1b - UIT-22-13076 Beantwoording schriftelijke vragen SO - besluit doorstroomlocatie vluchtelingen
Een raadslid stelde op 19 september 2022 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal (9 vragen).
In het kort
9 vragen en wat het college antwoordt
- Welke status had de informatie die de portefeuillehouder de fractievoorzitters deed toekomen? → Aangezien het informatie betrof waarover het college op 26 april 2022 nog collectief zou vergaderen is de fractievoorzitters verzocht de informatie onder zich te houden tot en met dinsdag…
- Wat is de reden dat de portefeuillehouder ervoor heeft gekozen om de fractievoorzitters te bellen in plaats van schriftelijk te informeren? → In de dagen voorafgaande aan de collegevergadering van 26 april 2022 en de communicatie naar de omwonenden en de pers, is ambtelijk vooral inzet gepleegd op de voorbereidingen van de…
- Wat is de reden dat de fractievoorzitter deze informatie niet mocht delen met zijn mede raadslid? → De portefeuillehouder heeft in het telefoongesprek verzocht om de informatie niet eerder met de andere fractieleden te delen dan na vaststelling, omdat de voorwaarden in de…
- Welke grondslag gebruikte de portefeuillehouder door aan te geven dat deze informatie voor bepaalde tijd niet gedeeld mocht worden met mede-raadsleden? → Het betrof informatie over een besluit dat het college bevoegd is te nemen en formeel nog moest nemen.
- Hoe ziet het proces van delen van vertrouwelijke informatie en het delen van informatie onder embargo er volgens het college uit? → Formeel gezien kan het college geheimhouding opleggen op informatie die zij aan de raad verstrekt en de raad voorstellen dit in de eerstvolgende raadsvergadering te bekrachtigen.
- Hoe komt het dat de pers eerder op de hoogte is gesteld dan de raad? → De veronderstelling dat de pers eerder op de hoogte was dan de raad, is onjuist.
- Deelt het college onze opvatting dat de raad eerder geïnformeerd moet worden dan de media? → Ja, vandaar dat deze zorgvuldig gekozen volgorde van informeren is gehanteerd.
- Wil het college concrete afspraken met de raad maken zodat er in de toekomst duidelijkheid ontstaat over het delen van informatie? → Het is naar de mening van het college goed om de werkwijze rondom het delen van informatie, die om verschillende redenen (waaronder spoed) niet schriftelijk gedeeld kan worden, nog eens te…
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
Fractie Solidair Oldenzaal [email protected] Ganzenmarkt 1 Postbus 354 7570 AJ Oldenzaal Telefoon (0541) 58 81 11 14+ netnummer 14 0541 E-mail [email protected] Internet www.oldenzaal.nl Bezoekadres Postadres
Datum 5 juli 2022
Beantwoording schriftelijke vragen inzake de totstandkoming van het besluit van 17 mei 2022 m.b.t. de Onderwerp Eerste doorstroomlocatie voor vluchtelingen in Oldenzaal komt in Rabo-kantoor Oldenzaal Uw brief van 25 mei 2022 Uw kenmerk IN-22-07819 Ons kenmerk UIT-22-13076 Zaaknummer Zaaknummer Behandeld door Sander de Bruin Telefoonnummer (0541) 58 82 73 Bijlage(n) -
Geachte heer Bouwman, Op 25 mei 2022 heeft u vragen gesteld over de totstandkoming van het besluit van 17 mei 2022 waarin het college beslist dat de eerste doorstroomlocatie voor vluchtelingen in het Rabo-kantoor in Oldenzaal komt. In deze brief leest u onze antwoorden op uw vragen.
Context Voordat we ingaan op uw specifieke vragen hechten wij er waarde aan u eerst de context van het betreffende besluit te schetsen. Het betrof een besluit dat het college onder tijdsdruk moest nemen.
De vraag voor de realisatie van een dergelijke doorstroomlocatie in de regio is op donderdag 21 april voor de tweede keer in het Veiligheidsberaad aan de orde geweest, dit met het uitdrukkelijke verzoek deze op zeer korte termijn te realiseren.
Verkenning In de dagen voorafgaand aan 21 april 2022 is zowel ambtelijk als bestuurlijk veelvuldig overleg geweest over deze oplossing, waarbij ook overleg met de eigenaar van het pand (Rabobank) nodig was om de mogelijkheden op deze locatie verder te onderzoeken.
Wij hebben als college het standpunt ingenomen dat deze regionale voorziening door de Veiligheidsregio Twente moet worden gerealiseerd en geëxploiteerd. Ook is overlegd over zorgvuldige informatieverstrekking naar de omwonenden. Voordat de omwonenden en de pers geïnformeerd werden, heeft het college in de rondvraag van de collegevergadering van 26 april 2022 de voorwaarden vastgesteld waaronder we betreffende locatie beschikbaar wilden stellen aan de Veiligheidsregio Twente. De collegevergadering van 26 april was de eerste gelegenheid waarop het college in collectiviteit deze voorwaarden kon vaststellen.
Datum 5 juli 2022 Ons kenmerk UIT-22-13076 Paginanr. 2
Communicatietraject In het communicatietraject rondom de doorstroomlocatie zijn de volgende stappen doorlopen.
Eerst zijn de omwonenden van de locatie per brief geïnformeerd.…
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Welke status had de informatie die de portefeuillehouder de fractievoorzitters deed toekomen?
