Copiloot & chatgpt, het nieuwe sms'jes debacle
Een raadslid stelde op 4 november 2025 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Gemeente Rotterdam
Onderwerp: Copiloot & chatgpt, het nieuwe sms'jes debacle Cluster: Bestuurs- en Concernondersteuning Portefeuille: Financiën en Organisatie, Dienstverlening, Grote Projecten Portefeuillehouder: Bart-Joost van Rij Van: Emma Versteeg Telefoon: 14 010 Uw kenmerk: 25bb006828
Aan de gemeenteraad
Ons kenmerk: M2509-3884 - 25b0008433 Datum: B&W 4 november 2025
Op 24 september 2025 stelde M.H. Biljoen (Groenlinks) ons schriftelijke vragen over Copiloot & chatgpt, het nieuwe sms'jes debacle.
Inleidend wordt gesteld:
Steeds meer ambtenaren maken gebruik van AI-tools zoals Microsoft Copilot of ChatGPT voor het schrijven en verbeteren van teksten, samenvattingen of beleidsvoorstellen.
Daarmee ontstaan nieuwe vragen over openbaarheid, archivering en digitale soevereiniteit. Uit een recent artikel in Binnenlands Bestuur blijkt dat berichten en conceptteksten van Copilot in juridische zin niet anders zijn dan e-mails, appjes of nota's.
Dit betekent dat deze communicatie onder de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) kan vallen1.
Eerder bleek uit de affaire rond de sms'jes van oud-premier Rutte dat het ontbreken van duidelijke afspraken grote risico's met zich meebrengt voor transparantie en verantwoording. Als daar nu geen beleid voor bestaat of duidelijke richtlijnen zijn, bestaat het risico dat belangrijke informatie verloren gaat of dat de gemeente in strijd handelt met de wet. GroenLinks vindt het daarom belangrijk dat de gemeente Rotterdam hier tijdig en zorgvuldig beleid op ontwikkelt en daarom hebben we de volgende vragen.
Hieronder volgen de vragen en onze beantwoording:
Vraag 1:
Kan het college aangeven in welke mate ambtenaren van de gemeente Rotterdam momenteel gebruikmaken van AI-tools zoals ChatGPT, Copilot of andere generatieve AI?
Antwoord:
Ambtenaren gebruiken in toenemende mate (generatieve) AI-systemen. Bij systemen waarin de organisatie gebruik ondersteunt, wordt de reguliere Algoritme governance gevolgd. Er zijn veel manieren om aanvullend gebruik te maken van generatieve AIsystemen. De mate van dit gebruik is momenteel niet meetbaar te maken.
1
https://www.binnenlandsbestuur.nl/digitaal/moeten-ambtenaren-hun-gesprekken-met-copilotarchiveren
Blad:
Datum:
Ons kenmerk:
2/5 4november 2025 M2509-3884
Vraag 2:
Zijn er interne richtlijnen, kaders of verboden ten aanzien van het gebruik van publieke AI-diensten? Zo ja, kunt u die met de raad delen?
Antwoord:
Ja, in juli 2025 zijn de, op het overheidsbrede standpunt voor de inzet van generatieve AI gebaseerde, spelregels rondom generatieve AI gepubliceerd (bijlage Algemene spelregels). Met de komst van het Rotterdams algoritmekader (Nummer nog toe te kennen) worden deze spelregels in de vorm van handreikingen gevat. In het kort is de algemene regel over het gebruik van generatieve AI -systemen: zet niets in een systeem wat je niet aan een willekeurige Rotterdammer wil vertellen.
Tevens wordt gesteld:
Volgens deskundigen maakt het juridisch geen verschil of een concepttekst of opmerking afkomstig is van een collega of van een AI-systeem: de inhoud bepaalt of een archiefplicht geldt.
Vraag 3:
Deelt het college de analyse dat interacties met AI-tools onder de Archiefwet en de Woo kunnen vallen, afhankelijk van de inhoud?
Antwoord:
Het college deelt deze analyse.
Vraag 4:
Hoe wordt momenteel voorkomen dat AI-gegenereerde conceptteksten, verbeteringen of suggesties onterecht buiten het archiefproces blijven?
Antwoord:
Door voorlichting en training worden medewerkers bewust gemaakt van hoe zij zorgvuldig en verantwoord met AI om kunnen gaan als ook van het belang van dossiervorming en archivering als randvoorwaarden voor (onder meer) transparantie en publieke verantwoording.
De archivering van interacties met AI-tools is niet geautomatiseerd en ook niet altijd noodzakelijk om overheidshandelen vast te leggen. Nadere analyse is nodig om te bepalen in hoeverre a) dit mogelijk is, b) dit noodzakelijk is om te voldoen aan de Archiefwet2 enc) welke investering dit vergt. Niet iedere interactie is even waardevol om permanent te bewaren.
Wij volgen daarbij de landelijke ontwikkelingen. Zo ontwikkelt het Nationaal Archief momenteel een "Handreiking Archiveren Algoritmen" en werkt de VNG aan een aanvulling op/uitbreiding van het "Governancekader AI en algoritmen voor en door gemeenten".
