beantwoording vragen raadsleden over de bibliotheek

Vraag 1

Hoe komt het dat de bibliotheek deze middelen nodig heeft terwijl het Stadshuis net gereed is?

Antwoord van het college

In het hele proces van de verbouwing van het Stadshuis was het totale (bouw)budget een belangrijk gegeven. Maar er waren ook onderdelen die niet volledig waren begroot of waar nog geen rekening mee was gehouden. Al lopende het proces zijn daarvoor afspraken gemaakt om op een later moment budgettaire keuzes te maken. Dit voorkwam belemmering van de voortgang van het (bouw)proces. Op deze manier heeft de bibliotheek inmiddels (uit eigen budget) een aantal extra taken op zich genomen.

Hieronder volgt een overzicht van deze extra taken en de bijbehorende benodigde of inmiddels ingezette extra fte’s.

a. De bibliotheek zorgt sinds de bouw voor ICT-investeringen (publieks pc’s, copiers/printers/scanners, inname- en uitleenapparatuur) incl. software, onderhoud, afschrijving etc. (ca. €165.000,- en de structurele lasten (ca €25.000,-) die dat met zich meebrengt de komende jaren). De uitbreiding van (gratis) toegankelijke publiekswerkplekken en de extra mogelijkheden voor scannen/printen was mede gebaseerd op verzoek van WIL.

Oude situatie:

7 publiekspc’s 1 copier/printer/scanner

Nieuw: 13 publiekspcs’s 3 copiers/printers/scanners

De bibliotheek betaalt uit eigen middelen de extra ICT-kosten (eenmalig: €165.000,-) die met het Stadshuis zijn gemoeid. Deze post is van tevoren afgesproken en komt uit de reserve van de bibliotheek.

b. De bibliotheek zorgt sinds het gereedkomen van het Stadshuis voor de inhoud op de narrowcasting-schermen (digitale schermen) t.b.v. alle partners in het Stadshuis.

Extra benodigde formatie 0,25 fte.

Oude situatie: 5 schermen (alleen bibliotheek)

Nieuw: 20 schermen (t.b.v. alle huisgenoten)

c. De bibliotheek heeft een extra investering gedaan in medewerkers voor de frontoffice in het Stadshuis (1,25 fte) vanwege het bemensen van drie verdiepingen i.p.v. één verdieping. Dit was nodig vanwege de voorziene drukte met bezoekers en het tegelijk optreden als gastheer/gastvrouw voor de andere huisgenoten (naast de gastheer/gastvrouw vanuit de gemeente). Het aantal bezoekers zal de komende jaren alleen maar stijgen: het aantal inwoners op City neemt snel toe (binnenkort komen er bijvoorbeeld 450 appartementen aan de Doorslagzone gereed) en ook deze nieuwe inwoners zoeken een gezellige plek voor informatie, ontspanning, activiteiten, cultuur, een bakje koffie, etc. Hiermee is echter nog niet de groei van Nieuwegein in z’n geheel meegenomen. Want dat zou betekenen dat er op veel meer locaties in de stad ontmoetingsplekken, volgens de Koers Sociaal Domein,

2

 zouden moeten komen zoals bijvoorbeeld plekken voor een bibliotheek. Dat geldt straks ook voor bijvoorbeeld Groot Merwede (A12-zone).

De extra inzet bedraagt nu 1,25 fte.

Oude situatie aantal bezoekers bibliotheek: 217.000 (2023) 3,35 fte bezetting Openingstijden: 62 uur (ma-za)

Nieuw: aantal bezoekers 500.0001 (totaal Stadshuis) 4,6 fte bezetting 67 uur (5 uur zelfservice) (ma-za)

d. De bibliotheek heeft extra vrijwilligers aangetrokken ter ondersteuning van de betaalde medewerkers in de frontoffice vanwege de verdeling over 3 verdiepingen i.p.v. 1 verdieping). Uit extern onderzoek2 onder de vrijwilligers van de bibliotheek blijkt dat er dringend behoefte was aan een vrijwilligerscoördinator om meer aandacht te hebben voor de vrijwilligers en zo de taken van de programmamedewerkers te verlichten. Door de toename van het aantal vrijwilligers (ook bij de andere programma’s van de bibliotheek) van 125 vrijwilligers naar 220 vrijwilligers is deze behoefte aan coördinatie alleen maar toegenomen.

