O10. Beantwoording schriftelijke vragen alle raadsfracties openbaar

Vraag 1

Wat is de reactie van het college op de beweringen dat de gemeente "alles heeft gedaan om de kwestie klein te houden"?

Antwoord van het college

We hebben nooit het doel gehad om het klein te houden, maar wel om de juiste proportionaliteit toe te passen. Vrijwel direct zijn we een intern onderzoek begonnen met de voorwaarde dat als de benodigde capaciteit of expertise zou ontbreken we zouden doorschakelen naar een extern onderzoek. Conform die afspraak zijn we dat externe onderzoek ook gestart. De onderzoeksvraag is mede beoordeeld door de accountant en de definitieve opdracht hebben we vroegtijdig gedeeld met uw raad. 2.

Waarom heeft de gemeente Hoogeveen ervoor gekozen om geen volledig onderzoek te laten uitvoeren, inclusief het analyseren van de laptop en telefoon van de betrokken ambtenaar?

Antwoord: Uit de voorlopige onderzoeksuitkomsten (gesprekken, extern bronnenonderzoek en doorlichting van facturen en prestatieleveringen) waren geen concrete indicaties voor persoonlijk gewin gebleken. Een dergelijk forensisch onderzoek dient in overeenstemming met de principes van subsidiariteit en proportionaliteit te worden uitgevoerd. Subsidiariteit houdt in dat minder ingrijpende alternatieven eerst overwogen moeten worden, en proportionaliteit vraagt om een afweging door niet over te gaan tot inname van de apparatuur, maar wel digitaal onderzoek op afstand te laten verrichten. Bij indicaties voor persoonlijk gewin, waren wij overgegaan tot de inname van de mobiele apparatuur.

3.

Welke afwegingen zijn gemaakt bij het besluit om slechts beperkt onderzoek te laten doen door Hoffmann, ondanks signalen van mogelijke onregelmatigheden?

Antwoord: Op 23 april 2024 zijn de onderzoeksopzet en offerte van Hoffmann onder geheimhouding ter inzage gelegd voor de gemeenteraad, conform de toezegging van de wethouder Bedrijfsvoering tijdens besloten raadsvergadering van 18 april 2024.

In de onderzoeksopzet kunt u teruglezen dat het onderzoek van Hoffmann als doel had om vast te stellen of er sprake was van persoonlijk gewin. Hoffmann heeft de twee termijnstaten gebruikt als start voor hun onderzoek en hun onderzoek uitgebreid zodra daar indicaties voor waren op grond van hun voorlopige onderzoeksresultaten.

4.

Waarom zijn de resultaten van het Hoffmann-onderzoek niet direct openbaar gemaakt, ondanks het grote publieke belang?

Antwoord: Het rapport betreft een feitenonderzoek met betrekking tot de integriteit

 van een ambtenaar. Een belangrijk basisprincipe bij integriteitsonderzoeken is terughoudendheid in de communicatie, zowel intern als extern. Dat geldt met name gedurende het onderzoek. Immers vroegtijdige publicaties in de media kunnen al op voorhand leiden tot beschadiging van een ambtenaar terwijl de feiten nog niet zijn onderzocht. Na het afronden van het onderzoek moet opnieuw een afweging plaatsvinden tussen enerzijds transparantie en anderzijds bescherming van de persoonlijke levenssfeer. Indien bijvoorbeeld grootschalige fraude zou zijn vastgesteld, weegt het belang van openbaarmaking van het rapport zwaarder dan wanneer geen schending van integriteitsnormen is vastgesteld. In dit geval heeft het college van B&W van Hoogeveen, nadat de journalist het rapport heeft opgevraagd, een belangenafweging gemaakt en is besloten om het rapport te anonimiseren en openbaar te maken. Bij de belangenafweging zijn de zienswijzen van de melder, de betrokken ambtenaar en het betrokken bedrijf meegenomen.

5. Waarom heeft Hoffmann slechts drie facturen onderzocht, terwijl de betrokken aannemer miljoenen aan asfaltonderhoud heeft uitgevoerd voor de gemeente? Is dit een representatief onderzoek volgens college?

Antwoord: Op 23 april 2024 zijn de onderzoeksopzet en de offerte van Hoffmann onder geheimhouding ter inzage gelegd voor uw gemeenteraad, conform de toezegging van de wethouder Bedrijfsvoering tijdens de besloten raadsvergadering van 18 april 2024. Deze onderzoeksopzet is vooraf gedeeld met de accountant met het verzoek hierop feedback te geven. In de onderzoeksopzet kunt u zien dat het verrichte onderzoek omvangrijker is dan enkel het onderzoek van Hoffmann. We hebben de onderzoeksopzet ingestoken op basis van de geïdentificeerde risico’s. Op deze wijze hebben wij gericht en representatief onderzoek uitgevoerd waarbij de impact op onze medewerkers, waar mogelijk, beperkt is gehouden.

In het onderzoek is het volgende gecontroleerd: alle facturen en onderliggende prestaties van de betrokken aannemer voor de jaren 2023 en 2024 (tot aan april), de facturen en prestaties waarbij de betrokken projectleider budgethouder of PAV’er (= PrestatieAkkoordVerklaarder) was, en de facturen met een factuurdatum in november en december 2023 van de vier projectleiders van het team Beheer en Projecten. Al deze onderdelen zijn afzonderlijk gecontroleerd. Alle uitgevoerde onderzoekswerkzaamheden en onderliggende stukken zijn voor u ter inzage gelegd op 12 juni 2024.

In de onderzoeksopzet kunt u teruglezen dat het onderzoek van Hoffmann als doel had om vast te stellen of er sprake was van persoonlijk gewin. Hoffmann heeft de twee termijnstaten gebruikt als start voor hun onderzoek en dit uitgebreid zodra daar indicaties voor waren op grond van hun voorlopige onderzoeksresultaten. 6.

Waarom stelt de gemeente dat er geen patroon van fraude is vastgesteld, terwijl Hoffmann aangeeft dat meerdere ambtenaren twijfels hebben geuit over de werkwijze van de betrokken aannemer?

Antwoord: Het klopt dat meerdere medewerkers twijfels hebben geuit over de gevolgde werkwijze en dat ook vast staat dat werkwijzen niet conform de vastgestelde procedures zijn verlopen. Dit wil nog niet zeggen dat er ook sprake is van fraude. Er is niet aangetoond dat er sprake is van persoonlijk gewin of nadeel voor de gemeente of samenleving. Wij hebben vanuit onze verplichting als overheidsinstelling, aangifte gedaan bij het Openbaar Ministerie (OM) en daarbij het onderzoeksrapport van Hoffmann overhandigd. Het OM beschikt over de benodigde

 middelen en bevoegdheden om illegale activiteiten effectief op te sporen en te bestrijden. 7.

Welke aanvullende maatregelen worden genomen om herhaling van dit soort misstanden te voorkomen?

Antwoord: In bijgevoegd audit en verbeterplan (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving) is opgenomen welke verbetertrajecten er lopen om herhaling van dit soort onrechtmatigheden te voorkomen. Dit plan richt zich onder meer op het versterken van de interne controlemechanismen, het verbeteren van de werkprocessen en het vergroten van de bewustwording en training van medewerkers.

8.

Is er een evaluatie uitgevoerd van de rol van de interne controlemechanismen die hebben gefaald in het tijdig signaleren van deze onregelmatigheden? Zo ja, wat waren de uitkomsten, en zo nee, waarom niet?

Antwoord: Ja, de rol van de interne controlemechanismen is betrokken in de onderzoeksuitkomsten. Voor de uitkomsten verwijzen wij naar bijgevoegde memo’s (zie Bijlage A4 en A5 onder geheimhouding), waarin ook de aanbevelingen van de controllers worden weergegeven. Deze aanbevelingen zijn opgenomen in de audit en verbeterplan (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving), dat zich onder meer richt op het versterken van de interne controlemechanismen.

9. Is de gemeente bereid om een onafhankelijke audit uit te laten voeren naar de werkwijze als het gaat om aanbestedingen binnen de gemeente en specifiek op de afdeling Civiel?

Antwoord: Middels de uitvoering van de audit en verbeterplan (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving) zetten wij momenteel intensief in op noodzakelijke structurele verbeteringen, onder andere op onze aanbestedingsprocedures en wijze van werken. In het verbeterplan is opgenomen dat Control een onafhankelijke audit zal uitvoeren op de voortgang van dit verbetertraject in mei en juni 2025. Wij hebben gezien de kwaliteit van de afgelopen audit en de opgestelde audit en verbeterplan er vertrouwen in dat deze interne audits voldoen en een externe audit niet noodzakelijk is. 10 Hoe kan het zijn dat er meerprijs van tevoren is gefactureerd en betaald? Kan het college aangeven hoe dit in zijn werk gaat?

Antwoord: Het maken van prijsafspraken over hoe het meerwerk te verrekenen was onderdeel van de werkwijze tussen de betrokken aannemer en de betrokken projectleider. De RAW-Systematiek (zie bijlage O2. Totstandkoming onderhoudscontract en toepassing TBS uren) geeft duidelijke kaders en richtlijnen hoe opdrachtgever en opdrachtnemer omgaan met meer- en minderwerk. In onze onderhoudscontracten zijn deze richtlijnen niet gevolgd. Vanuit praktisch oogpunt zijn door het toepassen van de zogenaamde tbs-uren in voorkomende gevallen meer- en minderwerk discussies voorkomen. In ieder geval kunnen we vaststellen dat hier een en ander niet transparant is geweest en dat gaan we in de toekomst voorkomen.

 ChristenUnie 1.

