Kwaliteitsborging lerend vermogen en voorbereiding op de fusie Hilversum Wijdemeren (1922155)
Een raadslid stelde op 27 januari 2026 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Hilversum (12 vragen).
In het kort
12 vragen en wat het college antwoordt
- Governance en kwaliteitsborging 1. → En welke verschillen bestaan er momenteel tussen Hilversum en Wijdemeren?
- Hoe zijn verantwoordelijkheden en rollen voor kwaliteitsborging belegd binnen de gemeentelijke organisatie(s)? → Dit is vastgelegd in het organisatiebesluit en het mandaat-, volmacht- en machtingsbesluit met bijbehorend bevoegdhedenregister.
- Welke structurele kwaliteits- en risicothema’s zijn de afgelopen jaren in audits, reviews of interne rapportages naar voren gekomen en hoe is hiermee omgegaan? → Indien er kwaliteits- of risicothema’s zijn waargenomen bij de controle door de accountant zijn deze opgenomen in het rapport van de accountant bij de jaarstukken en interim controle. 2.
- Hoe worden afwijkingen, fouten en risico’s intern gesignaleerd, geregistreerd en opgevolgd? → Fouten en afwijkingen worden op het juiste niveau gerapporteerd (afhankelijk van aard, omvang en impact is dit het management, de directie, het bestuur of de gemeenteraad).
- Hoe is een veilig meldklimaat voor medewerkers geborgd? → Blijkt uit interne onderzoeken en toezicht ook of het interne klimaat als veilig wordt ervaren?
- Welke structurele lessen zijn de afgelopen jaren getrokken uit incidenten of casussen, en hoe zijn deze vertaald naar verbetermaatregelen? → Kunt u drie voorbeelden noemen van concrete verbetermaatregelen en hun effect?
- Welke interne toezicht- en controlfuncties (concerncontroller, FG, CISO e.d.) zijn er per gemeente actief, en hoe werken zij samen binnen de gemeentelijke organisatie? → De gemeente Hilversum werkt vanuit het ‘three lines of defence’ model wat zoveel wil zeggen dat het management als eerste verantwoordelijk is, geadviseerd en ook gecontroleerd wordt door de…
- Is het college bereid om, binnen de geldende verhoudingen, de raad in de gelegenheid te stellen een gesprek met deze functionarissen te organiseren over hun inzichten en… → We verwijzen u graag naar de gesprekken en bijeenkomsten die, binnen de geldende verhoudingen, met uw raad periodiek plaatsvinden met deze functionarissen.
Overgenomen uit de brief van het college; hieronder staan de volledige vragen en antwoorden.
Aanleiding
GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM
Aan de gemeenteraad cc commissieleden cc pers
BEZOEKADRES RAADHUIS DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL
28 januari 2026 ZAAKNUMMER 1922155 BEHANDELD DOOR M. Reeuwijk TELEFOON +3135629 DATUM
UW KENMERK BIJLAGEN BETREFT
Beantwoording schriftelijke vragen van HvH D66 en VVD inzake Kwaliteitsborging lerend vermogen en voorbereiding op de fusie Hilversum Wijdemeren Geachte raadsleden, Op 11 december 2025 hebben de fracties Hart voor Hilversum, D66 en VVD vragen (hieronder cursief) gesteld op basis van artikel 42 van het reglement van Orde. In deze brief worden de vragen beantwoord.
Voorafgaand aan de beantwoording van deze vragen wil het college het volgende meegeven.
Het college constateert dat een deel van de door u gestelde vragen gaan over de bedrijfsvoering van de organisatie en daarmee een management verantwoordelijkheid zijn. Bij de beantwoording van een aantal vragen is dit ook aangegeven.
Vanaf 1 januari 2026 zijn Hilversum en Wijdemeren samengevoegd tot één organisatie. Het college neemt dat dan ook als uitgangspunt in de beantwoording van deze vragen.
De samenvoeging betreft een lichte samenvoeging. Wijdemeren wordt geïntegreerd in Hilversum. Waar er good practices zijn vanuit Wijdemeren worden die overgenomen. Waar er aandachtsgebieden zijn in Wijdemeren die voorheen in Hilversum niet of minder aanwezig waren, zoals omvangrijk water en groen beheer, worden daarvoor de benodigde processen binnen Hilversum ingericht. In de samenvoeging geldt dat leren voorop staat, van elkaar en met elkaar, daar wordt vanuit het college en de ambtelijke leiding actief op gestuurd.
