Tekortkomingen Archivering
Een raadslid stelde op 6 december 2024 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Vijfheerenlanden.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Onderwerp: Tekortkomingen Archivering In de vergadering van de commissie Ruimte – Duurzaamheid – Wonen van 3 december 2024 werd door wethouder Meijdam gemeld dat n.a.v. de voorliggende discussie over het voorgenomen raadsbesluit “Weigering verklaring van geen bedenkingen i.v.m. planologische procedure vestiging en uitbreiding loonwerkbedrijf Diefdijk Everdingen” door de wethouder en de ambtelijke organisatie is geconstateerd dat meerdere delen van informatie en communicatie tussen aanvrager en gemeente niet in het archief van de gemeente zijn terug te vinden, dan wel niet meer en/of niet aanwezig zijn.
Dit leidt tot de volgende vragen:
Vraag 1: Is het college bekend met het feit dat er problemen bestaan in het terugvinden van documenten, onder meer uit de periode voor de samenvoeging van de gemeenten Vianen, Leerdam en Zederik?
Vraag 2: Kan het college aangeven hoe groot deze problemen zijn en op welke dossiers en portefeuilles sprake is van het ontbreken van relevante informatie en documenten uit het verleden?
Vraag 3: Hoe lang is het college al op de hoogte van deze archief-problemen?
Vraag 4: Welke acties heeft het college inmiddels ondernomen om de ontbrekende informatie in dossiers aan te vullen?
Vraag 5: Welke handelswijze is door het college bepaald om zorgvuldige belangenafweging en besluitvorming te waarborgen als sprake is van ontbrekende historische informatie?
Vraag 6: Op welke wijze worden toezeggingen, die tijdens overleggen met aanvragers worden gedaan door wethouders of andere vertegenwoordigers van de gemeente, vastgelegd en gearchiveerd?
Thijmen Peter de With - VVD Vijfheerenlanden 5 december 2024
Bekijk de brief: Schriftelijke vragen VVD inzake Tekortkomingen Archivering
Bron: raadsinformatie van de gemeente Vijfheerenlanden (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.