In het artikel van het DvhN stond dat er meerwerk in rekening is gebracht terwijl het werk nog moest beginnen. Hierover zijn we als gemeenteraad niet vertrouwelijk geïnformeerd. Waarom niet?

Antwoord: De raad is hierover wel vertrouwelijk geïnformeerd. Zie Bijlage B2 onder geheimhouding. Hierin is onderaan de eerste pagina, onder punt 1 het volgende opgenomen: “Van twee termijnstaten is achteraf door budgethouder vastgesteld dat de prestatie nog niet is geleverd. Met andere woorden: Er is betaald voor werk dat nog niet is uitgevoerd. Deze twee termijnstaten bevatten ook ‘overschrijdingen’, oftewel meerwerk.” Dit memo is, tezamen met de onderzoeksopzet en offerte van Hoffmann, op 23 april 2024 onder geheimhouding ter inzage gelegd voor de gemeenteraad, conform de toezegging van de wethouder Bedrijfsvoering tijdens besloten raadsvergadering van 18 april 2024.

2.

In reactie op het krantenartikel van het DvhN stelt het college dat de term ‘frauduleus’ niet wordt gebruikt omdat vast is komen te staan dat er geen sprake was van persoonlijk gewin of nadeel voor de gemeente of samenleving. Hoe komt het college tot deze conclusie? NB: wij lezen in het rapport van Hoffmann een omgekeerde conclusie, namelijk dat niet is vastgesteld dat er sprake is van persoonlijk gewin of nadeel voor de gemeente of samenleving. Dat is wezenlijk anders.

Antwoord: We erkennen dat de formulering van het antwoord op deze vraag van de journalist beter had gekund. De formulering had moeten zijn dat de term ‘frauduleus’ niet wordt gebruikt omdat het onderzoek heeft uitgewezen dat niet is aangetoond dat sprake was van persoonlijk gewin of nadeel voor de gemeente of samenleving en dat daarmee voor ons het uitgangspunt van handelen is dat er geen sprake was van frauduleus handelen.

3.

Waarom zijn we als gemeenteraad niet geïnformeerd over de rol van de accountant?

Antwoord: Tijdens de besloten raadsvergaderingen hebben wij ons uiterste best gedaan om u zo volledig mogelijk te informeren. Hierbij hebben wij vooral de nadruk gelegd op de melding, onze voorlopige bevindingen en de interne processen die wij in gang hadden gezet. In de media is echter een beeld ontstaan over de rol van de accountant, dat niet overeenkomt met onze zienswijze.

Niettemin willen wij benadrukken dat wij grote waarde hechten aan een constructieve samenwerking met onze accountant. De accountant is voor ons een belangrijke sparringpartner, met wie wij in goed overleg bepalen waar aanvullende externe expertise wenselijk en effectief kan zijn. De inzet van externe expertise wordt altijd zorgvuldig afgewogen. In de tijdlijn van het onderzoek naar de onrechtmatige betaling van de facturen 2023 is het doorgelopen proces met de accountant opgenomen. (zie bijlage O5. Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023)

 4.

Waarom wordt de rol van de accountant niet vermeld richting de medewerkers van de SWO?

Antwoord: De rol van de accountant is bekend bij alle betrokken medewerkers. De keuze om dit niet op te nemen in het bericht op intranet is ingegeven door het belang om de interne communicatie overzichtelijk en doelgericht te houden. Door de nadruk te leggen op de hoofdlijnen van het onderzoek, zoals het doel, de uitkomsten en de impact op de organisatie, zorgen we ervoor dat de kernboodschap bij iedereen goed overkomt. Daarnaast kan een overdaad aan details, zoals de specifieke bijdrage van externe partijen, de boodschap complexer maken dan nodig. Dit risico willen we voorkomen, aangezien de primaire focus ligt op het proces en de gezamenlijke verantwoordelijkheid binnen de organisatie. Door ons te beperken tot de essentie, creëren we een duidelijk kader waarbinnen medewerkers het onderzoek kunnen plaatsen en begrijpen.

5.

Waarom was er een externe prikkel nodig, en heeft de SWO niet direct zelf een extern onderzoek ingesteld toen de melding binnenkwam?

Antwoord: Er was geen externe prikkel nodig voor het uitvoeren van een extern onderzoek. Hoewel wij begrijpen dat de gesprekken met de accountant mogelijk de indruk hebben gewekt dat deze direct hebben geleid tot het inschakelen van externe onderzoeksbureau, willen wij benadrukken dat dit niet de aanleiding is geweest. Het externe belegde onderzoek is het resultaat van onze eigen, onafhankelijke verantwoordelijkheid om de juiste stappen te zetten. Een tijdlijn van het onderzoek naar de onrechtmatige betaling van de facturen 2023 laat ook zien dat op 7 maart al sprake was van een eventueel extern onderzoek, nog voor de accountant was ingelicht. Voordat deze stap is gezet, hebben wij eerst interne sporen in werking gezet om de situatie helder in kaart te brengen en de juiste basis te leggen voor vervolgstappen. (zie bijlage O5. Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023)

6.

We ontvangen graag een tijdlijn van het college: op welke datum is de interne melding gedaan? Op welke datum kwam de melding binnen bij de directie van de SWO? Op welke datum kwam de melding binnen bij het bestuur van de SWO? Op welke datum is opdracht gegeven aan Hoffmann om het onderzoek te starten?

Antwoord: Interne melding 22 februari 2024; melding bij directie 26 februari 2024; melding bij de wethouder bedrijfsvoering HGV 7 maart 2024; college HGV 26 maart 2024; intakegesprek Hoffman 16 april 2024; collegebesluit opdracht Hoffmann 23 april 2024. (zie ook de bijlagen: O4. Tijdlijn onrechtmatige betaling facturen; O5.

Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023)

7.

Hoe beoordeelt het college de lengte van de periode die tussen de eerste melding en de opdracht aan Hoffmann zit?

Antwoord: Tussen de eerste melding en de definitieve opdracht aan Hoffman zat twee maanden. Dit is een aanvaardbare periode omdat er eerst een intern onderzoek is uitgevoerd dat de basis vormde voor een extern vervolgonderzoek, omdat toen kon worden geconcludeerd dat de organisatie niet de expertise in huis had om het vervolgonderzoek geheel zelf uit te voeren.

8.

We hebben begrepen dat er al in 2022 interne meldingen zijn gedaan bij leidinggevenden maar dat er geen actie is ondernomen op deze meldingen. De meldingen variëren van dubbele indexaties door de aannemer tot opvallendheden in de facturatie van de aannemer (in de terbeschikkingstellingen).

Is het college bekend met deze meldingen?

 Antwoord: Ja, wij kennen deze meldingen vanuit het onderzoek. In 2022 waren we hier niet van op de hoogte. (zie ook de bijlage: Wat speelde voorafgaand tussen budgetbeheerder en projectleider in 2022/2023). 9.

Klopt het dat deze meldingen niet zijn opgepakt?

Antwoord: Nee, dat klopt niet. Naar aanleiding van de meldingen in 2022 zijn er door destijds zittende leidinggevende diverse gesprekken gevoerd. Zowel met de melder als met de betreffende projectleider.

10. Waarom is er geen actie ondernomen op deze meldingen, om de asfaltcasus zoals nu bekend, te voorkomen?

Antwoord: Er is wel actie op deze melding geweest. Dit staat los van de melding over de vooruitbetaalde facturen. Er was sprake van een verschil in interpretatie hoe om te gaan met indexeringen en de toepassing van tbs-uren in de contracten. Voor wat betreft de indexeringen was er sprake van een misverstand over hoe deze berekening tot stand destijds tot stand is gekomen. Destijds is niet vastgesteld dat er te hoog is geïndexeerd en dus te veel is betaald aan de aannemer. Ten aanzien van de tbs-uren kunnen we concluderen dat het maken van prijsafspraken op basis van tbs-uren een oneigenlijke en niet transparante werkwijze is om meerminderwerk te verrekenen. Met ingang van 2025 wordt deze werkwijze niet meer toegepast.

11. Wat zegt het uitblijven van een nader onderzoek in 2022 en in eerste instantie in 2024 over de omgang met integriteitsmeldingen binnen de SWO?

Antwoord:

In 2024 is de kwestie direct door de leidinggevende geëscaleerd naar de eenheidsmanager en direct verder opgepakt.

Met de wetenschap van nu had er in 2022 meer sturing moet plaatsvinden op het maken van eenduidige afspraken hoe om te gaan met prijsafspraken in contracten.

Dit staat echter los van integriteitsmeldingen. Een verschil in interpretatie van een situatie en een escalatie daarvan maakt het nog geen integriteitskwestie.

Meldingen van een vermoeden van een integriteitsschending binnen de SWO worden door de directie altijd serieus genomen. Daartoe is wel vereist dat er een melding wordt gedaan. In 2022 is geen melding gedaan van een vermoeden van een integriteitsschending ten aanzien van dit onderwerp. De ambtenaar die in 2024 bij zijn leidinggevende heeft geëscaleerd over de betaling van facturen asfaltonderhoud waarvoor op dat moment nog geen prestatie was geleverd, heeft in december 2022 op de expliciete vraag van de integriteitsadviseur of een melding van een vermoeden van een integriteitsschending wordt gedaan, ontkennend geantwoord. Deze ambtenaar wilde geen melding doen maar volgens hem signalen afgeven over de inkoop wegonderhoud en de verantwoording daarvan. Deze signalen zijn in overleg met deze ambtenaar gedeeld met het team control voor extra aandacht op die processen.

12. In het nieuwsartikel van de SWO (bijlage A) staat ‘dat het goed is dat er een interne melding is gedaan en dat de directie deze serieus neemt’. Tegelijkertijd staat in het artikel van het DvhN dat de melder al maandenlang thuis zit omdat de situatie voor hem onwerkbaar is geworden. Hoe beoordeelt het college deze situatie?

