de Verordening commissie bezwaarschriften
Een raadslid stelde op 24 oktober 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Molenlanden.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Raadsinformatiebrief Onderwerp
:
Beantwoording
Zaaknummer
:
1180846
Portefeuille
:
Datum
:
Behandelend ambtenaar
:
vragen
commissie
SDB
Verordening commissie bezwaarschriften
over
23 oktober 2023
Burgemeester Theo Segers Nellieke Oudijn
Beste leden van de raad van Molenlanden, Op 5 oktober vond in de commissie Samenleving, Duurzaamheid & Bedrijfsvoering een bespreking plaats van de wijziging van de Verordening commissie bezwaarschriften. Tijdens deze vergadering zijn opmerkingen geplaatst bij de wijziging rondom het opstellen van geluidsopnames. In deze brief wordt u verder geïnformeerd over geluidsopnames en
schriftelijke verslagen van hoorzittingen. Tijdens de commissievergadering is het kort gegaan over pre-mediation. Ook daar zal deze brief nog wat verder op ingaan.
Hoe de Verordening nu is
De huidige Verordening zegt in artikel 15 over de geluidsopname – samengevat – het volgende:
1. Het verslag van de hoorzitting is een digitale geluidsopname. De geluidsopname wordt op verzoek toegestuurd aan belanghebbenden;
2. De secretaris maakt een schriftelijk verslag als a) het bestuursorgaan dat verslag nodig heeft voor de besluitvorming, b) als een belanghebbende om een verslag verzoekt, c) als een gerechtelijke instantie om een schriftelijk verslag verzoekt;
3. Het schriftelijke verslag is een zakelijke vermelding van wat tijdens de hoorzitting gezegd en voorgevallen is;
4. Het schriftelijke verslag wordt ondertekend door de secretaris van de commissie.
Wat de praktijk is
In de praktijk komt een verzoek om een schriftelijk verslag nauwelijks voor. Ter illustratie: in het afgelopen jaar zijn drie verslagen van hoorzittingen geschreven. De reden voor het lage
aantal geschreven verslagen is dat de adviezen van de commissie bezwaarschriften uitgebreide adviezen zijn. In de adviezen is ook expliciet terug te lezen wat de belangrijke
onderwerpen zijn die besproken zijn tijdens de hoorzitting. In het advies staat een kopje ‘Hoorzitting’ waaronder de belangrijke informatie rondom de hoorzitting staat, bijvoorbeeld
wanneer tijdens de hoorzitting afspraken gemaakt zijn over de behandeling van het bezwaarschrift. Wat tijdens de hoorzitting besproken wordt, komt in het advies ook terug 1
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf
www.molenlanden.nl • [email protected] • 088 75 15 000
de
onder het kopje ‘Verloop van het proces’ en de overwegingen van de commissie, die
uitgebreid beschreven zijn in het advies. Wat betreft de tijdsbesteding neemt een geschreven verslag per keer zo’n 1,5 tot 2 uur in beslag.
Hoe de wijziging voorgesteld is
Het nieuwe artikel houdt – samengevat – het volgende in:
1. Het verslag van de hoorzitting is in principe een digitale geluidsopname. De geluidsopname wordt op verzoek toegestuurd aan belanghebbenden;
2. De secretaris maakt een schriftelijk verslag als a) het bestuursorgaan het verslag nodig heeft voor de besluitvorming of b) als een gerechtelijke instantie verzoekt om een schriftelijk verslag;
3. Het schriftelijke verslag is een zakelijke vermelding van wat tijdens de hoorzitting gezegd en voorgevallen is;
4. Het schriftelijke verslag wordt ondertekend door de voorzitter en de secretaris van de commissie.
De belangrijkste wijzigingen zijn dus: -
Lid 1: maatwerk leveren is mogelijk
Lid 2: het bestuursorgaan en gerechtelijke instanties kunnen verzoeken om een schriftelijk verslag;
Lid 4: de voorzitter en de secretaris ondertekenen het verslag.
Wat de reden van de wijziging is
Wat hieruit blijkt, is dat het meer dan in de huidige Verordening mogelijk wordt om maatwerk
te bieden (door het ‘in principe’ in het eerste lid). Het blijft dus mogelijk om schriftelijke verslagen op te vragen. Uit de wijziging blijkt wel dat het zwaartepunt blijft liggen bij geluidsopnames.