2
Niet ieder concept-document, al dan niet met AI gegenereerd, is even waardevol om te bewaren. Zie: Het kaf en het koren - verkenning naar het belang en het beheer van concepten I Rapport I Rijksoverheid.nl Ontwikkelagenda kennisproducten I Nationaal Archief VNG AI Governance Kennisbank
Blad:
Datum:
Ons kenmerk:
3/5 4 november 2025 M2509-3884
Vraag 5:
Zijn deze Al-interacties opgenomen in de gemeentelijke selectielijst voor archivering? Indien nee, is het college bereid om de gemeentelijke selectielijst voor archivering aan te passen, zodat ook AI-interacties daar expliciet in worden meegenomen?
Antwoord:
In de gemeentelijke selectielijst voor archivering worden (archief-)bewaartermijnen toegekend. In de huidige selectielijst worden deze toegekend aan gemeentelijke taken en processen. Zo kent bijvoorbeeld het inrichten van de openbare ruimte andere bewaartermijnen dan het bevorderen van de volksgezondheid. De vorm van de informatie (brief, e-mail5, data, chatbericht of AI-prompt) als ook de gehanteerde technologie (balpen, "traditionele" tekstverwerker of AI-tool) worden niet meegenomen in de afweging hoe lang deze informatie bewaard moet worden.
Conform de Archiefwet wordt het "ontwerp" voor een selectielijst opgesteld door het college van B&W, maar dient deze vastgesteld te worden door de minister van OCW. Het is een goed gebruik dat gemeenten het opstellen van zo'n "ontwerp" mandateren aan de VNG, zodat landelijk op een uniforme wijze afwegingen worden gemaakt met betrekking tot het bewaren dan wel vernietigen van archiefbescheiden.
De VNG treft momenteel voorbereidingen tot een nieuwe selectielijst. Rotterdam vraagt expliciet aandacht voor de archivering van het ontwikkelen en het toepassen/gebruiken van algoritmen en AI.
Voorts wordt gesteld:
Het gebruik van AI-tools brengt behalve voordelen ook risico's met zich mee, bijvoorbeeld het per ongeluk delen van persoonsgegevens of vertrouwelijke beleidsinformatie met externe partijen.
Vraag 6:
Worden ambtenaren actief gewezen op de risico's van het delen van persoonsgegevens, beleidsinformatie of vertrouwelijke documenten met externe AIsystemen?
Antwoord:
Op dit moment wordt er ingezet op de bewustwording van ambtenaren. Hier worden kennissessies voor georganiseerd en opleidingen aangeboden. In afstemming met de Centrale Ondernemers Raad wordt momenteel gewerkt aan het verplichten van trainingen rondom AI-geletterdheid. Een onderdeel daarvan is het wijzen op de genoemde risico's. Bij de assessments die worden gedaan op AI-systemen en algoritmetoepassingen worden proceseigenaren gewezen op risico's en mitigerende maatregelen van en bij de inzet van de toepassingen. Dat geldt ook voor generatieve AI-systemen.
Vraag 7:
Bestaan er interne trainingen of richtlijnen die specifiek aandacht besteden aan archivering en Woo-verplichtingen bij Al-gebruik?
5
Voor e-mail geldt momenteel ook een afzonderlijke selectielijst. Deze geldt als vangnet voor e-mails die niet (eenvoudig) gekoppeld kunnen worden aan een specifieke gemeentelijk taak of proces.
Blad:
Datum:
Ons kenmerk:
4/5 4 november 2025 M2509-3884
Antwoord:
Op het moment van schrijven wordt gewerkt aan interne trainingen rondom AI-gebruik in relatie tot archivering en WOO-verplichtingen. Daarin zullen de werknemers gewezen worden op het feit dat de data die volgen uit de AI-systemen WOO-baar en archiveerbaar zouden moeten zijn.
Tenslotte wordt gesteld:
Tegelijkertijd kiest de gemeente Amsterdam voor een andere route: zij ontwikkelde een eigen AI-assistent ("ChatAmsterdam"}, waarmee de data van ambtenaren binnen de gemeente blijven en publieke waarden zoals privacy en transparantie worden geborgd6.
Vraag 8:
Hoe beoordeelt het college het voorbeeld van de gemeente Amsterdam, die een eigen Al-assistent heeft ontwikkeld om grip te houden op data en publieke waarden?
Antwoord:
Het voorbeeld van de gemeente Amsterdam is leerzaam. Rotterdam is in contact met de grote gemeenten om de resultaten en lessen van gemeente Amsterdam te bespreken en eventueel verder te brengen. De gemeente Amsterdam heeft de evaluatie beschikbaar gesteld.
Vraag 9:
Is het college bereid om, eventueel samen met andere gemeenten en de VNG, te onderzoeken of ook Rotterdam kan werken met een eigen AI-assistent of een andere soevereine oplossing?
a. Zo ja, op welke termijn kan dit ontwikkeld worden?
Antwoord:
De gemeente Rotterdam is in gesprek met de G4 en de VNG over de mogelijkheden voor een collectief, landelijk AI-systeem. De termijn is lastig te benoemen, gezien er veel onzekerheden bestaan. Denk daarbij aan de kosten, juridische en ethische dilemma's en richtlijnen vanuit de Rijksoverheid en Europa.…
Bron: raadsinformatie van de gemeente Rotterdam (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.