vragen - Beeldvormende sessie VTH 7-11-23.pdf
Een raadslid stelde op 7 november 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van West Betuwe.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Verslag Beeldvormende vergadering VTH op 7 november 2023 Datum Onderwerp Bijlage
14 december 2023 Het inrichten van VTH-taken rondom bouwen Posters van de gesprektafels beeldvormende vergadering VTH (7-11-23)
Plenaire toelichting De gemeenteraad van West Betuwe heeft in 2020 besloten om de bouwvergunningtaken volledig weg te halen bij de Omgevingsdienst Rivierenland (ODR). Het huidige college heeft de opdracht gegeven dit binnen deze raadsperiode te realiseren. Uw raad wordt op transparante wijze meegenomen richting besluitvorming om tot een zorgvuldige afweging te komen op hoe bouwvergunningtaken terug te halen en de consequenties daarvan. Voorafgaand aan de beeldvormende vergadering van 7 november is uw raad geïnformeerd over de voorlopige onderzoeksresultaten middels een nota en het tussenrapport Implementatie bouwvergunningtaken, opgesteld door bureau Hiemstra & De Vries.
Tijdens de beeldvormende vergadering heeft uw raad een beknopte plenaire toelichting gehad op:
• Het proces van (de voorbereiding op) het terughalen van bouwvergunningtaken en het onderzoek naar nut en noodzaak van terughalen toezicht en handhavingstaken;
• De voorlopige onderzoeksresultaten in het onderzoek naar de implementatie van bouwvergunningtaken uitgevoerd onder leiding van bureau Hiemstra & De Vries.
Na de plenaire toelichting is uw raad in drie groepjes uiteen gegaan en aangeschoven bij één van de gesprekstafels. In drie rondes is uw raad in gesprek gegaan over de drie belangrijke thema’s binnen het onderzoek naar de implementatie van bouwvergunningtaken.
1. Bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening
2. Drie routes voor implementatie van bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening
3. Organisatorische en financiële consequenties van de implementatie van bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening Hierna volgt per thema de suggesties en vragen (inclusief beantwoording) die door uw raad zijn benoemd in de gesprekken.
Tafel 1: Bouwvergunningtaken en plus op de dienstverlening Hiemstra & De Vries adviseert om alle bouwvergunningtaken exclusief de deeltaken sloop, asbest en brandveiligheid, inclusief juridische ondersteuning bij bezwaar en beroep over te hevelen naar West Betuwe. Bouwvergunningtaken zelf uitvoeren kent een aantal voordelen ten opzichte van laten uitvoeren door de ODR. Door de beoogde reorganisatie verwachten we wel dat de dienstverlening eerst tijdelijk in kwaliteit zal dalen, ongeacht welke route voor implementatie wordt gekozen. Het terughalen van de bouwvergunningtaken leidt niet automatisch tot de gewenste kwaliteitsverbetering van de dienstverlening.
Om tot een 'echte' verbetering van de dienstverlening te komen, is meer nodig dan alleen het overhevelen van de bouwvergunningtaken. Het onderzoek heeft een aantal mogelijkheden opgeleverd
Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 2 van 13
om de kwaliteit van dienstverlening rondom het vergunningverleningsproces te plussen. Deze mogelijkheden zijn met uw raad besproken.
Samenvatting van de gesprekken tafel 1 Kwaliteitsverbetering van dienstverlening is de motivatie achter het terughalen bouwvergunningtaken.
Uw raad vraagt om in te zetten op een duurzame goede dienstverlening. Dit betekent de kwaliteit van dienstverlening blijvend monitoren en waar nodig bijsturen. In afronding van het onderzoek van Hiemstra & De Vries geeft uw raad het volgende mee:
• Uw raad heeft behoefte aan een verduidelijking op de ‘plus op de dienstverlening’: wat gaan we concreet doen met oog voor de behoefte van inwoners én de ambtelijke organisatie, met welk gewenst effect op de kwaliteit van dienstverlening en hoe meten we dat effect.
• Daarbij vraagt uw raad ook specifiek om nader inzicht in de hoeveelheid en toegankelijkheid van regels en beleid, het mandaat dat bij de ODR ligt en het effect daarvan op de kwaliteit van dienstverlening.
• Meer toegankelijke en ook minder regels leidt niet alleen tot hogere tevredenheid over vergunningverlening. ‘Meedenken’ met inwoners om te komen tot een juiste en volledige vergunningaanvraag is ook nodig. Uw raad vraagt om te investeren in een cultuuromslag van de organisatie en het management.
In de gesprekken heeft uw raad richting gegeven aan waar de plus op de dienstverlening echt zit.
Goede dienstverlening is betaalbaar (ook leges) en vraagt om:
• De juiste houding en gedrag:
Menselijke maat (kom zelf eens kijken); empathie en betrokkenheid; denken in mogelijkheden; faciliterende meedenkende overheid.
• Snel en adequaat handelen:
Snelle reacties en doorlooptijd; inwoners worden adequaat doorverwezen; één punt waar inwoners en ondernemers antwoorden krijgen.