Antwoord: Het klopt dat zowel college als directie blij zijn met alle signalen over zaken die niet goed lopen in de organisatie en waar verbetering nodig is. Dus ook deze melding heeft geholpen om concrete verbeterkansen te signaleren en te verwerken in een plan van aanpak. We zijn er ook van overtuigd dat iedereen die op

 wat voor manier dan ook betrokken is geweest bij deze signalering, en alle onderzoeken en vervolgacties die daaruit voortvloeiden, naar eer en geweten heeft gehandeld en geprobeerd om zowel te leren van het signaal, als te voorkomen dat collega’s onnodig zouden worden beschadigd. Met de wijsheid van nu moeten we echter ook constateren dat dit, ondanks alle goede bedoelingen, slechts gedeeltelijk is gelukt. Doordat we veel waarde hebben gehecht aan zorgvuldig feitenonderzoek, heeft de melder – achteraf gezien - te lang in onzekerheid verkeerd en is hij gaandeweg het vertrouwen verloren dat hij zijn loopbaan bij de SWO op een voor hem prettige manier zou kunnen voortzetten. Wij betreuren dit en ook daar hebben we van geleerd.

13. Per 1 januari gaat de nieuwe organisatiestructuur van start waarin de SWO wordt aangestuurd door de directie en netwerkmanagers. Hoe is in de nieuwe organisatiestructuur gewaarborgd dat er een verandering van werkcultuur gaat plaatsvinden binnen het werkdomein van openbare ruimte?

Antwoord: In november 2023 zijn we binnen de eenheid Fysieke Leefomgeving gestart met een verbetertraject gericht op de interne samenwerking en verduidelijking in taken, rollen en verantwoordelijkheden. Medio vorig jaar is daar het beleggen van intern opdrachtgeverschap bij de teamleiders bijgekomen. Naar aanleiding van onderhavige kwestie is een pakket aan aanbevelingen geformuleerd die de komende periode worden geïmplementeerd en geborgd. Daarbij kan gedacht worden aan meer sturing op het projectmatig werken en sturing op taken en verantwoordelijkheden. Verder hebben we per 1 januari een nieuwe budgethouders regeling vastgesteld en is de mandaatregeling aangescherpt.

In mei/juni van dit jaar zullen we weer een audit uitvoeren op de aanbevelingen uit het verbeterplan en de uitkomsten daarvan na de zomer delen met uw raad.

Naast de specifieke verbeteracties binnen het domein openbare ruimte werken we in de gehele organisatie aan de benodigde cultuurverandering. Hiervoor is ook gerichte expertise ingeschakeld.

ChristenUnie 2e set vragen

1. Is er in het verbeterplan wel voldoende aandacht voor de cultuurkant in de organisatie?

Antwoord: Ja, daar is voldoende aandacht voor. Er ligt een pakket aan aanbevelingen die gericht zijn op procesverbeteringen en meer sturing gaan geven aan taken, rollen en verantwoordelijkheden (zie de bijlage Audit en verbeterplan interne beheersomgeving).

Nu de structuurwijziging per 1 januari 2025 is afgerond en nieuwe managers voor de netwerken zijn benoemd, staat juist aandacht voor de cultuurkant in de organisatie de komende jaren hoog op de agenda. De teamleiders gaan actief aan de slag met het opstellen van teamplannen waarin cultuur en hoe wij willen samenwerken de nodige aandacht krijgen. We hebben hiervoor ook expertise ingeschakeld, specifiek gericht op de benodigde cultuurverandering.

Vraag 2

Wat is er met de melder aan de hand en is de gemeenteraad hierover wel voldoende geïnformeerd?

Antwoord van het college

onder geheimhouding.

Vraag 3

Klopt het dat er meerdere collega’s inmiddels zijn vertrokken omdat zij het niet eens zijn met de afhandeling van deze melding?

Antwoord van het college

Het klopt dat een drietal collega’s het afgelopen jaar vrijwillig is

 vertrokken. Het is aannemelijk dat bij het vertrek van twee deze casus een rol heeft gespeeld, waarbij één van de twee inhuur was.

4. Hoe gaat de SWO om met meldingen van vermoedens van integriteitschendingen en is daarbij wel voldoende veiligheid voor de melder.

Antwoord: In het integriteitsbeleid, dat onderdeel uitmaakt van het personeelshandboek, staat in het hoofdstuk handhaving beschreven op welke wijze de SWO omgaat met meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen.

Meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen worden door de directie serieus opgepakt.

Na ontvangst van een melding over een vermoeden van een integriteitschending wordt deze melding geregistreerd in het daartoe opgestelde register en beslist de directie over de wijze van afhandeling. Daarbij gelden de volgende bevoegdheden en voorwaarden:

•

•

•

De directie informeert op een zo kort mogelijke termijn de voorzitter van de samenwerkingsorganisatie over de ontvangst van een melding;

De directie consulteert een overleggroep bestaand uit de juridisch controller, hrm-adviseur en de betreffende eenheidsmanager over het al dan niet starten van een onderzoek;

De directie is bevoegd om een feitenonderzoek te starten en daarbij opdracht te geven aan een externe onderzoekscommissie onder de voorwaarde dat het dagelijks bestuur van de OR en de voorzitter van de samenwerkingsorganisatie hiervan in kennis worden gesteld.

Gemaakte afspraken en regelingen over integriteit moeten worden nageleefd door alle medewerkers van de samenwerkingsorganisatie. Bij het niet naleven van de afspraken en regelingen kunnen maatregelen worden getroffen. De gekozen maatregel is vanzelfsprekend afhankelijk van de ernst en omvang van de schending van de afspraken. Wanneer het gaat om overtreding van de wet, doet de samenwerkingsorganisatie aangifte bij de politie. Het gaat dan om een strafbaar feit, dat beoordeeld moet worden door het Openbaar Ministerie.

Bij een melding op grond van de Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht geldt de daarin opgenomen procedure. In het geval de melder een beroep doet op die regeling, kan de melder zich ook beroepen op de waarborgen tegen benadeling die een gevolg zijn van de melding en op juridische bijstand op kosten van de SWO. De regeling is gebaseerd op de Wet bescherming klokkenluiders.

Indien sprake is van een melding van een vermoeden van een integriteitsschending door een medewerker van de SWO en de identiteit van de melder is bij de directie bekend, dan is het ook mogelijk om aandacht te hebben voor het welbevinden van de melder. De leidinggevende van de melder heeft in dat geval de zorg voor zijn medewerker, daarbij ondersteund door de HR-adviseur. Onder zorg wordt ook verstaan het zorgen voor een veilige werkomgeving. Indien de melding wordt gedaan over een situatie binnen het eigen team/afdeling, dan ligt het voor de hand om een andere persoon aan te wijzen die de zorg heeft voor het welbevinden van de melder.

In de onderhavige situatie was sprake van een melding over een collega in een ander team/afdeling. Daarom kon de leidinggevende van de melder de zorg hebben voor de melder. Overigens heeft de directie ook meerdere keren zelf contact gehad met de melder om aandacht te hebben voor zijn welbevinden en een veilige werkomgeving.

Het is voor de direct betrokkenen een ingrijpende gebeurtenis geweest. Het is betreurenswaardig dat ondanks alle inspanningen vanuit oa het management dit niet

 heeft geleid tot het oplossen van verschil van inzicht, wederzijds begrip en samen komen tot werkafspraken die voor iedereen werken en het behouden van de melder voor de organisatie.

5. Klopt het dat de leidinggevende van de projectleider gespreksverslagen van anderen met de projectleider heeft gedeeld?

Antwoord: Dit klopt niet.

6. Klopt het dat de melder pas na contact met het Huis voor Klokkenluiders juridische bijstand vanuit de SWO kreeg aangeboden?

Antwoord: Onder geheimhouding.

GroenLinks 1.

Wat speelt is dat we met name op social media allerlei reacties voorbij hebben zien komen met de strekking dat de klokkenluider onterecht ontslagen zou zijn en soortgelijke conclusies t.a.v. betrokken ambtena(a)r(en). Kloppen deze aannames/conclusies?

Antwoord: Onder geheimhouding.

2.

Wordt er nog aanvullend informatie verstrekt/gecommuniceerd met de inwoners over het dossier?

Antwoord: Nee, wij informeren de raad volledig op dit dossier, zowel middels een raadsbrief als in de bijeenkomst op 13 februari 2025.

3.

Hoe is de werksfeer op dit moment op de betreffende afdeling?

Antwoord: De werksfeer is grotendeels hersteld. De kwestie heeft veel impact gehad op de medewerkers. Er zijn op allerlei niveaus door de teamleiders gesprekken gevoerd. Het werkplezier is groeiende.

4.

Is er, naast de concrete stappen die gezet zijn om dit soort voorvallen te voorkomen, ingezet op het verhogen van de veiligheid binnen de werkomgeving zodat mensen wellicht ook sneller zaken aan de orde stellen die mogelijk niet volgens afgesproken of voorgeschreven procedures gaan?

Antwoord: Het afgelopen jaar is er binnen de SWO veel aandacht en energie gestoken in het opzetten van een nieuwe organisatiestructuur en het benoemen van leidinggevenden in de nieuwe leidinggevende profielen. Met andere woorden; veel aandacht voor de “harde” kant van de organisatie. Dit was ook randvoorwaardelijk om als leidinggevend kader beter te kunnen sturen, óók op de “zachte” kant, de cultuurkant van de organisatie. Veiligheid bieden, aandacht voor communicatie, het op een professionele manier oplossen van onderlinge conflicten staan inmiddels hoog op de agenda.

