349-194 - Beantwoording vragen JW Oekraïnegelden

Vraag 1

912.436,24 222.425,94 8.195.602,30 Totaal Toelichting: u ziet dat de stijging van de totale balanspost (van € 6.505.592,00 naar € 8.195.602,30) het saldo is van meerdere ontvangen voorschotten en vrijvallen/terugbetalingen in 2022. Het bedrag van € 1.022.077,00 betreft de mutatie op de deelpost “SPUK Oekraïne (PNUM301963)”. Vraag 2 Het college is verantwoordelijk voor het samenstellen van de jaarrekening. Is het dan niet zo dat het college moet zorgen dat zijn jaarrekening voldoet aan de eisen van de BBV (o.a. artikel 28 BBV: voldoende inzicht voor een verantwoord oordeel)?

Antwoord van het college

Antwoord 2:

Ja. Het college is verantwoordelijk voor het samenstellen van de jaarrekening conform het BBV. Het inzichtvereiste dat de jaarrekening zodanig inzicht geeft dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd over de financiële positie en (het saldo van) baten en lasten volgt uit artikel 3 BBV.

Uw verwijzing naar artikel 28 BBV ziet specifiek op de minimale onderdelen van de toelichting op het overzicht van baten en lasten. De post “vooruit ontvangen bedragen van het Rijk” betreft echter een balanspost. Het inzicht hierover wordt primair gegeven in de toelichting op de balans.

In de jaarrekening 2022 is deze balanspost geaggregeerd toegelicht. Het college erkent dat een nadere specificatie de transparantie richting de raad had kunnen vergroten. Vanaf de jaarrekening 2024 is de toelichting uitgebreid, zodat voorschotten en mutaties inzichtelijker zijn weergegeven.

Vraag 3 Als het voorschot overeenkomstig de regels van de BBV in 2024 geen invloed heeft gehad op het resultaat en rechtstreeks is toegevoegd aan de algemene reserves, waarom gaat de terugbetaling dan wel ten laste van de exploitatie 2025?

Antwoord 3:

In 2024 is het bedrag van € 1,7 miljoen als bate in de exploitatie verwerkt en daarmee via het resultaat doorgewerkt in de algemene reserve. Op advies van de accountant wordt de correctie in de jaarrekening 2025 verwerkt via een aanpassing van het beginvermogen (eigen vermogen) met € 1,7 miljoen negatief, zodat de correctie juist en transparant wordt verwerkt zonder effect op het saldo van baten en lasten van 2025. *Per saldo leidt de terugvordering niet tot een financieel nadeel over de gehele opvangperiode, omdat de rijksmiddelen (lumpsum) de gemaakte kosten dekken en na definitieve verrekening per saldo middelen resteren; het gaat hier om de juiste verwerking en presentatie over de jaren heen.

Vraag 4 Kan het college expliciet toelichten hoe het boeken van een voorschot van € 1,7 miljoen als bate in 2024, en het verwerken van de terugbetaling als exploitatielast in 2025, zich verhoudt tot de artikelen 3, 44 en 25 van het BBV, en op welke gronden het college meent dat hierbij sprake is van een rechtmatige resultaat- en reservemutatie?

Antwoord 4:

Het college licht de relatie met de door u genoemde artikelen als volgt toe:

• Artikel 3 BBV: artikel 3 bevat het uitgangspunt dat de jaarstukken getrouw, duidelijk en stelselmatig inzicht geven in baten en lasten en de financiële positie. De bate is in 2024 verwerkt op basis van de op dat moment beschikbare feiten en omstandigheden. Op advies van de accountant wordt de correctie in de jaarrekening 2025 verwerkt via een aanpassing van het beginvermogen (eigen vermogen) met -€ 1,7 miljoen, zodat de jaarrekening 2025 een getrouw beeld geeft van de financiële positie en de correctie zichtbaar en navolgbaar is.

• Artikel 25 BBV (programmaverantwoording): relevant voor de verwerking van de bate in 2024 (exploitatie → programma/taakvelden). De correctie 2025 loopt via beginvermogen en wordt daarom niet via de programmaverantwoording maar via toelichting op de financiële positie inzichtelijk gemaakt.

• Artikel 44 BBV (voorzieningen): artikel 44 betreft de vorming van voorzieningen voor verplichtingen/risico’s waarvan omvang of tijdstip onzeker is. In deze casus is geen voorziening gevormd; de verwerking betreft een bate (2024) en een terugbetalingsverplichting/last (2025).

Daarmee is artikel 44 BBV niet rechtstreeks van toepassing op de gekozen verwerking.

 Vraag 5:

Kan het college aangeven of de accountant expliciet heeft beoordeeld of het boeken van het voorschot van € 1,7 miljoen als bate in 2024 en de terugbetaling als exploitatielast in 2025 in overeenstemming is met de artikelen 3, 25, 28 en 44 BBV, en waar deze beoordeling schriftelijk is vastgelegd?