De extra benodigde formatie t.b.v. een vrijwilligerscoördinator bedraagt: 0,50 fte.

Oude situatie: 125 vrijwilligers (totaal)

Nieuw: 220 vrijwilligers (totaal)

e. De promotie van het Stadshuis zou een gezamenlijke aangelegenheid zijn, maar de afspraak werd uiteindelijk dat de gemeente en de bibliotheek samen deze medewerker voor hun rekening nemen onder gelijke verdeling van de kosten tussen gemeente en de bibliotheek.

De extra benodigde 0,33 fte. zijn voor rekening van de bibliotheek.

Oude situatie: n.v.t.

f.

Nieuw: 0,33 fte (kosten bibliotheek)

Nadat de begane grond en de eerste verdieping sinds juni 2024 open zijn en de 2e verdieping sinds begin januari 2025, neemt het aantal aanvragen voor activiteiten en programma’s snel toe: inwoners weten het Stadshuis te vinden en vragen om hulp om hun ideeën te kunnen omzetten in een programma en/of activiteit voor andere inwoners van Nieuwegein. Deze aanvragen komen bij de bibliotheek terecht en hoewel er een gezamenlijk programma-overleg is met alle huisgenoten, heeft met name de bibliotheek de meeste ervaring als het gaat om programmeren van activiteiten. Deze extra taken komen nu bij de bestaande programmamakers terecht, wat de druk bij hen zo hoog maakt dat dit ten koste gaat van de andere taken zoals laaggeletterdheid, digitale vaardigheden, positieve gezondheid, culturele programmering, etc. De nieuwe integrale wijze van samenwerking in het Stadshuis vergt veel onderlinge afstemming. Dit drukt met name op de personele capaciteit bij de bibliotheek.

Op basis van bezoekerstellers over de eerste maanden van 2025 De Sesamacademie heeft dit uitgebreid onderzocht in 2023-2024 bij de Bibliotheek en geadviseerd voor een nieuw vrijwilligersbeleid incl. het aanstellen van een vrijwilliger coördinator. Zie meer op: https://sesamacademie.nl/inspirerend-om-te-zien-hoe-toegewijd-vrijwilligers-zijn-bij-deze-bibliotheek/ 1 2

3

 Om deze extra aanvragen en inzet te kunnen honoreren is totaal 1,00 fte nodig.

Aantal activiteiten (oud): ca. 550 (2023) (ca. 10 per week) Nieuw3: 689 (2024) (ca. 13 per week) Deelnemers: 12.548 (2023) deelnemers: 15.343 (2024)

g. De bibliotheek heeft extra inzet nodig voor communicatie en marketing omdat we een toename konden verwachten van activiteiten en programma’s door het succes van het Stadshuis. Dit hebben we voorzien vanuit de ervaringen van andere bibliotheken die door architect Aat Vos/Includi zijn ontworpen.

De extra inzet die we hebben ingezet is 0,25 fte.

Oud: n.v.t.

Nieuw: + 0,25 fte.

Totaal benodigde extra inzet (waarvan een deel al is ingezet): 3,58 fte (ca. €179.000,-)

Extra toelichting Waarom heeft de bibliotheek dit op deze manier gedaan? Waarom werd dit vooraf niet duidelijker besproken en vastgelegd? In de stuurgroep werd afgesproken dat alle extra kosten voor de huisgenoten met gesloten beurzen zou gebeuren. Als de bibliotheek pas akkoord zou zijn gegaan mits er een gedegen financiële tegemoetkoming overeengekomen zou zijn, dan was de verbouwing van het Stadshuis niet zo ver gekomen als nu wel gerealiseerd is (inclusief de succesvolle aantallen bezoekers4). Dit zou veel meer (overlegen beslissings)tijd gevraagd hebben en mogelijk zou de planning van het gereedkomen van het Stadshuis hierdoor enorm onder druk hebben gestaan.

Het belangrijkste argument om als bibliotheek met deze nadelige afspraken akkoord te gaan was dat we sinds 2023 wisten van de komst van de structurele rijksmiddelen.

