Schriftelijke vragen en antwoorden auditcommissie 14 juni 2023

Vraag 1

Pagina 5 laatste alinea, verduidelijkende vraag: Is er op papier beleid met betrekking wanneer er wordt ingehuurd en vacatures worden open gesteld?

Antwoord van het college

Zo ja, mogen we dat ontvangen? Zo nee, wat is het gehanteerde beleid?

De basis is dat de functies in het (vastgestelde) formatiehuis ingevuld worden. Deze functies sluiten aan op de wettelijke taken en raadsafspraken die de gemeente uitvoert.

Als een functie niet bezet is, wordt de functie integraal afgewogen in het managementteam, voordat voor de functie een vacature wordt uitgezet. Als blijkt dat er geen geschikte kandidaat kan worden gevonden, kan gekozen worden voor een inhuurkracht. Vaak is dit duurder dan wanneer de formatieplek wordt ingevuld door een werknemer in dienst. Inhuur wordt zorgvuldig overwogen. In het MT wordt integraal beoordeeld of het inhuren op de betreffende formatieplek strikt noodzakelijk is en of er mogelijk andere opties zijn. Een andere optie kan ook zijn inhuur vanuit een andere gemeente. Medewerkers worden tegen gebruikelijke werkgeverslasten gedetacheerd vanuit gemeente A naar gemeente B. Er wordt een afweging gemaakt welke plekken moeten worden ingevuld i.v.m. bijvoorbeeld organisatienoodzaak.

Niet enkel het financiële aspect speelt mee, ook de continuïteit is van belang. Bepaalde formatieplekken kunnen niet onbezet blijven omdat specifieke kennis is vereist. Wanneer dat het geval is, wordt overgegaan tot (tijdelijke) inhuur totdat een andere oplossing is gevonden. De middelen die beschikbaar zijn vanuit de formatieplek, worden gebruikt om de inhuur te bekostigen. Het tekort wordt aangevuld vanuit het inhuurbudget en ruimte die er is binnen het formatiehuis. Maandelijks is het formatiehuis en de daarbij behorende kosten een vast onderdeel van de MT-vergadering. Dit is overzichtelijk verwerkt in een management rapportage. Ook wordt periodiek de werkelijke lasten vergeleken met de geprognosticeerde lasten om de bevestiging te krijgen dat we in control zijn.

Daarnaast kan worden ingehuurd als het gaat om tijdelijke opdrachten. De opdracht ontstaan door een verzoek van de raad, het rijk of een wettelijke opgave. Uiteraard wordt gekeken om de opdracht in te vullen door tijdelijk personeel in dienst. Echter is dat niet altijd mogelijk en wordt er overgegaan op inhuur. Hier staan middelen tegenover om de kosten te dekken. Dit neemt dus geen beslag op de formatieplekken.

Leeswijzer

Vraag 2

Leeswijzer pagina 9: hier staat ‘Aan het thema “normering van prestatie-indicatoren” wordt binnen het programma “Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling” aandacht geschonken.’ à Onder ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling (pagina 5 en 11-12 wordt hier echter niet nader op ingegaan. Vraag: hoe wordt er aandacht aan geschonken?

Antwoord van het college

In 2021 is een start gemaakt met het project ‘maatschappelijke prestatie-indicatoren’.

Twee voorstellen zijn geschreven welke in de klankbordgroep van de raad voor het programma ‘Haaksbergen Ster(ker) in Ontwikkeling’ zijn behandeld. Het eerste voorstel richtte zich op het meetbaar maken van het programmadoel van ‘Haaksbergen Ster(ker)

