02 Brief aan gemeenteraad Beantwoording raadsvragen nav raadsinformatiebrief scenarioverkenning archiefvoorziening
Een raadslid stelde op 24 september 2026 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Sluis.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
gemeentesLU is Aan de gemeenteraad van de gemeente Sluis Postbus 27 4500 AA Oostburg Postadres:
Postbus 27 4500 AA Oostburg Bezoekadres:
Nieuwstraat 22 4501 BD Oostburg Telefoon 140117 Telefoon +31 (0)117 457 000 IBAN: NL06BNGH0285101870 BIC code: BNGHNL2G BTW-nummer: 811046321B01 www.gemeentesluis.nl [email protected] ons kenmerk uw brief d.d. uw kenmerk behandeld door doorkiesnummer onderwerp bijlage(n)
2. 4 15 bo Cluster DIV 140117 beantwoording raadsvragen n.a.v. raadsinformatiebrief scenarioverkenning archiefvoorzieningen Getekende overeenkomsten met het Zeeuws Archief Oostburg, 2 T SEP 2026 Geachte gemeenteraad, Aanleiding In de raadsinformatiebrief van 11 september 2026 lieten wij u weten dat er naar aanleiding van de motie ‘Bevriezen uitvoering archiefbesluiten 2025’ van 5 februari 2026 is onderzocht op welke wijze archiefvoorzieningen in Oostburg behouden kunnen blijven.
In de commissie Samenleving/Middelen van 15 september 2026 stelde u naar aanleiding van deze brief een aantal vragen. Hieronder volgt beantwoording.
I.Kan er een toelichting worden gegeven op scenario’s?
Er zijn veel technische vragen waarvan de antwoorden en argumentaties te vinden zijn in de voorstellen en documenten die in 2025 aan uw raad zijn verstrekt en van besluiten die zijn genomen. Deze documenten en besluiten zijn raadpleegbaar via het raadsinformatiesysteem (Raadstukken 27 maart 2025 iBabs Online, Raadstukken 22 mei 2025 iBabs Online, Raadstukken 18 september 2025 iBabs Online, Raadstukken 30 oktober 2025 iBabs Online) De onderliggende scenario-analyse (omvatte ook het scenario voor behoud van het archief in Oostburg. (Bijlage 1 Rapport toekomst gemeentearchief Sluis iBabs Online). De scenario’s zijn geactualiseerd aan de hand van de nieuwe Archiefwet die per 1 januari 2027 van kracht wordt en de bedragen zijn geïndexeerd. Deze actualisatie is uitgevoerd naar aanleiding van de door uw raad aangenomen motie bevriezen archiefbesluit na vervallen grondruilovereenkomst op 5 februari 2026 (iBabs Online).
2. Kunnen de bevindingen van de Provincie als toezichthouder op schrift met de raad gedeeld worden?
Aan de Provincie is de vraag gesteld.
3. Wat zijn de exacte kosten geweest om de analoge archieven te restaureren?
In 1992 is € 58.000 uitgegeven aan restauratie van de archieven van de voormalige gemeente Nieuwvliet. In 2007 is € 910.000 uitgegeven aan restauratie van de archieven van de voormalige gemeente Sluis-Aardenburg. In 2016 is € 168.000 uitgegeven aan restauratie van Pag. 1 / 4
archieven van de voormalige gemeente Oostburg. Daarnaast was er een beperkt jaarlijks budget voor restauratie, materiële verzorging en dergelijke. Als gevolg van het raadsbesluit van 22 mei 2025 is dit budget sinds 2025 komen te vervallen want opgenomen in het DVO met het Zeeuws Archief. Het Zeeuws Archief werkt conform een voor de archieven van de gemeente Sluis nog op te stellen meerjarig onderhoudsplan. Deze werkwijze is overgenomen in de andere scenario’s.
4. Welke bedragen zijn bespaard door geen vacatures uit te schrijven?
Er zijn geen besparingen want vacatureruimte is tijdelijk omgezet naar externe inhuur in afwachting van definitieve besluitvorming.
5. Is er onderzoek geweest naar een gemeentearchivaris waarbij overkoepelend door de drie gemeenten wordt samengewerkt?
De gemeente Terneuzen en het Waterschap zijn aangesloten bij het Zeeuws Archief en hebben een gediplomeerd archivaris van het Zeeuws Archief. Samenwerking met de gemeente Hulst is niet opportuun omdat ze daar dezelfde afwegingen hebben te maken. Er is wel contact met hen geweest.
6. Waarom zou het analoge archief moeten verhuizen, aangezien het op een geschikte plaats ligt?
Gezien de verstrengde eisen in de nieuwe Archiefwet en de AVG is het onverantwoord om de huidige situatie voort te laten bestaan. Het archief komt bovendien niet tot zijn recht. We hebben onderzocht welk gekwalificeerd personeel we moeten aantrekken en opleiden en welke investeringen we moeten doen om daar verandering in te brengen en zien de arbeidsproblematiek als blijvend groot risico. De keuze is eerder gemaakt om het archief te verhuizen naar Middelburg om het daar onder beheer te kunnen brengen van het Zeeuws Archief. Wij vinden die plaats meer geschikt.
