schriftelijke vragen VVD tekortkomingen archivering
Een raadslid stelde op 6 december 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Vijfheerenlanden.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Gemeente Vijfheerenlanden T.a.v. de leden van de Gemeenteraad Postbus 11 4140 AA LEERDAM
Ons kenmerk
: 1369094
Onderwerp
: 2024.32 Brief met beantwoording schriftelijke vragen VVD tekortkomingen archivering Portefeuillehouder:
Shalandra Hitipeuw
Datum : 24 december 2024
Geachte leden van de raad, Onderstaand vindt u de vragen die op 6 december jl. zijn gesteld door de VVD inzake de tekortkomingen archivering, en het antwoord van het college van burgemeester en wethouders.
In de vergadering van de commissie Ruimte – Duurzaamheid – Wonen van 3 december 2024 werd door wethouder Meijdam gemeld dat n.a.v. de voorliggende discussie over het voorgenomen raadsbesluit “Weigering verklaring van geen bedenkingen i.v.m. planologische procedure vestiging en uitbreiding loonwerkbedrijf Diefdijk Everdingen” door de wethouder en de ambtelijke organisatie is geconstateerd dat meerdere delen van informatie en communicatie tussen aanvrager en gemeente niet in het archief van de gemeente zijn terug te vinden, dan wel niet meer en/of niet aanwezig zijn.
Dit leidt tot de volgende vragen:
Vraag 1: Is het college bekend met het feit dat er problemen bestaan in het terugvinden van documenten, onder meer uit de periode voor de samenvoeging van de gemeenten Vianen, Leerdam en Zederik?
Het college ziet geen structurele tekortkomingen in het terugvinden van documenten in het archief. Het archief van de (voormalige)gemeente(n) is op orde. Dit houdt in dat de opgemaakte informatie in het archief in ons beheer beschikbaar, (terug)vindbaar en betrouwbaar is. Dit geldt gedurende de voorgeschreven bewaartermijn. Of dit twee jaar of twintig jaar is.
Het toezichtverslag van de gemeentearchivaris en de beoordelingsbrief van de provincie Utrecht laten dit ook zien.
Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11 / 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / [email protected]
Vraag 2: Kan het college aangeven hoe groot deze problemen zijn en op welke dossiers en portefeuilles sprake is van het ontbreken van relevante informatie en documenten uit het verleden?
Zie allereerst het antwoord op vraag 1. Als het gaat over het al dan niet compleet zijn van het archief, kunnen wij niet met 100% zekerheid zeggen dat alle relevante informatie in de archieven is opgenomen.
Archiveren van informatie blijft immers mensenwerk. De gemeente voert ongeveer 1070 verschillende werkprocessen uit, waarin documenten bewaard, beschikbaar gesteld of vernietigd moeten worden. In het beoordelen en het vastleggen van relevantie van informatie in (de systemen van) het archief kan het voorkomen dat individuele handelingen leiden tot een archiveringsfout. Daardoor kan informatie niet of op een verkeerde plek in systemen terecht komen.
Vraag 3: Hoe lang is het college al op de hoogte van deze archief-problemen?
Een archief-probleem onderkennen wij niet. Wel zijn we ons bewust van wat er, naast systemen en processen, nodig is in bewustzijn binnen de organisatie.
Vraag 4: Welke acties heeft het college inmiddels ondernomen om de ontbrekende informatie in dossiers aan te vullen?
Het dossier waarin recent een tekortkoming in de documentatie is geconstateerd wordt aangevuld met de ontbrekende stukken.
Daarnaast is direct extra aandacht gevraagd voor de beoordeling van informatie, dossieropbouw en archivering.
Het verbeteren van het archief- en informatiebeheer, conform de Archiefwet, is een continuproces. om de informatiehuishouding op orde te houden. Door de enorme groei in informatie en verschillende bronnen is onze archiefopgaven de afgelopen jaren enorm veranderd. Om goed overzicht te houden wordt er gewerkt aan de nieuwe informatiearchitectuur waarin een overzicht van de werkprocessen is opgenomen.
Daarmee ontstaat een compleet overzicht over de informatie die opgemaakt wordt en waar deze opgeslagen wordt. Hiervoor hebben we een documentair structuurplan aangeschaft en zijn bezig met de implementatie hiervan.
Vraag 5: Welke handelswijze is door het college bepaald om zorgvuldige belangenafweging en besluitvorming te waarborgen als sprake is van ontbrekende historische informatie?
Recent is gestart met de verbetering van het proces en de kwaliteit van bestuurlijke voorstellen. Over de verbetering van de kwaliteit van bestuurlijke voorstellen bent u onlangs op de hoogte gesteld middels een raadsinformatiebrief d.d. 22 november j.l.
Hierin is ook aandacht voor de historische context van voorstellen die integraal worden opgesteld zodat kennis van verschillende bronnen wordt betrokken. Feit is wel dat als het voorkomt dat historische informatie bij ons niet bekend is, dit ook niet betrokken kan worden in afwegingen.
Vraag 6: Op welke wijze worden toezeggingen, die tijdens overleggen met aanvragers worden gedaan door wethouders of andere vertegenwoordigers van de gemeente, vastgelegd en gearchiveerd?
In overleggen met aanvragers worden gemaakte afspraken vastgelegd in een daarvoor bestemd digitaal systeem. Daarin worden ook de door de aanvrager aangeleverde stukken digitaal opgeslagen. Eventuele toezeggingen door wethouders of andere vertegenwoordigers zijn altijd onder voorbehoud van goedkeuring college of gemeenteraad en moeten worden vastgelegd in een verslag. De sturing hierop gaan we intensiveren, ook dat maakt onderdeel uit van ‘samen verder bouwen’ en de ontwikkelfase waarin onze organisatie zich bevindt.
Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de loco-secretaris,
de burgemeester,
24/12/2024 11:02:10 CET {{signer1}}
24/12/2024 12:15:38 CET {{signer2}}
Signed By: [email protected]
Signed By: [email protected]
ID: 324f5086-fe19-4eff-9c3d-5be361202778
ID: 324f5086-fe19-4eff-9c3d-5be361202778
Auth: Consent
Auth: Consent
S.N.J. (Stefan) Vreeburg
S. (Sjors) Fröhlich
Bekijk de brief: Beantwoording schriftelijke vragen VVD tekortkomingen archivering
Bron: raadsinformatie van de gemeente Vijfheerenlanden (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.