vragen Belang van Beek inzake HCL

Vraag 1

Welke concrete financiële gevolgen heeft de uittreding van het Rijk per 1 januari 2027 voor deelnemende gemeenten zoals Beek?

Antwoord van het college

Is het mogelijk om daar inzicht in te verschaffen;

Vraag 2

Waarom stijgen gemeentelijke bijdragen terwijl HCL 2025 afsluit met een positief resultaat van circa € 968.000?

Antwoord van het college

 -2-

Vraag 3

Welke periodieke verantwoordingsinformatie ontvangen deelnemende gemeenten over voortgang, investeringen en financiële risico’s?

Antwoord van het college

 -3-

Antwoord(en):

Vraag 1 Geen. Het HCL blijft structureel dezelfde taken verrichten, en daarvoor structureel dezelfde (jaarlijks te indexeren) vergoeding ontvangen.

De uittreding van het Rijk is technisch van karakter, en komt voort uit het feit dat het Rijk niet langer via een GR-constructie decentrale verantwoordelijkheid wil dragen voor wettelijke archieftaken. Daardoor treedt het Rijk per 1 januari 2027 uit alle 11 betrokken GR’en (in iedere provincie is een RHC in de vorm van een GR ingericht).

Vraag 2 Geen Vraag 3 De taken welke het HCL tbv het Rijk uitvoert – en de wijze waarop zij deze uitvoert – zijn vastgelegd in de Archiefwet, een bestuursconvenant welke door het Rijk met alle RHC’s is gesloten en een Uittreedovereenkomst met het Rijk. Daarin is opgenomen dat het Rijk zich qua risicoverdeling indien nodig welwillend zal (blijven) opstellen.

Vraag 4 Ja, dat kan worden uitgesloten. In dat geval zal het gesprek met het Rijk worden aangegaan om additionele middelen te verkrijgen dan wel te kijken naar het aantal uit te voeren rijksgerelateerde archieftaken.

Vraag 5 Voor het e-depot gaat het om het doorontwikkelen door middel van uitbreiding van de door de deelnemers gewenste functionaliteiten (bijvoorbeeld videotulen, webarchivering).

Ten aanzien van digitale dienstverlening gaat het met name om het uitbreiden van de huidige scanning-on-demand-faciliteiten (SOD) voor informatieverzoeken van burgers en onderzoekers naar het bieden van digitaal toegankelijke dienstverlening voor ambtenaren werkzaam bij de zorgdragers (scanning-on-demand voor zorgdragers, pre-depot faciliteiten).

Vraag 6 Dit is lastig te zeggen, want mede afhankelijk van de vraag van de deelnemers. Ten behoeve van de doorontwikkeling van het e-depot is er een volledig met Rijksmiddelen gevulde bestemmingsreserve van iets meer dan € 400K aanwezig, welke in de periode 2027-2030 voor dit doel zal worden aangewend.

Vraag 7 In 2030.

Vraag 8 Dan zullen de e-depot inkomsten achterblijven, en zal de doorontwikkeling van het e-depot dienen te worden getemporiseerd. Tenzij de GR-partners besluiten tot herprioritering van middelen tgv het e-depot te komen, hetzij dmv het temporiseren van andere ontwikkelingen hetzij dmv ter beschikkingstelling van additionele middelen.

Vraag 9 Dat is nog lastig te zeggen, want mede afhankelijk van ontwikkelingen op beide terreinen.

Uitgangspunt is dat personeelsuitbreiding kan worden gefinancierd uit algemene middelen en additionele inkomsten (e-depot, scanning-on-demand), waardoor er geen additioneel beroep hoeft te worden gedaan op de deelnemers.

Vraag 10 De uitbreiding van het HCL levert voor Beek vooral schaalvoordelen op in de vorm van gedeelde expertise, lagere individuele ontwikkelkosten en toegang tot professionele digitale archiefvoorzieningen die een kleine gemeente moeilijk zelfstandig kan organiseren.

 -4-

De samenwerking maakt mogelijk dat Beek tegen relatief beperkte jaarlijkse kosten toegang krijgt tot een professioneel regionaal archief- en informatiebeheerplatform dat wanneer Beek het zelfstandig zou uitvoeren duurder, kwetsbaarder en minder toekomstbestendig zou zijn. Daarnaast profiteert Beek van deelname aan een regionale digitale archiefvoorziening, harmonisatie van metadata- en datamodellen, informatiebeveiliging en gezamenlijke audits. Door de schaalvergroting positioneert het HCL zich als regionaal kenniscentrum voor toezicht, advies en digitale archivering, dit betekent voor Beek o.a. toegang tot gespecialiseerde archief- en informatiebeheerkennis, ondersteuning bij invoering van de nieuwe Archiefwet en uniforme toezicht- en adviesdiensten.

Vraag 11 Toetreding van de nieuwe GR-deelnemers leidt niet tot lagere kosten per deelnemer.