 in Ontwikkeling’ door acht prestatie-indicatoren in de begroting op te nemen. Met de burgerpeiling (waar-staat-je-gemeente), welke elke twee jaar wordt uitgevoerd, is het mogelijk om te meten in welke mate wij bewegen naar het realiseren van dat doel. De eerste tussenpeiling van dit programmadoel heeft in het najaar van 2021 plaatsgevonden (link tussenpeiling) en is aan uw commissie samenleving & bestuur in februari 2023 gepresenteerd. Het tweede voorstel richtte zich op de ‘operationalisatie’ van taakvelden in de begroting met als doel om meer sturen op (beleids)doelen door deze doelen meetbaar met prestatie-indicatoren in de begroting terug te laten komen. In 2021 is door de klankbordgroep van de raad gekozen voor de taakvelden ‘afval’ en ‘arbeidsparticipatie’. De klankbordgroep heeft de raad voorgesteld om het als groeimodel in te zetten en als volgend taakveld ‘veiligheid’ te kiezen. In 2023 wordt een start gemaakt met het integraal veiligheidsplan. Het opstellen van dit beleid wordt gebruikt om ook prestatie-indicatoren voor dit taakveld te bepalen die de beleidsdoelen meten. Deze worden vervolgens weer in de begroting opgenomen. Wij zullen met de klankbordgroep van de raad in gesprek gaan om vervolgens nieuwe taakvelden aan te wijzen om het groeimodel verder in te zetten. U leest dat ook terug op pagina 23 in de programmabegroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2026 (link begroting 2023).

Programma 0

Vraag 3

Pagina 98 onder taakveld 0.1: Door een uitkering van een schadeverzekering is er een voordeel van € 11.000 ontstaan. Kunnen we een toelichting/specificatie ontvangen?

Antwoord van het college

Wij hebben in 2022 een uitkering van € 11.000 van een schadeverzekering ontvangen voor een stormschade in 2020 aan sculptuur Spankracht aan de Goorsestraat.

Programma 5

Vraag 4

Pagina 107 onder taakveld 5.1: Subsidievoordeel 14.000. Kunnen we daar een specificatie voor ontvangen?

Antwoord van het college

Het voordeel is deels ontstaan doordat er €3.000 euro is begroot voor incidentele subsidies op het grootboeknummer van het zwembad de Wilder waar geen gebruik van is gemaakt. Bij de aankomende begrotingscyclus zullen we dit aanpassen.

Daarnaast zijn er meer middelen begroot voor de brede combinatie regeling (BRC) dan is uitgekeerd (voordeel € 2.500). Vanaf 2023 zal de BRC verdwijnen als inkomstenbron uit de algemene uitkering en zal dit via de brede SPUK worden uitgekeerd. Dat betekend dat er geen overschot meer kan ontstaan omdat de overgebleven middelen worden teruggestort. In de Meicirculaire wordt hier verder op ingegaan.

Daarnaast was er voor de activiteitensubsidie sportverenigingen een budget van €22.000 beschikbaar. Afgelopen jaar is daar voor €13.500 aan middelen ingezet. Daardoor is er een voordeel ontstaan van €8.500.

Programma 6

Vraag 5

Pagina 44-45 onder taakveld 6.8.1 : Wat houdt kamerbewoning in op het taakveld geëscaleerde zorg 18+?

Antwoord van het college

Pilot Kamerbewoning in Haaksbergen gaat over een pilotperiode van 1-8-2021 tot 1-82023 met bijbehorende subsidie. ln deze pilot is in twee reguliere leegstaande huurwoningen van de woningcorporatie, samen met WoonStAP, ZaZ Welzijn en de gemeente Haaksbergen, woonruimte gerealiseerd voor 6 tot 8 jeugdigen/jongeren van 16-23 jaar die (lichte)begeleiding nodig hebben bij het toegroeien naar zelfstandig

 wonen. Het betreft jongeren die een problematische thuissituatie bij hun ouders hadden of voor wie de stap naar zelfstandig wonen nog niet mogelijk was zonder deze tussenfase. Bijvoorbeeld omdat de jongere op dat moment nog in een 24-uurs voorziening woonde. In de zomer van 2022 is besloten het aantal woningen (en daarmee plekken) terug te brengen naar één. Na evaluatie met betrokken partners is ook besloten om de pilot te beëindigen op 31-7-2023. Voor de jongeren die nog verblijven in de woning is een andere oplossing gevonden

Vraag 6

Pagina 47 tabel prestatie-indicatoren: waarom lege waardes bij Netto arbeidsparticipatie en werkloze jongeren?

Antwoord van het college

Per abuis is de indicator niet ingevuld. Mogelijk was op het moment van invullen de informatie nog niet beschikbaar. Nu is dat wel het geval:

De netto arbeidsparticipatie in Haaksbergen is: 72,6%. Bij referentiegemeenten is dit 73,3%. (cijfers 2022) De indicator werkloze jongeren is 1%. Ook bij referentiegemeenten is dit 1%. (cijfers 2021).