Antwoord van het college
Aangezien het informatie betrof waarover het college op 26 april 2022 nog collectief zou vergaderen is de fractievoorzitters verzocht de informatie onder zich te houden tot en met dinsdag 26 april.
Dit met als reden dat de voorwaarden uiteindelijk nog door het college vastgesteld moesten worden en als vervolgstap een zorgvuldig uitgewerkte communicatie naar omwonenden en pers zou worden verzorgd.
Vraag 2
Wat is de reden dat de portefeuillehouder ervoor heeft gekozen om de fractievoorzitters te bellen in plaats van schriftelijk te informeren?
Antwoord van het college
In de dagen voorafgaande aan de collegevergadering van 26 april 2022 en de communicatie naar de omwonenden en de pers, is ambtelijk vooral inzet gepleegd op de voorbereidingen van de communicatie naar omwonenden en pers en voorbereidingen voor het opstarten van de locatie.
Ook wilde de portefeuillehouder in het telefoongesprek aftasten hoe de fractievoorzitters tegenover het beschikbaar stellen van deze locatie stonden.
Vraag 3
Wat is de reden dat de fractievoorzitter deze informatie niet mocht delen met zijn mede raadslid?
Antwoord van het college
De portefeuillehouder heeft in het telefoongesprek verzocht om de informatie niet eerder met de andere fractieleden te delen dan na vaststelling, omdat de voorwaarden in de collegevergadering van 26 april jongstleden pas konden worden vastgesteld door het gehele college.
Datum 5 juli 2022 Ons kenmerk UIT-22-13076 Paginanr. 3
Vraag 4
Welke grondslag gebruikte de portefeuillehouder door aan te geven dat deze informatie voor bepaalde tijd niet gedeeld mocht worden met mede-raadsleden?
Antwoord van het college
Het betrof informatie over een besluit dat het college bevoegd is te nemen en formeel nog moest nemen. Doel was de fractievoorzitters op voorhand te informeren en ook te horen of er eventueel zwaarwegende bezwaren waren.
Vraag 5
Hoe ziet het proces van delen van vertrouwelijke informatie en het delen van informatie onder embargo er volgens het college uit?
Antwoord van het college
Formeel gezien kan het college geheimhouding opleggen op informatie die zij aan de raad verstrekt en de raad voorstellen dit in de eerstvolgende raadsvergadering te bekrachtigen. Deze bevoegdheid volgt uit de Gemeentewet.
Daarnaast bestaat ook een algemene geheimhoudingsverplichting die zich richt tot iedereen, die betrokken is bij de uitvoering van de taak van een bestuursorgaan en daarbij de beschikking heeft over gegevens waarvan hij of zij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs kon vermoeden (Art. 2.5 Awb).
Aangezien het hier informatie betrof over een nog door het college van B&W te nemen besluit, waarover het college nog niet buiten had gecommuniceerd, is aan de fractievoorzitters gevraagd de informatie als vertrouwelijk te behandelen.
Vraag 6
Hoe komt het dat de pers eerder op de hoogte is gesteld dan de raad?
Antwoord van het college
De veronderstelling dat de pers eerder op de hoogte was dan de raad, is onjuist. U bent als fractievoorzitters gevraagd om de aan op 22 april 2022 u verstrekte informatie niet te delen tot na de collegevergadering van 26 april 2022. De pers is pas daarna geïnformeerd in een gesprek op 29 april 2022 en op 30 april 2022 is informatie door de pers gepubliceerd.
Vraag 7
Deelt het college onze opvatting dat de raad eerder geïnformeerd moet worden dan de media?
Antwoord van het college
Ja, vandaar dat deze zorgvuldig gekozen volgorde van informeren is gehanteerd.
Vraag 8
Wil het college concrete afspraken met de raad maken zodat er in de toekomst duidelijkheid ontstaat over het delen van informatie?
Antwoord van het college
Het is naar de mening van het college goed om de werkwijze rondom het delen van informatie, die om verschillende redenen (waaronder spoed) niet schriftelijk gedeeld kan worden, nog eens te agenderen in de driehoek burgemeester, griffier en gemeentesecretaris en vervolgens in het presidium van uw raad.
Datum 5 juli 2022 Ons kenmerk UIT-22-13076 Paginanr. 4
Vraag 9
Kan het college ons garanderen dat vertrouwelijke informatie dan wel informatie onder embargo voortaan schriftelijk wordt gedeeld?
Antwoord van het college
Standpunt van het college is dat in bepaalde situaties een snelle manier om informatie met spoed en vertrouwelijk met de raad te kunnen delen (in uitzonderlijke gevallen telefonisch) van belang blijft. Zo zorgen we er samen voor dat in voorkomende situaties de benodigde snelheid van handelen optimaal blijft. Voorwaarde blijft natuurlijk dat de controlerende rol van de raad daardoor niet wordt geraakt en dat het college de informatie op een geschikt moment alsnog openbaar deelt en de raad ordentelijk en schriftelijk informeert, zoals ook in dit geval op 17 mei 2022 is gebeurd met een openbaar collegebesluit en een raadsinfobrief.
Tot slot Heeft u nog vragen naar aanleiding van deze brief? Neemt u dan contact op met Sander de Bruin, bereikbaar via [email protected] of 06 11 33 59 17.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Oldenzaal (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.