5.

Opnieuw is gesproken over mogelijk onrechtmatige inkoop. Dit is een onderwerp dat ook regelmatig aan de orde is gekomen in accountantscontroles. Wordt er nu ook effectief ingezet op verbetering van die situaties zodat dit in de toekomst niet meer voor hoeft te komen? In het verlengde daarvan; wordt er nu gestuurd op het zo min mogelijk gebruik maken van eventuele uitzonderingsregels met betrekking tot inkoop en/of aanbesteding?

 Antwoord: Er wordt met grote prioriteit gewerkt aan de verbetering van de inkoopfunctie, zoals opgenomen in het transitieplan voor de inkoopfunctie. De actuele stand van zaken en de bijbehorende termijnen zijn terug te vinden in de bijgevoegde audit en verbeterplan (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving). Afwijkingen van het aanbestedingsbeleid worden, met een gemotiveerde onderbouwing en voorzien van een inkoopadvies van de inkoopadviseur, aan het college voorgelegd ter besluitvorming, in lijn met het geldende beleid. In dit specifieke dossier is dit proces niet naar behoren verlopen en niet voorgelegd aan het college. Dit is dus onderdeel van de lopende verbeteringen binnen de inkoopfunctie.

De mandaatregeling is aangescherpt. Bij aanbestedingen boven de € 30.000 is verplicht dat er een rechtmatigheidstoets door team Inkoop wordt gedaan. Ook wordt er door het management meer sturing gegeven om team Inkoop eerder te betrekken bij inkoop en aanbestedingstrajecten vanaf € 30.000. Het asfaltonderhoud voor 2025 en 2026 wordt Europees aanbesteed.

PvdA 1.

Kent de organisatie een afwegingskader waarin aangegeven staat hoe en wanneer wel of niet een sanctie wordt opgelegd aan een medewerker (in welke vorm dan ook)?

Antwoord: Nee, de SWO kent geen afwegingskader waarin aangegeven staat hoe en wanneer wel of niet een sanctie wordt opgelegd aan een medewerker. Dit is maatwerk op basis van feiten en omstandigheden. De HR-adviseur en de arbeidsjurist hebben hierin een adviserende rol en bewaken daarbij ook of sprake is van een eenduidige lijn.

2.

Wat wordt wanneer gedaan met de gedane aanbevelingen?

Antwoord: De gedane aanbevelingen zijn opgenomen in de audit en verbeterplan (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving). In dit plan is per aanbeveling aangegeven wat er concreet mee wordt gedaan, welke acties ondernomen worden en binnen welke termijn we verwachten deze acties te realiseren. Wij hebben reeds verschillende verbetertrajecten lopen en een aantal aanbevelingen zijn inmiddels opgevolgd. De resterende aanbevelingen worden, afhankelijk van de complexiteit en prioriteit, in de komende periode opgepakt. We blijven deze voortgang nauwkeurig monitoren om ervoor te zorgen dat we de verbeteringen tijdig en effectief doorvoeren.

3.

Waarom is, in weerwil van het advies van Hoffmann, besloten geen digitaal onderzoek te verrichten naar de apparatuur van de bewuste medewerker?

Antwoord: Uit het onderzoek bleek voor ons dat het voldoende vaststond dat zelfverrijking niet kon worden aangetoond. Het had daarom geen zin om verder onderzoek te doen want dat zou dan buitenproportioneel zijn.

4.

Het aanbestedingsdossier 2019-2022 is niet compleet, hoe kan dit?

Antwoord: In het aanbestedingsdossier 2019-2022 ontbreken de gunningsbrief en afwijzingsbrieven. Zowel de gunningsbrief als de afwijzingsbrieven zijn wettelijk verplichte onderdelen van het aanbestedingsdossier. In de aanbestedingsdossiers 2023 en 2024 zijn de gunningsbrieven en afwijzingsbrieven wel opgenomen. Dit illustreert dat er verbeteringen zijn doorgevoerd in onze inkoopfunctie, en dat de

 controle- en documentatieprocessen nu beter op orde zijn, conform de geldende weten regelgeving.

5. Waarom blijft de gemeente zakendoen met de betrokken aannemer?

Antwoord: Het lopende onderhoudscontract voor 2024 is een bindend contract. Niet is vastgesteld dat de aannemer een beroepsfout heeft gemaakt. Er is anderszins geen juridische grondslag om het contract op te zeggen. Het asfaltonderhoud voor 2025 en 2026 wordt Europees aanbesteed. We kunnen op voorhand geen partijen uitsluiten, want hierbij geldt vrijheid van inschrijving en kent tevens geen uitnodiging. 6.

Er zou sprake zijn van een door de betrokken aannemer in te dienen schadeclaim.

Wat is daar de status van? Op welke grond is/wordt de schadeclaim ingediend? Wat is de reactie van de gemeente daarop?

Antwoord: Er is geen schadeclaim ingediend. Er is met de betrokken partij gesproken over gemaakte kosten na opdrachtverstrekking en het besluit om het werk stil te leggen in afwachting van het onderzoek. De gemeente heeft hierin nog geen standpunt ingenomen hoe hiermee om te gaan.

7.

De TBS-uren zijn “ongebruikelijk hoog” gefactureerd (8% van het totaalbedrag, 12% is gebruikelijk)? Wat is de reden van dit hoge percentage? Is hier nader onderzoek naar verricht? Is dit gebruikelijk bij de betrokken aannemer?

Antwoord: Er is geen nader onderzoek geweest, maar 8% is wel ongebruikelijk hoog.

Navraag bij oa de gemeente Groningen en Zwolle leert dat maximaal 3% gebruikelijk is in vergelijkbare contracten. Het is sinds 2020 niet meer conform de RAWrichtlijnen en omdat het niet transparant is, vinden we het onwenselijk. Het was een pragmatische werkafspraak tussen aannemer en projectleider. Heeft niet automatisch tot te hoge betalingen geleid, maar vanwege onvoldoende transparantie passen we dat in nieuwe contracten niet meer toe. (zie ook bijlage O2.

Totstandkoming onderhoudscontract en toepassing TBS uren)

8.

De aanbesteding van de betrokken aannemer lag 400/500k lager dan die van drie andere inschrijvers. Als mogelijk oorzaak wordt de eigen productie van asfalt genoemd. Is nader onderzocht of dit daadwerkelijk de oorzaak is?

Antwoord: Het beschikken over een eigen asfaltcentrale is geen gunningscriterium in onze aanbestedingen. Dat een aannemer met een eigen asfaltcentrale het asfalt goedkoper kan aanbieden is voorstelbaar, maar zal niet hoofdzakelijk bepalend zijn in het winnen van een aanbesteding.

De betreffende aanbesteding is gegund aan de aannemer die de beste prijs-kwaliteit kon leveren. Dat wordt beoordeeld op basis van het plan van aanpak dat de aannemers voor de aanbesteding moeten aanleveren. Het beste plan van aanpak tegen de gunstigste prijs en het voldoen aan de overige gunningscriteria bepaalt uiteindelijk welke aannemer het werk gegund krijgt.

9.

Is in de raadsvergadering van 18 april verteld dat de betrokken aannemer meerwerk heeft gefactureerd voor nog te verrichten werkzaamheden?

Antwoord: Dit is niet gemeld, omdat we niet spreken van meerwerk. Ten opzichte van de offerte is er minder gefactureerd. Op de factuur staan tbs-uren vermeld, omdat dit gebruikelijk was. Het maken van prijsafspraken over hoe het meerwerk te verrekenen was onderdeel van de werkwijze tussen de aannemer en de betreffende projectleider. Het signaal dat hier in dit geval wel sprake van was, was tevens het

 startpunt van ons onderzoek.

10. Er zouden vaker onjuistheden zijn geconstateerd in facturen van de betrokken aannemer (bijvoorbeeld dubbele indexeringen), is dat inderdaad het geval?

Antwoord: Dit signaal is uitgezocht. Er was inderdaad sprake van een verschil in interpretatie hoe om te gaan met indexeringen en de toepassing van tbs-uren in de contracten. Voor wat betreft de indexeringen was er sprake van een misverstand over hoe deze berekening destijds tot stand is gekomen. Destijds is niet vastgesteld dat er te hoog is geïndexeerd en dus te veel is betaald aan de aannemer. Ten aanzien van de tbs-uren kunnen we concluderen dat het maken van prijsafspraken op basis van tbs-uren een oneigenlijke en niet transparante werkwijze is om meerminderwerk te verrekenen. Met ingang van 2025 passen wordt deze werkwijze niet meer toegepast.

11. Uit een steekproef van 59 facturen geboekt in november/december 2023 is bij vijf procent vastgesteld dat geen prestatie is geleverd. Dit wordt “conform verwachting” genoemd en vormde daarom geen aanleiding de steekproef uit te breiden. Hoe moeten we dit interpreteren? Is vijf procent ‘valse’ facturen acceptabel voor de gemeente?

Antwoord: Het is vastgesteld dat de prestatielevering van drie specifieke items niet op een gedegen manier is gedocumenteerd. Dit betekent echter niet automatisch dat er geen prestatie is geleverd of dat de facturen in dit geval onterecht zijn. De prestatieakkoordverklaarders hebben aangegeven dat de prestatie tijdens de uitvoering wel is gecontroleerd, maar dat dit niet als zodanig is vastgelegd, wat ook wordt vermeld in het memo met de onderzoeksbevindingen (zie Bijlage A4 onder geheimhouding). Wij hebben aan de hand van publiek toegankelijke nieuwsgeving wel vastgesteld dat de werken, waar de prestatielevering onderdeel van uitmaakt, zijn geleverd.

