09.b Beantwoording raadsvragen uitvoering evenementenbeleid def.pdf
Een raadslid stelde op 23 november 2023 schriftelijke vragen aan het college van burgemeester en wethouders van Woudenberg.
Brief van het college
Deze brief is niet in losse vragen en antwoorden uit te lezen. Hieronder staat de tekst; het origineel staat via de link.
Gemeenteraad van Woudenberg T.a.v. dhr. P. van Schaik cc. Gemeenteraad van Woudenberg
Verzonden op:
Zaaknr:
Documentnr:
Z.343057 D.263784
Contactpersoon:
Afdeling:
Bijlage(n):
Onderwerp:
Beantwoording raadsvragen GBW inzake uitvoering evenementenbeleid
Geachte heer Van Schaik, Op 11 oktober jongstleden heeft u conform artikel 26 van het Reglement van orde van de gemeenteraad schriftelijke vragen gesteld aan het college inzake de uitvoering van het evenementenbeleid.
Hierna treft u de beantwoording per vraag aan.
Vraag 1 De organisatie van Haantjesdag geeft o.a. aan dat zij vaak verrast worden met nieuwe voorwaarden in de verleende vergunning. Volgens het huidige Evenementenbeleid wordt bij categorie B evenementen altijd een multidisciplinair vooroverleg georganiseerd, waarbij ook de organisator wordt uitgenodigd. Kan het college verklaren waarom organisatoren dan toch verrast worden met nieuwe voorwaarden in de vergunning?
Antwoord:
Er is met de organisator afgestemd of er behoefte is aan een vooroverleg. Daar was geen behoefte aan. Wel heeft er, zoals gebruikelijk bij dit soort evenementen, een evaluatie plaatsgevonden met de organisatie. Daar was ook een vertegenwoordiger van de zaterdagmarkt bij aanwezig.
Elke vergunningaanvraag van dergelijke evenementen gaat voor advies naar de politie en de Veiligheidsregio. Zij hebben de taak om een aanvraag te toetsen aan de meest recente regelgeving en inzichten ter voorkoming van calamiteiten. Ook ervaringen opgedaan bij eerdere evenementen worden meegenomen in de beoordeling van een vergunningaanvraag. Daarom kan het voorkomen dat ten opzichte van een vorige editie, aanvullende of nieuwe voorwaarden worden gesteld.
blad 2 van 5
Vraag 2 Organisatoren geven aan dat de huidige ambtenaren naar eigen zeggen niet bekend zijn met eerder gemaakte afspraken met b.v. wethouder Vlam en inmiddels vertrokken andere medewerkers m.b.t. de marktstandplaatsen.
Het gaat b.v. om het feit dat de zaterdagmarkt “ secondair” is aan de evenementen.
De evenementen als b.v. Haantjesdag en de zomermarkten hebben voorrang m.b.t. de marktstandplaatsen.
Volgens onze informatie biedt onderstaand artikel uit de Beleidsregels standplaatsen Woudenberg 2020 voldoende duidelijkheid: “ Tijdens evenementen mag een standplaats waarvoor een vergunning is verleend, niet worden ingenomen, als de evenementen en/of activiteiten plaatsvinden op de betreffende locatie”.
Is het college het met ons eens dat de organisatoren van evenementen voorrang hebben tijdens hun vergunde evenementen? Zo ja, wilt u dit dan ook delen met de beleidsambtenaren?
Antwoord:
Deze afspraak is bekend en wordt ook toegepast. Bij Haantjesdag dit jaar werd er geen gebruik gemaakt van het Poortplein waardoor de markt gewoon door kon gaan op deze plek. Er zijn aanvullende afspraken gemaakt over de verkeerskundige afwikkeling van het vertrek van de marktkramen ter voorkoming van hinder voor de voortgang van Haantjesdag.
Vraag 3 Van de organisatorcommissie vernemen wij dat zij zelf geacht worden afspraken te maken met de marktlui over de standplaatsen en het tijdig ontruimen van de standplaatsen. Is het college het met ons eens dat de gemeente bij ieder vergund evenement in overleg moet treden met de marktlui? Dit is geen taak voor de organisatie. Zie hiervoor ook lid 2 en 3 van artikel 9? De gemeente moet de Beleidsregels handhaven.
Antwoord:
Afgelopen editie van Haantjesdag heeft de gemeente contact opgenomen met de vertegenwoordiger van de markt en afspraken gemaakt over het tijdslot waarop de markt via een van tevoren afgestemde route het Poortplein zou verlaten. Daarnaast heeft de gemeente eenmalig geholpen in het extern inhuren van verkeersregelaars.
Deze afspraken zijn ook met de organisatie van Haantjesdag voorbesproken en na afloop gedeeld. Leden van het bestuur van Haantjesdag hebben zelf contact gezocht met diverse standplaatshouders. Dat staat hen uiteraard vrij om te doen.