7. Waarom wordt er gesproken over schadeloosstelling, terwijl de overeenkomst met Zorgsaam kwam te vervallen?
Conform het raadsbesluit 2025, tekenden wij op 22 oktober 2025 een overeenkomst met het Zeeuws Archief waarin staat dat de archieven van de gemeente Sluis worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats van het Zeeuws Archief omdat de gemeente alle overgebrachte archieven onder het beheer van het Zeeuws Archief wenste te brengen. De overeenkomst is aangegaan voor een periode van tien jaar. De overeenkomst kan weliswaar mits met onderlinge instemming worden gewijzigd of opgezegd maar juridisch is het zo dat een overeenkomst voor bepaalde tijd in beginsel dient te worden nagekomen en wanneer voortzetting niet mogelijk blijkt, kan de wederpartij aanspraak maken op vergoeding van de reeds gemaakte kosten, gedane investeringen en gederfde inkomsten over de resterende looptijd van de overeenkomst. Dit bedoelen we met schadeloosstelling.
8. Moet het archief verbonden zijn aan een gemeentehuis?
Dat kan ook solitair maar dat leidt wel tot meer fte’s en kosten ten opzichte van een situatie waarin sprake is van een combinatie van functies.
9. Wat is er sinds 5 februari 2026 veranderd waardoor het college meent dat het de motie naast zich neer kan leggen?
Ons college besloot eerder om naar aanleiding van de motie de uitvoering van het archiefbesluit 2025 te bevriezen en om op de eerdere scenariostudie te actualiseren inclusief de financiële, juridische, personele consequenties en risico’s. Ons college wil nu, op grond van de bevindingen, verdergaan met de uitvoering van de raadsbesluiten genomen in 2025. Dit betekent dat het college gebruik maakt van haar bevoegdheid om de motie gemotiveerd naast zich neer te leggen. De motivering treft u aan in de raadsinformatiebrief.
Pag. 2 / 4
10.
Wordt het archief nu naar Middelburg overgezet zonder nieuw besluit van de raad?
Staatrechtelijk is het zo dat een motie die is aangenomen door de raad, door een college wordt uitgevoerd en als er kanttekeningen zijn dat dit ook zo wordt neergelegd bij de raad door middel van een brief met een besluit om de motie uit te voeren of naast zich neer te leggen.
Het is dan aan de raad zelf om daar vervolgens in een raadsvergadering wat van te zeggen.
De raadsbesluiten genomen in 2025 zijn nog steeds het laatste raadsbesluit.
11. Is de definitieve dienstverleningsovereenkomst hetzelfde als de conceptversie en kan de raad de ondertekende en integrale versie ontvangen?
De ondertekende dienstverleningsovereenkomsten zijn als bijlage toegevoegd. Ten opzichte van de conceptversie zijn enkele ontbrekende gegevens aangevuld en waar nodig verduidelijkingen aangebracht.
12. Waarop is het bedrag aan schadeloosstelling gebaseerd?
De raming is gebaseerd op de huidige contractwaarde per jaar maal de looptijd. Het gaat om een maximaal bedrag dat ook lager kan uitpakken. Indien u besluit dat het archief in Oostburg moet blijven dan gaan wij het gesprek aan met het Zeeuws Archief over ontbinding en schadeloosstelling.
13. Zijn scenario’s waarbij het archief in Oostburg blijft juridisch mogelijk?
Zoals uit de brief blijkt is het juridisch mogelijk om het archief in Oostburg te houden. Naast ontbinding van het DVO heeft dit echter nog behoorlijke andere consequenties. Gezien de arbeidsmarktproblematiek waarmee wij ons geconfronteerd zien durven wij te stellen dat het een heel moeilijke opgave wordt om op deze wijze aan de Archiefwet 2026 te gaan voldoen en daarmee ook aan de AVG. Dat staat ook zo uitgelegd in de brief.
14. Waarom is er meer personeel nodig? Welke nieuwe wettelijke taken of verplichtingen zijn er bij gekomen?
Er is meer personeel nodig omdat in de nieuwe Archiefwet ten opzichte van de oude Archiefwet, diverse wettelijke eisen zijn verzwaard. Dat staat ook zo uitgelegd in de brief.
15. Is een scenario waarbij sprake is van detachering vanuit het Zeeuws Archief mogelijk?
Het is onderzocht of het Zeeuws Archief naar Oostburg wil komen en zij hebben eerder aangegeven dat zij niet in staat zijn om dat te doen. Dat staat ook zo uitgelegd in de brief.
16. Is er contact geweest met de Heemkundige Kring over de museale stukken?
Er is voorafgaand en naar aanleiding van het amendement van 22 mei 2025 contact geweest met de Heemkundige Kring over waardevolle historische stukken. Dit heeft ertoe geleid dat het Vrije van Sluis is gedigitaliseerd en dat er middelen beschikbaar zijn voor het maken van duplicaten van waardevolle archiefstukken. Dit kan tegenwoordig worden gedaan zonder dat die van echt zijn te onderscheiden zijn. Het Zeeuws Archief heeft duidelijk aangegeven daar volledige medewerking aan te geven.…
Bron: raadsinformatie van de gemeente Sluis (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.