Daarnaast willen wij u ook verwijzen naar een aantal andere informatiebronnen die aansluiten op de door u gestelde vragen.
•
Tijdens de ‘benen op tafel’ (BoT) bijeenkomst met de gemeenteraad van 25 september 2025 is uitvoerig informatie gedeeld over de inrichting van de nieuwe organisatie Hilversum. 1
•
•
•
•…
Vragen en antwoorden
Vraag 1
Governance en kwaliteitsborging 1. Welke kwaliteitsprocessen, normen en kaders hanteren de beide gemeentelijke organisatie(s) momenteel?
Antwoord van het college
En welke verschillen bestaan er momenteel tussen Hilversum en Wijdemeren?
De kaders waarbinnen gemeenten werken zijn in de regel hetzelfde (wet- en regelgeving, gemeentelijke kaders / VNG, P&C cyclus, etc.). Wel zijn er verschillen in hoe er binnen die kaders gewerkt wordt. Met de samenvoeging gaat de werkwijze van Hilversum in toenemende mate leidend zijn. Op al deze zaken scoort Hilversum voldoende tot zeer goed.
Vraag 2
Hoe zijn verantwoordelijkheden en rollen voor kwaliteitsborging belegd binnen de gemeentelijke organisatie(s)?
Antwoord van het college
Dit is vastgelegd in het organisatiebesluit en het mandaat-, volmacht- en machtingsbesluit met bijbehorend bevoegdhedenregister. Eind 2025 heeft uw raad de geactualiseerde besluiten 2026 ontvangen.
Vraag 3
Welke structurele kwaliteits- en risicothema’s zijn de afgelopen jaren in audits, reviews of interne rapportages naar voren gekomen en hoe is hiermee omgegaan?
Antwoord van het college
Indien er kwaliteits- of risicothema’s zijn waargenomen bij de controle door de accountant zijn deze opgenomen in het rapport van de accountant bij de jaarstukken en interim controle.
2. Leren, veiligheid en omgaan met afwijkingen
Vraag 4
Hoe worden afwijkingen, fouten en risico’s intern gesignaleerd, geregistreerd en opgevolgd?
Antwoord van het college
Fouten en afwijkingen worden op het juiste niveau gerapporteerd (afhankelijk van aard, omvang en impact is dit het management, de directie, het bestuur of de gemeenteraad). Hier wordt van geleerd en verbeteringen worden doorgevoerd. Goed voorbeeld hiervan is de interim controle van de accountant.
Vraag 5
Hoe is een veilig meldklimaat voor medewerkers geborgd?
Antwoord van het college
Blijkt uit interne onderzoeken en toezicht ook of het interne klimaat als veilig wordt ervaren?
De Hilversumse organisatie werkt met zowel interne - als externe vertrouwenspersonen. Deze rapporteren aan de directie en bij signalen van misstanden wordt er actie ondernomen.
Daarnaast wordt in het medewerkersonderzoek aandacht besteed aan dit onderwerp. In het laatste onderzoek werd er overwegend goed gescoord op het thema sociale veiligheid. Bij de twee onderdelen waar de scores minder positief waren is actie ondernomen. 2
Vraag 6
Welke structurele lessen zijn de afgelopen jaren getrokken uit incidenten of casussen, en hoe zijn deze vertaald naar verbetermaatregelen?
Antwoord van het college
Kunt u drie voorbeelden noemen van concrete verbetermaatregelen en hun effect?
In de afgelopen jaren is naar voren gekomen dat voldoende aandacht voor medewerkers en de kwaliteit van leidinggevenden belangrijke factoren zijn. Om dit te verbeteren is met de nieuwe organisatie inrichting gekozen voor kleinere teams en daarmee voor een beperkte toename van het aantal leidinggevenden. Zodat leidinggevenden meer tijd en ruimte hebben voor de aandacht voor medewerkers.
Daarnaast wordt geïnvesteerd in de kwaliteit van het management, onder andere door de start in dit jaar van een management development traject.
3. Interne toezichthouders en onafhankelijke functies
Vraag 7
Welke interne toezicht- en controlfuncties (concerncontroller, FG, CISO e.d.) zijn er per gemeente actief, en hoe werken zij samen binnen de gemeentelijke organisatie?