Dat de prestatieleveringen niet op een gedegen manier zijn gedocumenteerd, is een herkenbare bevinding. Er loopt momenteel een verbetertraject om structurele verbeteringen door te voeren in het budgethouderschap en de rol van de prestatieakkoordverklaarder. (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving)

Gemeentebelangen Onderzoek en betrokkenheid

1. De gemeente Hoogeveen heeft een onderzoek laten doen door Hoffmann, wanneer is het digitale onderzoek door Hoffmann afgerond?

Antwoord: Het digitale onderzoek van Hoffmann is afgerond op 7 juni 2024.

2. Wanneer is het digitale onderzoek door Hoffmann afgerond en waarom beperkte het onderzoek zich tot het jaar 2023?

Antwoord: Het digitale onderzoek van Hoffmann is afgerond op 7 juni 2024. Het digitale onderzoek had als doel om vast te stellen of er sprake was van persoonlijk gewin. Wij hebben het digitale onderzoek verricht op de periode waarop de geconstateerde onregelmatigheden betrekking hebben, om te voldoen aan de principes van proportionaliteit en subsidiariteit. Dit betekent dat alleen relevante gegevens zijn onderzocht en dat de privacy van de medewerker zoveel mogelijk

 wordt beschermd. Een breder onderzoek zonder directe aanleiding zou onnodig ingrijpend zijn en kan leiden tot juridische consequenties. Het is essentieel om zorgvuldig en gericht te werk te gaan, met inachtneming van wettelijke kaders en de rechten van de betrokken medewerker.

3. Klopt het dat het forensisch onderzoek is uitgevoerd bij zes medewerkers? Hoe en waarop zijn deze personen geselecteerd?

Antwoord: Hoffmann heeft vijf gesprekken met vijf van onze eigen medewerkers en twee medewerkers van de betrokken aannemer. Zij hebben eerst gesproken met achtereenvolgens de melder en de projectleider. De overige medewerkers zijn geselecteerd op basis van informatie die Hoffmann heeft verkregen uit de gesprekken met de melder en projectleider. Hoffmann heeft de volgende motivering gegeven voor het spreken van de overige drie medewerkers:

▪ Medewerker 3: “Hij zou meerdere signalen hebben gekregen. Daarnaast zou hij meer kunnen vertellen over Crerarstraat.

▪ Medewerker 4: “is diegene die een melding heeft gedaan bij de melder dat het werk nog niet uitgevoerd is. Deze kan ons wellicht meer vertellen over hoe en wat gecommuniceerd is met burgers en welk werk wanneer is uitgevoerd.”

▪ Medewerker 5: “is toezichthouder bij de betrokken projecten. De projectleider zou hem meegenomen hebben in de gang van zaken met betrekking tot het niet uitvoeren van het werk, maar wel betalen van de facturen.”

▪ Medewerker 1 van de betrokken aannemer: “is betrokken bij met name de facturen.”

▪ Medewerker 2 van de betrokken aannemer: “heeft de projectleider veel contact gehad over de projecten.”

Vraag 4

Waarom zijn beperkingen opgelegd voor het onderzoeken van computers en telefoons van betrokken ambtenaren?

Antwoord van het college

Er zijn geen beperkingen opgelegd. Uit de voorlopige onderzoeksuitkomsten (gesprekken, extern bronnenonderzoek en doorlichting van facturen en prestatieleveringen) waren geen concrete indicaties voor persoonlijk gewin gebleken. Een digitaal onderzoek dient in overeenstemming met de principes van subsidiariteit en proportionaliteit te worden uitgevoerd. Subsidiariteit houdt in dat minder ingrijpende alternatieven eerst overwogen moeten worden, en proportionaliteit vraagt om een afweging tussen het doel van het onderzoek en de impact op werknemers en de organisatie. Wij hebben deze principes in acht genomen bij onze zorgvuldige afweging om niet over te gaan tot inname van de apparatuur.

Het was onnodig en zou disproportioneel zijn.

Vraag 5

Waarom is besloten om geen onderzoek te doen naar jaren vóór 2023, terwijl er meldingen waren van onregelmatigheden?

Antwoord van het college

Op basis van de in overleg met Deloitte geïdentificeerde risico’s is een gericht onderzoek uitgevoerd naar mogelijke onrechtmatigheden in 2023 om een juiste en rechtmatige jaarrekening over 2023 te kunnen afleveren. Het onderzoek heeft geen aanwijzingen opgeleverd dat eigen gewin of benadeling voor de gemeente of samenleving een rol hebben gespeeld, waardoor verder onderzoek in deze richting niet nodig is gebleken. Daarbij merken we op dat het is niet mogelijk is om met terugwerkende kracht op detailniveau te controleren of alle vermelde detailwerkzaamheden op de factuur zijn uitgevoerd volgens de factuurspecificatie.

Hiervoor zet de gemeente haar toezichthouders in.

We zijn van mening dat de huidige bevindingen voldoende inzicht bieden om de benodigde structurele verbeteringen aan te brengen in onze processen. Het onderzoeken van andere jaren beschouwen we niet als zinvol, aangezien dit ons geen

 nieuwe inzichten in de te verbeteren cultuur, werkprocessen en interne controlemechanismen zal bieden. Het uitvoeren van een dergelijk onderzoek zou daarnaast aanzienlijke middelen vergen, en we willen ervoor zorgen dat onze focus en inspanningen ten goede komen aan de uitvoering van het verbeterplan.

Vraag 6

Zijn alle relevante documenten en e-mails inmiddels aangeleverd door betrokken ambtenaren?

Antwoord van het college

Zoals u kunt teruglezen in de bijgevoegde tijdlijn hebben wij het onderzoek kunnen afronden op 12 juni 2024. Alle gecontroleerde stukken zijn op 13 juni 2024 opgenomen in het onderzoeksdossier dat voor u ter inzage ligt. (zie bijlage O5. Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023)

Vraag 7

Op pagina 5 we citeren: ”Aanvankelijk van de resultaten moeten we ook de jaren daarvoor nog onderzoeken” (pagina 5). Wat maakte dat dit niet werd uitgevoerd?

Antwoord van het college

Het is niet duidelijk uit welk document in deze vraag wordt geciteerd. Wij interpreteren dit als volgt: Als uit het onderzoek was gebleken dat meer facturen onterecht waren betaald, zouden wij het onderzoek hebben uitgebreid.

Op basis van de geïdentificeerde risico’s is een gericht onderzoek uitgevoerd naar mogelijke onrechtmatigheden in 2023 om een juiste en rechtmatige jaarrekening over 2023 te kunnen afleveren. Het onderzoek heeft geen aanwijzingen van eigen gewin of benadeling voor de gemeente of samenleving opgeleverd, waardoor verder onderzoek in deze richting niet nodig is gebleken. Daarbij merken we op dat het is niet mogelijk is om met terugwerkende kracht op detailniveau te controleren of alle vermelde detailwerkzaamheden op de factuur zijn uitgevoerd volgens de factuurspecificatie. Hiervoor zet de gemeente haar toezichthouders in.

We zijn van mening dat de huidige bevindingen voldoende inzicht bieden om de benodigde structurele verbeteringen aan te brengen in onze processen. Het onderzoeken van andere jaren beschouwen we niet als zinvol, aangezien dit ons geen nieuwe inzichten in de te verbeteren cultuur, werkprocessen en interne controlemechanismen zal bieden. Het uitvoeren van een dergelijk onderzoek zou daarnaast aanzienlijke middelen vergen, en we willen ervoor zorgen dat onze focus en inspanningen ten goede komen aan de uitvoering van het verbeterplan.

Financieel toezicht

Vraag 8

De financieel controller en budgethouder signaleerden onregelmatigheden in facturen van de betrokken aannemer al in 2022. Waarom zijn deze meldingen niet opgepakt?

Antwoord van het college

Er is wel actie op deze meldingen geweest. Dit staat los van de melding over de vooruitbetaalde facturen. Er was sprake van een verschil in interpretatie hoe om te gaan met indexeringen en de toepassing van tbs-uren in de contracten. Voor wat betreft de indexeringen was er sprake van een misverstand over hoe deze berekening tot stand destijds tot stand is gekomen. Destijds is niet vastgesteld dat er te hoog is geïndexeerd en dus te veel is betaald aan de aannemer. Ten aanzien van de tbs-uren kunnen we concluderen dat het maken van prijsafspraken op basis van tbs-uren een oneigenlijke en niet transparante werkwijze is om meer-minderwerk te verrekenen. Met ingang van 2025 wordt deze werkwijze niet meer toegepast.

Vraag 9

Was dit dan ook niet een aanwijzing dat er wellicht ook voor 2023 zaken niet goed zijn gegaan?

Antwoord van het college

Nee. De onderlinge samenwerking tussen een aantal medewerkers heeft op dat moment de meeste aandacht gekregen. Op dat moment waren er geen

 signalen dat er onrechtmatig facturen werden betaald.

Vraag 10

Was er in de periode 2019-2022 sprake van een raamcontract en waren hierbij dezelfde medewerkers betrokken?

Antwoord van het college

Er is in 2019-2022 een meervoudig onderhandse aanbesteding van het werk “Raamovereenkomst asfaltonderhoud gemeente Hoogeveen” geweest. Deze aanbesteding is begeleid door Buro Hollema. De projectleider is betrokken geweest bij deze aanbesteding.

Vraag 11

Zijn alle uitgevoerde werken getoetst op prestatielevering met uiteindelijk middels foto’s e.d aangeleverd? (opm: 5-6-2024 nog niet)

Antwoord van het college

Op 12 juni 2024 hebben wij de controle van de prestatielevering in de steekproef afgerond. De onderzoeksresultaten kunt u lezen in Bijlage A4 onder geheimhouding. Alle gecontroleerde stukken zijn op 13 juni 2024 opgenomen in het onderzoeksdossier dat voor u ter inzage ligt.

