06 Voorbereidingskrediet stadhuis - Beantwoording vragen Politiek Forum 18 november 2024
Een raadslid stelde op 25 november 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Hoort bij raadsbesluitnr. 1418 van 25 november 2024, de griffier,
R.d.G.
Memo
Datum 20 november 2024 Van Aashna Koeldiep Aan Raadsleden en forumleden Onderwerp Beantwoording vraag politiek forum 18 november 2024
Tijdens het politiek forum van 18 november ’24 is het voorbereidingskrediet stadhuis besproken.
De portefeuillehouder heeft deze avond de toezegging gedaan om de raadsleden en forumleden te voorzien van meer onderbouwing bij de bedragen die zijn opgenomen in het voorbereidingskrediet.
Tijdens het forum is onderstaand schema gepresenteerd.
Geschatte kosten Projectmanagement
€ 100.000
Opstellen programma van eisen
€ 150.000
Externe ondersteuning
€ 70.000
Ontwerp
€ 100.000
Diverse onderzoeken (o.a. asbest)
€ 50.000
Onvoorzien
€ 30.000
Totaal
€ 500.000
De bedragen uit deze tabel worden hieronder toegelicht aan de hand van een aantal te doorlopen stappen.
Stap 1: Input en Voorbereiding
1. Opdrachtgever, gebruikers en stakeholders: o Opstellen plan van aanpak over samenwerking en demarcatie tussen Gemeente Oldenzaal en bct architecten, ingenieurs en adviseurs bv o Verzamelen van alle relevante projectinformatie van de opdrachtgever, inclusief functionele eisen, budget, esthetische voorkeuren, locatiebeperkingen en planning. o Identificeren wettelijke, stedenbouwkundige en technische vereisten. o Doorspreken van de projectuitgangspunten met de gebruikers. o Uitgangspunt is de implementatie op basis van de fysieke werkomgeving rijk (FWR).
2. Gebouwanalyse: o o o
Uitvoeren van een grondige analyse van het gebouw, inclusief directe omgeving, oriëntatie, klimatologische factoren en technische kwaliteit.
Technisch onderzoek bestaande kwaliteit Stadhuis en relatie met MJOP.
Documenteren van beperkingen en mogelijkheden van het gebouw.
3. Risicoanalyse: o
Identificeren van mogelijke ontwerprisico's, zoals budgettaire of technische beperkingen, en vaststellen beheersmaatregelen.
Bovenstaande werkzaamheden worden vertaald in onderstaande documenten:
• Plan van Aanpak (samenwerking en demarcatie)
•
•
•
•
Ruimtelijke programma van eisen (incl. gesprekverslagen) Technisch definitiedocument (incl. opname bestaande toestand) Risicomatrix met belangrijkste risico’s Overall-planning
Stap 2: Schetsontwerp
1. Conceptontwerpen: o Schetsen en conceptuele ontwerpideeën ontwikkelen op basis van de verzamelde klantvereisten en locatieanalyse. o Rekening houden met de functionele indeling, esthetiek en technische haalbaarheid. o De modelleur zet deze concepten in een digitaal model. Dit model wordt gemaakt met Building Information Software (BIM) in Revit, voor samenwerking met de verschillende disciplines zoals de constructeur en installateur.
2. Iteratieve evaluatie: o Bespreken van de eerste ontwerpen met interne teams (architecten, ingenieurs) en doorvoeren van aanpassingen. o Integreren technische eisen zoals constructie, duurzaamheid en regelgeving.
3. Voorlopige kostenraming: o Opstellen eerste raming van de bouwkosten op basis van het voorlopige ontwerp.
Bij het schetsontwerp ontvangen we de volgende documenten:
• Schetsontwerp (plattegronden, gevels, doorsnedes, situatietekening, afwerkingstekeningen wanden, vloeren en plafonds, principe tekeningen binnenwanden)
• Kostenraming, dit wordt opgesteld door een ander bedrijf dan bct architecten, ingenieurs en adviseurs. Hiervoor is gekozen om de kostenraming zo zuiver mogelijk te houden.