Vraag 4 Volgens het Evenementenbeleid is het mogelijk, onder voorwaarden, om voor jaarlijks terugkerende evenementen een meer jaren vergunning te verlenen (maximaal 5 jaar). Maakt de gemeente geen gebruik van deze mogelijkheid? Het vergt voor zowel de gemeente als de organisatoren, minder capaciteit. De organisatie geeft aan dat zij nu jaarlijks een vergunning moeten aanvragen.
blad 3 van 5
Antwoord:
Het klopt dat dit als een mogelijkheid is benoemd in het evenementenbeleid. In de praktijk blijkt dit echter niet uitvoerbaar en onwenselijk.
Het huidige evenementenbeleid stamt uit 2014. Dit was een andere tijd. Inmiddels hebben een aantal landelijke incidenten na die tijd uitgewezen dat een meer jaren vergunning voor evenementen vanuit veiligheidsoverwegingen niet wenselijk is. Voor ieder evenement, of dat nu eenmalig of jaarlijks is, moet telkens opnieuw een geheel integrale afweging worden gemaakt of er een vergunning kan worden verleend.
Vraag 5 Financiële aspecten: Voor de behandeling van een evenement zet de gemeente medewerkers en middelen in. Deze kosten worden soms in rekening gebracht bij de organisatoren. Dit geld ook voor te betalen leges.
Is het mogelijk dat de gemeente deze kosten voor onze Woudenbergse evenementen op een andere wijze financieel verrekend (bv subsidie), zonder de organisatoren hiermee te belasten? We kunnen hiermee het organiseren van deze Woudenbergse evenementen stimuleren.
Antwoord:
De hulpvraag van (potentiële) evenementenorganisatoren voor meer begeleiding vanuit de gemeente, heeft ertoe geleid dat in het eerste kwartaal van 2024 een informatieavond wordt georganiseerd. Tijdens deze avond worden evenementenorganisatoren meegenomen in het aanvraagproces voor evenementen en is er volop ruimte voor het stellen van vragen..
Op dit moment wordt het evenementenbeleid herzien. De vraag hoe de kosten voor medewerkers en middelen in rekening gebracht worden, wordt hierin meegenomen.
Vraag 6 Gebruik gemeentelijke materialen; Volgens het Evenementenbeleid kan er door organisatoren van Woudenbergse evenementen gebruik worden gemaakt van verkeersborden, hekwerken, marktkramen en een noodaggregaat die aanwezig zijn op de gemeentewerf. Voor het gebruik van deze materialen wordt huur/leges in rekening gebracht. Is deze mogelijkheid bekend bij alle organisatoren?
Is het mogelijk dat de gemeente deze kosten voor onze Woudenbergse evenementen op een andere wijze financieel verrekend (bv subsidie), zonder de organisatoren hiermee te belasten? We kunnen hiermee het organiseren van deze evenementen stimuleren.
Antwoord:
Tijdens de reeds genoemde informatieavond zal ook aan bod komen wat de gemeente aan materialen beschikbaar heeft voor de organisatoren, zodat die mogelijkheden breed bekend raken. De vraag hoe de kosten van de materialen worden gedekt, is onderdeel van de herziening van het evenementenbeleid.
blad 4 van 5
Vraag 7 Evenementenkalender; volgens het Evenementenbeleid worden alle evenementen opgenomen in een Evenementenkalender. Deze wordt op de website van de gemeente geplaatst. Deze kalender is niet volledig en geeft maar een beperkt aantal evenementen weer.
Antwoord:
Hier zijn wij ons van bewust en wij zijn bezig met een optimalisatie van de evenementen kalender.
Vraag 8 Kermis; tijdens een kermis wordt er van de organisatie verwacht dat er gedurende de openingstijden van de kermis altijd iemand van de organisatie aanwezig is op de kermis. U zult begrijpen dat dit erg belastend is voor vrijwilligers. Volgens het Evenementenbeleid worden er tijdens het evenement controles uitgevoerd door de BOA en waar nodig de politie. Zij kunnen eventueel handhavend optreden. Is het college het met ons eens dat dit geen taak kan zijn voor de organisatie en dat de aanwezigheid van de organisator gedurende de openingstijden van de kermis niet uitvoerbaar is?
Antwoord:
De organisatie is primair verantwoordelijk voor het goede verloop van een evenement.
De Veiligheidsregio en de politie adviseren altijd om de aanwezigheid van iemand van de organisatie als voorwaarde op te nemen in de vergunning, zodat snel gehandeld kan worden in geval van een calamiteit. Maar ook als aanspreekpunt van het aanwezige publiek of bijvoorbeeld de tijdens het evenement aanwezige leden van de ehbo. Dit zijn geen taken van de politie of de boa’s.
De politie en de boa’s nemen evenementen, als de dienst dat toelaat, wel mee in hun reguliere rondes en kunnen handhaven voor zover dit hun bevoegdheid betreft.
Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Woudenberg,
D.C.G. Ruseler Secretaris
M. Jansen-van Harten Burgemeester
blad 5 van 5
Bekijk de brief: 09.b Beantwoording raadsvragen uitvoering evenementenbeleid def.pdf
Bron: raadsinformatie van de gemeente Woudenberg (Open Raadsinformatie). De vragen en antwoorden zijn automatisch uit de brief gelezen; het origineel is leidend.