Antwoord 5:

Bij de controle van de jaarrekening 2024 heeft de accountant een aansluiting gemaakt tussen de ontvangen specifieke uitkering van het Rijk voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne, de lasten die hiervoor door de gemeente zijn gemaakt en de balanspositie als verschil tussen beide bedragen. Bij deze aansluiting is ten onrechte geen rekening gehouden met het feit dat in 2022 een voorschot is ontvangen voor het jaar 2024. De reden hiervan is dat in de jaarrekening 2023 en de concept-jaarrekening 2024 geen specificatie was opgenomen van de voorschotten die ontvangen zijn van de Rijksoverheid. Aan het einde van de controle is deze op advies van de accountant alsnog opgenomen, maar is vervolgens, mede door het late moment van de wijziging, niet opnieuw de aansluiting gemaakt rekening houdend met het nieuwe inzicht. De accountant heeft onderkent dat dit onterechte is geweest. Als deze aansluiting wel was gemaakt, was de onjuistheid op dat moment geconstateerd. De accountant zal bij zijn controle van de jaarrekening 2025 controleren of de correctie juist heeft plaatsgevonden.

De accountant heeft daarnaast aangegeven dat in de jaarrekening 2025 het beginvermogen met -€ 1,7 miljoen wordt aangepast om de correctie juist te verwerken en toe te lichten.

Vraag 6 Interne inconsistentie Kan het college toelichten hoe het boeken van een voorschot als bate zich verhoudt tot de eigen grondslag in de jaarrekening dat baten alleen worden genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd?

Antwoord 6:

De grondslag in de jaarrekening houdt in dat baten worden verantwoord voor zover deze op balansdatum als gerealiseerd kunnen worden aangemerkt. In 2024 is het bedrag van € 1,7 miljoen als bate verantwoord omdat dit bedrag is aangewend ter dekking van kosten die in 2024 zijn gemaakt voor de opvang van Oekraïense ontheemden en het college op dat moment, op basis van de beschikbare informatie en de verantwoording in de SiSa-systematiek, voldoende grond had om de bate in 2024 te verantwoorden.

De latere terugvordering volgt uit de definitieve vaststelling/afrekening door het Rijk, die pas in het daaropvolgende jaar concreet is geworden. Op advies van de accountant wordt deze correctie in de jaarrekening 2025 verwerkt via een aanpassing van het beginvermogen (eigen vermogen), zodat de correctie zichtbaar en juist wordt verwerkt zonder het exploitatiesaldo van 2025 te beïnvloeden.

Vraag 7 Correctie achteraf Waarom is gekozen voor verwerking via de exploitatie van latere jaren in plaats van een transparante correctie van een eerdere fout, conform de eigen grondslagen en het BBV?

Antwoord 7:

Dit betreft de gebruikelijke systematiek bij specifieke uitkeringen/SPUK’s: de definitieve vaststelling vindt veelal plaats in het daaropvolgende jaar, op basis van de (SiSa-)verantwoording. Afwijkingen tussen voorlopige inschatting/verwerking en definitieve vaststelling leiden in dat geval tot een nabetaling of terugvordering in het jaar waarin de definitieve vaststelling plaatsvindt.

De correctie wordt in de jaarrekening 2025 verwerkt via een aanpassing van het beginvermogen (eigen vermogen) met een duidelijke toelichting, zodat de verwerking aansluit bij de BBV-systematiek en het inzicht voor de raad wordt vergroot.

 Vraag 8 Herzieningsbesluit / provincie Het college besluit de correctie niet in 2024 maar in 2025 door te voeren en ontloopt daarbij dat de raad een herzieningsbesluit moet nemen omdat er een gewijzigde jaarrekening moet worden opgesteld. Is het college zich bewust van de risico’s van deze handeling en is dit afgestemd met de provincie?

Antwoord 8:

Het college herkent zich niet in de suggestie dat sprake zou zijn van het “ontlopen” van een herzieningsbesluit. Een herziening in de zin van het achteraf aanpassen en opnieuw vaststellen van een reeds door de raad vastgestelde BBV-jaarrekening is niet aan de orde: onder het BBV-regime geldt dat een jaarrekening na vaststelling door het hoogste orgaan niet meer kan worden aangepast.

Indien na vaststelling nieuwe informatie beschikbaar komt die tot correctie leidt, wordt dit verwerkt via foutherstel in de eerstvolgende jaarrekening. Conform dit uitgangspunt wordt op advies van de accountant het beginvermogen in de jaarrekening 2025 met € 1,7 miljoen negatief aangepast en wordt dit expliciet toegelicht, zodat de correctie zichtbaar en navolgbaar is.