Hoe deze zouden worden uitgekeerd (SPUK, Decentrale Uitkering, geoormerkt) was toen nog niet bekend maar wel dat deze middelen bestemd waren voor de bibliotheek.

In onze meerjarenbegroting (opgesteld in 2023 t.b.v. de subsidieaanvraag 2024) was dit al meegenomen. Ook in de subsidieaanvraag voor 2025 (opgesteld in 2024) hebben we de noodzaak van de rijksmiddelen aangetoond.

Vraag 2

Welke reguliere taken komen in het gedrang?

Antwoord van het college

De bibliotheek is een belangrijke partner in het Stadshuis waar alle vragen bij elkaar komen.

Veelal zal uitvoering voor activiteiten en programma’s dan ook bij de bibliotheek terechtkomen maar de rollen kunnen verschillen: coördinerend, faciliterend of initiërend.

Voor iedere rol is inzet van bibliotheekmedewerkers nodig. Uiteraard proberen we aan de

3

Zie ook het jaarverslag over 2024: https://bibliotheeknieuwegein.nl/jaarverslag/

4

Op basis van de telling in de maand maart 2025 gaan we richting 500.000 (!) bezoekers, terwijl alleen de bibliotheek in 2023 217.000 bezoekers had

4

 vraag zoveel mogelijk te voldoen, maar we merken dat de grens bij wat medewerkers aankunnen op dit moment al is bereikt.

Wanneer we de extra middelen niet ontvangen, blijft de capaciteit van de bibliotheek beperkt tot het aantal medewerkers dat er nu is, zonder extra medewerkers te kunnen inzetten voor de toenemende vraag van inwoners naar activiteiten en programma’s.

Dat betekent in de dienstverlening en programmering van het Stadshuis:

a. Geen inzet meer door de bibliotheek voor gezamenlijke activiteiten Stadshuis: geen tot weinig honorering van activiteiten/programma’s waar inwoners om vragen. Het effect is dat inwoners teleurgesteld zullen zijn: wel een mooi Stadshuis maar het samen met inwoners programmeren gaat niet gebeuren.

b. Geen inzet meer door de bibliotheek voor gezamenlijke activiteiten van het Stadshuis en van huisgenoten: de bibliotheek kan de coördinerende rol in het programmaoverleg van de huisgenoten niet meer vervullen. Hiermee vervalt de stabiele factor van de bibliotheek als pijler onder het gezamenlijk en integraal programmeren in het Stadshuis.

c. De extra medewerkers in de frontoffice van de bibliotheek (1,25 fte) zijn niet langer beschikbaar waardoor de dienstverlening in de frontoffice beperkt moet worden. Dat betekent bijvoorbeeld meer zelfservice-uren zodat dagelijks vanaf 17.00 uur geen medewerkers van de bibliotheek meer in het gebouw beschikbaar zijn. Het effect is dat bezoekers vanaf die tijd niet meer iemand kunnen aanspreken, behalve de beveiliger die rondloopt, maar die hen niet inhoudelijk kan helpen. Uit ervaring vanuit andere bibliotheken weten we dat gebruikers dit als zeer onvriendelijk en ongastvrij ervaren, wat haaks staat op hoe het Stadshuis wil zijn (en wat ook de gezamenlijke bedoeling was) tijdens de openingstijden: een warm welkom en prettige ontvangst, een aangenaam verblijf, de huiskamer van de stad, met voldoende vraagbaak en hulp. Deze beperking betekent ook een grotere kans op overlast omdat er (te) weinig toezicht is.

d. De bibliotheek kan geen inzet meer leveren voor de inhoud van de narrowcasting in het Stadshuis. De narrowcasting-schermen kunnen niet meer de activiteiten en programma’s tonen van de huisgenoten. Het effect is dat activiteiten en programma’s van huisgenoten niet meer zichtbaar zijn.

e. Door het ontbreken van een vrijwilligerscoördinator zullen vrijwilligers door gebrek aan aandacht voor hun talenten en behoeften, de bibliotheek en daarmee het Stadshuis de rug toekeren. Daarmee zullen zij als belangrijke ambassadeurs het succes van het Stadshuis niet meer uitdragen en zal het beeld van het Stadshuis negatief worden beïnvloed. Ook zal dit drukken op de uitvoerbaarheid van bestaande activiteiten zoals de Taalbrigade, Pluscafé en Voorleeslunch voor

5

 senioren. Hiermee komen ook de belangrijke taken rondom laaggeletterdheid en het stimuleren van digitale vaardigheden (o.a. IDO-dienstverlening5) in de knel. f.