Vraag 12

Hoe wordt toezicht op prestatielevering op dit moment gewaarborgd, inclusief documentatie zoals foto’s?

Antwoord van het college

Voor de organisatie ligt er een pakket aan aanbevelingen. Onderdeel daarvan is het borgen van contractmanagement met duidelijkere afspraken over taken, rollen en bevoegdheden en de sturing op het 4-ogen principe. In het werkproces van het opleveren van uitgevoerde werkzaamheden is het aanleveren van foto’s inmiddels verplicht.

Vraag 13

Welke concrete maatregelen zijn genomen om toezicht en controle op financiële processen structureel te verbeteren? En aan welke budgetrechten moeten we hierbij denken

Antwoord van het college

Middels de uitvoering van het verbeterplan (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving) zetten wij momenteel intensief in op noodzakelijke structurele verbeteringen in, onder andere, onze ons financiële proces.

De betrokken aannemer en aanbestedingen

Vraag 14

De betrokken aannemer was tussen 2019-2022 ongeveer €400k-€500k goedkoper. De opmerking is dat de betrokken aannemer mogelijk goedkoper kon zijn dan 3 andere wegenbouwers omdat ze een eigen asfaltcentrale hebben (Ommen) vindt u dit een steekhoudend argument gelet op het feit dat andere wegenbouwers ook in onze regio eigen asfaltcentrales hebben?

Antwoord van het college

Het beschikken over een eigen asfaltcentrale is geen gunningscriterium in onze aanbestedingen. Dat een aannemer met een eigen asfaltcentrale het asfalt goedkoper kan aanbieden is voorstelbaar, maar zal niet hoofdzakelijk bepalend zijn in het winnen van een aanbesteding.

De betreffende aanbesteding is gegund aan de aannemer die de beste prijs-kwaliteit kon leveren. Dat wordt beoordeeld op basis van het plan van aanpak dat de aannemers voor de aanbesteding moeten aanleveren. Het beste plan van aanpak tegen de gunstigste prijs en het voldoen aan de overige gunningscriteria bepaald uiteindelijk welke aannemer het werk gegund krijgt.

Vraag 15

Hoe verklaart de gemeente dit prijsverschil aangezien we bij de vorige vraag kunnen lezen dat andere aanbieders ook asfaltcentrales hebben?

Antwoord van het college

De betreffende aanbesteding is gegund aan de aannemer die de beste prijs-kwaliteit kon leveren. Dat wordt beoordeeld op basis van het plan van aanpak dat de aannemers voor de aanbesteding moeten aanleveren. Het beste plan van aanpak tegen gunstigste prijs en het voldoen aan de overige gunningscriteria bepaald uiteindelijk welke aannemer het werk gegund krijgt. (zie ook bijlage O2.

Totstandkoming onderhoudscontract en toepassing TBS uren)

Vraag 16

Is overwogen om de betrokken aannemer te gaan uitsluiten van werkzaamheden in de gem. Hoogeveen?

Antwoord van het college

Ja, dat is overwogen, maar stuitte op beslissende juridische bezwaren. Het lopende onderhoudscontract voor 2024 is een bindend contract. Niet is vastgesteld dat de aannemer een beroepsfout heeft gemaakt. Er is anderszins geen juridische grondslag om het contract op te zeggen.

Voor aanbestedingen maken we veel gebruik van meervoudige onderhandse aanbestedingen. Een en ander volgens het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Daarbij nodigen we drie of vijf partijen uit om een aanbieding te doen. De afgelopen jaren werd de betreffende aannemer regelmatig uitgenodigd om een aanbieding te doen om reden dat er kwalitatief goed werk werd geleverd. Het staat ons per aanbesteding vrij om te bepalen welke partijen we vragen om een aanbieding te doen.

Ook in één op één opdrachten zijn we vrij om te bepalen welke partij we willen benaderen. In het geval van een Nationaal- of Europees openbare aanbesteding kunnen we niet op voorhand partijen uitsluiten.

Vraag 17

Als dit een overweging is geweest dan moet het Raamcontract (2024) worden beëindigd/herzien, als dit juridisch kan, is dit aan de orde geweest?

Antwoord van het college

Zie antwoord 16.

Vraag 18

Hoe wordt de integriteit van toekomstige aanbestedingen met de betrokken aannemer gewaarborgd? Wordt overwogen de betrokken aannemer uit te sluiten of bestaande contracten te herzien?

Antwoord van het college

Voor de organisatie ligt er een pakket aan aanbevelingen. Onderdeel daarvan is het borgen van contractmanagement met duidelijkere afspraken over taken, rollen en bevoegdheden en de sturing op het 4-ogen principe.

Nee, er wordt niet overwogen om op voorhand partijen uit te sluiten. Zie ook antwoord 16. In een eindgesprek met de wethouder bedrijfsvoering is nogmaals duidelijk gemaakt dat deze werkwijze niet gepast is binnen onze organisatie. De betrokken aannemer heeft hiervoor begrip getoond en heeft zijn eigen werkwijze aangepast.

Vraag 19

De betrokken aannemer heeft in dit onderzoek ook imagoschade opgelopen maar de gemeente (SWO) en hun medewerkers nog meer. De betrokken aannemer heeft met hun verkeerde facturatie ook gezorgd voor dit onderzoek. Hoe staat de betrokken aannemer in dit hele onderzoek en wat is hun reactie?

Antwoord van het college

De betrokken aannemer heeft volledig meegewerkt aan dit onderzoek en heeft begrip voor de positie van de gemeente.

Vraag 20

Zijn juridische stappen tegen de betrokken aannemer overwogen, bijvoorbeeld voor schadeclaims?

Antwoord van het college

Van schadeclaims is geen sprake. Er is niet aangetoond dat de gemeente in financiële zin is benadeeld. Er is geen grond om juridische stappen te ondernemen tegen de betrokken aannemer.

 Interne organisatie en cultuur

Vraag 21

In de Wolden speelt dit ook (volgens wethouder bedrijfsvoering HGV) begrijp dat dit voor de Wolden is, maar wat is dan de rol van het SWO hierin? Moest gelet op transparantie dit dan ook niet samen met de Wolden opgepakt/onderzocht moeten worden?

Antwoord van het college

In deze kwestie geldt een gedeelde verantwoordelijkheid van het college van Hoogeveen en het SWO-bestuur. De onrechtmatigheden raken de begroting van Hoogeveen en het bevoegd gezag om daar onderzoek naar te doen en tegen op te treden is het college van Hoogeveen. Bij een melding van een vermoeden van een integriteitsschending of misstand is de directie SWO bevoegd om een onderzoek in te stellen. Dat blijkt uit het door het bestuur SWO (werkgever) vastgestelde integriteitsbeleid Omdat de directie vanwege het ondertekenen van de opdracht 2024 aan het betrokken bedrijf (tijdelijk in afwachting van het onderzoek naar de rechtmatigheid 2024) geen bemoeienis meer kon hebben met de behandeling van de melding hebben we als college B&W van Hoogeveen in april een besluit genomen over het instellen van een onderzoek.

Op 21 mei hebben we als college B&W Hoogeveen geconstateerd dat de directie weer de rol van opdrachtgever van het onderzoek op zich kon nemen.

De directie heeft gezien de gevoeligheid de besluitvorming over het inzetten van een aanvullend onderzoeksmiddel (te weten een digitaal onderzoek) neergelegd bij het bestuur SWO.

Het bestuur SWO heeft vervolgens een besluit genomen om in te stemmen met het digitaal onderzoek.

Op 11 juni hebben we vervolgens als college HGV kennisgenomen van de voorlopige uitkomsten van het onderzoek om vervolgens de gemeenteraad onder geheimhouding te informeren.

Vervolgens was het nog nodig dat de werkgever (bestuur SWO) een besluit nam over de rechtspositionele consequenties richting de medewerker op basis van de uitkomsten van het onderzoek en over de vraag of strafrechtelijke aangifte zou worden gedaan.

Verder gaat dat besluit ook over het plan van aanpak verbeterpunten binnen de organisatie n.a.v. uitkomsten onderzoek.

Vraag 22

De controller van de Wolden is uit dienst lezen we, had dit dan ook met voornoemde zaak te maken?

Antwoord van het college

In het exitgesprek wat met hem is gevoerd is hierover niets gebleken.

Vraag 23

Welke disciplinaire maatregelen zijn genomen tegen leidinggevenden die meldingen hebben genegeerd?

Antwoord van het college

Er zijn ons geen gevallen bekend waarin leidinggevenden meldingen van vermoedens van integriteitsschendingen hebben genegeerd.

Vraag 24

Hoe wordt ervoor gezorgd dat toekomstige integriteitsmeldingen direct worden opgevolgd?

Antwoord van het college

Meldingen van een vermoeden van een integriteitsschending of een

 misstand worden conform de daarvoor door het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen geregistreerd en in behandeling genomen. De snelheid van de opvolging is afhankelijk van het tempo dat de zorgvuldigheid mogelijk maakt, maar binnen de grenzen hiervan zo snel als mogelijk.

Vraag 25

Hoe gaat de gemeente om met spanningen en vertrouwensbreuken binnen het SWO, en welke maatregelen zijn genomen om de menselijke verhoudingen te herstellen?

Antwoord van het college

In het algemeen staan de leidinggevenden in goed contact met de medewerkers en wordt voorkomen dat spanningen en vertrouwensbreuken ontstaan.