Antwoord van het college
De gemeente Hilversum werkt vanuit het ‘three lines of defence’ model wat zoveel wil zeggen dat het management als eerste verantwoordelijk is, geadviseerd en ook gecontroleerd wordt door de bedrijfsvoeringsonderdelen en dat de concerncontroller de derde lijn vormt en met name toeziet op de goede werking van dit systeem. Onder de tweede lijn vallen o.a. de businesscontrollers, privacy officer, HR adviseurs en juridisch adviseurs. Naast de concerncontroller fungeert de functionaris gegevensbescherming (FG) ook als derde lijn.
Daarnaast zijn ook de functies archivaris en CISO werkzaam binnen de organisatie.
Vraag 8
Is het college bereid om, binnen de geldende verhoudingen, de raad in de gelegenheid te stellen een gesprek met deze functionarissen te organiseren over hun inzichten en signalen?
Antwoord van het college
We verwijzen u graag naar de gesprekken en bijeenkomsten die, binnen de geldende verhoudingen, met uw raad periodiek plaatsvinden met deze functionarissen.
Daarnaast wordt de raad ook geïnformeerd middels rapportages en verslagen zoals onder andere het jaarverslag FG, de jaarlijkse ENSIA verantwoording, de rapportage Bezwaren en Klachten, verantwoording college over de aanbevelingen Rekenkamer middels het aanbevelingenregister, de 213a onderzoeken en de jaarrapportage VTH.
4. Stuurinformatie en trendmatige inzichten
Vraag 9
Over welke trendmatige informatie beschikt het college met betrekking tot: a. kwaliteitsrapportages en interne audits; De interim controle en het verslag van de FG. b. medewerkerstevredenheid; Zie eerdere opmerkingen in de inleiding van deze beantwoording. c. klachten en klachtbehandeling; De jaarlijkse rapportage over klachten. d. meldingen bij de vertrouwenspersoon?
Antwoord van het college
De jaarverslagen van de vertrouwenspersonen worden gedeeld met de directie en de OR (vanuit management verantwoordelijkheid) en niet met het college.
Vraag 10
Kan het college deze informatie – in de vorm van samenvattende rode draden en meerjarige trends – met de raad delen?
Antwoord van het college
En met welke frequentie kan dit structureel aan de raad worden 3
verstrekt?
Nee, anders dan de zaken die eerder gedeeld zijn en worden (zie de inleiding van de beantwoording) en in het algemeen dat de Hilversumse organisatie het overwegend erg goed doet.
5. Toekomstige gemeente
Vraag 11
Hoe worden kwaliteitsborging, lerend vermogen en interne checks-and-balances betrokken bij de voorbereiding van de fusie en de inrichting van de nieuwe organisatie?
Antwoord van het college
Dit heeft bij de voorbereiding van de organisatie samenvoeging plaatsgevonden en blijven we doen zoals in de beantwoording van bovenstaande vragen aangegeven.
Vraag 12
Welke keuzes liggen er voor het toekomstige kwaliteitsstelsel, en welke best practices worden aangehouden?
Antwoord van het college
Nu geen, zodra deze er zijn en deze het mandaat van de gemeenteraad betreffen zullen we u actief informeren.
Verzoek politiek-bestuurlijk gesprek Tot slot verzoeken wij het college om – aanvullend op de schriftelijke beantwoording – ruimte te bieden voor een politiek-bestuurlijk gesprek met de raad over de inrichting van kwaliteitsborging en het lerend vermogen richting de nieuwe fusiegemeente. Dit gesprek kan de schriftelijke informatie verdiepen en helpen bepalen welke bestuurlijke keuzes nodig zijn om tot een toekomstbestendige, robuuste en transparante organisatie te komen.
In de ‘benen op tafel’ bijeenkomst met de raad van 25 september 2025 is door de gemeentesecretaris/algemeen directeur een uitgebreide toelichting op de organisatie gegeven.
Deze toelichting werd zeer gewaardeerd door uw raad en de vraag is gesteld of dit jaarlijks zou kunnen plaatsvinden.
Ons voorstel is om uw verzoek mee te laten gaan in een volgende ‘benen op tafel’ bijeenkomst over de organisatie ergens in de 2e helft 2026.
Bron: raadsinformatie van de gemeente Hilversum (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.