bewaren van digitale postvakken
Een raadslid stelde op 28 februari 2026 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Harderwijk.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
ons kenmerk: pagina:
02430000243982 / 02430000865696 2 van 3
Vraag 2:
Klopt het dat de Google Vault functionaliteit voor de gemeente Harderwijk niet is ingeschakeld? Zo ja, waarom niet?
Antwoord 2:
Ja, de Google Vault functionaliteit is op dit moment niet ingeschakeld voor de gemeente Harderwijk, als ook voor de andere organisaties binnen de samenwerking.
De reden hiervoor ligt in de Capstone-methodiek voor e-mailbewaring en de beperkingen van Google Vault in relatie hiermee.
• Keuze: De Selectielijst e-mailbewaring gemeenten en intergemeentelijke organen 2024 is opgesteld op basis van de Capstone-methodiek (methodiek waarbij mailboxen van sleutelfunctionarissen1 die belangrijke informatieknooppunten vertegenwoordigen, permanent worden bewaard om het handelen van de organisatie op hoofdlijnen te kunnen reconstrueren). Binnen de EHZM organisaties zijn wij aangesloten op de “oudere” Selectielijst 2020. Organisaties hebben de keuze gekregen: o of alleen de Selectielijst 2020 hanteren o of de Selectielijst 2020 en daarboven op de Selectielijst 2024, inclusief de Capstone-methodiek.
• Conflict met Google Vault: De VNG schrijft bij de Capstone-methodiek voor dat medewerkers een bedenktermijn van 10 weken moeten krijgen - gemeenten mogen zelf de termijn bepalen - om e-mails (zoals privé- of onbelangrijke berichten) op te schonen voordat de Capstone-archivering ingaat. Uit onderzoek is gebleken dat Google Vault deze termijn niet kan faciliteren; het is een "alles of niets"- of "aan of uit"-oplossing.
• Gevolg: Mede vanwege de onmogelijkheid om de bedenktermijn in te stellen, is besloten om de nieuwe Selectielijst 2024 met de bijbehorende Capstone-methodiek voorlopig nog niet te implementeren.
Toekomst en proactieve maatregelen:
• De realistische verwachting is dat de Capstone-methodiek in de volgende Selectielijst (rond 2027/2028) definitief verplicht wordt.
• In afwachting hiervan zijn al stappen gezet in het vernieuwde e-mailbeleid: de bewaartermijn van e-mailboxen van sleutelfunctionarissen na uitdiensttreding is verlengd van 30 dagen naar 6 maanden.
• Wij volgen de ontwikkelingen nauwgezet (“slimme volger”) om tijdig aan de definitieve verplichting te kunnen voldoen.
Vraag 3:
Klopt het dat individuele e-mails door bovenstaande punten niet naar boven kunnen komen bij een zoekslag naar communicatie in het kader van een Woo-verzoek? Zo ja, hoe reflecteert het College hierop? 1
Sleutelfunctionarissen: Leden van het college van B&W, ambtelijke topfuncties, compliancy officers, de (jeugd)ombudsman, voorzitter en leden en/of directeur van de rekenkamer en de raadgriffier.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Harderwijk (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.