jaarstukken 2023
Een raadslid stelde op 3 december 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Rotterdam.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Bezoekadres: Stadhuis Coolsingel 40 Postadres: Postbus 70012 3000 KP Rotterdam
Website: www.rotterdam.nl E-mail: [email protected] Steller: Ronald Janssen & Elly Kamp Telefoon: 06-18695820
Aan commissie COR
Ons kenmerk: M2412-1011 - 24bo009085
Betreft: Beantwoording vragen COR inzake jaarstukken 2023
Datum: 6 december 2024
Geachte leden van de COR,
Op 14 november jl. zijn de definitieve jaarstukken 2023 door het college aan uw raad aangeboden. Naar aanleiding van deze stukken en de daar bijhorende controleverklaring en het definitieve verslag van bevindingen van de externe accountant PwC stond op 3 december jl. een verantwoordinggesprek met uw commissie tot Onderzoek van de Rekening (COR) gepland.
Vanwege onvoorziene omstandigheden heeft dit gesprek niet plaats kunnen vinden. In overleg met de griffie is besloten om het verantwoordingsgesprek met de wethouder Financiën te laten vervallen en in plaats daarvan schriftelijk te reageren op de vragen die de COR ten behoeve van het verantwoordingsgesprek met de wethouder Financiën heeft opgesteld.
Onderstaand vindt u de beantwoording van de door de COR gestelde vragen.
Citaat uit Raadsvoorstel 24bb7903: “Waarom dit voorstel? /Waarom nu voorgelegd?
Hierbij bieden wij u het ontwerpbesluit behorend bij de definitieve Jaarstukken 2023 van de Gemeente Rotterdam aan. Ons college heeft op een eerder moment - op 13 juni jl - in een raadsdebat verantwoording afgelegd over de Jaarstukken 2023 en het beleid dat wij in 2023 hebben gevoerd en over de besteding van de bij Begroting en Herzieningen 2023 vastgestelde middelen. Vanwege een lopend onderzoek naar mogelijke fraude en corruptie bij de gemeente Rotterdam kon de externe accountant, PricewaterhouseCoopers (PwC) toentertijd nog geen definitief verslag van bevindingen en een controleverklaring afgeven. Hierdoor konden de jaarstukken nog niet door de raad worden vastgesteld. Inmiddels heeft PwC de controleverklaring afgegeven en liggen de jaarstukken ter vaststelling aan u voor.”
Blad:
Datum:
2/5 6 december 2024 Vraag 1- Waarom wordt de GRJR hier niet genoemd?
Antwoord:
Het externe onderzoek en de controle van de GRJR liepen beiden nog op 14 mei. Hoewel de controle op de GRJR nog niet was afgerond is dat niet de reden dat pas op 14 november jl. de definitieve jaarstukken 2023 zijn opgeleverd. De controle op de GRJR zou eveneens tot een vertraging in de oplevering van de jaarstukken en de afronding van de controle hebben geleid, maar de jaarstukken zouden wel veel eerder (dan in november) zijn opgeleverd.
De echte vertraging in de afronding van de controle ontstond door de benodigde doorlooptijd van het externe onderzoek naar mogelijke fraude.
Brief van PWC 24bb007916:
Citaat: “een paragraaf ter benadrukking van de overschrijding van de door u vastgestelde verantwoordingsgrens (€48,7 miljoen) voor rechtmatigheidsfouten en onduidelijkheden (tezamen €128,7 miljoen).
Vraag 2- Wat zijn de consequenties van het met 2,6 maal overschrijden van onze eigen norm (1%)?
Voor de goede orde:
De norm is niet met 2,6 maal overschreden. De fouten en onduidelijkheden hebben ieder een verantwoordingsgrens van 1% en worden daarom niet bij elkaar opgeteld.
Fouten: door de omvang van de rechtmatigheidsfouten (€ 91,0 mln) is de verantwoordingsgrens met € 42,3 mln (ca 87%) overschreden. Zoals bekend is de overschrijding (voor het belangrijkste deel) veroorzaakt door de onrechtmatige aanbesteding op de wijkteams van € 63,1 mln. Indien deze onrechtmatige aanbesteding niet had plaatsgevonden was de gemeente ruim binnen de verantwoordingsgrens gebleven.
Onduidelijkheden: de omvang van de onduidelijkheden (€ 37,7 mln) lag onder de verantwoordingsgrens van € 47,8 mln.
Antwoord:
Het college streeft uiteraard naar een rechtmatige uitvoering van de processen. Dit sluit echter niet uit dat er zich wel onrechtmatigheden kunnen voordoen of - in het uiterste geval - dat het college moet besluiten om onrechtmatig te handelen als hiermee de Rotterdammer c.q. het Rotterdamse belang het beste wordt gediend. Zoals het geval was bij de aanbesteding van de wijkteams.
