jaarstukken 2022.pdf
Een raadslid stelde op 29 juni 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Waterland.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
BEANTWOORDING RAADSVRAGEN
Nummer Onderwerp Portefeuillehouder Datum
: 388-63 : Vragen over Jaarstukken 2022 : Marian van der Weele : 20 juni 2023
Vragen van de fractie van WaterlandNatuurlijk aan het college van burgemeester en wethouders (ingezonden op 27 mei 2023) en beantwoording daarvan door het college van burgemeester en wethouders.
Aanleiding/toelichting:
Bij de Jaarstukken 2022 zijn een aantal bijlagen gevoegd die betrekking hebben op de informatieveiligheid binnen onze gemeente. Op een aantal belangrijke punten voldoet de Gemeente Waterland niet aan de wettelijke normen hiervoor. Waar het een jaar geleden leek dat de weg omhoog gevonden was, verontrust een deel van de resultaten over 2022 de fractie van WaterlandNatuurlijk. Middels deze vragen tracht de fractie meer inzicht te krijgen in de staat van onze ICT.
Vraag 1 In de Jaarrapportage Informatieveiligheid 388-61, bijlage 2, lezen we op pagina 5, dat de Gemeente Waterland aan géén van de 5 onderdelen van de zgn. verplichte BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid) voldoet. Hiervoor lijken verbeterplannen in gang gezet te zijn.
Kan het college de toezegging doen dat Gemeente Waterland bij de volgende jaarstukken wél aan alle 5 onderdelen van de BIO zal voldoen? Zo nee, waarom niet?
Antwoord 1 Op dit moment kan het college geen toezegging doen dat volgend jaar aan alle BIO onderdelen zal worden voldaan. Het college streeft er echter wel naar om aan alle onderdelen van de BIO te gaan voldoen op alle applicaties. De BIO is een organisatie brede eis en voor de implementatie zijn we als organisatie afhankelijk van capaciteit en budget. Binnen de gemeente gaat het om tientallen applicaties.
De gemeente heeft een risico gestuurde aanpak waarbij de meeste belangrijke onderdelen vanuit de BIO als eerst geïmplementeerd worden op de meest belangrijke applicaties voor de gemeente. Op deze manier streven we naar een optimale inzet van de huidige capaciteit.
We zijn van harte bereid om, indien gewenst, een mondelinge toelichting te geven op inhoudelijke vragen, (door portefeuillehouder en CISO (Chief Information Security Officer) Om de beveiliging van onze systemen te waarborgen, delen we geen informatie over de staat van de gegevensbeveiliging die door derden misbruikt kan worden..
Vraag 2 In bijlage 3, 388-61, Verantwoordingsrapportage BAG, BGT, BRO 2022 over de staat van onze belangrijkste Basisregistraties, vinden we dit staatje op pagina 5. NB: vanaf 75% geldt als voldoende:
Hoe verklaart het college deze schrikbarende achteruitgang?
Achtergrondinformatie bij beantwoording vraag 2, 3 en 4.
Feitelijk zijn de registraties een digitale kopie van de fysieke werkelijkheid. Dat betekent dat informatie uit de openbare ruimte (de fysieke wereld) vertaald moet worden naar ‘hapklare’ brokken: data. Voordat een ‘gegeven’ (data) geschikt is voor ontsluiting (gebruik) heeft het binnen de organisatie een veelvoud aan handelingen door verschillende clusters (teams) doorlopen.
Nagenoeg alle teams zijn voor een stukje verantwoordelijk voor de kwaliteit van de data. Of anders gezegd, zij zijn verantwoordelijk voor de vertaalslag van de informatie (uit de werkelijkheid) naar data die voldoet aan hoge kwaliteitseisen en geschikt is voor hergebruik binnen processen en systemen.
De afgelopen jaren heeft het gemeente Waterland veel moeite gekost om uitvoering te geven aan zowel de praktische werkzaamheden als proces- en beleidsmatige taken.
Zo is er de afgelopen 3 jaar veel verloop van personeel geweest. Waardoor het gebeurde dat een medewerker vertrok zonder overdracht van haar/zijn werkzaamheden. In de praktijk is het mogelijk dat een onvolledige of onjuiste registratie kan voortbestaan zolang niemand daarvan op de hoogte is gesteld.
Een extra complicerende factor is de toegenomen snelheid van techniek en digitalisering. Die stelt de gemeente voor een grote uitdaging om zowel aan beleidszijde als uitvoeringszijde op tijd aan alle (kwaliteits)eisen te voldoen. Het kost onder meer veel tijd, aandacht en middelen om zittend en nieuw personeel (medewerkers en leidinggevenden) bij te scholen en/of op te leiden en in te werken.
In de praktijk betekent het vorenstaande dat:
•
•
de reeds bestaande achterstand op de actualiteit van de basisregistraties (< 2020) niet is opgelost. het continue proces van onderhoud van de basisregistraties min of meer is gestagneerd.