Programma 7

7. Pagina 114-115 voorziening riool en voorziening afval: Graag ontvangen we een overzicht van de geprognotiseerde voorziening vs werkelijke voorziening (ter verduidelijking: het gaat niet zozeer om de onderbouwing van de hoogte cq. bestaansrecht, die natuurlijk door de accountant is getoetst, maar wat we hadden geprognosticeerd (bij riool o.b.v. het GRP) en hoe dit zich verhoudt tot wat er nu in zit (bij afval: hoe we de besteding de komende jaren verwachten of welk plafond er is).

Riolering:

We hadden in 2022 een toevoeging aan de voorziening riolering begroot van € 600.000.

In werkelijkheid is er € 602.000 toegevoegd. In 2022 is er geen onttrekking geweest uit de voorziening. Dit jaar ontvangt u een nieuw Riolering en Water Programma 2023-2028.

Hierin wordt uitgebreid ingegaan op toekomstige investeringen en de voorziening riolering Afval:

De afgelopen jaren is de afvalbegroting beter in balans gekomen. De voordelen zijn over het algemeen incidenteel van aard. De scherpe daling van restafval en gft-afval is zeer waarschijnlijk het gevolg van het beëindigen van de corona-maatregelen. Er wordt minder thuisgewerkt, recreatie meer buiten de deur, etc.). De oud papier prijs was nog relatief hoog en de inzameling bij de Honeschschool was nog niet opgestart. PMD is de afgelopen jaren voorzichtig opgenomen in de begroting. Deze gaan we voor komend jaar wat scherper incalculeren.

Kosten en inkomsten voor komende jaren is afhankelijk van te nemen beleidskeuzes.

Momenteel wordt gewerkt aan de evaluatie en dit najaar hopen we uw raad nieuwe beleidskeuzes voor te leggen.

Programma 8

8. Pagina 117 onder 8.3: Specificatie lasten van de sanering van de gemeentewerf (totale plaatje, dus meerjarig) In de eindejaarsrapportage 2022 hebben we een nadeel van € 53.000 gemeld t.o.v. de nog in de bestemmingsreserve beschikbare middelen € 87.000 in 2022. De lasten voor de sanering van de gemeentewerf bedroegen in 2022 uiteindelijk € 114.000. Het nadeel

 is daarmee lager uitgekomen dan bij de eindejaarsrapportage voorzien. In de jaarrekening uit zich dit in een met elkaar samenhangend ‘voordeel’ van € 87.000 op taakveld 0.10 (de niet begrote onttrekking van de nog beschikbare middelen) en een ‘nadeel’ van € 60.000 op taakveld 8.3 (€ 114.000 gerealiseerde lasten min € 53.000 begrote lasten na wijziging eindejaarsrapportage). Het verloop van de kosten en de aansluiting bij de gemelde afwijkingen hebben we in onderstaande tabel uiteengezet.

Kosten sanering gemeentewerf Kosten 2020 Kosten 2021 Kosten 2022 Totaal kosten Gestort in voorziening 2018 (bij jaarrekening 2021 een reserve geworden) Overschrijding t.o.v. voorziening/reserve Gemelde afwijkingen Nadeel in eindejaarsrapportage 2022 Voordeel jaarrekening 2022 taakveld 0.10 Nadeel jaarrekening 2022 taakveld 8.3 Totaal gemelde afwijkingen

€ 7.000 € 168.000 € 114.000 € 289.000 € 263.000 € 26.000

-€ 53.000 € 87.000 -€ 60.000 -€ 26.000

Paragraaf risicobeheersing en weerstandsvermogen

9. Pagina 62 paragraaf risicobeheersing over risico datalekken: Graag een link naar het internationale onderzoek waar de € 4,2 miljoen schade uit blijkt.

Cost of a Data Breach Report 2022 (IBM Security) Paragraaf onderhoud kapitaalgoederen (in vergelijking met programma 2)

10. In de tabel op pagina 70 staat bij openbare verlichting een voordeel van 82k, maar op pagina 102 wordt een nadeel toegelicht van 59k. Willen jullie een aansluiting maken tussen die twee zaken?