Door het overschrijden van de verantwoordingsgrens van 1% moeten de geconstateerde fouten en onduidelijkheden bij de Rechtmatigheidsverantwoording worden weergegeven. Wanneer het college de geconstateerde fouten en onduidelijkheden voldoende toelichten, tellen deze niet mee in het oordeel van de accountant.
Blad:
Datum:
3/5 6 december 2024 De verantwoordingsgrens gaat nu over de gehele begroting (ca. 4,5 miljard Euro) waarmee sommige programma’s (economische ontwikkeling, bestuur) kleiner zijn in omvang dan de grens. Daarnaast worden bedragen steeds groter door bijvoorbeeld inflatie zo was de rapportagegrens over 2023 €48,7 miljoen en in 2022: €45,6 miljoen.
De verantwoordingsgrens is eigenlijk slechts een middel met als doel dat het financieel beheer op orde is.
Vraag 3- Heeft het middel verantwoordingsgrens op dit moment het gewenste effect?
Antwoord:
De verantwoordingsgrens is inderdaad een middel. Als de omvang van de rechtmatigheidsafwijkingen gering is hoeven deze niet te worden benoemd. Dit gebeurt wel als het totaal van de afwijkingen boven de verantwoordingsgrens uitkomt.
Het meegroeien van de verantwoordingsgrens met de omvang van de begroting/ inflatie is zeer redelijk. Hiermee wordt voorkomen dat de controle-inspanning te omvangrijk wordt en wordt voorkomen dat belangrijke zaken uit het oog worden verloren.
Doordat er naast de verantwoordingsgrens ook een rapportagegrens is (van € 2,4 mln) worden ook belangrijke afwijkingen binnen een kleiner programma niet uit het oog verloren.
Alle afwijkingen boven de grens van € 2,4 mln worden toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering, inclusief de reden van het ontstaan van de onrechtmatigheid en de maatregelen die er worden getroffen om deze onrechtmatigheid in de toekomst te voorkomen als de totale rechtmatigheidsfout boven de verantwoordingsgrens uitkomt.
Tijdens de bespreking van de afgelopen P&C producten is het vaak over de verantwoordelijkheden van de wethouder financiën gegaan. Meestal in relatie tot cijfers in de P&C-documenten. Echter zijn de cijfers en de teksten in de P&C-documenten van het hele college.
Vraag 4- Wat is uw ervaring op dit punt en wie is er verantwoordelijk voor het eindproduct?
Antwoord:
Het college is bestuurlijk verantwoordelijk voor de inhoud van de P&C producten. Dit betreft zowel het beleidsmatige deel als de (financiële en niet financiële) cijfers van de PenC-producten als geheel.
De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het proces en de algehele kwaliteit van de P&C producten ligt bij de wethouder Financiën.
Als voorbeeld in relatie tot bovenstaande vraag ondertekend u op eigen titel het voorwoord van de definitieve jaarstukken 2023, maar ook zo bij de begroting 2024. Citaat:” Hierbij presenteer ik u de Begroting 2025”.
Vraag 5- Is het beter, en in relatie tot verantwoordelijkheden duidelijker, om in het vervolg P&C stukken vanuit het college te sturen?
Blad:
Datum:
4/5 6 december 2024 Antwoord:
Het college van burgemeester en wethouders is bestuurlijk verantwoordelijk voor de P&Cdocumenten. Het is daarom dat de P&C-documenten via een collegebrief aan de raad worden aangeboden.
De publicatie van het P&C document is het sluitstuk van het totstandkomingsproces waarvoor de wethouder Financiën verantwoordelijk is. Daarnaast bevatten de P&C-documenten altijd een grote financiële component. Het ligt daarom in de rede dat het voorwoord door de wethouder Financiën wordt opgesteld.
Vraag 6- Is er in uw ogen, in de context van de P&C-documenten, een verschil tussen de verantwoordelijkheid voor de inhoud per programma en de verantwoordelijkheid voor het proces zelf?
Antwoord:
Er is onderscheid tussen procesverantwoordelijkheid en inhoudelijke verantwoordelijkheid. De vakwethouders zijn verantwoordelijk voor de inhoud van de begrotingsprogramma’s binnen hun portefeuille en het college voor de algehele inhoud van de P&C-documenten als geheel, de wethouder Financiën voorop.
Vraag 7- Wie is er in uw ogen eindeverantwoordelijk voor het proces?
Antwoord:
Het college van burgemeester en wethouders is bestuurlijk verantwoordelijk voor het eindproduct, de opgestelde P&C-documenten. Wethouder Financiën is daarnaast verantwoordelijk voor het totstandkomingsproces.
Vraag 8- Is het, hierop voortbordurend, niet beter om in relatie tot verantwoordingsgrenzen rapportages over fouten, per portefeuille te rapporteren?
Antwoord:
Het college van burgemeester en wethouders legt op het niveau van begrotingsprogramma’s verantwoording af aan de raad.…
Bron: raadsinformatie van de gemeente Rotterdam (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.