Verkenning samenwerkingsmogelijk
Een raadslid stelde op 26 september 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Oldenzaal.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Hoort bij raadsbesluit nr. 1320 van 26 september 2023
H.B.
Bijlage 1: Beantwoording vragen uit raadsbrief Oldenzaal inzake Verkenning samenwerkingsmogelijkheden Oldenzaal Noaberkracht In dit onderdeel worden de vragen vanuit in de raadsbrief van 23 november 2021 van de gemeente Oldenzaal beantwoord. In de beantwoording is rekening gehouden met de input vanuit de Bestuurlijke Conferentie van 10 februari 2023 en de Radenbijeenkomst op 23 maart 2023.
Hebben de drie gemeenten een gedeeld beeld ten aanzien van de toekomstige opgaven voor de lokale overheid?
Het urgentiebesef om samen te werken is binnen drie gemeenten aanwezig en onderdeel van de geformuleerde opdrachten. De urgentie komt voort uit een toename in complexiteit van opgaven die gepaard gaat met het vertonen van kwetsbaarheden binnen beide organisaties. Naar verwachting neemt de kwetsbaarheid toe naarmate de complexiteit verder toeneemt.
De actuele en toekomstige ontwikkelingen en opgaven brengen transities teweeg en de gemeenten beseffen dat zij een balans moeten vinden in de dilemma’s die hierdoor ontstaan. Een voorbeeld hiervan is het versterken van het verdienvermogen (agrarisch, recreatie) tegenover het behoud van de leefbaarheid en ruimtelijke kwaliteit. De gemeenten willen zo veel mogelijk samen optrekken met ondernemers, inwoners en de regio om deze balans te vinden.
Beide organisaties blijken momenteel goed in staat om hun taken uit te voeren, maar hebben wel zorgen richting de toekomst. In beide organisaties is sprake van druk op de ambtelijke (strategische) kwaliteit en op thema’s als inkoop, informatieveiligheid en ‘één-pitters’ wordt al kwetsbaarheid ervaren.
Samenwerking is op drie niveaus mogelijk: beleid, uitvoering en bedrijfsvoering. Bij alle drie de gemeenten is behoefte aan (strategische) beleidscapaciteit.
En welke inhoudelijke onderleggers zijn vanuit de drie gemeenten nodig om tot een vruchtbare samenwerking te kunnen komen?
De volgende inhoudelijke onderleggers zijn nodig voor de totstandkoming van een vruchtbare samenwerking: -
noodzaak bestuurlijk commitment, investeren, afstemmen en samenwerking zoeken; bereidheid tot investeren in mensen, materiaal en financiële middelen; bereidheid harmonisatie, eenduidig beleid, met een ‘wil tot verschil’; faciliteiten afstemmen, o.a. informatievoorziening als harde voorwaarde; houding en gedrag, gelijkwaardigheid, respect en inlevingsvermogen; goed geregeld, structuur, duidelijke afspraken, taken en verantwoordelijkheden; cultuur, verhoudingen organisatieculturen en draagvlak.
Wordt vanuit de inhoudelijke opgave ook de nut en noodzaak tot samenwerking gevoeld?
Voor de gemeenteraden en de inwoners van de drie gemeenten is het van belang dat maatschappelijk opgaven adequaat worden opgepakt. Daarvoor is een organisatie nodig die kennis, capaciteiten en ervaring heeft. Een organisatie die ook zijn dienstverlening efficiënt en effectief organiseert. Bundeling van kennis en ervaring van drie gemeenten biedt deze mogelijkheden. Niet voor niets doen we al heel veel samen, niet alleen als Dinkelland, Oldenzaal en Tubbergen, maar ook met Losser en breder in de regio. Dit levert toegevoegde waarde aan de samenleving, aan de raad, aan de inwoners, maar is tegelijkertijd moeilijk te concretiseren of te kwantificeren. Een verdergaande samenwerking verhoogt deze toegevoegde waarde. Uiteindelijk is een investering nodig om ook voor de toekomst de kwaliteit van de bestuurlijke besluitvorming, ambtelijke voorbereiding en ambtelijke uitvoering te behouden en te verbeteren. De conclusie is dat er wel een urgentie is om samen te werken, maar dat het geen acuut probleem is.
Welke kwaliteiten/werkstijlen vragen de drie colleges van hun ambtelijke organisaties nu en in de toekomst? En hoe helpt samenwerking daarbij?