In de tabel op pagina 70 zijn bij de regel over openbare verlichting de energiekosten nog niet meegenomen (bij de andere kapitaalgoederen overigens al wel). Als we de energiekosten ook meenemen bij openbare verlichting dan zie die regel er als volgt uit:

lasten Kapitaalgoed begroot werkelijk Openbare verlichting 236 370

baten saldo begroot werkelijk -134 11 86

saldo totaal saldo 75 -59

Paragraaf Bedrijfsvoering

11. Pagina 75, 3e tabel regel 2. Loonkosten bovenformatieve medewerkers: is dat nog historisch of zitten er nieuwe gevallen bij? Indien historisch, hoe lang kan loopt dit nog door? Indien nieuw, hoe ontstaat dit?

Voor de jaarrekening 2022 geldt dat dit lopende en nieuwe situaties betreffen. Hierbij kunt u denken aan medewerkers die ziek zijn geworden en niet kunnen terugkeren in hun oorspronkelijke functie. Binnen de gemeente Haaksbergen wordt dan gezocht naar een andere passende functie. Dit kan een functie zijn op een bestaande formatieplek. Dan ontstaat een bovenformatieve functie. De duur en looptijd kan om uiteenlopende redenen

 verschillen (leeftijd, individuele afspraken, ontstaan passende interne vacatures, detacheringsmogelijkheden, etc.).

Wat in de jaarrekening 2022 ook heeft geleid tot bovenformatieve loonkosten zijn medewerkers die beschikken over veel verlofdagen en uit dienst zijn gegaan. Als voorbeeld noemen wij een medewerker die vervroegd met pensioen is gegaan die bovenop de wettelijke vakantiedagen ook vakantiedagen heeft gespaard. Om te voorkomen dat er knelpunten ontstaan, is de functie ingevuld waardoor dubbele lasten zijn ontstaan. Zowel de verlofdagen als de nieuwe medewerker moeten worden betaald.

De uitbetaalde bovenwettelijke verlofdagen van de vertrekkende medewerker zorgen in dit voorbeeld in 2022 voor bovenformatieve loonkosten. In de toekomst is dit ondervangen door de voorziening verlofsparen die wij eind 2022 verplicht hebben getroffen.

Het BBV geeft aan dat er een voorziening moet worden opgenomen voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een niet gelijke omvang. Bij alle uren die conform de cao gemeenten als bron kunnen dienen voor het verlofsparen is sprake van een niet gelijke omvang van de opbouw en afbouw. Voor deze verlofuren moet dan ook een voorziening in de balans worden opgenomen.

12. Pagina 75, 3e tabel regel 5. Voormalig personeel: Wat is de toelichting op het verschil tussen 130k begroot en 169k werkelijk (saldo 39k)?

De overschrijding is ontstaan door afspraken uit het verleden. De verwachting was destijds dat dit minder lang zou lopen. Vanwege het incidentele karakter, is ervoor gekozen om dit op te vangen binnen de loonkosten en niet structureel te verwerken in de begroting Toelichting op de balans

13. Pagina 121, tabel kolom desinvestering: Wat is de 38k desinvestering die bij Riolering staat?

Dit is een correctie op een subsidie van de provincie

14. Pagina 129 tabel kortlopende schulden: Wat is de verklaring van de stijging van de post crediteuren 3,4 miljoen eind 2021 naar 7,8 miljoen eind 2022 Deze vraag heeft de accountant ook gesteld bij zijn controle en wij hebben het volgende geaccepteerde antwoord gegeven.

De stijging in het saldo van de crediteuren is te verklaren door: 

  

Wij hebben voor het boekjaar 2022 de administratie langer open gehouden voor het boeken van facturen. Hierdoor staan er eind 2022 nog 821 facturen open met een gemiddelde waarde van €9.810 t.o.v. 446 facturen met een gemiddelde waardn van €7.820 eind 2021.

Er zijn eind 2022 nog veel grote facturen ontvangen van de gemeente Hengelo en er stond een totaal van €1.607.916 nog open.

Er stond voor €960.647 aan bulk betalingen vanuit SoZa Suite nog open om goedgekeurd te worden.

Ook hebben wij in 2022 meer facturen ontvangen dan in 2021. 2022: 6403 t.o.v. 2021: 5173.