Tenslotte:
•
•
De lage ENSIA-score is mede gerelateerd aan het feit dat gemeente Waterland de verbetermaatregelen uit voorgaande jaren niet (geheel) heeft uitgevoerd. Het niet-nakomen van verbetermaatregelen weegt mee bij het bepalen van de ENSIA-score.
Door gebrek aan kennis en draagvlak binnen de interne organisatie heeft het onderhoud van de basisregistraties op bepaalde momenten niet de aandacht gekregen die het verdiende. Inmiddels heeft gemeente Waterland haar prioriteiten bijgesteld en is het onderhoud en beheer van de basisregistraties een belangrijk aspect van de huidige organisatieontwikkeling.
Antwoord 2 Geobasis-registraties bijhouden, controleren is een intensief en dynamisch proces. D.w.z. het proces vergt continue aandacht, capaciteit en onderhoud zoals in de extra informatie aangegeven. De gegevens waarmee de registraties worden gevuld dienen door verschillende clusters te worden verzameld, beoordeeld, gecontroleerd en verwerkt. De procesvoering vergt een goede samenwerking en opvolging van taken. Gemeente Waterland heeft de afgelopen tijd onder andere te maken gehad met uit- en instroom van medewerkers en kennis. De druk op de beschikbare capaciteit is toegenomen en heeft
eraan bijgedragen dat de interne organisatie veel moeite heeft moeten doen om de processen op te volgen.
Vraag 3 We lezen over onvoldoende inzet van capaciteit en middelen, over traagheid van organisatieontwikkeling en het niet uitvoeren van verbeterplannen van het jaar daarvoor.
Waarom heeft het college de verbeterplannen die er al lagen niet uitgevoerd?
Antwoord 3 Gemeente Waterland heeft onder druk van de beschikbare capaciteit niet kunnen voldoen aan de aanbevelingen om de controle en onderhoud van de geobasis-registraties te verbeteren en prioriteren.
Zoals wordt uitgelegd in de extra informatie.
Toelichting: het op orde brengen van de registraties door onder meer toevoeging van inhoudelijke kennis, alloceren van de juiste middelen en motiveren van medewerkers binnen de betrokken clusters maakt deel uit van de huidige organisatieontwikkelingen.
Vraag 4 Processen ontbreken en er zijn in heel 2022 geen gegevens geleverd aan het BRO. Hoe gaat het college op korte termijn de controle over deze Basisregistraties weer terugkrijgen?
Antwoord 4 Als bronhouder van de basisregistraties, waaronder de BRO, is Gemeente Waterland verantwoordelijk voor het onderhoud en beheer van de gegevens. Gemeente Waterland heeft vastgesteld dat zij de procesregie van haar rol als bronhouder verder zal oppakken en professionaliseren. Op de achtergrond wordt momenteel hard gewerkt aan het inrichten van de processen en uitbreiding van capaciteit en kennis om aan de eisen van goed bronhouderschap te voldoen. Dit moet echter organisatie breed gebeuren en hiervoor moet in alle benodigde clusters de processen aangescherpt worden en het kennis niveau omhoog gebracht worden. Dit is een langdurig proces. Het college streeft erna om verbetering te laten zien in de ENSIA 2023; dit niet alleen voor de BRO maar ook voor de BAG en BGT.
Korte termijn:
• Op 25 mei jl. heeft gemeente Waterland opdracht verleend aan externe partij (FACTO GEO) om de BGT te actualiseren en in overeenstemming te brengen met de BAG. Hiermee is de eerste stap genomen om de kwaliteit van de BGT te verhogen tot een niveau dat voldoet aan ENSIA-normering.
• Het naleven van de randvoorwaarden die in het advies tot opdrachtverlening zijn genoemd is de volgende stap die ervoor zorgt ervoor dat de datakwaliteit structureel op een aanvaardbaar niveau blijft.
Randvoorwaarden:
Structureel onderhoud van de gegevensbestanden is nodig om actualiteit en kwaliteit te garanderen en te voorkomen dat achterstanden opnieuw ontstaan. Duidelijke afspraken, processen en rolverdeling binnen de interne organisatie zijn voorwaarden voor structureel onderhoud.
Lange termijn:
Het verkrijgen van een hoge (voldoende) mate van datakwaliteit en datatoepassingen vraagt om een beleidsmatige visie, systematische aanpak en betrokkenheid van diverse belanghebbenden binnen de organisatie. Naar de praktijk vertaald, betekent dat in het kort:
• het vaststellen van een organisatievisie op data
• het ontwikkelen en uitvoeren van een datastrategie.
Vervolgens omvat een heldere datastrategie een veelvoud aan onderwerpen en onderdelen. Omdat het niet realistisch, onverstandig en onverantwoord is om alle onderdelen gelijktijdig op te pakken en de implementatie van databeleid uit te stellen, is het raadzaam dat gemeente Waterland binnen redelijke termijn start met een stapsgewijze invoering.…
Bekijk de brief: 388-63 Beantwoording schriftelijke raadsvragen WN over jaarstukken 2022.pdf
Bron: raadsinformatie van de gemeente Waterland (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.