De bibliotheek levert geen communicatie-inzet meer voor het Stadshuis: aan de promotie van het Stadshuis en de activiteiten en programma’s kan niet meer worden voldaan. Het effect is dat de aandacht hiervoor zal wegzakken en er minder deelnemers naar de activiteiten komen en minder bezoekers naar het Stadshuis. Het Stadshuis zal hierdoor minder relevant worden.

Vraag 3

Hoe kan de bibliotheek de bestaande taken uitvoeren?

Antwoord van het college

Door de verbouwing van het Stadshuis is er moeilijker onderscheid te maken tussen ‘bestaande taken’ en ‘nieuwe’ taken. Deze taken lopen nu steeds meer door elkaar. Als het gaat om de vijf wettelijke taken6, dan voeren we die als bibliotheek nog steeds uit. En uiteraard zetten we ons sterk in voor de maatschappelijke opgaven waar Nieuwegein zich voor gesteld ziet: Lezen & Leesplezier, Meedoen in de maatschappij en Ontdekken & Ontwikkelen. Maar door het niet ontvangen van de rijksmiddelen zullen diverse activiteiten en programma’s worden afgeschaald omdat de capaciteit ontbreekt om aan de vraag van inwoners te kunnen voldoen, zullen vrijwilligers de bibliotheek steeds meer verlaten omdat hun talenten niet goed meer op waarde kunnen worden geschat en er te weinig aandacht voor hen is. Tenslotte zullen samenwerkingspartijen, zoals de huisgenoten in het Stadshuis, teleurgesteld zijn omdat de veelbelovende (integrale) samenwerking niet meer uit de verf komt zoals de bedoeling was. Tot slot verwachten we een toenemende overbelasting van het huidige personeel dat momenteel al structureel overuren maakt om aan de toenemende vraag te voldoen.

Vraag 4

Wat is effect op de exploitatie van het Stadshuis?

Antwoord van het college

(Wat gebeurt er met het Stadshuis als de bovengenoemde rijksmiddelen niet naar de bibliotheek gaan?) Zoals hiervoor al aangegeven heeft het niet toekennen van deze middelen aan de bibliotheek directe gevolgen voor de inzet van de bibliotheek in het Stadshuis en haar gezamenlijke huisgenoten en daarmee voor de dienstverlening aan de inwoners van Nieuwegein. Minder inzet betekent veel minder activiteiten en programmering voor en met de inwoners van Nieuwegein (zie 2). Het zou teleurstellend zijn wanneer het Stadshuis en de manier van integrale dienstverlening en het enthousiasme van zowel inwoners als huisgenoten, op deze manier in mineur zou eindigen. Zie ook 3.

IDO: Informatiepunt Digitale Overheid: wekelijks vinden vanuit de bibliotheek op meerdere plekken in Nieuwegein inloopspreekuren plaats voor inwoners die minder vaardig zijn met hun DigiD, (zorg)apps etc. 6 Wettelijke taken (uit ons nieuwe beleidsplan: Op weg naar meer impact: beleidsplan 2025-2028)

- Encyclopedie van kennis en informatie

- Broedplaats voor ontwikkeling en educatie

- Laboratorium voor lezen en literatuur

- Etalage van kunst en cultuur.

- Podium voor ontmoeting en dialoog 5

6

Vraag 5

Wat zijn de gevolgen van het niet ontvangen van de rijksmiddelen?

Antwoord van het college

In de septembercirculaire van 20247 staat duidelijk dat met deze rijksmiddelen de gemeente de wettelijke zorgplicht voor de bibliotheek als taak op zich dient te nemen: …. Daarna zal een wettelijke zorgplicht voor gemeenten worden ingevoerd ten aanzien van de openbare bibliotheek. Voor het uitvoeren van deze taak zullen gemeenten een structurele bijdrage via het gemeentefonds ontvangen. In de periode tussen de specifieke uitkering en de invoering van de wettelijke zorgplicht ontvangen de gemeenten een decentralisatie-uitkering, om zich op de periode van de zorgplicht te kunnen voorbereiden.