Toetreding leidt voor zowel HCL als de deelnemers wel tot meer slagkracht en innovatie, vooral op het gebied van duurzaam digitaal archiefbeheer. Het HCL heeft de ambitie op dit terrein een kennispartner van de deelnemers te zijn.

Vraag 12 Er zijn geen efficiencydoelen gekoppeld aan de toetreding van de nieuwe GR-deelnemers.

Vraag 13 Wij verwachten een lichte stijging van de totale personeelsformatie, gekoppeld aan ontwikkeling van inkomsten en vraag.

Vraag 14 De hoogte van de gemeentelijke bijdragen is afhankelijk van het aantal overgebrachte meters analoog archief, het al dan niet afnemen van het e-depot, het aantal afgenomen uren voor toezicht en advies, en de mate van gebruik van SOD-dienstverlening, en wordt jaarlijks geïndexeerd obv CPI.

Vraag 15 Van het positieve resultaat is een bedrag van € 590.000 incidenteel en gekoppeld aan de afkoop door het Nationaal Archief van het voortijdig beëindigen van een door HCL ten behoeve van het Nationaal Archief uitgevoerd project.

Ook het resterende resultaat is echter niet structureel. HCL is in 2025 terughoudend geweest met het maken van meerjarige beleidskeuzes en de daarbij behorende investeringen, vanwege de naderende toetreding van 12 nieuwe GR-deelnemers en het daaraan gekoppelde opnieuw op te stellen Meerjarenbeleidsplan 2027-2030.

Vraag 16 Uiteindelijk is het het Algemeen Bestuur die hierover beslist. Zij heeft besloten om de eenmalige van het NA ontvangen afkoopsom van € 590.000 ter beschikking te stellen voor de transitie van het HCL, de algemene reserve aan te vullen tot de maximale 10% van de deelnemersbijdragen, en het resterende bedrag toe te voegen aan een bestemmingsreserve voor de drie partijen (Heerlen, Maastricht, Rijk) die in 2025 de GR HCL vormden.

Vraag 17 Een weerstandsvermogen van circa 9% (of: maximaal 10%) van de deelnemersbijdragen is noodzakelijk om fluctuaties in de bedrijfsvoering op te vangen, zonder daarvoor een additioneel beroep te doen op de deelnemers. Denk aan stijgende energieprijzen of CAOstijgingen die hoger liggen dan de CPI-indexering. Bovendien geeft deze systematiek de deelnemers relatieve houvast en zekerheid dat deelnemersbijdragen niet achteraf hoeven te worden bijgesteld (bij gelijkblijvende dienstverlening).

Vraag 18 De maximale hoogte van de algemene reserve is vastgelegd in de tekst van de GR-regeling, en daarmee door alle deelnemers omarmd.

 -5-

Vraag 19 Meerkosten komen naar verwachting met name voort uit de verkorting van de Overbrengstermijn van 20 jaar naar 10 jaar. Daardoor zullen deelnemers hun analoge en digitale archieven eerder naar het HCL overbrengen, waarbij het HCL de uitvoering van de wettelijke taken zoals opgenomen in de Archiefwet overneemt.

Vraag 20 De wettelijke taken staan omschreven in de Archiefwet. Het betreft beheren, beschikbaarstellen en toezicht houden. Alle overige taken zijn bovenwettelijk. Keuzes worden uiteindelijk gemaakt door het Algemeen Bestuur, op basis van het Meerjarenbeleidsplan 2027-2030 welke momenteel in ontwikkeling is.

Vraag 21

a. Verkorting van de overbrengingstermijn; werkprocessen bij de gemeente dienen daarop aangepast te worden

b. Archiveren vanaf creatie met inachtneming van scherpere vereisten rondom digitale duurzaamheid,

c. Aandacht voor transparantie en verantwoording en uitzonderingsgronden in het kader van de openbaarheidsbeperking bij overbrenging van archieven naar het HCL Vraag 22 Dat is nog lastig in te schatten. Recent heeft er een nulmeting plaatsgevonden, op basis waarvan in de tweede helft van 2026 een meerjaren-roadmap zal worden opgesteld.

Daarnaast heeft HCL een dienstverleningsovereenkomst met Solido, die als IT-organisatie natuurlijk ook allerlei systemen en maatregelen heeft ingericht in het kader van BIOcompliance en cybersecurity.

Voor het geval dat: het HCL heeft een cyberverzekering afgesloten.

Vraag 23 Nee, voor dit soort ontwikkelingen is de transitiereserve HCL in het leven geroepen. Daarin zit momenteel een bedrag van zo’n € 700.000.

Vraag 24 De gemeenteraden behouden grip doordat de begroting, begrotingswijzigingen en jaarstukken periodiek aan de deelnemende gemeenten worden voorgelegd.

Gemeenteraden kunnen op de begroting en begrotingswijzigingen een zienswijze indienen en zo hun kaderstellende en controlerende rol uitoefenen.

Vraag 25 Dit loopt via het Algemeen Bestuur.