20241024.09b Schriftelijke beantwoording vraag inkoop audiovisuele middelen
Een raadslid stelde op 24 oktober 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Zeewolde.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Schriftelijke beantwoording vraag inkoop audiovisuele middelen Gesteld door VVD en Actief Zeewolde tijdens de oordeelsvormende avond op 10 oktober 2024 Reactie afdeling inkoop:
In het inkoopbeleid van de gemeente zijn vaste procedures vastgelegd voor een inkooptraject. De contractwaarde van een opdracht bepaalt welke inkoopprocedure moet worden toegepast. De aanschaf van nieuwe mobiele audiovisuele middelen (zoals voorgesteld in het raadsvoorstel) kost minder dan € 50.000,-. Daar hoort een inkooptraject bij van enkelvoudig onderhands inkopen, waarbij 1 offerte moet worden opgevraagd.
Het bedrijf waarbij een offerte is opgevraagd is een regionale partner, die binnen Meerinzicht op meerdere plekken de audiovisuele middelen verzorgt en onderhoudt. In het gemeentehuis van Zeewolde verzorgen en onderhouden zij alle zalen, behalve de Raadzaal. De gemeente heeft er bewust voor gekozen om alleen een offerte bij dit bedrijf op te vragen.
Daarvoor zijn drie redenen. Ten eerste is de gemeente tevreden met de diensten en service van het bedrijf dat op dit moment de audiovisuele middelen en support verzorgt. Daarom is ervoor gekozen om bij deze partij een offerte op te vragen. Ook onze buurgemeenten Ermelo en Harderwijk zijn tevreden over de service en de support van dit bedrijf.
Ten tweede zijn er slechts enkele partijen in Nederland die audiovisuele middelen leveren, die gekoppeld zijn aan de verbinding voor de live uitzending met de door de gemeente gecontracteerde webcast partij. In Zeewolde zijn audiovisuele bedrijven gevestigd, maar die zijn klein en moeten waarschijnlijk bij een andere organisatie advies inwinnen en apparatuur inkopen. Het bedrijf zou dan functioneren als een tussenhandelaar, die niet alle kennis in huis heeft. Voor de support brengt dit risico’s met zich mee, aangezien deze kleine partijen niet de support kunnen leveren zoals een grotere leverancier dit kan (bijvoorbeeld 24/7 hulp bij problemen). Daarom zou dit een ongewenste situatie zijn. We voorzien dat er problemen kunnen ontstaan met de service op onder meer de verbinding voor de uitzendingen.
Tot slot is het inkoop technisch weliswaar mogelijk om de offerte bij een lokale partij op te vragen, maar het is niet eerlijk om meerdere offertes met elkaar te vergelijken. Het kan onnodig belastend of zelfs disproportioneel zijn om een prijsvraag bij meerdere partijen uit te zetten. Als je een tweede partij wil laten offreren dan is het immers noodzakelijk om precies hetzelfde uit te vragen qua apparatuur, techniek en technische specificaties zodat je appels met appels vergelijkt. Omdat de opdrachtwaarde onder de aanbestedingsdrempel van meervoudig onderhands (€ 50.000,-) blijft, wordt geadviseerd om deze opdracht enkelvoudig één op één te gunnen.
Bekijk de brief: 20241024.09b Schriftelijke beantwoording vraag inkoop audiovisuele middelen
Bron: raadsinformatie van de gemeente Zeewolde (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.