In voorkomende gevallen wordt snel ingegrepen door gesprekken te organiseren. Zo nodig wordt geëscaleerd naar de manager van het netwerk. Ook is mediation een optie.

Het is voor de direct betrokkenen een ingrijpende gebeurtenis geweest. Het is betreurenswaardig dat ondanks alle inspanningen vanuit oa het management dit niet heeft geleid tot het oplossen van verschil van inzicht, wederzijds begrip en samen komen tot werkafspraken die voor iedereen werken en het behouden van de melder voor de organisatie.

Vraag 26

De budgethouder (klokkenluider) is ziek thuis wat is zijn toekomstperspectief binnen de gemeente Hoogeveen ofwel binnen het SWO?

Antwoord van het college

Onder geheimhouding

Vraag 27

De menselijke verhoudingen (vertrouwensbreuk) naar de klokkenluider zijn ondermaats, hoe wordt dit opgelost en hoe wordt er voor gezorgd dat een klokkenluider een meer beschermende positie krijgt?

Antwoord van het college

Wij hebben niet de indruk dat de menselijke verhoudingen naar de ambtenaar die de melding heeft gedaan ondermaats zijn. Er is vanuit de organisatie steeds contact gehouden met de melder, zowel vanuit de leidinggevende als vanuit de directie. Ook heeft de melder kosteloze juridische bijstand ontvangen om zijn belangen op die manier ook goed te behartigen. De Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht voorziet in waarborgen tegen benadeling van de melder vanwege die melding. De directie heeft een extern bureau ingeschakeld om de collegiale verhoudingen op de werkvloer te herstellen. We vinden het spijtig dat de melder in oktober heeft aangegeven geen vertrouwen meer te hebben in dit traject en dat de melder heeft aangegeven uit dienst te willen gaan.

Het is voor de direct betrokkenen een ingrijpende gebeurtenis geweest. Het is betreurenswaardig dat ondanks alle inspanningen vanuit o.a. het management dit niet heeft geleid tot het oplossen van verschil van inzicht, wederzijds begrip en samen komen tot werkafspraken die voor iedereen werken en het behouden van de melder voor de organisatie.

Vraag 28

Hoe wordt de situatie van de klokkenluider geëvalueerd, en welke verbeteringen worden doorgevoerd om klokkenluiders beter te beschermen? Zou het toekennen van een symbolische erkenning, zoals een lintje, overwogen kunnen worden gelet op de moed en impact van hun acties?

Antwoord van het college

De directie van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen evalueert in het eerste kwartaal van 2025 de ervaringen met de toepassing van de Regeling melden vermoeden misstand en inbreuk op Unierecht in het afgelopen jaar.

Dit gebeurt op basis van artikel 12 van deze regeling. De rapportage wordt ter bespreking gedeeld met de ondernemingsraad. Wij nemen uw suggesties mee in de evaluatie.

Vraag 29

De directie van het SWO heeft schijnbaar “te veel geleund” ofwel was vol vertrouwen over het feit dat ze blind tekenden voor akkoord betreft opdracht en (meerwerk) facturering de betrokken aannemer. Wat zijn de consequenties hiervan? Diegene die terecht melding maakte (klokkenluider) zit thuis en het lijkt dat medeverantwoordelijken via een andere geplaveide weg afscheid hebben genomen. Bent u het eens met ons dat dit toch wel wrang is t.a.v. de klokkenluider?

Antwoord van het college

De directie tekent nooit “blind” de overeenkomsten die worden voorgelegd. Altijd wordt navraag gedaan naar de context en de gevolgde procedure.

Achteraf gezien moeten we constateren dat de vraagstelling blijkbaar niet scherp genoeg is geweest. De werkwijze is per 1 januari aangescherpt. Overeenkomsten die vanaf die datum ter ondertekening worden voorgelegd aan de directie worden voorzien van een ondertekend advies van de inkoopadviseur waaruit blijkt dat de directie de overeenkomst rechtmatig kan ondertekenen.

Vraag 30

Wat is of wordt de positie van de opsteller/projectleider en de betrokken directieleden binnen het SWO?

Antwoord van het college

Er is geen reden dat deze anders wordt dan voorheen.

Vraag 31

De gemeentesecretaris is recent uit dienst gegaan, had dat ook met dit onderzoek te maken?

Antwoord van het college

Nee, dat heeft hier niets mee te maken.

Evaluaties en audits

Vraag 32

Een evaluatie en een audit kunnen onzes inziens niet ontbreken en worden deze dan als extra nacontrolemiddel ingezet om lering hieruit te trekken?

Antwoord van het college

Het bijgevoegd audit en verbeterplan (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving) bevat de resultaten van onze eerste interne evaluatie en onafhankelijke audit. In dit plan is per aanbeveling aangegeven wat er concreet mee wordt gedaan, welke acties ondernomen worden en binnen welke termijn we verwachten deze acties te realiseren. Wij hebben reeds verschillende verbetertrajecten lopen en een aantal aanbevelingen zijn inmiddels opgevolgd. De resterende aanbevelingen worden, afhankelijk van de complexiteit en prioriteit, in de komende periode opgepakt. We blijven deze voortgang nauwkeurig monitoren om ervoor te zorgen dat we de verbeteringen tijdig en effectief doorvoeren. In het verbeterplan is opgenomen dat Control een onafhankelijke audit zal uitvoeren op de voortgang van dit verbetertraject in mei en juni 2025 en deze zullen we ook met de gemeenteraad delen na de zomer.

Vraag 33

Wordt een aanvullend en breder onderzoek naar eerdere jaren overwogen?

Antwoord van het college

Op basis van de geïdentificeerde risico’s is een gericht onderzoek uitgevoerd naar mogelijke onrechtmatigheden in 2023 om een juiste en rechtmatige jaarrekening over 2023 te kunnen afleveren. Het onderzoek heeft geen aanwijzingen opgeleverd dat eigen gewin of benadeling voor de gemeente of samenleving een rol hebben gespeeld, waardoor verder onderzoek in deze richting niet nodig is gebleken. Daarbij merken we op dat het is niet mogelijk is om met terugwerkende kracht op detailniveau te controleren of alle vermelde detailwerkzaamheden op de factuur zijn uitgevoerd volgens de factuurspecificatie. Hiervoor zet de gemeente haar toezichthouders in.

 We zijn van mening dat de huidige bevindingen voldoende inzicht bieden om de benodigde structurele verbeteringen aan te brengen in onze processen. Het onderzoeken van andere jaren beschouwen we niet als zinvol, aangezien dit ons geen nieuwe inzichten in de te verbeteren cultuur, werkprocessen en interne controlemechanismen zal bieden. Het uitvoeren van een dergelijk onderzoek zou daarnaast aanzienlijke middelen vergen, en we willen ervoor zorgen dat onze focus en inspanningen ten goede komen aan de uitvoering van het verbeterplan. (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving)

Vraag 34

Is een onafhankelijke audit naar de werkwijze van de afdeling Civiel overwogen?

Antwoord van het college

Ja, dat is overwogen. Er is gekozen om eerst intern onderzoek te doen, en dat waar nodig aan te vullen met extern onderzoek. Zo is het ook gegaan. Middels de uitvoering van het verbeterplan (zie bijlage O9. Audit en Verbeterplan Interne Beheersingsomgeving) zetten wij momenteel intensief in op noodzakelijke structurele verbeteringen in, onder andere, onze aanbestedingsprocedures en wijze van werken.

In het verbeterplan is opgenomen dat Control een onafhankelijke audit zal uitvoeren op de voortgang van dit verbetertraject in mei/juni 2025.

Vraag 35

Hoe wordt de nieuwe organisatiestructuur ingezet om cultuur en werkprocessen binnen het SWO te verbeteren?

Antwoord van het college

in november 2023 zijn we binnen de eenheid Fysieke Leefomgeving (nu netwerk Openbare Ruimte) gestart met een verbetertraject gericht op de interne samenwerking en verduidelijking in taken, rollen en verantwoordelijkheden. Medio vorig jaar is daar het beleggen van intern opdrachtgeverschap bij de teamleiders bijgekomen. Naar aanleiding van onderhavige kwestie liggen er een aantal aanbevelingen die de komende periode worden geïmplementeerd en geborgd. Daarbij kan gedacht worden aan meer sturing op het projectmatig werken en sturing op taken en verantwoordelijkheden. Verder hebben we per 1 januari een nieuwe budgethoudersregeling vastgesteld en is de mandaatregeling aangescherpt.

De nieuwe organisatiestructuur per 1 januari brengt duidelijkheid in de sturingslijnen en de taken en verantwoordelijkheden van alle leidinggevenden. Op basis van de nieuwe profielen zijn vijf nieuwe managers van netwerken gestart en is ook de rol van de ruim 40 teamleiders aangescherpt. Dit zijn belangrijke randvoorwaarden om in de gehele organisatie daadwerkelijk te kunnen sturen en faciliteren op het gebied van het verbeteren van werkprocessen en cultuurverandering.

Kosten en offertes

Vraag 36

De offerte van Hoffmann bedroeg €15k-€25k, met uurtarieven van €210-€240 excl. BTW en bijkomende kosten. Wat is de actuele stand van zaken met betrekking tot de facturering van dit onderzoeksbureau?

Antwoord van het college

De volgende onderzoekskosten zijn in 2024 gefactureerd door Hoffmann:

Honorarium Autokosten Kantoorkosten Onkosten Totaal exclusief btw:

Btw:

Totaal inclusief btw:

€ € € € € € €

22.697,92 1.196,00 1.240,45 915,05 26.049,42 5.470,37 31.519,79

De gemeente heeft de facturen in 2024 voldaan.