Deze structurele rijksmiddelen die zijn toegekend aan de gemeente Nieuwegein, zijn juist nodig in de komende overgangsperiode (2025 en 2026) om de bibliotheek robuuster te maken voor de opgaven waar zij zich in de gemeente Nieuwegein voor gesteld ziet: goede uitvoering geven aan de dienstverlening in het pas vernieuwde Stadshuis. Het hoofddoel is: integrale samenwerking en tegelijk uitvoering van de vijf wettelijke kernfuncties van de bibliotheek voor heel Nieuwegein. Op deze manier levert de bibliotheek vanuit haar functie als kennis- en informatiecentrum met de focus op taal, informatie en verhalen, een impactvolle bijdrage aan de maatschappelijke opgaven waar Nieuwegein zich de komende jaren voor gesteld ziet. Daarmee constateren we ook tegelijkertijd dat de subsidie die normaliter voor de bibliotheek is gereserveerd, niet meer voldoende is voor de taken waar zij zich op dit moment voor gesteld ziet.

De rijksmiddelen zijn niet bedoeld als ‘kers op de taart’, maar juist en zeker ook in Nieuwegein om de sterk uitgebreide dienstverlening in het verbouwde Stadshuis het hoofd te kunnen bieden en de toenemende inzet ten behoeve de maatschappelijke opgaven voor de inwoners van Nieuwegein. Wanneer de middelen niet of in mindere mate beschikbaar zullen komen, zal de uitvoering van taken, ook in het Stadshuis, in het gedrang komen, zoals hiervoor al is aangegeven.

De rijksmiddelen zijn noodzakelijk zijn om te investeren in de bibliotheek, niet alleen vanwege de zorgplicht, maar vooral ook vanwege de vele voordelen die dit biedt aan de inwoners van Nieuwegein:

1. Ondersteuning van persoonlijke ontwikkeling: we spelen een cruciale rol in het bestrijden van laaggeletterdheid en het bevorderen van leesplezier. We bieden ook levenslang leren door toegang te geven tot educatieve bronnen.

2. Versterking van sociale cohesie: we fungeren als ontmoetingsplaatsen waar inwoners samenkomen voor lezingen, workshops en andere evenementen. Dit bevordert de sociale cohesie en gemeenschapsvorming en past ook naadloos in de Koers Sociaal Domein.

3. Digitale inclusie: door toegang te bieden tot computers en internet, helpen we mensen die thuis geen toegang hebben tot deze middelen of die hier niet goed mee om kunnen gaan. Dit is essentieel in een steeds digitaler wordende wereld.

Septembercirculaire Gemeentefonds 2024, https://www.rijksoverheid.nl/documenten/circulaires/2024/09/17/septembercirculaire-gemeentefonds2024 7

7

4. Culturele verrijking: we organiseren culturele evenementen, tentoonstellingen en lezingen, wat bijdraagt aan de culturele ontwikkeling van Nieuwegein en aansluit bij de Omgevingsvisie.

5. Economische voordelen: we ondersteunen werkzoekenden met sollicitatietrainingen, helpen hen met de taal en digitale mogelijkheden om zo ook te kunnen groeien in functies en bieden op deze manier gelijke kansen voor inwoners.

Ook dit sluit aan bij de Koers Sociaal Domein.

6. Toegankelijkheid van informatie: we maken kennis en informatie toegankelijk voor iedereen, wat bijdraagt aan goed geïnformeerde en betrokken inwoners. Dit hebben we hard nodig in deze tijd van polarisatie en nepnieuws.

Door de rijksmiddelen zo in te zetten voor de bibliotheek, kan de gemeente Nieuwegein deze voordelen maximaliseren en zo een positieve impact hebben op de levens van onze inwoners. Bovendien betekent dit een bijdrage aan de kracht van de Nieuwegeinse samenleving waardoor extra (zorg)kosten op lange termijn worden voorkomen.

Tenslotte voegen we de (openbare) brief toe die de minister van het ministerie van OCW, de heer E. Bruins, op 18 maart jl. naar het College van B&W van Nieuwegein heeft verzonden.

Daarin staat het dringende verzoek de rijksmiddelen aan de bibliotheek toe te kennen.

8