Dit is in lijn met de bedoeling van de wetgever en de uitleg daarvan door de Afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State. In haar uitspraak van 27 februari 2019
(ECLI:NL:RVS:2019:629) zegt de Afdeling het volgende (r.o. 4): “Uit vaste rechtspraak van de
Afdeling volgt dat de plicht tot schriftelijke verslaglegging op verschillende wijzen kan worden vormgegeven. Zo kan ook uit de beslissing op bezwaar blijken wat op de hoorzitting is
besproken. De Afdeling verwijst bij wijze van voorbeeld naar de uitspraak van 12 januari 2011, ECLI:NL:RVS:2011:BP0546.”
Toegepast op de Molenlandse situatie: zoals hierboven is beschreven, is een advies dat
uitgebracht wordt door de commissie heel uitgebreid. Een advies van de commissie is onderdeel van de beslissing op bezwaar. De voorgestelde (evenals de huidige) werkwijze is
dus één van de manieren waarop een schriftelijk verslag vormgegeven kan worden in lijn met
de bedoeling van de wetgever. Een speciaal, los opgesteld, schriftelijk verslag is in ieder geval niet per se noodzakelijk.
Hoewel het schriftelijk verslag alleen een zakelijke vermelding is van wat voorgevallen is, kost het tijd een verslag op te stellen – tijd die ingezet wordt náást het schrijven van een advies.
Daarbij komt dat de details die niet belangrijk zijn, niet in het geschreven verslag staan –
2
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf
www.molenlanden.nl • [email protected] • 088 75 15 000
omdat het een zakelijke vermelding is en geen woordelijk verslag – maar dat wat wél
belangrijk is, ook opgenomen wordt in het advies van de commissie bezwaarschriften. De
toegevoegde waarde van een geschreven verslag naast een uitgebreid advies én een geluidsopname is dus minimaal.
Wat dit betekent voor belanghebbenden
Voor betrokkenen in een bezwaarprocedure verandert nauwelijks iets. Een bezwaarmaker of een inwoner die als derde in een bezwaarprocedure betrokken is, ontvangt de beslissing op
bezwaar, inclusief het advies van de commissie dat bij de beslissing hoort. Aangezien het een uitgebreid advies is, kunnen partijen in het advies goed teruglezen hoe het proces verlopen is, wat de overwegingen waren van de commissie, wat verder gebeurd is, etc. Betrokkenen zijn op basis van het besluit en het advies voldoende geïnformeerd voor het – zo nodig – instellen van beroep. De wijziging van dit artikel in de Verordening wijzigt niets aan de
uitgebreidheid van het advies van de commissie. Een enkeling vraagt naar de geluidsopname of om een geschreven verslag. Dat wordt opgestuurd of opgesteld als dat nodig is. Dit blijft immers mogelijk door het ‘in principe’ in het voorgestelde eerste lid van het artikel.
Slotopmerking over pre-mediation
In de commissievergadering is een vraag gesteld – en ook direct beantwoord – over pre-
mediation. Wat hierna volgt, is een aanvulling op wat tijdens de commissievergadering daarover is gezegd.
De pre-mediation wordt gedaan door een medewerker van het secretariaat, die hiervoor ook
speciaal is opgeleid. Deze medewerker is zelf geen partij in de bezwaarprocedure. (De
vertegenwoordiging van) het college is wel onderdeel van de bezwaarprocedure, maar leidt de pre-mediation niet. Er is zeker een prikkel voor (de vertegenwoordiging van) het college
om mee te doen aan pre-mediation en die te laten slagen. Pre-mediation kost namelijk minder
tijd dan het voorbereiden en bijwonen van een hoorzitting. Bovendien – als de pre-mediation slaagt – eindigt de bezwaarprocedure en kan ook geen beroep meer ingesteld worden. Het
doorlopen van een beroepsprocedure kost ook veel tijd en geld. Kortom: pre-mediation biedt niet alleen een oplossing voor de korte termijn, maar ook voor de langere termijn. Bovendien
– en veel belangrijker dan de kosten – is de ervaring dat veel medewerkers intrinsiek
gemotiveerd zijn om mee te denken met de inwoners in het zoeken naar een oplossing. Bijna iedereen verkiest een pragmatische oplossing boven een juridisch proces. Wat dat betreft spreken de positieve pre-mediation cijfers uit het jaarverslag voor zich.
Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van gemeente Molenlanden, De secretaris,
De burgemeester,
Leon Anink
Theo Segers
3
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf
www.molenlanden.nl • [email protected] • 088 75 15 000
4
Gemeente Molenlanden • Postbus 5 • 2970 AA Bleskensgraaf
www.molenlanden.nl • [email protected] • 088 75 15 000
Bron: raadsinformatie van de gemeente Molenlanden (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.