digitale postvakken
Een raadslid stelde op 17 januari 2026 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Harderwijk.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
ons kenmerk: pagina:
02430000243982 / 02430000847790 2 van 3
Vraag 3:
Hoelang worden reguliere e-mails bewaard? Is de bewaartermijn ook gekoppeld aan eventuele gekoppelde waarderingen?
Antwoord 3:
E-mails dienen net zoals andere archiefwaardige informatie opgenomen te worden in een zaak in de daarvoor bestemde archiveringsapplicatie. De waardering van de e-mail volgt de waardering van de zaak conform de vigerende selectielijst voor gemeenten en intergemeentelijke organen. E-mails in een e-mailbox van 'in dienst' zijnde personen blijven onbeperkt bewaard, totdat de persoon email zelf weggooit. Na 30 dagen wordt deze definitief verwijderd uit de prullenbak van de e-mailbox.
Als de persoon niet meer werkzaam is bij de gemeente, dan wordt het tijdelijk beleid m.b.t. het bewaren van e-mailboxen toegepast.
Vraag 4:
Hoe wordt geborgd dat e-mailcommunicatie van ambtenaren of ambtsdragers beschikbaar is als daarop gezocht wordt?
Antwoord 4:
Ambtenaren en ambtsdragers dienen hun archiefwaardige e-mail op te slaan bij de zaak waarop deze betrekking heeft. Daarop kan intern gezocht worden rekening houdend met de toegekende autorisaties:
• Wanneer iemand nog werkzaam is kan hij/zij zoeken in de eigen mailbox. Alleen hij/zij kan anderen via een machtiging toegang geven tot de e-mailbox.
Het nieuwe beleid geeft - onder strikte voorwaarden - de mogelijkheid om toegang te vragen tot een gesloten e-mailbox (dus van iemand die niet meer werkzaam is).
Vraag 5:
Hoe vaak wordt het interne archiefbeleid op bovenstaande geëvalueerd?
Antwoord 5:
Het tijdelijke beleid is in februari vorig jaar vastgesteld en daarna geïmplementeerd. Een evaluatie moment is nog niet bepaald. Werking van het tijdelijke beleid in relatie tot het kunnen voldoen aan verzoeken tot passieve openbaarmaking op grond van de Woo kan aanleiding zijn om het tijdelijk beleid aan te passen. Daarnaast worden de ontwikkelingen rondom de nieuwe Archiefwet en bijbehorende Selectielijst nauwgezet gevolgd. Daarbij is de verwachting dat eerder genoemde Capstone-methodiek volledig toegepast moet gaan worden.
Bekijk de brief: Beantwoording schriftelijke vragen VVD PvdA en GroenLinks over digitale postvakken
Bron: raadsinformatie van de gemeente Harderwijk (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.