Overige kwesties

Vraag 37

Zijn er signalen of patronen die wijzen op vergelijkbare onregelmatigheden bij andere leveranciers of projecten binnen en buiten de afdeling Civiel?

Antwoord van het college

Nee die zijn er niet.

Vraag 38

Wat was de precieze rol van de externe accountant in het signaleren en opvolgen van onregelmatigheden?

Antwoord van het college

Hoewel wij begrijpen dat de gesprekken met de accountant mogelijk de indruk hebben gewekt dat deze direct hebben geleid tot het inschakelen van externe onderzoeksbureau, willen wij benadrukken dat dit niet de aanleiding is geweest. Het externe belegde onderzoek is het resultaat van onze eigen, onafhankelijke verantwoordelijkheid om de juiste stappen te zetten. De tijdlijn (zie bijlage O5.

Tijdlijn onderzoek onrechtmatige betaling facturen 2023) laat ook zien dat op 7 maart al sprake was van een eventueel extern onderzoek, nog voor de accountant was ingelicht. Voordat deze stap is gezet, hebben wij eerst interne sporen in werking gezet om de situatie helder in kaart te brengen en de juiste basis te leggen voor vervolgstappen. Met de accountant is continue afstemming geweest over onze aanpak.

 Gemeenteraad Schriftelijke vragen VVD Hoogeveen over betalen valse facturen voor asfaltonderhoud Datum Raadslid Onderwerp

: 8 december 2024 : Wilco Kramer : Betaling valse facturen voor asfaltonderhoud

Vanuit meerdere ondernemers en inwoners krijgen wij opmerkingen over de berichtgeving in Hoogeveensche Courant over het betalen van valse facturen voor asfaltonderhoud.

Opmerkingen in de trant van “Vriendjespolitiek” en “Daarom krijgen wij als Hoogeveense ondernemers geen werk”, maar de belangrijkste opmerkingen die wij krijgen zijn “de onderste steen is nog niet boven water”. Dit bericht zorgt er dus voor dat er vragen komen over de integriteit van de gemeentelijke procedures, transparantie en het gebrek aan controlemechanismen binnen de gemeente Hoogeveen.

De VVD heeft daarom de volgende vragen:

1) Wat is de reactie van het college op de beweringen dat de gemeente "alles heeft gedaan om de kwestie klein te houden"?

2) Waarom heeft de gemeente Hoogeveen ervoor gekozen om geen volledig onderzoek te laten uitvoeren, inclusief het analyseren van de laptop en telefoon van de betrokken ambtenaar?

3) Welke afwegingen zijn gemaakt bij het besluit om slechts beperkt onderzoek te laten doen door Hoffmann, ondanks signalen van mogelijke onregelmatigheden?

4) Waarom zijn de resultaten van het Hoffmann-onderzoek niet direct openbaar gemaakt, ondanks het grote publieke belang?

5) Waarom heeft Hoffmann slechts drie facturen onderzocht, terwijl aannemer NTP miljoenen aan asfaltonderhoud heeft uitgevoerd voor de gemeente? Is dit een representatief onderzoek volgens college?

6) Waarom stelt de gemeente dat er geen patroon van fraude is vastgesteld, terwijl Hoffmann aangeeft dat meerdere ambtenaren twijfels hebben geuit over de werkwijze van NTP?

7) Welke aanvullende maatregelen worden genomen om herhaling van dit soort misstanden te voorkomen?

8) Is er een evaluatie uitgevoerd van de rol van de interne controlemechanismen die hebben gefaald in het tijdig signaleren van deze onregelmatigheden? Zo ja, wat waren de uitkomsten, en zo nee, waarom niet

9) Is de gemeente bereid om een onafhankelijke audit uit te laten voeren naar de werkwijze als het gaat om aanbestedingen binnen de gemeente en specifiek op de afdeling Civiel?

10) Hoe kan het zijn dat er meerprijs van te voren is gefactureerd en betaald? Kan het college aangeven hoe dit in zijn werk gaat?

VVD Hoogeveen ziet de antwoorden graag tegemoet.

Wilco Kramer VVD Hoogeveen

 Schriftelijke vragen – asfaltdossier Geacht college, In april zijn we als gemeenteraad vertrouwelijk geïnformeerd over het asfaltdossier.

Inmiddels heeft het Dagblad van het Noorden op 27 november over de zaak gepubliceerd en hebben we van het college op 3 december een reactie hierop ontvangen. Ondertussen heeft de fractie van de ChristenUnie -na publicatie- met een aantal (direct) betrokkenen over de inhoud van het artikel gesproken, binnen en buiten de SWO. Ons doel is dat in de toekomst vergelijkbare zaken worden voorkomen. Daarom hebben we de volgende vragen.

1. In het artikel van het DvhN stond dat er meerwerk in rekening is gebracht terwijl het werk nog moest beginnen. Hierover zijn we als gemeenteraad niet vertrouwelijk geïnformeerd. Waarom niet?

2. In reactie op het krantenartikel van het DvhN stelt het college dat de term ‘frauduleus’ niet wordt gebruikt omdat vast is komen te staan dat er geen sprake was van persoonlijk gewin of nadeel voor de gemeente of samenleving. Hoe komt het college tot deze conclusie? NB: wij lezen in het rapport van Hoffmann een omgekeerde conclusie, namelijk dat niet is vastgesteld dat er sprake is van persoonlijk gewin of nadeel voor de gemeente of samenleving. Dat is wezenlijk anders.

Aan de medewerkers van de SWO is in een nieuwsbericht medegedeeld dat er een extern onderzoek is ingesteld n.a.v. een melding: ‘Op basis van een interne melding is een onafhankelijk bureau gevraagd om het vermoeden nader te onderzoeken’, zie bijlage A.

Wij hebben met een aantal betrokkenen gesproken, waaronder de externe accountant, die los van elkaar aangeven dat er aandringen cq. druk nodig was om tot een extern onderzoek over te gaan. Zie ook het artikel van Accountancy van Morgen in de voetnoot1.

3. Waarom zijn we als gemeenteraad niet geïnformeerd over de rol van de accountant?

4. Waarom wordt de rol van de accountant niet vermeld richting de medewerkers van de SWO?

5. Waarom was er een externe prikkel nodig, en heeft de SWO niet direct zelf een extern onderzoek ingesteld toen de melding binnenkwam?

6. We ontvangen graag een tijdlijn van het college: op welke datum is de interne melding gedaan? Op welke datum kwam de melding binnen bij de directie van de SWO? Op welke datum kwam de melding binnen bij het bestuur van de SWO? Op welke datum is opdracht gegeven aan Hoffmann om het onderzoek te starten?

7. Hoe beoordeelt het college de lengte van de periode die tussen de eerste melding en de opdracht aan Hoffmann zit?

We hebben begrepen dat er al in 2022 interne meldingen zijn gedaan bij leidinggevenden maar dat er geen actie is ondernomen op deze meldingen. De meldingen variëren van dubbele indexaties door de aannemer tot opvallendheden in de facturatie van de aannemer (in de terbeschikkingstellingen).

8. Is het college bekend met deze meldingen? https://www.accountancyvanmorgen.nl/2024/11/28/pas-na-aandringen-deloitte-onderzoekthoogeveen-valse-facturen/ 1

9. Klopt het dat deze meldingen niet zijn opgepakt?

10. Waarom is er geen actie ondernomen op deze meldingen, om de asfaltcasus zoals nu bekend, te voorkomen?

11. Wat zegt het uitblijven van een nader onderzoek in 2022 en in eerste instantie in 2024 over de omgang met integriteitsmeldingen binnen de SWO?

12. In het nieuwsartikel van de SWO (bijlage A) staat ‘dat het goed is dat er een interne melding is gedaan en dat de directie deze serieus neemt’. Tegelijkertijd staat in het artikel van het DvhN dat de melder al maandenlang thuis zit omdat de situatie voor hem onwerkbaar is geworden. Hoe beoordeelt het college deze situatie?

Per 1 januari gaat de nieuwe organisatiestructuur van start waarin de SWO wordt aangestuurd door de directie en netwerkmanagers.

13. Hoe is in de nieuwe organisatiestructuur gewaarborgd dat er een verandering van werkcultuur gaat plaatsvinden binnen het werkdomein van openbare ruimte?

Martien van Dijk

Bijlage A: nieuwsbericht SWO

 Van: Meer, Harrie van der Onderwerp: Asfaltdossier Beste Collega’s, Inhoudelijk nog een aantal vragen over het asfaltdossier. Wat speelt is dat we met name op social media allerlei reacties voorbij hebben zien komen met de strekking dat de klokkenluider onterecht ontslagen zou zijn en soortgelijke conclusies t.a.v. betrokken ambtena(a)r(en). Vragen die dit oproept zin;

• Kloppen deze aannames/conclusies?

• Wordt er nog aanvullend informatie verstrekt/gecommuniceerd met de inwoners over het dossier?

• Hoe is de werksfeer op dit moment op de betreffende afdeling?

• Is er, naast de concrete stappen die gezet zijn om dit soort voorvallen te voorkomen, ingezet op het verhogen van de veiligheid binnen de werkomgeving zodat mensen wellicht ook sneller zaken aan de orde stellen die mogelijk niet volgens afgesproken of voorgeschreven procedures gaan?

• Opnieuw is gesproken over mogelijk onrechtmatige inkoop. Dit is een onderwerp dat ook regelmatig aan de orde is gekomen in accountantscontroles. Wordt er nu ook effectief ingezet op verbetering van die situaties zodat dit in de toekomst niet meer voor hoeft te komen? In het verlengde daarvan; wordt er nu gestuurd op het zo min mogelijk gebruik maken van eventuele uitzonderingsregels met betrekking tot inkoop en/of aanbesteding?