Stap 3: Externe ontwerpbeoordeling
1. Review gebruiker o Gesprekken met gebruikers en verwerken van input in het Voorlopige Ontwerp. o Deelontwerpen inhoudelijk doorspreken. o Iteratieve ontwerpsessies houden en draagvlak creëren. o Controleren klantvereisten, bouwvoorschriften en technische haalbaarheid.
2. Beoordeling op haalbaarheid: o Verifiëren haalbaarheid van het ontwerp binnen het gestelde budget en planning. o Documenteren van eventuele aanpassingen of verbeteringen.
Uit deze stap komt een aangepast schetsontwerp en een nieuwe kostenraming.
Stap 4: Beoordeling opdrachtgever en Feedback
1. Presentatie aan de opdrachtgever: o Presenteren van het Voorlopig Ontwerp, inclusief tekeningen, visualisaties en de voorlopige kostenraming. o Bespreken van het ontwerp in detail en beantwoording vragen.
2. Verzamelen van feedback: o Verzamelen van feedback van de opdrachtgever over het ontwerp en documenteren van wijzigingen en/of suggesties.
Bij deze stap wordt een ontwerppresentatie en een presentatie ten behoeve van de gemeenteraad opgesteld.
Stap 5: Ontwerpwijzigingen en afronding
1.Aanpassingen verwerken: o Aanpassingen doorvoeren op basis van de feedback van de opdrachtgever. o Bevestigen dat wijzigingen consistent zijn met de technische en wettelijke eisen.
2. Afronding van het Voorlopig Ontwerp: o Registreren van eventuele scopewijzigingen en bespreken met de opdrachtgever. o Voltooien van het aangepaste ontwerp en gereedmaken voor formele goedkeuring door de opdrachtgever Tijdens deze stap worden de volgende documenten opgeleverd:
• Voorlopig Ontwerp (plattegronden, gevels, doorsnedes, situatietekening, afwerkingstekeningen wanden, vloeren en plafonds, principe tekeningen binnenwanden, 3D visualisaties)
• Technisch definitiedocument
• Risicomatrix
• Overall-planning Schetsontwerp afstoten vleugel Parralel aan bovenstaande stappen zal de af te stoten vleugel ook worden doorgerekend en getekend. Hiervoor wordt een schetsontwerp ontworpen en zal er een markttoets plaatsvinden, aan de hand daarvan zal er ook een kostenraming opgesteld moeten worden.
Advieswerkzaamheden De advieswerkzaamheden ten aanzien van installatietechniek, bouwfysica, brandveiligheid, constructies, zitten niet in de offerte van bct. Dit komt omdat bct deze diensten niet aanbiedt. Voor de bouwkosten dient ook een externe adviseur betrokken te worden. Deze kosten willen we ook betalen uit het voorbereidingskrediet. De output hiervan zal verwerkt worden in de reeds benoemde output documenten.
Externe onderzoeken Dit zijn onderzoeken die noodzakelijk zijn om te komen tot een totaal beeld van de werkzaamheden en de kosten, denk hierbij aan het asbest onderzoek. Daarnaast gaat het ook om de onderzoeken die we inzetten om het bouwproces mogelijk te maken, hierbij moet u denken aan maatregelen die genomen moeten worden naar aanleiding van bijvoorbeeld ecologisch onderzoek, zoals het plaatsen van vleermuiskasten.
VAT kosten ambtelijke organisatie De uren die de ambtelijke organisatie maakt ten behoeve van dit project komen ook ten laste van dit voorbereidingskrediet. Dit zijn de deelprojectleiders, de programmamanager en de projectmedewerkers.
Conclusie We verwachten deze werkzaamheden en activiteiten binnen dit voorbereidingskrediet van € 500.000 uit te kunnen voeren. De resultaten zijn nodig om u als gemeenteraad een goede afweging te kunnen laten maken voor het GO/NO GO moment. Verwachting is dat dit medio juni 2025 zal zijn.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Oldenzaal (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.