27.Beantwoording vragen VOOR Nissewaard Belang van Nissewaard; Functionaris Gegevensbescherming (FG)
Een raadslid stelde op 12 maart 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Nissewaard.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Aan de fractie van Voor Nissewaard / Belang van Nissewaard T.a.v. de heer Masthoff en mevrouw Houps
College van burgemeester en wethouders
Datum
pagina
aantal bijlagen
Betreft
13 februari 2024
1 van 5
1
Beantwoording schriftelijke vragen
uw kenmerk
ons kenmerk
eenheid
behandelaar
Uw brief d.d. 8 januari 2024
4021898
Informatievoorziening
T.E. Dauvillier
Geachte heer Masthoff en mevrouw Houps, Op 8 januari 2024 heeft u namens uw fractie schriftelijke vragen gesteld over de memo van 24 november met betrekking tot de FG. Met deze brief geven wij antwoord op uw vragen.
Vraag 1 U geeft aan dat samenwerking met de voormalige FG is beëindigd vanwege de hoge tarieven. Waren deze tarieven op voorhand niet bekend? Zo nee, met welk percentage werd het tarief verhoogd? Zo ja, waarom dan toch de samenwerking beëindigen als u zeer tevreden was over de samenwerking met de voormalige FG?
Antwoord De rol van de FG was tot 2019 intern belegd. De keuze om dit extern te doen sloot aan bij de bedoeling van de rol conform de AVG. Met het aangaan van de dienstverlening waren deze tarieven vanzelfsprekend bekend. In 2019 is de gemeente gestart met de externe FG-functie ‘ FG as a service’.
Door de doorontwikkeling van het team en de opgedane kennis is er een ander inzicht ontstaan over de redelijkheid van deze tarieven.
De samenwerking was vorm gegeven via een dienstencontract met een leverancier die vervolgens ons de dienst aanbood in de persoon van de toenmalige FG. Met het beëindigen van het contract met deze leverancier is ook de inzet van de toenmalige FG van rechtswege gestopt. Het verder
Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail [email protected] www nissewaard.nl
datum
ons kenmerk
pagina
betreft
13 februari 2024
4021898
2 van 5
Beantwoording schriftelijke vragen
aangaan van de dienst rechtstreeks met de toenmalige FG werd belemmerd door een concurrentiebeding tussen de toenmalige FG en de leverancier.
Vraag 2 Wat is het verschil in tarief met de huidige FG (ook extern via bedrijf Dignitas) t.o.v. de voormalige FG (via Privacy Management Partners/PMP)?
Antwoord Het verschil is momenteel 75 euro per uur. De FG is gemiddeld 4 uur per week werkzaam voor de gemeente.
Vraag 3 In uw memo van 24 januari 2023 jl. geeft u aan dat de samenwerking met de voormalige FG werd beëindigd mede vanwege de gerekende tarieven. In het memo noemt u ook “een verschil van inzicht over eventuele verlenging van het contract” Waar bestond dit verschil van inzicht uit? En welke andere reden(en) was/waren er nog meer om de samenwerking te beëindigen?
Antwoord Het verschil van inzicht had bovenal een contractueel-juridische aard. De toenmalige FG had een concurrentiebeding met de toenmalige leverancier dat op meerdere manieren uitlegbaar kon zijn.
Uiteindelijk hebben wij als gemeente besloten om hier geen risico te willen lopen.
Vraag 4 Aan wie rapporteerde de voormalige FG en wie heeft uiteindelijk besloten om de samenwerking te beëindigen?
Antwoord De FG rapporteert altijd aan de gemeentesecretaris en aan de portefeuillehouder. Voorbereidende gesprekken worden gevoerd met de inhoudelijk specialisten (CISO en de privacy officer) en als het nodig was met de teamleider informatievoorziening. Deze laatste was verantwoordelijk voor het contract en heeft toentertijd besloten om het contract met de leverancier te beëindigen. De opzegging is conform de contractvoorwaarden afgehandeld.
Vraag 5 Hoe vaak bracht de voormalige FG een tussentijdse rapportage/evaluatie uit en zijn deze rapportages/evaluaties met de belanghebbende(n) binnen de organisatie gedeeld?
Antwoord Er is met de start van het eerste contract in 2019 gestart met een jaarlijkse rapportage aan de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder met een doorontwikkeling in frequentie naar halfjaarlijkse voortgangsrapportages in 2022.
Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail [email protected] www nissewaard.nl
datum
ons kenmerk
pagina
betreft
13 februari 2024
4021898
3 van 5
Beantwoording schriftelijke vragen
Vraag 6 In uw memo van 24 januari 2023 geeft u aan dat de raad de afsluitende bevindingen van de voormalige FG zal ontvangen voorzien van een nadere ambtelijke toelichting. In uw memo van 24 november 2023 geeft u daarentegen aan dat het niet mogelijk is om op basis van de beschikbare gegevens van de voormalige FG een (jaar)verslag 2022 op te stellen. Waren deze gegevens niet voorhanden? Graag uw uitleg Antwoord Er is door de toenmalige FG uiteindelijk geen inhoudelijk jaarverslag ingediend Vraag 7 De voormalige FG stelt dat niet de hoogte van de tarieven maar de kritische houding van deze voormalig FG over het feit dat Nissewaard nog niet geheel voldoende voldoet aan de AVG de reden voor de beëindiging van de samenwerking is. Kunt u bevestigen dat Nissewaard nog niet geheel voldoende voldoet aan de AVG en zo ja, waar voldoet de gemeente Nissewaard nog niet voldoende aan en wat is hier de oorzaak van?
Antwoord De gemeente Nissewaard heeft een AVG-organisatie staan met een solide basis, waaraan continu wordt gewerkt om die te bestendigen en waar mogelijk te verbeteren. Het voldoen aan de AVG is vooral een continue verbeter -en bewustwordingsproces.
Vraag 8 De voormalige FG stelt dat de rol van de FG binnen de gemeente Nissewaard niet op de juiste wijze wordt ingevuld omdat het mandaatbesluit daarin niet voorziet. In uw reactie geeft u aan dat dit besluit dient aangepaste te worden. Op welke wijze dient dit besluit te worden aangepast en waarom heeft dit nog niet plaatsgevonden?
Antwoord De gemeente stelt jaarlijks daar waar nodig het mandaatbesluit bij en dit moment had met het schrijven van de memo nog niet plaatsgevonden. De wijziging betreft het verwijderen van een verwijzing naar de FG omdat het mandaat van de FG al voldoende wordt afgedekt in de AVG zelf.
Inmiddels heeft deze wijziging in het mandaatbesluit plaatsgevonden.
Vraag 9 Volgens het LinkedIn profiel van de voormalige FG was deze tot en met augustus 2023 FG van de gemeente Nissewaard. Dit terwijl het contract met de voormalige FG eind 2022 is beëindigd. Hoe is dit mogelijk? Wat is de exacte datum dat het contract is beëindigd met de voormalige FG en wat was de officiële einddatum van het contract?
Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail [email protected] www nissewaard.nl
datum
ons kenmerk
pagina
betreft
13 februari 2024
4021898
4 van 5
Beantwoording schriftelijke vragen
Antwoord De exacte einddatum van het contract van de leverancier was 31-12-2022 en dit is gelijk aan de officiële einddatum van het contract. Zoals met u eerder is gecommuniceerd heeft de gemeente sinds 1 februari een nieuwe FG, waarmee inmiddels goed wordt samengewerkt.
Het college heeft verder geen invloed op wat een voormalige samenwerkingspartner op social media plaatst en heeft geen verklaring waarom het LinkedIn profiel van de toenmalige FG afwijkt van de daadwerkelijke einddatum.
Vraag 10 Er is vanuit de gemeente Nissewaard een brief gestuurd naar de AP. Kunt u een afschrift van deze brief z.s.m. met de raad delen?
Antwoord Zie bijlage 1.
Vraag 11 Wat zijn de gevolgen voor de gemeente Nissewaard indien de AP de voormalige FG in het gelijk stelt?
Antwoord De zorg van de AP zit niet zozeer in het contractuele vraagstuk, maar vooral in de tijdelijke invulling van de FG-rol door de privacy officer gedurende een periode van drie weken. Hierbij is van belang of belangenverstrengeling kan worden aangetoond tussen de uitvoerende -en toezichthoudende taken. Hier zijn maatregelen voor getroffen, door de CISO de rol van privacy officer te doen vervullen en door de FG in deze periode geen beslissende activiteiten te laten uitvoeren in reeds lopende dossiers. Er is dus aantoonbaar geen sprake geweest van belangenverstrengeling.
Inmiddels heeft het gesprek met de AP plaatsgevonden. Hierbij lijkt de AP de conclusie van de gemeente te delen, dat beëindiging van het contract op contractuele gronden heeft plaatsgevonden.
Ook de wijziging van het mandaatbesluit leidt tot tevredenheid bij de AP, alsmede de uitleg waarom de privacy officer tijdelijk de FG-rol heeft waargenomen.
Vraag 12 In uw memo van 11 september 2023 geeft u aan dat de raad ook het recht heeft op een eigen FG. In uw memo raadt u dit echter af in verband met o.a. “de complexe verhouding met de FG van Nissewaard”. Wat bedoelt u hiermee?
Postadres Postbus 25, 3200 AA Spijkenisse Bezoekadres Raadhuislaan 106, 3201 EL Spijkenisse Telefoon 14 0181 E-mail [email protected] www nissewaard.nl
datum
ons kenmerk
pagina
betreft
13 februari 2024
4021898
5 van 5
Beantwoording schriftelijke vragen…
Bron: raadsinformatie van de gemeente Nissewaard (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.