raadsvraag mevrouw Heersink.docx
Een raadslid stelde op 27 juni 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Rheden.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Beantwoording raadsvraag mevrouw Heersink Tijdens de raadsbehandeling van de perspectiefbrief 2024, 1e bestuursrapportage 2023 en MPJB 2024 van de Connectie heeft gemeenteraadslid mevrouw Heersink een vraag gesteld over de 1e bestuursrapportage (Specifiek: pagina 5 bovenaan : business case 2023 . (Documentaire informatie voorziening ).
De vraag van mevrouw Heersink: Op welke wijze, wanneer worden wij als raad hierbij betrokken ?
Antwoord:
De gemeenteraad van Rheden is naar aanleiding van het amendement “maatregelen in vervolg op toezichtverslag Informatiebeheer gemeente Rheden 2020- 2021 van 31 mei 2022 op dinsdag 6 september 2022 geïnformeerd over het programma Digitaal Rheden. De gemeenteraad wordt over de voortgang op de hoogte gehouden door middel van een Raadsinformatiebrief eventueel in combinatie met een presentatie tijdens een oriënterende avond.
De betreffende tekst plus uitwerking:
Documentaire Informatievoorziening In het OGO is eind 2022 besloten tot het uitwerken van een businesscase 5 voor een regionaal centraal digitaal archief. Een extern projectleider begeleidt de uitvoering van de businesscase in de eerste helft van 2023. Naar aanleiding van deze uitkomsten vragen we de gemeenten een definitief besluit te nemen over de toekomstige archiefoplossing. De bedoeling is dat in 2024 de aanbesteding wordt afgerond. Daarna begint de implementatie van de archiefoplossing. Het afronden van dit traject is een voorwaarde om (verder) door te groeien naar een servicegerichte afdeling. Dit komt omdat de aanbesteding en implementatie veel personele capaciteit vraagt. Een centraal archief tilt de dienstverlening naar de gemeenten naar een hoger niveau.
Regionaal centraal digitaal archief -
De gemeente Rheden participeert in de regionale harmonisatieagenda van ons applicatielandschap in 2023-2025.
Bij de planning van de nieuwbouw van ons nieuwe gemeentehuis is besloten om geen gebruik meer te maken van een fysieke archiefruimte en tot een digitalisering van de werkstromen en informatie.
Beide punten zijn in het programmaplan digitaal Rheden vervat.
Naast deze centrale archiefoplossing zijn er in 2023 ook verschillende gemeentelijke trajecten geweest om de zaaksystemen 4 te vervangen. De gemeenten zijn de eigenaren van de zaaksystemen.
Het Arnhemse zaaksysteem is inmiddels succesvol vervangen. Rheden en Renkum zijn nog bezig met de implementatie. Definitieve keuzes met betrekking tot de inrichting van het zaaksysteem hebben misschien gevolgen voor de werkzaamheden van de afdeling DIV. Hierover zijn wij met de gemeenten in gesprek.
Vervanging zaaksysteem
-
De vervanging van ons zaaksysteem sluit binnen het programma Digitaal Rheden aan op punt vier van de huidige vijf doelen voor onze bedrijfsvoering: Stevig en betrouwbaar fundament.
Daarnaast zijn er op het fysieke (papieren) archief een paar belangrijke ontwikkelingen. De afdeling DIV heeft de afgelopen jaren inzicht verkregen in de staat van de gemeentelijke papieren archieven.
De archiefvernietiging is inmiddels onderdeel van de jaarlijks uit te voeren werkzaamheden. Er zijn achterstanden vastgesteld op de te bewaren archieven. In overleg met de gemeenten en het Gelders Archief wordt momenteel voorbereid op het overbrengen van de documenten. Het wegwerken van de achterstanden vraagt extra inzet en begeleiding van DIV.
Ontwikkelingen fysiek (papieren) archief -
Het bewerken van de over te brengen papieren archieven sluit aan bij de nieuwbouw van ons gemeentehuis. Bij de planning van de nieuwbouw is besloten om geen gebruik meer te maken van een fysieke archiefruimte en tot een digitalisering van de werkstromen en informatie. Dit maakt het versneld/ vervroegd overbrengen van de papieren archieven noodzakelijk. De oplossingsrichting voor het bewerken van de archieven voor overbrenging zoals nu gekozen is, wordt opgepakt binnen Digitaal Rheden en de lijnwerkzaamheden van DIV.
Bekijk de brief: Beantwoording raadsvraag mevrouw Heersink.docx
Bron: raadsinformatie van de gemeente Rheden (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.