• Goede communicatie:
Duidelijke communicatie; persoonlijk contact; goede onderbouwing; een duidelijke ‘nee’ als het nou eenmaal een ‘nee’ is; ook contact vóór de vergunningaanvraag.
• Duidelijk, actueel en toegankelijk beleid en regels:
Beleid periodiek evalueren; het bestemmings-/omgevingsplan is up-to-date; regels zijn eenvoudig en eenduidig voor de inwoner, ondernemer en ambtenaar.
Opmerking: We krijgen regelmatig casussen terug waarin boeren vergunningen niet hebben, niet door eigen toedoen.
Dit betreft milieuvergunningverlening. Dat valt buiten de scope van dit onderzoek.
Vraag 1: Voor welk bedrag staat de dienstverleningsovereenkomst met de ODR in de aankomende begroting?
Antwoord:
Het werkprogramma voor 2024 spreekt over een totaalbedrag van 5.047.221 euro.
Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 3 van 13
Vraag 2: Zijn er andere scenario’s mogelijk, waarbij je de taken op een andere manier uit elkaar haalt en verdeelt tussen de ODR en de Gemeente West Betuwe?
Antwoord:
In theorie kun je de splitsing op ieder gewenst punt aanbrengen. Hiemstra & De Vries heeft onderzocht wat op basis van het in het rapport gehanteerde afwegingskader (dienstverlening, kwaliteit, financiën en uitvoerbaarheid) het meest wenselijke scenario van splitsing is. Alle bouwvergunningtaken terughalen, exclusief de deeltaken sloop, asbest en brandveiligheid, inclusief juridische advisering op bezwaar en beroep rondom vergunningverlening is het meest wenselijke scenario.
De deeltaken ‘sloop’, ‘asbest’ en ‘brandveiligheid’ vragen om specialistische kennis en voldoende robuustheid om gezondheidsrisico's te beperken. Dit kan niet voldoende binnen de gemeente georganiseerd worden. Opdat asbest significant gekoppeld is aan sloopmeldingen, is het bevorderlijk voor de kwaliteit en snelheid van dienstverlening deze deeltaken in één organisatie te houden. Korte communicatielijnen tussen de vergunningverlener en juridisch adviseur leidt tot een sneller en zorgvuldiger vergunningverleningsproces en -besluit, en een eventuele bezwaar en beroepsprocedure.
Vraag 3: Waarom wordt ‘sloop’ niet los bezien van ‘asbest’ in het rapport? Kun je ervoor kiezen om product ‘sloop’ wel terug te halen en ‘asbest’ niet?
Antwoord:
Feitelijk is het mogelijk om ‘sloop’ wel terug te halen en ‘asbest’ niet. Hiemstra & De Vries adviseert dit echter niet. Het zijn beide relatief kleine onderdelen. De taak splitsen van elkaar leidt tot nog kleinere taken die niet robuust kunnen worden uitgevoerd. Daar komt bij dat ‘asbestsloop’ veelal wordt aangemeld als ‘gewoon sloop’, maar in de praktijk dan toch asbest gerelateerd blijkt te zijn. De taak in tweeën splitsen leidt ook tot onnodig heen-en-weer communicatie in het proces. De taken splitsen vormt een risico voor de robuustheid, effectiviteit en efficiëntie van de dienstverlening.
Vraag 4: Gaan we het redden met een paar fte voor juridische advisering? Denk aan in de verharding maatschappij.
Antwoord:
Dit kan met de kennis van nu niet worden gekwantificeerd. Er is gekeken naar wat de gemeente West Betuwe nu inkoopt bij de ODR. Het is wel iets om in het achterhoofd te houden. Het is een autonome ontwikkeling die zich inderdaad kan voordoen.
Vraag 5: Wat zijn overwegingen om juridische advisering terug te halen? Is het niet rol zuiverder om vergunningverlening en bezwaar & beroep bij twee organisaties onder te brengen?
Antwoord:
Het is geen kwestie van rolzuiverheid. Het is niet aan de vergunningverlener en juridisch adviseur om elkaar onafhankelijk te controleren. In het belang van de aanvrager is het juist nodig om elkaar zo goed mogelijk ondersteunen in het proces. Een goede samenwerking en veelvuldig contact tussen de vergunningverlener en juridisch adviseur voor het vergunningenbesluit is genomen, bevordert namelijk een juridisch juist vergunningverleningsproces en besluit (verlening of afwijzing). Snel en effectief informatie kunnen uitwisselen is ook van belang wanneer een bezwaar en beroepsprocedure volgt na het vergunningenbesluit. Beide rollen in één organisatie positioneren zorgt voor kortere communicatielijnen. Dit leidt tot een sneller en zorgvuldiger vergunningverleningsproces en besluit, en bezwaar en beroepsprocedure.
Notitie gemeenteraad West Betuwe Pagina 4 van 13…
Bekijk de brief: Beantwoording vragen - Beeldvormende sessie VTH 7-11-23.pdf
Bron: raadsinformatie van de gemeente West Betuwe (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.