gesteld.
5.
Waarom zijn gevoelige persoonsgegevens als een BSN opgenomen in een Excel-bestand om een berekening te maken? Wat is de noodzaak hiervoor en zijn de privacy risico’s van het gebruiken van Excel hiervoor onderzocht?
In gevallen dat er gegevens verwerkt worden, wil de gemeente zeker zijn van de juiste actie en gegevens bij de juiste burger. Daarvoor wordt het BSN als uniek gegeven gebruikt. Dit is een gebruikelijke werkwijze en is niet specifiek onderzocht.
6.
Welke (gevoelige) gegevens stonden er nog meer in de Excel-bestanden?
Aanvullend op de berekening, betreffen het gegevens uit het openbare handelsregister, aangevuld met het Burgerservicenummer, alsmede een interne gemeentecode.
7.
In de brief aan de betrokken ondernemers wordt aangegeven dat er maatregelen zijn genomen om dergelijke fouten in de toekomst niet weer te maken.
Wat voor maatregelen gaat het om?
Zijn dit maatregelen van technische of van organisatorische aard?
a. De persoonsgegevens worden zo goed mogelijk beschermd maar menselijke fouten zijn nooit helemaal uit te sluiten.
Inmiddels zijn de gemeentelijke procedures en werkinstructies verder aangescherpt als het gaat om het verzenden van (klant) informatie.
Daarnaast worden de controles op output naar burgers verder geïntensiveerd.
a.
Blad 2
b.
Hoe wordt gecontroleerd op de werking van deze maatregelen?
8.
Heeft de gemeente een schriftelijke bevestiging van de drie ondernemers die het Excel-bestand ontvingen dat ze het hebben vernietigd?
b. Er worden gerichte steekproeven gehouden op de output.
Alle ondernemers hebben mondeling aangegeven de gegevens te zullen verwijderen. Deze afspraak is schriftelijk (per mail) bevestigd.
Leeuwarden, 17 januari 2023, burgemeester en wethouders van Leeuwarden,
burgemeester.
Signed By: Buma, Sybrand <[email protected]> 20/01/2023 19:25:11 CET {{Signer1}} ID: 5df82206-cb79-4578-9dcf-9662b1590408 Auth: Scribble
secretaris.
Signed By: de Jong de, Eelke <[email protected]> 18/01/2023 10:18:07 CET {{Signer2}} ID: 5df82206-cb79-4578-9dcf-9662b1590408 Auth: Scribble
*Dit document is rechtsgeldig digitaal ondertekend.
Bekijk de brief: Beantwoording schriftelijke vragen VVD over het datalek TOZO
Bron: raadsinformatie van de gemeente Leeuwarden (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.