De complexiteit van de maatschappelijke opgaven vraagt om deze opgaven steeds meer met de samenleving in plaats van voor de samenleving op te pakken. Samenlevingsgericht besturen, participatie, ruimte laten voor initiatief en de overheid nabij zijn begrippen die hierbij horen en die in alle drie gemeenten weerklank vinden. Druk op de ambtelijke capaciteit en onvoldoende strategische beleidscapaciteit kunnen met verdergaande samenwerking worden opgepakt. Steeds meer vraagstukken kennen een regionale aanpak en samen optrekken daarin versterkt de positie van Noordoost Twente. Ambtelijke kwaliteit, zowel qua interne als externe dienstverlening, kan door samenwerking verhoogd worden.
Sluit de cultuur van de diverse organisaties op elkaar aan?
Het belang van aandacht voor de organisatieculturen en hoe die zich tot elkaar verhouden wordt benadrukt. Dat hoeft geen probleem te zijn, als het uitgangspunt is dat we een nieuwe organisatie bouwen met een nieuwe organisatiecultuur, werkprocessen en werkstijlen. Dit uiteraard met respect voor de huidige culturen.
Welke vormen van samenwerking zijn er mogelijk?
Zie hiervoor het antwoord op de eerste vraag van de gemeenteraden van Dinkelland en Tubbergen.
Radenbijeenkomst & Bestuurlijke conferentie
Wat is de impact van een verdergaande samenwerking voor de inwoners?
De gemeenten kunnen hun toekomstbestendigheid verstevigen door een verdergaande samenwerking aan te gaan. Op deze wijze wordt geanticipeerd op de genoemde voorziene kwetsbaarheden richting de toekomst die tot een negatief effect voor inwoners kunnen leiden.
De (toekomstige) opgaven zijn niet aan gemeentegrenzen gebonden. Samenwerking helpt om opgaven op het gebied van bijvoorbeeld migratie, duurzaamheid, energietransitie en veiligheid beter het hoofd te bieden. Strategische capaciteit kan eenvoudiger aangetrokken worden en gedeeld worden tussen de gemeenten. Dit verhoogt de kwaliteit en heeft een positieve impact op de samenleving.
Tenslotte wordt door samen op te trekken een grotere vuist gemaakt in de regio, naar grotere marktpartijen en maatschappelijke organisaties en richting andere overheden. Het maakt verschil of gesproken wordt namens ruim 20 à 30.000 inwoners of dat ongeveer 80.000 inwoners vertegenwoordigd worden. Op deze manier worden de belangen van inwoners steviger behartigd.
Informatievoorziening(IV)/ICT De uitdagingen voor gemeenten op het terrein van ICT en informatievoorziening zijn groot. De huidige inrichting van de gemeentelijke informatievoorziening staat onder druk. Het voldoen aan de eisen van wet en regelgeving, denk aan de Algemene Gegevensbescherming (AVG) maar ook de Wet Digitale Overheid vraagt veel van gemeentelijke organisaties. Standaarden op het gebied van berichtenverkeer hebben gemeenten de afgelopen jaren onvoldoende ontzorgt. De samenleving verandert door snelle technologische ontwikkelingen. Data liggen ‘opgesloten’ in applicaties wat de uitwisselbaarheid tussen applicaties binnen organisaties maar ook tussen organisaties waar het gaat om samenwerken bemoeilijkt. Er bestaat door de complexiteit een steeds grotere afhankelijkheid van expertise en kennis van leveranciers.
Een (gefaseerde) gelijkschakeling van de ICT en informatievoorziening is een fundamentele voorwaarde voor verdere samenwerking in de bedrijfsvoering en beleidsuitvoering. Alsdan kunnen processen gezamenlijk uitgelijnd en afgestemd worden en bijdragen aan het verminderen van kwetsbaarheden en de toekomstbestendigheid. Dit heeft dan wel betekenis voor de sturingsfilosofie van de organisaties. Een proces om diensten te verlenen vanuit een filosofie dat inwoners recht hebben op voorzieningen, standaardisatie, of een filosofie dat samen met de inwoner wordt gekeken waarmee hij of zij het beste geholpen is, maatwerk, verschilt.
Het belang van een toekomstbestendige ICT en informatievoorziening wordt door de drie gemeenten en de ambtelijke organisaties van Oldenzaal en Noaberkracht erkend. De gemeenten stellen voor het initiatief te nemen om in gezamenlijkheid met andere Twentse gemeenten, IT platform Twente, de toekomstbestendigheid van ICT en informatievoorziening te onderzoeken. Dit kan mogelijk een fundament bieden voor een intensivering of uitbreiding van de samenwerking in de bedrijfsvoering, beleidsuitvoering maar wellicht ook beleidsvorming. Uit de resultaten van het onderzoek moet blijken in hoeverre dit fundament gerealiseerd kan worden en of een bredere en intensievere ambtelijke samenwerking tussen de drie gemeenten op dat moment wenselijk is.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Oldenzaal (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.